Innholdsfortegnelse
I denne artikkelen lærer du hvordan du slår sammen dupliserte kontakter i Outlook uten å bruke tredjepartsverktøy, og hvordan du holder kontaktlisten ren i fremtiden.
Microsoft Outlook gir massevis av praktiske verktøy som vi bruker og elsker og enda flere funksjoner som vi ikke er klar over. Men dessverre finnes ikke et alternativ for å deduplisere adresseboken og kombinere flere dupliserte kontakter til én.
Heldigvis er vi ikke begrenset til kun å bruke de verktøyene som Outlook gir eksplisitt. Med bare litt kreativitet kan du finne en måte å løse enhver, eller nesten hvilken som helst, oppgave du står overfor. Videre i denne artikkelen finner du hvordan du kan sjekke Outlook-kontaktene dine for duplikater og slå dem sammen uten å bruke tredjepartsprogramvare.
Hvorfor dupliserte kontakter vises i Outlook
Den vanligste årsaken til duplisering er å dra en melding til mappen Kontakter i navigasjonsruten for å opprette en kontakt automatisk. Selvfølgelig er dette den raskeste måten å legge til en ny kontakt i Outlook, og det er ingenting galt med det. Men hvis du også oppretter kontakter manuelt en gang i blant, kan du ende opp med å ha flere kontakter for samme person, f.eks. hvis du feilstaver kontaktens navn eller skriver det inn på en annen måte.
Et annet scenario som fører til kontaktduplisering er når en person sender deg e-post fra andrekontoer , f.eks. ved å bruke hans eller hennes bedrifts-e-postadresse og en personlig Gmail-adresse. I dette tilfellet, uansett hvordan du oppretter en ny kontakt, ved å dra en melding til Kontakter-mappen eller ved å klikke på "Ny kontakt"-knappen på båndet, vil en ekstra kontakt for samme person bli opprettet uansett.
Synkronisering med en bærbar eller mobil enhet samt med sosiale plattformer som LinkedIn, Facebook og Twitter, kan også produsere dupliserte kontakter. For eksempel, hvis den samme personen er oppført under forskjellige navn i forskjellige adressebøker, for eksempel Robert Smith, Bob Smith og Robert B. Smith , er det ingenting som hindrer at flere kontakter opprettes i din Outlook.
Hvis du jobber i et bedriftsmiljø, kan dupliserte kontakter oppstå i tilfelle bedriften din har flere adressebøker på Exchange-serverne.
Jeg tror det ikke er nødvendig for å forklare hvilke problemer du kan ha når viktige detaljer er spredt over flere dupliserte kontakter i Outlook. Hvis du leser denne artikkelen, er du mest sannsynlig på utkikk etter en løsning for å løse det. Og nedenfor finner du en rekke løsninger å velge mellom.
Hvordan slå sammen dupliserte kontakter i Outlook
I de fleste tilfeller er Outlook smart nok til å forhindre duplisering når du prøver å opprette en kontakt som allerede eksisterer. Men hvis du allerede har en rekkedupliserte kontakter i adresseboken din, må du bruke en spesiell teknikk for å rydde opp i rotet. Ok, la oss komme i gang!
Merk. For permanent utilsiktet tap av data, anbefaler vi på det sterkeste at du tar en sikkerhetskopi først, for eksempel ved å eksportere Outlook-kontaktene dine til Excel.
- Opprett en ny kontaktmappe . I Outlook-kontakter høyreklikker du på din nåværende kontaktmapp og velger Ny mappe... fra hurtigmenyen.
Gi et navn til denne mappen, la oss kalle den Slå sammen duper for dette eksemplet.
- Flytt alle Outlook-kontaktene dine til den nyopprettede mappen . Bytt til din nåværende kontaktmapp og trykk CTRL+A for å velge alle kontaktene, trykk deretter CTRL+SHIFT+V for å flytte dem til den nyopprettede mappen ( Slå sammen duper -mappen).
Tips: Hvis du ikke er veldig komfortabel med snarveier, kan du ganske enkelt høyreklikke på de valgte kontaktene og velge Flytt fra hurtigmenyen.
- Eksporter kontaktene til en .csv-fil ved hjelp av " Importer og eksporter "-veiviseren.
I Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook 2019 går du til Fil > Åpne > Importer .
I Outlook 2007 og Outlook 2003 finner du denne veiviseren under Fil > Importer og eksporter...
Veiviseren vil lede deg gjennom eksportprosessen, og du velger følgende alternativer:
- Trinn 1. " Eksporter til enFil ".
- Trinn 2. " Kommaseparerte verdier (Windows) ".
- Trinn 3. Velg mappen Slå sammen duper du opprettet tidligere.
- Trinn 4. Velg målmappen for å lagre .csv-filen.
- Trinn 5. Klikk Fullfør for å fullføre eksportprosessen.
Tips:
Og her er hva vi har etter å ha brukt veiviseren Kombiner rader.
Hvis du er interessert i å prøve Veiviseren Kombiner rader på dine egne data, kan du last ned en fullt funksjonell prøveversjon her.
- Importer kontakter fra CSV-filen til standardmappen for kontakter.
Start Importer -veiviseren igjen som beskrevet i trinn 3 og velg følgende alternativer:
- Trinn 1. " Importer fra et annet program eller fil ".
- Trinn 2. " Kommaseparerte verdier (Windows) ".
- Trinn 3. Bla til den eksporterte .csv-filen.
- Trinn 4. Sørg for å velg " Ikke importer dupliserte elementer ". Dette er nøkkelalternativet som gjør susen!
- Trinn 5. Velg hovedalternativet Kontaktmappen, som for øyeblikket er tom, som målmappen for å importere kontaktene til.
- Trinn 6. Klikk Fullfør for å fullføre importprosessen.
- Slå sammen de dedupederte kontaktene med de originale.
Nå må du slå sammen de dedupederte kontaktene som for øyeblikket er i hovedmappen for kontakter med de originale kontaktene som ligger i mappen Merge dupes, så atingen kontaktdetaljer vil gå tapt.
Åpne mappen Slå sammen duper og trykk CTRL+A for å velge alle kontaktene. Trykk deretter CTRL+SHIFT+V og velg å flytte kontaktene til hovedmappen for kontakter.
Når et duplikat oppdages, vil Outlook sende en popup-melding som foreslår at du oppdaterer informasjon om den eksisterende kontakten og skjermen en forhåndsvisning av data som vil bli lagt til eller oppdateres, som vist i skjermbildet nedenfor.
Merk: Hvis du har brukt Combine Rows Wizard til å slå sammen dupliserte rader i CSV-filen, er ikke dette trinnet nødvendig. , fordi alle kontaktdetaljer ble slått sammen i en CSV-fil og allerede er i hovedmappen for kontakter.
- Velg Oppdater hvis disse er dupliserte kontakter og du vil slå sammen dem.
- Velg Legg til ny kontakt hvis de faktisk er to forskjellige kontakter.
- Hvis du vil fremskynde prosessen, klikk Oppdater alle og alle endringer vil bli akseptert automatisk i alle dupliserte kontakter.
- Hvis du vil se gjennom en bestemt kontakt senere, klikk Hopp over . I dette tilfellet vil det opprinnelige kontaktelementet forbli i mappen Slå sammen duper .
Når Outlook oppdager en duplikatkontakt med en annen e-postadresse og du velger å oppdatere en kontakt, gjeldende e-postadresse til kontakten vil bli flyttet til " E-post 2 "-feltet, som vist på skjermbildet ovenfor.
Merk: Hvis din Outlookviser ikke denne dialogboksen når du legger til dupliserte kontakter, da er duplikatkontaktdetektoren mest sannsynlig av. Se hvordan du aktiverer funksjonen Søk etter dupliserte kontakter.
Slå sammen dupliserte Outlook-kontakter ved hjelp av Gmail
Hvis du har en Gmail-e-postkonto (jeg antar at de fleste gjør det i disse dager) , kan du bruke den til å slå sammen dupliserte Outlook-kontakter. I et nøtteskall er fremgangsmåten som følger. Eksporter Outlook-kontaktene dine til en .csv-fil, importer filen til Gmail-kontoen din, bruk "Finn og slå sammen duplikater"-funksjonen som er tilgjengelig i Gmail, og importer til slutt de dedupederte kontaktene tilbake til Outlook.
Hvis du vil ha mer detaljert instruksjon, her går du:
- Eksporter Outlook-kontaktene dine til en CSV-fil, som beskrevet i trinn 3 ovenfor ( Fil-fanen > Åpne > Importer > Eksporter til en fil > ; Kommadelt fil (Windows) ).
- Logg på Gmail-kontoen din, naviger til Kontakter, og klikk deretter Importer kontakter...
- Klikk på Velg fil -knappen og bla til CSV-filen du opprettet i trinn 1.
Gmail oppretter en ny kontaktgruppe for hver importerte fil slik at du enkelt kan få tilgang til og se gjennom den senere .
- Etter at importen er fullført, klikker du Finn & slå sammen duplikater -lenken.
- En liste over funnet dupliserte kontakter vises, og du kan klikke på utvid -koblingen for å se gjennom og bekrefte kontaktene som skal slås sammen.
Hvis alt er OK , klikker du Slå sammen .
En advarsel : Gmail er dessverre ikke like smart som Outlook (eller kanskje bare overforsiktig) for å oppdage dupliserte kontakter med små forskjeller i en kontakts navn. For eksempel klarte den ikke å identifisere vår falske kontakt Elina Anderson og Elina K. Anderson og en og samme person. Det er derfor, ikke bli skuffet hvis du oppdager et par duplikater etter å ha importert de sammenslåtte kontaktene tilbake til Outlook. Det er ikke din feil, du gjorde alt riktig! Og det er fortsatt rom for forbedringer for Gmail : )
- I Gmail klikker du Mer > Eksporter... for å overføre de sammenslåtte kontaktene tilbake til Outlook.
- I dialogvinduet Eksporter kontakter, spesifiser 2 ting:
- Under " Hvilke kontakter vil du eksportere ", velg om du vil eksportere alle kontaktene eller bare en bestemt gruppe. Hvis du bare vil eksportere de kontaktene du har importert fra Outlook, er det naturlig å velge den tilsvarende Importerte -gruppen.
- Under " Hvilket eksportformat ", velg Outlook CSV-format .
Klikk deretter på Eksporter -knappen for å fullføre eksportprosessen.
- Til slutt importerer du de sammenslåtte kontaktene tilbake til Outlook, som beskrevet i trinn 4 i forrige metode. Husk å velge " Ikke importer dupliserte elementer "!
Tips: Før du importerer sammenslåingskontaktenefra Gmail kan du flytte alle kontakter fra hovedmappen i Outlook til en sikkerhetskopimappe for å unngå å lage flere duplikater.
Koble dupliserte kontakter i Outlook 2013 og 2016
Hvis du bruker Outlook 2013 eller Outlook 2016, kan du raskt kombinere flere kontakter relatert til samme person ved å bruke Koble kontakter -alternativet.
- Åpne kontaktlisten ved å klikke Personer nederst i navigasjonsruten.
- Klikk på kontakten du vil slå sammen for å velge den.
- Klikk deretter på den lille prikkerknappen ved siden av Rediger for å åpne rullegardinmenyen, og velg Koble kontakter fra liste.
- Under delen Koble til en annen kontakter , begynn å skrive navnet på personen du vil koble til i søkefeltet, og mens du skriver vil Outlook vise alle kontakter som samsvarer med Søk.
- Velg de nødvendige kontaktene fra resultatlisten og klikk på den. De valgte kontaktene vil bli slått sammen med en gang, og du vil se navnene deres under overskriften Koblede kontakter . Alt du trenger å gjøre er å klikke OK for å lagre endringene.
Selvfølgelig er ikke funksjonen Koble kontakter det beste valget for å rydde opp i en stor kontaktliste med duplikater, men den vil definitivt hjelpe deg raskt å slå sammen noen få identiske kontakter til en enkelt en.
Hvordan forhindre dupliserte kontakter i Outlook
Nåat du har ryddet opp i rotet i Outlook-kontakter, er det fornuftig å investere noen minutter til og lære hvordan du holder kontaktlisten ren i fremtiden. Dette kan enkelt oppnås ved å aktivere den automatiske Outlook duplikatkontaktdetektoren. Se hvordan du gjør dette i Microsoft Outlook 2019 - 2010:
- Gå til Fil-fanen > Alternativer > Kontakter .
- Under " Navn og arkivering ", velg Se etter dupliserte kontakter ved lagring av nye kontakter og klikk OK.
Ja, så enkelt er det! Fra nå av vil Outlook foreslå å slå sammen en ny kontakt du legger til med den eksisterende, hvis de begge har et lignende navn eller identisk e-postadresse.
Tips. Når duplikater er slått sammen, kan du eksportere Outlook-kontaktene dine til CSV-fil for sikkerhetskopiering.
Forhåpentligvis har du nå en ren og pen kontaktliste i Outlook og vet hvordan du opprettholder rekkefølgen. Takk for at du leste!
