Ovaj vodič objašnjava osnove Excel strukturiranih referenci i dijeli neke trikove za njihovu upotrebu u stvarnim formulama.

Jedna od najkorisnijih značajki Excel tablica su strukturirane reference. Kada ste upravo naišli na posebnu sintaksu za referenciranje tablica, može izgledati dosadno i zbunjujuće, ali nakon malo eksperimentiranja sigurno ćete vidjeti koliko je ova značajka korisna i cool.

Excel strukturirana referenca

strukturirana referenca , ili referenca tablice , poseban je način za referenciranje tablica i njihovih dijelova koji koristi kombinaciju naziva tablica i stupaca umjesto adresa ćelija .

Ova posebna sintaksa je potrebna jer su tablice programa Excel (za razliku od raspona) vrlo snažne i otporne, a normalne reference ćelija ne mogu se dinamički prilagođavati kako se podaci dodaju ili uklanjaju iz tablice.

Za na primjer, za zbrajanje vrijednosti u ćelijama B2:B5 koristite funkciju SUM s uobičajenom referencom raspona:

=SUM(B2:B5)

Da biste zbrojili brojeve u stupcu "Prodaja" Tablice 1, koristite strukturiranu referencu:

=SUM(Table1[Sales])

Ključne značajke strukturiranih referenci

U usporedbi sa standardnim referencama ćelija, reference tablice imaju broj naprednih značajki.

Lako se stvara

Da biste svojoj formuli dodali strukturirane reference, jednostavno odaberite ćelije tablice na koje se želite referirati. Poznavanje posebne sintakse nijenačin:

• Reference s više stupaca su apsolutne i ne mijenjaju se kada se formule kopiraju.
• Jedan stupac reference su relativne i mijenjaju se kada se povlače po stupcima. Kada se kopiraju/lijepe putem odgovarajuće naredbe ili prečaca (Ctrl+C i Ctrl+V), ne mijenjaju se.

U situacijama kada vam je potrebna kombinacija relativnih i apsolutnih referenci tablice, postoji nema načina za kopiranje formule i zadržavanje točnih referenci tablice. Povlačenjem formule promijenit će se reference na pojedinačne stupce, a prečaci za kopiranje/lijepljenje učinit će sve reference statičnima. Ali postoji nekoliko jednostavnih trikova kojima se možete snaći!

Apsolutna strukturirana referenca na jedan stupac

Da biste referencu jednog stupca učinili apsolutnom, ponovite naziv stupca da biste ga formalno pretvorili u referencu raspona .

Relativna referenca stupca (zadano)

table[column]

Apsolutna referenca stupca

table[[column]:[column]]

Da napravite apsolutnu referencu za trenutni red , ispred identifikatora stupca dodajte simbol @:

table[@[column]:[column]]

Da vidite kako relativne i apsolutne reference tablice funkcioniraju u praksi, razmotrite sljedeći primjer.

Pretpostavimo da želite zbrojiti prodajne brojke za određeni proizvod za 3 mjeseca. Za to unosimo ciljni naziv proizvoda u neku ćeliju (F2 u našem slučaju) i koristimo funkciju SUMIF da bismo dobili ukupnu prodaju za siječanj :

=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])

Theproblem je u tome što kada povučemo formulu udesno za izračun ukupnih iznosa za druga dva mjeseca, referenca [Stavka] se mijenja, a formula se prekida:

Za popravak ovo, neka referenca [Item] bude apsolutna, ali neka [Jan] ostane relativna:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Sada možete povući modificiranu formulu u druge stupce i ona savršeno radi:

Relativna strukturirana referenca na više stupaca

U Excel tablicama, strukturirane reference na nekoliko stupaca po svojoj su prirodi apsolutne i ostaju nepromijenjene kada se kopiraju u druge ćelije.

Za mene je ovo ponašanje vrlo razumno. Ali ako trebate referencu strukturiranog raspona učiniti relativnom, svakom specifikatoru stupca dodajte naziv tablice i uklonite vanjske uglate zagrade kao što je prikazano u nastavku.

Referenca apsolutnog raspona (zadano)

table[[column1]:[column2]]

Referenca relativnog raspona

table[column1]:table[column2]

Za pozivanje na trenutni red unutar tablice , koristite simbol @:

[@column1]:[@column2]

Na primjer, donja formula s apsolutnom strukturiranom referencom zbraja brojeve u trenutnom retku stupaca siječanj i veljača . Kada se kopira u drugi stupac, i dalje će zbrajati siječnja i veljača .

=SUM(Sales[@[Jan]:[Feb]])

U slučaju da želite da se referenca promijeni na temelju relativni položaj stupca u koji se kopira formula, neka bude relativan :

=SUM(Sales[@Jan]:Sales[@Feb])

Molimo da primijetite transformaciju formule u stupcu F (naziv tablice je izostavljen jer je formula unutar tablice):

Tako se u Excelu prave reference na tablicu. Da biste pobliže pogledali primjere o kojima se govori u ovom vodiču, slobodno preuzmite naš primjer radne knjige u Excel Structured Reference. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan.

Elastični i automatski ažurirani

Kada preimenujete stupac, reference se automatski ažuriraju s novim nazivom, a formula se ne prekida. Štoviše, kako dodajete nove retke u tablicu, oni se odmah uključuju u postojeće reference, a formule izračunavaju cijeli skup podataka.

Dakle, kakve god manipulacije radili sa svojim Excel tablicama, ne ne morate brinuti o ažuriranju strukturiranih referenci.

Mogu se koristiti unutar i izvan tablice

Strukturirane reference mogu se koristiti u formulama unutar i izvan Excel tablice, što čini lociranje tablica u lakše velike radne knjige.

Automatsko popunjavanje formule (izračunati stupci)

Da biste izvršili isti izračun u svakom retku tablice, dovoljno je unijeti formulu u samo jednu ćeliju. Sve ostale ćelije u tom stupcu popunjavaju se automatski.

Kako stvoriti strukturiranu referencu u programu Excel

Izrada strukturirane reference u programu Excel vrlo je jednostavna i intuitivna.

Ako radite s rasponom, prvo ga pretvorite u Excel tablicu. Za to odaberite sve podatke i pritisnite Ctrl + T . Za više informacija pogledajte Kako stvoriti tablicu u Excelu.

Da biste stvorili strukturiranu referencu, trebate učiniti ovo:

1. Počnite upisivati ​​formulu kao i obično, počevši znakom jednakosti (=).
2. Kada dođe do prve reference, odaberite odgovarajuću ćeliju ili rasponćelija u vašoj tablici. Excel će pokupiti naziv(e) stupca i automatski stvoriti odgovarajuću strukturiranu referencu za vas.
3. Upišite zagradu za zatvaranje i pritisnite Enter. Ako je formula stvorena unutar tablice, Excel automatski ispunjava cijeli stupac istom formulom.

Kao primjer, zbrojimo prodajne brojeve za 3 mjeseca u svakom retku naše ogledne tablice, pod nazivom Prodaja . Za ovo upišemo =SUM( u E2, izaberemo B2:D2, upišemo zagradu za zatvaranje i pritisnemo Enter:

Kao rezultat, cijeli stupac E je automatski -ispunjeno ovom formulom:

=SUM(Sales[@[Jan]:[Mar]])

Iako je formula ista, podaci se izračunavaju u svakom retku pojedinačno. Da biste razumjeli unutarnju mehaniku, pogledajte sintaksu reference tablice .

Ako unosite formulu izvan tablice , a ta formula zahtijeva samo niz ćelija, brži način za izradu strukturirane reference je ovaj:

1. Nakon uvodne zagrade počnite upisivati ​​naziv tablice. Dok upisujete prvo slovo, Excel će prikazati sva odgovarajuća imena. Ako je potrebno, upišite još nekoliko slova da suzite popis.
2. Koristite tipke sa strelicama za odabir naziva tablice na popisu.
3. Dvaput kliknite odabrani naziv ili pritisnite tipku Tab da biste ga dodali svojoj formuli.
4. Upišite zagradu za zatvaranje i pritisnite Enter.

Na primjer, pronaći najveći broj u našem uzorkutablicu, počnemo upisivati ​​formulu MAX, nakon uvodne zagrade upišite "s", odaberite tablicu Prodaja na popisu i pritisnite Tab ili dvaput kliknite naziv.

Kao što rezultat, imamo ovu formulu:

=MAX(Sales)

Sintaksa strukturirane reference

Kao što je već spomenuto, ne morate znati sintaksu strukturiranih referenci kako biste ih uključili u svoje formule, no to će vam pomoći da shvatite što svaka formula zapravo radi.

Obično je strukturirana referenca predstavljena nizom koji počinje nazivom tablice i završava stupcem specifikator.

Kao primjer, raščlanimo sljedeću formulu koja zbraja ukupne iznose stupaca South i North u tablici pod nazivom Regions :

Referenca uključuje tri komponente:

1. Naziv tablice
2. Specifikator stavke
3. Stupac specifikatori

Da biste vidjeli koje su ćelije zapravo izračunate, odaberite ćeliju formule i kliknite bilo gdje na traci formule. Excel će istaknuti referencirane ćelije tablice:

Naziv tablice

Naziv tablice upućuje samo na podatke tablice , bez retka zaglavlja ili ukupno redova. To može biti zadani naziv tablice kao što je Tablica1 ili prilagođeni naziv kao što je Regije . Da biste svojoj tablici dali prilagođeni naziv, izvršite ove korake.

Ako se vaša formula nalazi unutar tablice na koju se odnosi, naziv tablice obično se izostavlja jerto se podrazumijeva.

Specifikator stupca

Specifikator stupca upućuje na podatke u odgovarajućem stupcu, bez retka zaglavlja i retka ukupnog iznosa. Specifikator stupca predstavljen je imenom stupca u zagradama, npr. [Jug].

Za pozivanje na više od jednog uzastopnog stupca, koristite operator raspona kao što je [[Jug]:[Istok]].

Specifikator stavke

Za upućivanje na određene dijelove tablice, možete koristiti bilo koji od sljedećih specifikatora.

Imajte na umu da se znak funte (#) koristi sa svim specifikatorima stavke, osim trenutnog retka. Za pozivanje na ćelije u istom retku u koji unosite formulu, Excel koristi znak @ iza kojeg slijedi naziv stupca.

Na primjer, za dodavanje brojeva u South i Zapadno stupaca trenutnog retka, upotrijebili biste ovu formulu:

=SUM(Regions[@South], Regions[@West])

Ako nazivi stupaca sadrže razmake, interpunkcijske znakove ili posebne znakove, dodatni skup zagrada oko pojavit će se naziv stupca:

=SUM(Regions[@[South sales]], Regions[@[West sales]])

Strukturirani referentni operatori

Sljedeći operatori omogućuju vam kombiniranje različitih specifičara i dodavanje još više fleksibilnosti vašim strukturiranim referencama.

Operator raspona ( dvotočka)

Kao i kod normalnih referenci raspona, dvotočku (:) koristite za upućivanje na dva ili više susjednih stupaca u tablici.

Na primjer, formula u nastavku zbraja brojeve u svi stupci između South i East .

=SUM(Regions[[South]:[East]])

Union operator (zarez)

Za upućivanje na nesusjedne stupce, specifikatore stupaca odvojite zarezima.

Na primjer, evo kako možete zbrojiti retke podataka u stupcima Jug i Zapad .

=SUM(Regions[South], Regions[West])

Operator presjeka (razmak)

Koristi se za upućivanje na ćeliju na sjecištu određenog retka i stupca.

Na primjer, za vraćanje vrijednosti na sjecištu reda Ukupno i stupca Zapad koristite ovu referencu:

=Regions[#Totals] Regions[[#All],[West]]

Molimo da primijetite da je specifikator [#All] potrebno u ovom slučaju jer specifikator stupca ne uključuje ukupni red. Bez toga, formula bi vratila #NULL!.

Pravila sintakse referentne tablice

Za ručno uređivanje ili izradu strukturiranih referenci, slijedite ove smjernice:

1. Stavite specifikatore u zagrade

Svi specifikatori stupaca i posebnih stavki moraju biti zatvoreni u [uglaste zagrade].

Specifikator koji sadrži druge specifikatore trebao bi bitiumotan u vanjske zagrade. Na primjer, Regije[[Jug]:[Istok]].

2. Unutarnje specifikatore odvojite zarezima

Ako specifikator sadrži dva ili više unutarnjih specifikatora, te unutarnje specifikatore treba odvojiti zarezima.

Na primjer, da biste vratili zaglavlje South , upisujete zarez između [#Headers] i [South] i cijelu ovu konstrukciju stavite u dodatni skup zagrada:

=Regions[[#Headers],[South]]

3. Nemojte koristiti navodnike oko zaglavlja stupaca

U referencama tablica, zaglavlja stupaca ne zahtijevaju navodnike bilo da se radi o tekstu, brojevima ili datumima.

4. Koristite jednostruke navodnike za neke posebne znakove u zaglavljima stupaca

U strukturiranim referencama, neki znakovi kao što su lijeve i desne zagrade, znak funte (#) i jednostruki navodnici (') imaju posebno značenje. Ako je bilo koji od gornjih znakova uključen u zaglavlje stupca, mora se koristiti jedan navodnik prije tog znaka u specifikatoru stupca.

Na primjer, za zaglavlje stupca "Stavka #", specifikator je [Stavka '#].

5. Koristite razmake kako biste strukturirane reference učinili čitljivijima

Da biste poboljšali čitljivost referenci svoje tablice, možete umetnuti razmake između specifičara. Obično se smatra dobrom praksom koristiti razmake nakon zareza. Na primjer:

=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])

Reference Excel tablica - primjeri formula

Da biste stekli više razumijevanja ostrukturirane reference u Excelu, prođimo još nekoliko primjera formula. Pokušat ćemo ih zadržati jednostavnima, smislenima i korisnima.

Pronađite broj redaka i stupaca u Excel tablici

Da biste dobili ukupan broj stupaca i redaka, upotrijebite COLUMNS i ROWS funkcije koje zahtijevaju samo naziv tablice:

Na primjer, pronaći broj stupaca i redova podataka u tablici pod nazivom Prodaja koristite ove formule:

=COLUMNS(Sales)

=ROWS(Sales)

Da biste uključili zaglavlje i ukupni broj redaka u zbroju upotrijebite specifikator [#ALL]:

=ROWS(Sales[#All])

Snimak zaslona u nastavku prikazuje sve formule u akciji:

Brojite prazna i neprazna mjesta u stupcu

Kada brojite nešto u određenom stupcu, obavezno ispišite rezultat izvan tablice, inače biste mogli završiti s kružnim referencama i pogrešni rezultati.

Za brojanje praznina u stupcu koristite funkciju COUNTBLANK. Za brojanje ćelija koje nisu prazne u stupcu upotrijebite funkciju COUNTA.

Na primjer, da biste saznali koliko je ćelija u stupcu Siječanj prazno i ​​koliko sadrži podatke, upotrijebite ove formule:

Prazne:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Neprazne:

=COUNTA(Sales[Jan])

Za prebrojavanje nepraznih ćelija u vidljivim redovima u filtriranu tablicu, koristite funkciju SUBTOTAL s function_num postavljenom na 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Zbroj u Excel tablici

Najbrži način zbrajanjabrojeva u Excel tablici je omogućiti opciju Total Row. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite bilo koju ćeliju unutar tablice, pokažite na Tablica i kliknite Redak ukupnih vrijednosti . Redak ukupnog broja pojavit će se odmah na kraju vaše tablice.

Ponekad Excel može pretpostaviti da želite zbrojiti samo zadnji stupac i ostavlja ostale ćelije u retku Ukupno prazne. Da biste to popravili, odaberite praznu ćeliju u retku Ukupno, kliknite strelicu koja se pojavljuje pokraj ćelije, a zatim odaberite funkciju SUM na popisu:

Ovo će umetnite formulu SUBTOTAL koja zbraja vrijednosti samo u vidljivim recima , zanemarujući filtrirane retke:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Imajte na umu da ova formula radi samo u Ukupno red . Ako ga pokušate ručno umetnuti u podatkovni red, to bi stvorilo kružnu referencu i vratilo 0 kao rezultat. Formula SUM sa strukturiranom referencom također neće raditi iz istog razloga:

Dakle, ako želite ukupne iznose unutar tablice , morate omogućiti redak Ukupno ili upotrijebiti normalnu referencu raspona kao što je:

=SUM(B2:B5)

Izvan tablice , formula SUM sa strukturiranom referencom radi sasvim dobro:

=SUM(Sales[Jan])

Imajte na umu da za razliku od SUBTOTAL, funkcija SUM zbraja vrijednosti u svim retcima, vidljivim i skrivenim.

Relativne i apsolutne strukturirane reference u Excelu

Prema zadanim postavkama, Excel strukturirane reference ponašaju se na sljedeći način