આ લેખ દસ અદ્ભુત સુવિધાઓ દર્શાવે છે જેના વિશે તમે કદાચ જાણતા ન હોવ, પરંતુ જે નિયમિત ઇમેઇલ્સ સાથે કામ કરતી વખતે તમારો ઘણો સમય બચાવી શકે છે.

જો તમારા ઑનલાઇન સંદેશાવ્યવહાર એ પુનરાવર્તિત ઇમેઇલ્સ છે, તે સ્વાભાવિક છે કે તમે તમારા કાર્યના તે ભાગને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવાનો પ્રયત્ન કરો. ટેમ્પલેટ સાથે જવાબ આપવો એ કંટાળાજનક કીસ્ટ્રોક-બાય-કીસ્ટ્રોક રીતે શરૂઆતથી ઇમેઇલ્સ કંપોઝ કરવા માટે એક શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ હોઈ શકે છે.

આઉટલુક ટેમ્પ્લેટ્સ

આઉટલુકમાં ઇમેઇલ નમૂનાઓ દસ્તાવેજ જેવા છે વર્ડમાં નમૂનાઓ અથવા Excel માં વર્કશીટ નમૂનાઓ. જો તમે વારંવાર જુદા જુદા લોકોને સમાન અથવા ખૂબ સમાન સંદેશાઓ મોકલો છો, તો તમે ફાઇલ > આ રીતે સાચવો > આઉટલુક ટેમ્પલેટ પર ક્લિક કરીને આવા સંદેશાઓમાંથી એકને નમૂના તરીકે સાચવી શકો છો. (*.oft) . અને પછી, શરૂઆતથી ઈમેલ કંપોઝ કરવાને બદલે, તમે ટેમ્પલેટથી શરૂઆત કરો, જો જરૂરી હોય તો તેને કસ્ટમાઈઝ કરો અને મોકલો દબાવો. સંદેશ બહાર જાય છે, પરંતુ ટેમ્પલેટ રહે છે, આગામી ઉપયોગ માટે તૈયાર છે.

ડિફૉલ્ટ રૂપે, બધા Outlook નમૂનાઓ નીચેના ફોલ્ડરમાં સાચવવામાં આવે છે. આને બદલવું જોઈએ નહીં, અન્યથા તમે આઉટલુકમાંથી તમારો નમૂનો ખોલી શકશો નહીં.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

ફાયદા :

• બનાવવા અને સાચવવામાં સરળ.
• સરનામા ફીલ્ડ્સ (પ્રતિ, Cc અને Bcc), વિષય રેખા અને મોકલવાનું એકાઉન્ટ પણ પૂર્વવ્યાખ્યાયિત કરી શકાય છે.
• તમારા સંદેશ નમૂનાઓ કરી શકે છેબનાવે છે.

  તમારો Outlook સ્ટેશનરી સંદેશ ટેમ્પલેટ કેવો દેખાઈ શકે છે તેનું અહીં એક ઉદાહરણ છે:

  

  ફાયદા : ફોર્મેટિંગ વિકલ્પોની સંપત્તિ HTML સપોર્ટ

  ખામીઓ ને કારણે: સ્ટેશનરી ફાઇલોને સાચવવા અને ઍક્સેસ કરવા માટેના ક્લિક્સની સંખ્યા ખરેખર જરૂરી કરતાં ઘણી વધારે છે

  સપોર્ટેડ વર્ઝન : Outlook 365 - 2007

  Outlook માં કસ્ટમ ફોર્મ્સ

  હું તેને આગળ કહીશ - આ તકનીક વ્યાવસાયિકો માટે છે. આ ટ્યુટોરીયલમાં ચર્ચા કરાયેલી કોઈપણ અન્ય પદ્ધતિ કરતાં કસ્ટમ ફોર્મ ડિઝાઇન કરવું ઘણું મુશ્કેલ છે અને તેને VBA પ્રોગ્રામિંગ કૌશલ્યની જરૂર પડી શકે છે. પ્રારંભ કરવા માટે, તમારા Outlook માં વિકાસકર્તા ટેબને સક્ષમ કરો. પછી, એક ફોર્મ ડિઝાઇન કરો પર ક્લિક કરો, તમારા કસ્ટમ ફોર્મ માટે આધાર તરીકે પ્રમાણભૂત ફોર્મમાંથી એક પસંદ કરો, ફીલ્ડ્સ, નિયંત્રણો અને સંભવતઃ કોડ ઉમેરો, વિશેષતાઓ સેટ કરો અને તમારું ફોર્મ પ્રકાશિત કરો. મૂંઝવણભર્યું અને અસ્પષ્ટ લાગે છે? ખરેખર, તે વસ્તુને સમજવામાં સમય લાગશે.

  

  ફાયદા : પુષ્કળ વિકલ્પો સાથે ખૂબ જ શક્તિશાળી સુવિધા

  ખામીઓ : એ સ્ટીપ લર્નિંગ કર્વ

  સપોર્ટેડ વર્ઝન : Outlook 365 - 2007

  શેર્ડ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ

  માનો કે ના માનો, આ સોલ્યુશન શિખાઉ અને ગુરુઓ માટે એકસરખું ઉપયોગ કરવામાં આનંદ છે. નવા નિશાળીયા સાદગીની પ્રશંસા કરશે - શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ સાથે પ્રારંભ કરવું એ તરત જ તેમાં જવા માટે પૂરતું સાહજિક છે. આઉટલુક નિષ્ણાતો બનાવવા જેવી ઘણી અદ્યતન સુવિધાઓનો લાભ લઈ શકે છેમેક્રોની મદદથી વ્યક્તિગત પ્રતિસાદો, પૂર્વવ્યાખ્યાયિત, ભરવા યોગ્ય અને ડ્રોપડાઉન ફીલ્ડ્સને ગોઠવવા, ડેટાસેટ્સમાંથી માહિતી ખેંચવા અને ઘણું બધું.

  ઇનબિલ્ટ સુવિધાઓથી વિરોધાભાસી, શેર કરેલ ઇમેઇલ નમૂનાઓ તમામ કાર્યક્ષમતાને સીધા સંદેશ વિંડોમાં લાવે છે. ! તમે હવે અલગ-અલગ ટૅબ્સ વચ્ચે આગળ-પાછળ સ્વિચ કર્યા વિના અને મેનૂમાં ખોદ્યા વિના, એક ક્ષણની સૂચના પર તમારા નમૂનાઓ બનાવી, સંપાદિત અને ઉપયોગ કરી શકો છો.

  એક નવો નમૂનો બનાવવા માટે, ફક્ત પસંદ કરો સંદેશમાં ઇચ્છિત સામગ્રી (ટેક્સ્ટ, છબીઓ, લિંક્સ, વગેરે) અને નવો ટેમ્પલેટ પર ક્લિક કરો.

  સંદેશમાં ટેમ્પલેટ શામેલ કરવા માટે, <1 પર ક્લિક કરો>પેસ્ટ કરો આયકન અથવા ટેમ્પલેટ નામ પર ડબલ-ક્લિક કરો.

  

  લાભ :

  • ઝડપી અને આરામદાયક બનાવો.
  • એક ક્લિક સાથે સંદેશ દાખલ કરો.
  • વ્યક્તિગત રીતે ઉપયોગ કરો અથવા તમારી ટીમ સાથે શેર કરો.
  • ભરી શકાય તેવા ટેક્સ્ટ ફીલ્ડ્સ અને ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિઓ ઉમેરો.
  • ઇમેઇલ ફીલ્ડ્સ ભરો, છબીઓ શામેલ કરો અને ફાઇલોને આપમેળે જોડો.
  • HTML નો ઉપયોગ કરીને અત્યાધુનિક ડિઝાઇન બનાવવા માટે ઇન-પ્લેસ એડિટરમાં મૂળભૂત ફોર્મેટિંગ લાગુ કરો.
  • તમારા ડ્રાફ્ટ્સ સાથે લિંક કરો ફોલ્ડર કરો અને તમારા કોઈપણ Outlook ડ્રાફ્ટનો ઈમેલ ટેમ્પલેટ તરીકે ઉપયોગ કરો.
  • ઝડપી જવાબો માટે શૉર્ટકટ્સનો ઉપયોગ કરો.
  • તમારા નમૂનાઓને કોઈપણ ઉપકરણમાંથી ઍક્સેસ કરો પછી ભલે તે Windows, Mac, અથવા આઉટલુક ઓનલાઈન.

  ખામીઓ : પરીક્ષણ કરવા અને અમને જણાવવા માટે તમારું સ્વાગત છે :)

  સમર્થિતસંસ્કરણો : Microsoft 365 માટે Outlook, Outlook 2021 - 2016 Windows અને Mac, વેબ પર આઉટલુક

  કેવી રીતે મેળવવું : તમારો સબ્સ્ક્રિપ્શન પ્લાન પસંદ કરો અથવા Microsoft AppSource પરથી મફત સંસ્કરણ ડાઉનલોડ કરો .

  આ રીતે આઉટલુકમાં ઈમેલ ટેમ્પલેટ બનાવવું. આશા છે કે, અમારું ટ્યુટોરીયલ તમને તમારી મનપસંદ તકનીક પસંદ કરવામાં મદદ કરશે. હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર માનું છું અને આગામી અઠવાડિયે તમને અમારા બ્લોગ પર મળવાની આશા રાખું છું!

  એટેચમેન્ટ્સ, ગ્રાફિક્સ અને ફોર્મેટિંગ જેમ કે ફોન્ટ્સ, બેકગ્રાઉન્ડ કલર્સ વગેરે સમાવે છે.

ખામીઓ : વાપરવા માટે કંટાળાજનક - ટેમ્પલેટ ખોલવા માટે, તમારે ખૂબ ઊંડે સુધી ખોદવાની જરૂર છે મેનુ.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : આઉટલુક 365 - 2010

ઉંડાણપૂર્વકનું ટ્યુટોરીયલ : આઉટલુક ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સ કેવી રીતે બનાવવું અને વાપરવું

Outlook.com વેબ એપ્લિકેશનમાં ઇમેઇલ નમૂનાઓ

Outlook.com વેબ એપ્લિકેશનમાં પણ ઇમેઇલ નમૂનાઓ છે. ડેસ્કટૉપ સંસ્કરણમાં .oft ફાઇલોની તુલનામાં, આને ખોલવા માટે એક ટન મેનૂ ક્લિક્સની જરૂર નથી. જો કે, અહીં વિકલ્પો એટલા વ્યાપક નથી - ટેમ્પલેટમાં નાની છબીઓ અને મૂળભૂત ફોર્મેટિંગ હોઈ શકે છે, પરંતુ ઈમેલ ફીલ્ડને પ્રીસેટ કરવું અથવા ફાઈલો જોડવી શક્ય નથી.

અન્ય ઘણી ઉપયોગી સુવિધાઓની જેમ, આ પણ તાત્કાલિકથી છુપાયેલું છે. દૃશ્ય તેનો ઉપયોગ કરવા માટે, તમારે આ કરવાની જરૂર છે:

નવો સંદેશ વિન્ડોની નીચે જમણા ખૂણે, એલિપ્સિસ બટન (…) પર ક્લિક કરો અને પછી <11 પર ક્લિક કરો>My Templates .

My Templates ફલક ઉપયોગ માટે તૈયાર થોડા ડિફોલ્ટ નમૂનાઓ સાથે દેખાશે. તમારું પોતાનું બનાવવા માટે, + ટેમ્પલેટ બટન પર ક્લિક કરો અને સંબંધિત બોક્સમાં નમૂનાનું શીર્ષક અને મુખ્ય ભાગ દાખલ કરો. અથવા તમે મેસેજ વિન્ડોમાં ટેક્સ્ટ લખી અને ફોર્મેટ કરી શકો છો અને પછી કોપી/પેસ્ટ કરી શકો છો - તમામ ફોર્મેટિંગ સાચવવામાં આવશે.

ઈમેલમાં ટેમ્પલેટ દાખલ કરવા માટે, ફક્ત ફલક પર તેના નામ પર ક્લિક કરો.

લાભ :સરળ અને સાહજિક

ખામીઓ : મર્યાદિત વિકલ્પો

સપોર્ટેડ વર્ઝન : Outlook.com વેબ એપ્લિકેશન

ક્વિક પાર્ટ્સ અને ઑટોટેક્સ્ટ

ક્વિક પાર્ટ્સ એ સામગ્રીના ફરીથી વાપરી શકાય તેવા સ્નિપેટ્સ છે જે ઝડપથી ઇમેઇલ સંદેશ, એપોઇન્ટમેન્ટ, સંપર્ક, મીટિંગ વિનંતી અને કાર્યમાં ઉમેરી શકાય છે. ટેક્સ્ટ સિવાય, તેમાં ગ્રાફિક્સ, કોષ્ટકો અને કસ્ટમ ફોર્મેટિંગ પણ શામેલ હોઈ શકે છે. જ્યારે .oft ટેમ્પ્લેટ્સ એ સંપૂર્ણ સંદેશ બનાવવા માટે હોય છે, ઝડપી ભાગો એ એક પ્રકારના નાના બિલ્ડીંગ બ્લોક્સ છે.

ક્વિક પાર્ટ્સ એ Outlook 2003 અને તેના પહેલાના ઑટોટેક્સ્ટનું આધુનિક રિપ્લેસમેન્ટ છે. તાજેતરના સંસ્કરણોમાં, બંને પ્રકારો ઉપલબ્ધ છે. તેમની વચ્ચેનો તફાવત એટલો જ છે કે વસ્તુઓ જુદી જુદી ગેલેરીઓમાં રહે છે. અન્ય તમામ બાબતોમાં, ક્વિક પાર્ટ્સ અને ઑટોટેક્સ્ટ આવશ્યકપણે સમાન છે.

નવી આઇટમ બનાવવા માટે, સંદેશમાં તમારો ટેક્સ્ટ લખો, તેને પસંદ કરો અને શામેલ કરો ટૅબ > ક્લિક કરો. ક્વિક પાર્ટ્સ > ક્વિક પાર્ટ ગેલેરીમાં પસંદગીઓ સાચવો .

ઈમેલમાં ઝડપી ભાગ મૂકવા માટે, ગેલેરીમાંથી જરૂરી એક પસંદ કરો.

અથવા, તમે સંદેશમાં ઝડપી ભાગનું નામ ટાઈપ કરી શકો છો (જરૂરી નથી કે આખું નામ, તેનો એક અનન્ય ભાગ હોય) અને F3 દબાવો. આઉટલુક 2016 અને પછીના સંસ્કરણોમાં, જ્યારે તમે નામ લખવાનું શરૂ કરો છો, ત્યારે એક સૂચન પોપ અપ થશે, અને તમે આખા ટેક્સ્ટને દાખલ કરવા માટે Enter કી દબાવી શકો છો.

ઝડપી ભાગો NormalEmail.dotm ફાઇલમાં સ્થિત છે, જે છેઅહીં સંગ્રહિત:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

તમારા ઝડપી ભાગોનું બેકઅપ લેવા માટે, આ ફાઇલને એક પર કૉપિ કરો સ્થાન સાચવો. બીજા PC પર નિકાસ કરવા માટે, તેને બીજા કમ્પ્યુટર પર ટેમ્પલેટ્સ ફોલ્ડરમાં પેસ્ટ કરો.

લાભ : ખૂબ જ સરળ અને સીધું

ખામીઓ :

• કોઈ શોધ વિકલ્પ નથી. જો તમારી પાસે ગૅલેરીમાં બહુવિધ ટુકડાઓ હોય, તો તમને જોઈતા ભાગને શોધવામાં સમસ્યા થઈ શકે છે.
• ઝડપી ભાગની સામગ્રીને સંપાદિત કરવી શક્ય નથી - તમે તેને ફક્ત નવા સાથે બદલી શકો છો.
• એટેચમેન્ટ ઉમેરવું શક્ય નથી.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : Outlook 365 - 2007

કોમ્પ્રીહેન્સિવ ટ્યુટોરીયલ : Outlook Quick Parts અને ઓટોટેક્સ્ટ

ક્વિક સ્ટેપ્સ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ

ક્વિક સ્ટેપ્સ એ એક પ્રકારનાં શોર્ટકટ્સ છે જે એક જ આદેશ સાથે બહુવિધ ક્રિયાઓ કરવા દે છે. આવી ક્રિયાઓમાંની એક ટેમ્પલેટ સાથે જવાબ આપવી અથવા ટેમ્પલેટના આધારે નવો ઈમેઈલ બનાવવાનો હોઈ શકે છે. મેસેજ ટેક્સ્ટ સિવાય, તમે To, Cc, Bcc અને વિષયને પ્રીફિલ કરી શકો છો, ફોલો-અપ ફ્લેગ અને મહત્વ સેટ કરી શકો છો.

ઝડપી સ્ટેપ ટેમ્પલેટ બનાવવા માટે, અંદર નવું બનાવો ક્લિક કરો હોમ ટેબ પર ઝડપી પગલાં બોક્સ, અને પછી નીચેની ક્રિયાઓમાંથી એક પસંદ કરો: નવો સંદેશ , જવાબ આપો , બધાને જવાબ આપો અથવા ફોરવર્ડ . સંપાદિત કરો વિંડોમાં, અનુરૂપ બૉક્સમાં તમારા નમૂનાનો ટેક્સ્ટ ટાઇપ કરો, અન્ય કોઈપણ વિકલ્પોને ગોઠવો કે જે તમેયોગ્ય વિચારો, અને તમારા નમૂનાને અમુક વર્ણનાત્મક નામ આપો. વૈકલ્પિક રીતે, પૂર્વવ્યાખ્યાયિત શોર્ટકટ કીમાંથી એક અસાઇન કરો.

અહીં Outlook જવાબ ટેમ્પલેટ નું ઉદાહરણ છે:

એકવાર સેટ કર્યા પછી, તમારી નવી ઝડપી પગલું તરત જ ગેલેરીમાં દેખાશે. ફક્ત તેના પર ક્લિક કરો અથવા સોંપેલ કી સંયોજનને દબાવો, અને બધી ક્રિયાઓ એક જ સમયે એક્ઝિક્યુટ થશે.

લાભ :

• નવા ઈમેલ, જવાબો અને ફોરવર્ડ માટે અલગ અલગ ટેમ્પલેટ બનાવી શકાય છે.
• માત્ર મેસેજ ટેક્સ્ટ જ નહીં પરંતુ લગભગ તમામ ઈમેલ ફીલ્ડ પ્રીસેટ કરી શકાય છે.
• એક જ સાથે બહુવિધ ક્રિયાઓ એક્ઝિક્યુટ કરી શકાય છે ઝડપી પગલું, દા.ત. ટેમ્પલેટ સાથે સંદેશનો જવાબ આપવો અને મૂળ સંદેશને બીજા ફોલ્ડરમાં ખસેડવો.
• કીબોર્ડ શોર્ટકટ વડે ઝડપથી એક્ઝિક્યુટ કરી શકાય છે.

ખામીઓ : ઈમેલ ટેમ્પલેટ માત્ર સાદો લખાણ છે.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : આઉટલુક 365 - 2010

એન્ડ-ટુ-એન્ડ ટ્યુટોરીયલ : આઉટલુક ક્વિક સ્ટેપ્સ

આઉટલુક ડ્રાફ્ટ્સ ટેમ્પલેટ્સ તરીકે

આઉટલુકમાં ડ્રાફ્ટ્સ એ બીજું કંઈ નથી પરંતુ ન મોકલેલ ઈમેલ છે. સામાન્ય રીતે, આ અપૂર્ણ સંદેશાઓ છે જે Outlook દ્વારા આપમેળે અથવા જાતે જ સાચવવામાં આવે છે. પરંતુ કોણ કહે છે કે અંતિમ ડ્રાફ્ટનો ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ તરીકે ઉપયોગ કરી શકાતો નથી?

આ પદ્ધતિની સુંદરતા એ છે કે તમે સામાન્ય રીતે જે રીતે કરો છો તે રીતે ફરીથી ઉપયોગમાં લઈ શકાય તેવા ડ્રાફ્ટ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ બનાવી શકો છો - મેસેજ બોડીમાં ટેક્સ્ટ ટાઈપ કરો , ઈમેલ ફીલ્ડ્સ ભરો, ફાઈલો જોડો,છબીઓ દાખલ કરો, ઇચ્છિત ફોર્મેટિંગ લાગુ કરો, વગેરે. જ્યારે તમારો સંદેશ તૈયાર હોય, ત્યારે તેને મોકલશો નહીં. તેના બદલે, સાચવો બટન પર ક્લિક કરો અથવા સંદેશને ડ્રાફ્ટ્સ ફોલ્ડરમાં સાચવવા માટે Ctrl + S દબાવો. જો તમારી પાસે તમારા ડ્રાફ્ટ્સ ફોલ્ડરમાં ઘણી બધી આઇટમ્સ છે, તો તમે તમારા નમૂનાઓને અલગ સબફોલ્ડરમાં રાખી શકો છો અથવા તેમને કેટેગરીઝ સોંપી શકો છો.

આગલી વખતે જ્યારે તમે મોકલવા માંગો છો કોઈને ચોક્કસ સંદેશ, તમારા ડ્રાફ્ટ્સ ફોલ્ડરમાં જાઓ અને તે સંદેશ ખોલો. મુખ્ય બાબત એ છે કે તમે તમારો ડ્રાફ્ટ મોકલતા નથી, પરંતુ તેને ફોરવર્ડ કરો છો! ડ્રાફ્ટ ફોરવર્ડ કરતી વખતે, આઉટલુક ભવિષ્યના ઉપયોગ માટે મૂળ સંદેશને રાખીને તેની નકલ બનાવે છે. તદુપરાંત, ડ્રાફ્ટના ટેક્સ્ટની ઉપર કોઈ હેડર માહિતી ઉમેરવામાં આવતી નથી, જેમ કે તે સામાન્ય રીતે ઇનકમિંગ ઇમેઇલ ફોરવર્ડ કરતી વખતે કરવામાં આવે છે. વિષય રેખા પણ "FW:" સાથે પ્રીફિક્સ કરવામાં આવશે નહીં.

તમે વિચારી રહ્યા હશો કે Outlook માં ડ્રાફ્ટ કેવી રીતે ફોરવર્ડ કરવો? તમે વિચારી શકો તે કરતાં ઘણું સરળ :)

• તમારા ડ્રાફ્ટ સંદેશને ડબલ ક્લિક દ્વારા ખોલો.
• કર્સરને કોઈપણ ઈમેલ ફીલ્ડની અંદર મૂકો, બોડીમાં નહીં, અને Ctrl + F દબાવો . વૈકલ્પિક રીતે, તમે Quick Access Toolbar માં Forward બટન ઉમેરી શકો છો અને તેના પર ક્લિક કરી શકો છો.

  

લાભ : બનાવવા, સંપાદિત કરવા અને ગોઠવવા માટે ખૂબ જ અનુકૂળ.

ખામીઓ : તમારા નમૂનાને રાખવા માટે, ડ્રાફ્ટ ફોરવર્ડ કરવાનું યાદ રાખો, તેને મોકલવાનું નહીં.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : Outlook 365 - 2000

વધુ માહિતી : ઉપયોગ કરીનેઆઉટલુક ડ્રાફ્ટ્સ ઈમેલ ટેમ્પલેટ્સ તરીકે

આઉટલુક સિગ્નેચર ટેમ્પ્લેટ્સ

હસ્તાક્ષર એ લેખિત સંચારનું પરંપરાગત ઘટક છે અને મોટાભાગના આઉટલુક વપરાશકર્તાઓ તેમના ઈમેઈલમાં ડિફોલ્ટ હસ્તાક્ષર આપમેળે ઉમેરે છે. પરંતુ એવું કંઈ નથી કે જે તમને એક કરતાં વધુ હસ્તાક્ષર રાખવાથી અને પ્રમાણભૂત સંપર્ક વિગતો સિવાયની માહિતી સહિત રોકે.

તમે સંપૂર્ણ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ તરીકે સહી બનાવી શકો છો અને તેને શાબ્દિક રીતે થોડાક સાથે સંદેશમાં દાખલ કરી શકો છો. ક્લિક્સ ( સંદેશ ટેબ > સહી ).

સાવધાનીનો શબ્દ! સંદેશના ટેક્સ્ટ સિવાય, તમે બનાવો છો તે દરેક હસ્તાક્ષરમાં તમારી પ્રમાણભૂત વિગતો શામેલ કરવાની ખાતરી કરો. જ્યારે તમે કોઈ ચોક્કસ સંદેશ માટે અલગ હસ્તાક્ષર પસંદ કરો છો, ત્યારે ડિફોલ્ટ આપમેળે દૂર થઈ જાય છે.

લાભ : વાપરવા માટે ખૂબ જ ઝડપી અને અનુકૂળ

ખામીઓ : તમે માત્ર મેસેજ બોડીમાં જ માહિતી ઉમેરી શકો છો પરંતુ ઈમેલ ફીલ્ડ્સ પૂર્વવ્યાખ્યાયિત કરી શકતા નથી.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : આઉટલુક 365 - 2000

ઈન્ડ્થ ટ્યુટોરીયલ : આઉટલુક હસ્તાક્ષરો કેવી રીતે બનાવવી અને તેનો ઉપયોગ કરવો

સ્વતઃસુધારો

જો કે સ્વતઃ સુધારણા સુવિધા મૂળરૂપે ટેક્સ્ટ ટેમ્પલેટ્સ તરીકે ઉપયોગમાં લેવા માટે બનાવવામાં આવી ન હતી, તે તમને સોંપેલ કીવર્ડ દ્વારા તરત જ ચોક્કસ ટેક્સ્ટ દાખલ કરવા દે છે અથવા કોડ. તમે તેને ઓટોટેક્સ્ટ અથવા ક્વિક પાર્ટ્સના સરળ સંસ્કરણ તરીકે વિચારી શકો છો.

તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે અહીં છે: તમે અમુક ટેક્સ્ટને કીવર્ડ અસાઇન કરો છો, જે લાંબા સમય સુધી હોઈ શકે છેતમને ગમે છે (વાજબી રીતે અલબત્ત) અને તમે પસંદ કરો તે કોઈપણ રીતે ફોર્મેટ કરો. સંદેશમાં, તમે કીવર્ડ ટાઈપ કરો છો, એન્ટર કી અથવા સ્પેસ બાર દબાવો છો અને કીવર્ડ તરત જ તમારા ટેક્સ્ટ સાથે બદલાઈ જાય છે.

ઓટો કરેકટ સંવાદ વિન્ડો ખોલવા માટે, આગળ વધો ફાઇલ ટેબ > વિકલ્પો > મેઇલ > જોડણી અને સ્વતઃસુધારો… બટન > પ્રૂફિંગ > સ્વતઃ સુધારણા વિકલ્પો… બટન.

નવી એન્ટ્રી ગોઠવવા માટે, નીચેના કરો:

• બદલો ફીલ્ડમાં, <ટાઈપ કરો 11>કીવર્ડ , જે એક પ્રકારનો શોર્ટકટ છે જે રિપ્લેસમેન્ટને ટ્રિગર કરશે. ફક્ત તેના માટે કોઈ વાસ્તવિક શબ્દનો ઉપયોગ કરશો નહીં - જ્યારે તમે ખરેખર તે શબ્દ પોતે જ ઇચ્છતા હોવ ત્યારે તમે કીવર્ડને લાંબા લખાણ સાથે બદલવા માંગતા નથી. તમારા કીવર્ડને અમુક વિશિષ્ટ પ્રતીક સાથે ઉપસર્ગ લગાવવો એ સારો વિચાર છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે મહત્વની ચેતવણી માટે #warn , !warn અથવા [warn] નો ઉપયોગ કરી શકો છો!
• માં ફીલ્ડ સાથે, તમારું ટેમ્પલેટ ટેક્સ્ટ લખો.
• જ્યારે થઈ જાય, ત્યારે ઉમેરો ક્લિક કરો.

ટીપ. જો તમને નીચેના સ્ક્રીનશોટની જેમ ફોર્મેટ કરેલ ટેક્સ્ટ જોઈતું હોય, તો પહેલા મેસેજમાં રિપ્લેસમેન્ટ ટેક્સ્ટ ટાઇપ કરો, તેને પસંદ કરો અને પછી સ્વતઃ સુધાર સંવાદ ખોલો. તમારું ટેમ્પલેટ ટેક્સ્ટ આપોઆપ સાથે બોક્સમાં ઉમેરવામાં આવશે. ફોર્મેટિંગ સાચવવા માટે, ખાતરી કરો કે ફોર્મેટ કરેલ ટેક્સ્ટ રેડિયો બટન પસંદ કરેલ છે, અને ઉમેરો ક્લિક કરો.

અને હવે, મેસેજ બોડીમાં #warn ટાઈપ કરો,એન્ટર દબાવો , અને voilà:

લાભ : વન-ટાઇમ સેટઅપ

ખામીઓ : સંખ્યા ટેક્સ્ટ ટેમ્પલેટ્સ તમે યાદ રાખી શકો તેટલા શૉર્ટકટ્સની સંખ્યા સુધી મર્યાદિત છે.

સપોર્ટેડ વર્ઝન : આઉટલુક 365 - 2010

આઉટલુક સ્ટેશનરી

ધ માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુકમાં સ્ટેશનરી સુવિધાનો ઉપયોગ તમારા પોતાના બેકગ્રાઉન્ડ, ફોન્ટ્સ, રંગો વગેરે સાથે વ્યક્તિગત HTML-ફોર્મેટેડ ઈમેઈલ બનાવવા માટે થાય છે. વિવિધ ડિઝાઈન તત્વોને બદલે અથવા વધુમાં, તમે ટેક્સ્ટ પણ શામેલ કરી શકો છો, અને તે આપમેળે દાખલ થઈ જશે. જ્યારે તમે સ્ટેશનરી ફાઇલ પસંદ કરો છો ત્યારે સંદેશમાં.

તમે નવો સંદેશ બનાવવાથી, તેનો લેઆઉટ ડિઝાઇન કરીને અને ટેમ્પલેટ ટેક્સ્ટ ટાઇપ કરીને પ્રારંભ કરો છો. વિષય અથવા અન્ય કોઈપણ ઈમેલ ફીલ્ડને વ્યાખ્યાયિત કરવાનો કોઈ અર્થ નથી કારણ કે જ્યારે સ્ટેશનરીનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, ત્યારે આ માહિતી સંદેશના મુખ્ય ભાગમાં દેખાશે.

જ્યારે તૈયાર હોય, ત્યારે તમારો સંદેશ સાચવો ( ફાઈલ > સાચવો ) HTML ફાઇલ તરીકે અહીં સ્ટેશનરી ફોલ્ડરમાં:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

એકવાર સાચવી લીધા પછી, તમે નીચેની રીતે તમારી સ્ટેશનરી પસંદ કરી શકો છો: હોમ ટેબ > નવી વસ્તુઓ > > વધુ સ્ટેશનરી નો ઉપયોગ કરીને ઈ-મેલ સંદેશ. તાજેતરમાં ઉપયોગમાં લેવાતી સ્ટેશનરી ફાઇલો સીધી જ ઇ-મેલ મેસેજ મેનુમાં દેખાશે:

તમે ચોક્કસ સ્ટેશનરી માટે ડિફોલ્ટ થીમ તરીકે પણ પસંદ કરી શકો છો બધા નવા સંદેશાઓ તમે છો