Tässä opetusohjelmassa tarkastelemme perusteellisesti, miten Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ja aiemmat Outlookit yhdistetään sähköpostitse.

Kun sinun on lähetettävä henkilökohtaisia sähköpostiviestejä useille vastaanottajille, yhdistelmäpostiviesti säästää paljon aikaa. Se sopii erinomaisesti yrityspäivitysten, kausitervehdysten ja vastaavien lähettämiseen niin, että jokainen vastaanottaja saa henkilökohtaisen sähköpostiviestin omilla tiedoillaan tietämättä, kenelle muulle tämä viesti on lähetetty.

Outlookissa on muutamia tapoja tehdä sähköpostisekoitus, ja tarkastelemme jokaista menetelmää tarkemmin.

Mikä on yhdistelmäsähköposti?

Postin yhdistäminen on prosessi, jossa luodaan kullekin vastaanottajalle räätälöityjä massasähköposteja ottamalla tietoja tietokannasta, taulukkolaskentaohjelmasta tai muusta strukturoidusta tiedostosta.

Periaatteessa valmistelet viestimallia laittamalla tarvittaessa paikannussalpaajia, ja yhdistelmäpostiviesti poimii vastaanottajan tiedot (kuten nimen, sähköpostiosoitteen jne.) lähdetiedostosta ja lisää ne sähköpostiviestiin paikannussalpaajien tilalle.

Lopulta kaikki ovat tyytyväisiä - vastaanottajat tuntevat itsensä ainutlaatuisiksi ja arvostetuiksi, kun he saavat yksilöllisen viestin, jossa käsitellään heidän erityisiä huolenaiheitaan, ja sinä nautit paremmasta sitoutumisasteesta ;)

Miten tehdä sähköpostin yhdistäminen Outlookissa

Jos kaikki henkilöt, joille haluat lähettää osoitteen, ovat jo Outlookin yhteystietokansiossa, voit tehdä yhdistelmäsähköpostin suoraan Outlookista. Jaamme koko prosessin kätevästi 6 mielekkääseen vaiheeseen.

Vaihe 1. Valitse Outlookin yhteystiedot

Ensin sinun on valittava, mille yhteystiedoistasi haluat lähettää sähköpostin. Siirry tätä varten Outlookiin Yhteystiedot (CTRL + 3 pikanäppäin vie sinut sinne heti), valitse haluamasi kansio vasemmasta ruudusta ja valitse sitten kiinnostavat henkilöt.

Hyödyllisiä vinkkejä:

• Osoitteeseen nähdä kentät visuaalisesti jota käytetään yhdistämisessä, valitse valintaruutu Puhelin tai Luettelo näkymä Etusivu välilehdellä, kohdassa Nykyinen näkymä ryhmä.
• Voit lajittele yhteystiedot by Luokka , Yritys tai Sijainti napsauttamalla vastaavaa painiketta Näytä välilehti Järjestelyt ryhmä.
• Sillä vain asiaankuuluvat yhteystiedot näkyvät , tee haku yrityksen, maan tai kategorian perusteella.
• Outlookin yhteystiedoissa on yhteensä 92 kenttää, joista monet ovat tyhjiä. Helpottaaksesi yhdistelmäsähköpostin käyttöä, voit näyttää vain asiaankuuluvat kentät ja käytä sitten nykyisen näkymän kenttiä yhdistämiseen.
• Osoitteeseen poista epäolennaiset sarakkeet näkymästä, napsauta sarakkeen nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista tämä sarake .
• Osoitteeseen lisää sarakkeita nykyiseen näkymään, napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sarakkeen nimeä, valitse Näytä asetukset > Pylväät... .

Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät Outlookin yhteystiedot ryhmiteltyinä luokittain, ja niissä on myös Liiketoiminta luokan yhteystiedot valittu:

Vaihe 2. Käynnistä sähköpostisekoitus Outlookissa

Kun yhteystiedot on valittu, siirry Etusivu tab> Toimet ryhmää ja napsauta Yhdistelmäsähköposti nappi.

Vaihe 3. Määritä sähköpostisekoitus Outlookissa

Vuonna Yhdistelmäpostin yhteystiedot valintaikkunassa, valitse sinulle parhaiten sopivat vaihtoehdot.

osoitteessa Yhteystiedot Valitse yksi seuraavista:

• Kaikki yhteystiedot nykyisessä näkymässä - jos olet suodattanut näkymän niin, että vain kohdeyhteystiedot näkyvät.
• Vain valitut yhteystiedot - jos olet valinnut yhteystiedot, joille haluat lähettää sähköpostia.

osoitteessa Yhdistettävät kentät Valitse joko:

• Kaikki yhteystietokentät - jos haluat, että kaikkia yhteystietokenttiä käytetään yhdistämisessä.
• Yhteydenottokentät nykyisessä näkymässä - jos olet määrittänyt näkymän niin, että vain yhdistämisessä mukana olevat kentät näytetään.

osoitteessa Asiakirjatiedosto Valitse joko:

• Uusi asiakirja - luodaksesi asiakirjatiedoston tyhjästä.
• Olemassa oleva asiakirja - selataksesi olemassa olevaa asiakirjaa, jota haluat käyttää yhdistämisessä.

osoitteessa Yhteystietotiedosto , valitse Pysyvä tiedosto valintaruutu, jos haluat tallentaa valitut yhteystiedot ja kentät myöhempää käyttöä varten. Pilkulla erotetut tiedot tallennetaan Word-asiakirjaan (*.doc).

Määritä Yhdistämisvaihtoehdot tällä tavalla:

• Osoitteessa Asiakirjan tyyppi , valitse Lomakekirjeet .
• Osoitteessa Yhdistäminen , valitse Sähköposti .
• Osoitteessa Viestin aihe Kirjoita haluamasi aihe (voit muokata sitä myöhemmin).

Tässä ovat esimerkkipostiaineistomme asetukset:

Huomautus. Jos olet valinnut Yhteydenottokentät nykyisessä näkymässä -vaihtoehto Varmista, että kaikki yhdistämiseen tarkoitetut kentät (mukaan lukien Sähköposti kenttä!) näytetään nykyisessä näkymässä.

Kun olet valmis, napsauta OK Tämä avaa yhdistelmäasiakirjan Wordissa.

Vaihe 4. Luo sähköpostisekoitusasiakirja Wordissa.

Normaalisti asiakirja avautuu Wordissa, jossa on Postitukset välilehti valittuna, valmiina valitsemaan sulauta kentät Voit ajatella, että ne ovat eräänlaisia paikanvartijoita, jotka kertovat Wordille, mihin henkilökohtaiset tiedot lisätään.

Voit lisätä yhdistelmäkentän asiakirjaan käyttämällä jotakin näistä painikkeista asiakirjan Kirjoita & Lisää kentät ryhmä:

Lisää tervehdys

Koska kaikki hyvä viestintä alkaa tervehdyksellä, tämä on se, mitä sinun on lisättävä ensimmäiseksi. Napsauta siis painiketta Tervehdysrivi painiketta nauhassa ja valitse haluamasi tervehdysmuoto sähköpostia varten. Määritä lisäksi, mitä tervehdystä käytetään, kun tietystä vastaanottajasta ei löydy tietoja.

Klikkaa OK , ja sinulla on "GreetingLine" asiakirjaan lisättävä paikanhaltija.

Hyödyllisiä vinkkejä:

• Oletusarvoisen " Rakas ", voit kirjoittaa minkä tahansa haluamasi tervehdyksen, kuten " Hei , " Hei " jne.
• osoitteessa Esikatselu , napsauta Seuraava / Edellinen painiketta nähdäksesi tarkalleen, miltä tervehdysrivi näyttää kullekin vastaanottajalle.
• Jos tervehdysrivin tiedot ovat väärin, napsauta painiketta Ottelukentät painiketta oikean kentän tunnistamiseksi.
• Samalla tavalla voit lisätä Osoitelohko tarvittaessa.

Kirjoita viestin teksti

Paina Enter-näppäintä aloittaaksesi uuden rivin asiakirjassasi ja kirjoita viestisi teksti. Muista lisätä allekirjoitus loppuun, sillä Outlookin oletusarvoista allekirjoitusta ei lisätä.

Lisää yhdistelmäkentät

Jos haluat sisällyttää viestiin muita henkilökohtaisia tietoja, lisää vastaavat yhdistelmäkentät tarvittaessa. Näin toimitaan:

1. Aseta kursori juuri siihen kohtaan, johon haluat lisätä tietyn tiedon.
2. Napsauta Lisää sulautuskenttä painiketta nauhassa.
3. Valitse avautuvassa valintaikkunassa haluttu kenttä ja napsauta sitten painiketta Lisää .
4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, napsauta Sulje sulkeaksesi valintaikkunan.

Esimerkkinä lisäämme matkapuhelimen:

Kun kaikki on tehty, lopullinen asiakirjasi voi näyttää suunnilleen tältä:

Vihje. Jos joitakin tärkeitä kenttiä puuttuu lomakkeesta Lisää sulautuskenttä valintaikkunassa, vaikka olet melko varma, että olet määrittänyt yhteystiedot oikein Outlookissa, yritä ensin viedä Outlookin yhteystiedot Exceliin ja käytä sitten Excel-taulukkoa tietolähteenä. Valitettavasti et koskaan tiedä tarkalleen, mitä Outlookin sisällä tapahtuu :(

Vaihe 5. Esikatsele yhdistelmäsähköpostin tuloksia

Ennen kuin lähetät personoidut sähköpostiviestit, on hyvä idea esikatsella tuloksia varmistaaksesi, että jokaisen sähköpostiviestin sisältö on kunnossa. Voit tehdä sen napsauttamalla painiketta Tulosten esikatselu painiketta Postitukset välilehdellä ja käytä sitten nuolipainikkeita kaikkien sähköpostien tarkasteluun.

Vaihe 6. Lähetä henkilökohtainen irtosähköposti

Vielä pari klikkausta, ja postituksesi ovat matkalla.

1. On Postitukset välilehdellä, kohdassa Viimeistely ryhmää, klikkaa Viimeistely & Yhdistäminen ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviestejä... .

Klikkaamalla OK lähettää sähköpostin Lähtevät-kansioon. Lähetys suoritetaan nykyisten asetusten mukaan: heti yhteyden muodostamisen yhteydessä tai N minuutin välein.

Vihje. Jos etsit Outlook Mail Merge liitetiedoston kanssa , kokeile jaettuja sähköpostimalleja, jotka sisältävät tämän ja monia muita hyödyllisiä ominaisuuksia.

Kuinka yhdistää sähköpostia Wordista Outlookin yhteystietojen avulla

Jos sähköpostin teksti on jo kirjoitettu Wordiin, voit aloittaa yhdistelyprosessin sieltä. Lopputulos on täsmälleen sama kuin Outlookista aloitettuna.

Wordissa voit tehdä yhdistelmän kahdella tavalla: käyttämällä ohjatun yhdistelmän ohjelmaa tai nauhan vastaavia vaihtoehtoja. Jos teet yhdistelmän ensimmäistä kertaa, ohjatun toiminnon ohjeista voi olla hyötyä, joten aiomme käyttää sitä.

1. Luo Wordissa uusi asiakirja. Voit kirjoittaa viestin tekstin heti tai jatkaa tyhjällä asiakirjalla.
2. Aloita Ohjattu yhdistely . Tätä varten siirry osoitteeseen Postitukset välilehteä ja napsauta Aloita yhdistelmäpostitus > Ohjattu vaiheittainen yhdistämissähköpostitoiminto .

Miten tehdä sähköpostin yhdistäminen Excel-tietolähteestä?

Jos sähköpostisekoituksen tiedot on tallennettu Outlookin ulkopuolelle, voit käyttää Excel-taulukkoa tai Access-tietokantaa tietolähteenä, kun teet sähköpostisekoituksen Wordissa. Vaiheet ovat täsmälleen samat kuin yllä olevassa esimerkissä. Ainoa ero on Ohjatun sähköpostisekoituksen vaiheessa 4, jossa valitset Käytä olemassa olevaa luetteloa ja etsi sitten Excel-tiedosto.

Tässä esimerkissä käytetään seuraavaa Excel-taulukkoa:

Tuloksena saat tämän henkilökohtaisen viestin:

Jos tunnet tarvitsevasi yksityiskohtaisempia ohjeita, tutustu tähän alusta loppuun -oppaaseen: Miten Excelistä Wordiin yhdistetään sähköpostiviestit.

Outlook Mail Merge -lisäosa personoituja massapostituksia varten

Jos etsit tapaa lähettää räätälöityjä irtosähköpostikampanjoita henkilökohtaisesta Outlook-postilaatikostasi, arvostat varmasti jaettuihin sähköpostimalleihimme sisältyvää upouutta Mail Merge -ominaisuutta. Miten se eroaa Outlookin ominaisuudesta? Tässä ovat keskeiset seikat:

• Voit luoda ja suorittaa sarjapostikampanjoita suoraan Outlookissa. ilman Wordia tai jokin muu sovellus.
• Voit lisätä liitteet ja kuvat yhdistelmäsähköpostiin.
• Voit luoda vankkoja ja kauniita malleja sisäänrakennetun mallin avulla. postimerkkimallien yhdistelymallit tai omia HTML-pohjaisia.
• Voit personoida massapostituksesi millä tahansa tavalla. mukautetut yhdistelmäkentät .
• Seuraavien tekijöiden vuoksi mukautuvat pohjapiirrokset , viestisi näyttävät hyvältä missä tahansa sähköpostiohjelmassa, olipa se sitten Outlook for Windows, Gmail tai Apple Mail.
• Yhdistelmäpostia voidaan käyttää mikä tahansa Outlook-sovellus : Windowsille, Macille ja Outlook Online.

Sanotaan, että katse kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, joten katsotaanpa sitä käytännössä :)

1. Tee postituslista Excel-taulukkoon.

Jakelulista on Excel-taulukko, joka sisältää vastaanottajien sähköpostiosoitteet ja henkilötiedot yhdistelmäkenttiä varten.

• Työkirja on tallennettava OneDriveen.
• Kaikkien tietojen on oltava Excel-taulukossa.
• Sähköpostiosoitteet on sijoitettava vasemmanpuoleisimpaan sarakkeeseen nimellä Sähköposti .

Tässä on Excel-taulukko, jota käytämme tässä esimerkissä:

2. Luo sähköpostisekoitusmalli

Voit luoda sarjapostimallin seuraavasti:

1. Napsauta Shared Email Templates (Jaetut sähköpostimallit) -ruudussa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa mallikansiota ja valitse sitten Shared Email Templates (Jaetut sähköpostimallit). Uusi Mail Merge -malli kontekstivalikosta:

   

2. Valitse jokin valmiista asetteluista tai valitse Mukautettu HTML liittääksesi oman mallisi ja valitse sitten Seuraava :

   

3. Valitse haluamasi väriteema ja napsauta Viimeistely :

   

4. Yhdistelmäsähköpostimalli on valmiina käyttöä varten - korvaa vain tekstien, kuvien ja hyperlinkkien paikat oikeilla teksteillä, kuvilla ja hyperlinkkeillä.

Vihje. Kun kopioit toisesta lähteestä, voit liittää tekstin ilman muotoiluja Ctrl + Shift + V -pikanäppäimellä.

3. Personoi sähköpostimalli yhdistelmäkenttien avulla.

Sähköpostin personointi tehdään käyttämällä apuna ~%MergeField makro. Verkkodokumenteistamme löydät yksityiskohtaiset käyttöohjeet. Tässä näytän vain tuloksen:

Kuten näet, olemme lisänneet kaksi yhdistelmäkenttää: Etunimi ja Linkki . Ensimmäinen on ilmeinen - se ottaa tiedot osoitteesta Etunimi sarakkeessa osoitetaan jokaiselle yhteystiedolle nimi. Toinen on paljon mielenkiintoisempi - se luo yksittäinen linkki kunkin vastaanottajan osalta verkkosivun osoitteen perusteella, joka on Linkki Koska emme halua vain lisätä yhteystietokohtaista url-osoitetta, vaan tehdä siitä kauniin hyperlinkin, vaihdamme HTML-katseluohjelmaan ja sijoitamme makron sisälle href attribuutti näin:

tilaussuunnitelma

Vinkki. lisätä liitetiedoston yhdistelmäpostiin, käytä jotakin seuraavista vaihtoehdoista ~%Attach Täydellinen luettelo käytettävissä olevista makroista on täällä.

4. Miten perustetaan yhdistelmäpostikampanja Outlookissa?

Yhdistelmäkampanjan perustaminen on lastenleikkiä - kaikki palaset vain laitetaan yhteen:

1. Nimeä uusi kampanjasi.
2. Kirjoita tekstiä varten Aihe linja.
3. Määritä valinnaisesti sähköpostiosoite vastauksia varten.
4. Tuo postituslistasi.
5. Valitse sähköpostimalli.
6. Aikatauluta sähköpostien massalähetys myöhempään ajankohtaan tai aloita heti.

Kun personoidut massalähetyksesi lähtevät, voit olla täysin varma, että jokainen sähköposti näyttää hyvältä riippumatta siitä, minkä sähköpostiohjelmasovelluksen vastaanottaja avaa sen (tietenkin, jos olet käyttänyt mukautuvia ulkoasujamme).

Outlook Mail Merge sähköpostin rajoitukset

Outlookissa itsessään ei ole vastaanottajien enimmäismäärää koskevaa rajoitusta. Tällaisia rajoituksia on kuitenkin Office 365:ssä ja Outlook.comissa.

Outlook 365

• 10 000 vastaanottajaa päivässä
• 30 sähköpostia minuutissa

Lisätietoja on kohdassa Microsoft 365:n vastaanotto- ja lähetysrajoitukset.

Outlook.com

Ilmaisten tilien rajoitukset vaihtelevat käyttöhistorian mukaan.

Microsoft 365:n tilaajille rajoitukset ovat seuraavat:

• 5000 päivittäistä vastaanottajaa
• 1 000 päivittäistä ei-suhdevastaanottajaa (eli joku, jolle et ole koskaan aiemmin lähettänyt sähköpostia).

Lisätietoja on kohdassa Rajojen lähettäminen Outlook.comissa.

Lisäksi lähtevien viestien lukumäärälle asetetaan rajoituksia seuraavasti Internet ja sähköpostipalvelujen tarjoajat vähentää roskapostia ja estää sähköpostipalvelimien ylikuormittumisen. Ennen kuin teet yhdistelmäsähköpostin, tarkista sähköpostin ylläpitäjältäsi tai Internet-palveluntarjoajaltasi, kuinka monta sähköpostiviestiä saat lähettää päivässä ja tunnin sisällä. Yleensä et todennäköisesti joudu ongelmiin, kunhan pysyt alle 500 viestin päivässä.

Siinä on, miten Outlookin yhdistelmäpostia käytetään. Kiitän sinua lukemisesta ja odotan innolla, että tapaamme sinut blogissamme ensi viikolla!