Haluaisin jatkaa kierrostamme jaetuissa sähköpostimalleissa ja kertoa sinulle lisää kuvien lisäämisestä. Lisäosamme tukee toista verkkovarastoa, jota voit käyttää kuvillesi - SharePointia. Kerron sinulle tästä alustasta, opetan sijoittamaan kuvia sinne ja näytän, miten ne lisätään Outlook-viestiin.

Tutustu jaettuihin sähköpostimalleihin

Haluaisin omistaa tämän opetusohjelman ensimmäisen luvun pienelle esittelylle jaetuista sähköpostimalleista. Loimme tämän lisäosan, jotta voit välttää toistuvia tehtäviä, kuten saman tekstin liittämisen tai kirjoittamisen sähköpostista toiseen. Sinun ei tarvitse soveltaa uudelleen kadonneita muotoiluja, lisätä hyperlinkkejä uudelleen ja liittää kuvia uudelleen. Yksi napsautus ja olet valmis! Yksi napsautus ja sinulla on täydellisesti muotoiltuSähköposti on valmis. Kaikki tarvittavat tiedostot ovat liitteenä, kuvat - liitetty. Sinun tarvitsee vain lähettää se.

Koska tämä käsikirja on omistettu kuvien lisäämiselle, näytän sinulle yhden tavan upottaa kuva malliin, jotta voit liittää sen Outlook-viestiin. Opit työskentelemään SharePointissa, jakamaan tiedostoja ja kansioita siellä ja lisäämään ne Outlookiin käyttämällä erityistä makroa. Usko minua, se on vaikeammin sanottu kuin tehty :)

Katsotaanpa, miltä se näyttää yksinkertaisen esimerkin avulla. Kun joulunpyhät ovat tulossa, olisi mukavaa lähettää ihana viesti kaikille sukulaisille, ystäville, kollegoille ja kaikille muille yhteystietojesi käyttäjille. Mutta ajatus saman tekstin liittämisestä ja värittämisestä sekä saman kuvan lisäämisestä ja koon muuttamisesta saattaa tehdä sinut hulluksi. Kuulostaa erittäin tylsältä tehtävältä juhlapyhien aikaan.

Jos tämä tapaus kuulostaa edes hieman tutulta, Shared Email Templates on sinua varten. Luot mallin, käytät tarvittavia muotoiluja, lisäät haluamasi kuvan ja tallennat sen. Sinun tarvitsee vain liittää tämä malli viestiin. Saat lähetysvalmiin sähköpostin yhdellä klikkauksella.

Käyn läpi koko prosessin - SharePointin avaamisesta sähköpostin liittämiseen kuvan upottamiseen tarkoitetun makron avulla - jotta voit varmistaa, ettei ajan säästäminen ole vaikeaa :)

Henkilökohtaisen SharePoint-ryhmän luominen ja sen sisällön jakaminen

Tänään liitämme kuvia SharePointista, Microsoftin tarjoamasta verkkoalustasta. Se on vähemmän yleinen mutta kätevä alusta tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen kollegoiden kanssa. Sijoitetaan sinne muutamia kuvia ja katsotaan, miten se toimii.

Vihje: Jos tiedät varmasti käyttäjät, joiden kanssa haluat jakaa tiedostot, ja haluat luoda yhteisen ryhmän kaikille, ohita ensimmäinen osa ja siirry suoraan jaetun ryhmän luomiseen. Jos kuitenkin haluat, että kyseessä on henkilökohtaisen ryhmän jaettu kansio, jatka lukemista.

Luo henkilökohtainen SharePoint-ryhmä

Avaa office.com, kirjaudu sisään, napsauta sovelluksen käynnistyskuvaketta ja valitse sieltä SharePoint:

Napsauta Luo sivusto painiketta ja valitse joko Tiimi-sivusto (jos haluat jakaa tiedostot tiettyjen henkilöiden kanssa) tai Viestintäsivusto (jos olet luomassa työpaikkaa koko organisaatiolle):

Anna sivustollesi nimi, lisää kuvaus ja napsauta kohtaa Viimeistely .

Näin luodaan yksityinen ryhmä, joka on vain sinun käytettävissäsi. Voit lisätä tiedostoja henkilökohtaiseen käyttöön ja jakaa kansioita tarvittaessa muiden kanssa.

Lisää tiedostoja SharePoint-kansioon

Neuvoni olisi, että kaikki kuvat kerättäisiin yhteen kansioon. Sinun olisi paljon helpompi löytää ja liittää ne malliin, ja jos päätät korvata tai poistaa joitakin kuvia, se ei ole lainkaan ongelma.

Jotta saat kaikki kuvat kerättyä yhteen paikkaan ja ne ovat valmiina käytettäväksi jaetuissa sähköpostimalleissa, luo uusi kansio osoitteessa Asiakirjat välilehti:

Lataa sitten tarvittavat tiedostot uuteen kansioon:

Vaihtoehtoisesti voit yksinkertaisesti vetää ja pudottaa tiedostot SharePoint-kansioon, jolloin ne lisätään.

Henkilökohtaisen SharePoint-kansion jakaminen kollegoiden kanssa

Jos et ole ainoa, joka aikoo käyttää näitä kuvia malleissa, sinun on jaettava ne tiimisi kanssa. Jos olet jo lisännyt heidät omistajiksi/toimittajiksi sivustoa luodessasi, olet valmis :) Jätä tämä vaihe väliin ja siirry suoraan lisäämään kuva Outlookiin.

Jos olet kuitenkin unohtanut lisätä muita jäseniä sivustollesi tai sinulla on uusia käyttäjiä, joiden kanssa haluaisit jakaa tiedostoja, jatka lukemista.

Kuten olen jo maininnut, on paljon kätevämpää, että kaikki kuvat, joita haluat käyttää malleissa, ovat yhdessä kansiossa. Löydät ne nopeasti ja voit muokata niitä tarvittaessa. Ja jos haluat, että muutkin voivat käyttää samoja malleja, joissa on näitä kuvia, sinun tarvitsee vain jakaa koko kansio heidän kanssaan:

1. Valitse tarvittava kansio, paina kolmen pisteen kuvaketta ja valitse sitten Hallitse pääsyä :
2. Napsauta plus-merkkiä ja kirjoita joukkuetovereiden nimet tai sähköpostiosoitteet, jolloin he saavat pääsyn (katselu- tai muokkausoikeudet, riippuu sinusta) erityiskansioon:

Vinkki: Jos haluat jakaa vain muutaman kuvan kollegoiden kanssa, avaa kansio, etsi halutut kuvat ja jaa ne yksi kerrallaan. Menettely on sama: kolme pistettä -> Hallitse käyttöoikeuksia -> plusmerkki -> käyttäjät ja käyttöoikeudet -> Myönnä käyttöoikeus. Valitettavasti ei ole mahdollista jakaa muutamaa tiedostoa kerralla, joten joudut käymään tämän prosessin läpi useita kertoja.

Luo jaettu ryhmä kaikille tiimin jäsenille

Jos tiedät varmasti, keiden kanssa aiot jakaa malleja, ja haluat yhteisen säilytyspaikan tiedoillesi, luo jaettu ryhmä. Tällöin jokaisella jäsenellä on pääsy kaikkeen sisältöön, eikä tiedostokansioita tarvitse jakaa erikseen.

Avaa SharePoint ja siirry osoitteeseen Luo sivusto -> Joukkueen sivusto ja lisätä uusia omistajia tai jäseniä tiimiisi:

Vihje: Jos haluat jakaa tietoja koko organisaation kanssa, luo sen sijaan viestintäsivusto.

Nyt voit aloittaa tiedostojen lataamisen. Voit tehdä sen kahdella tavalla:

• Mene osoitteeseen Asiakirjat välilehdellä, lisää kansio ja aloita sen täyttäminen jaetuissa sähköpostimalleissa käytettävillä tiedostoilla.
• Klikkaa Uusi -> Dokumenttikirjasto ja täytä kirjasto haluamallasi sisällöllä:

Jos sinulla on uusia ryhmän jäseniä tai haluat poistaa entisen joukkuetoverisi jaetusta ryhmästäsi, napsauta painiketta Jäsenet painiketta ikkunan oikeassa yläkulmassa ja hallinnoi ryhmän jäsenyyttä siellä:

Kun olet valmis, palataan takaisin Outlookiin ja yritetään lisätä kuvia.

Kuvan lisääminen SharePointista Outlook-viestiin

Kun kuvasi on ladattu ja jaettu, sinun on otettava vielä yksi askel lisätäksesi ne malleihisi. Tätä vaihetta kutsutaan ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] -makroksi. Anna minun opastaa sinua tästä:

1. Käynnistä Shred Email Templates, avaa uusi malli ja valitse ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] valikosta Lisää makro lista:
2. Kirjaudu sisään SharePointiin, siirry tarvittavaan kansioon, valitse valokuva ja paina painiketta Valitse :

   Huomaa, että jaetut sähköpostimallit tukevat seuraavia formaatteja: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Määritä kuvan koko (pikseleinä) tai jätä se ennalleen ja napsauta sitten painiketta Lisää .

Jos et löydä oikeaa kuvaa, tarkista uudelleen, että se vastaa tuettuja formaatteja ja että olet kirjautunut oikealle SharePoint-tilille. Jos huomaat, että olet kirjautunut vahingossa väärälle tilille, napsauta vain " Vaihda SharePoint-tiliä " -kuvaketta uudelleen kirjautumiseen:

Kun makro on lisätty malliisi, näet ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT-makron, jossa on satunnaisia merkkejä hakasulkeissa. Se olisi tiedoston yksilöllinen polku sen sijaintiin SharePointissa.

Vaikka se näyttää jonkinlaiselta bugilta, täysin normaali kuva liitetään sähköpostin runkoon.

Unohditko jotain?

Olemme tehneet parhaamme, jotta lisäosa olisi mahdollisimman käyttäjäystävällinen. Olemme luoneet työkalun, jossa on selkeä käyttöliittymä, yksinkertaiset mutta kätevät vaihtoehdot ja lempeät muistutukset, jos olet unohtanut jonkin vaiheen.

Koska puhumme jaetuista kuvista jaetuista kansioista, voi tulla esiin muutamia ilmoituksia. Olet esimerkiksi luonut SharePointissa henkilökohtaisen kansion, luonut tiimin jaetuissa sähköpostimalleissa ja luonut muutaman mallin makrolla ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Jos olet lukenut tämän artikkelin huolellisesti, olet varmasti huomannut, että jotain puuttuu. Kyllä.kansiota ei ole vielä jaettu muiden kanssa. Tässä tapauksessa lisäosa varoittaa sinua, kun liität mallin, näet seuraavan viestin:

Se on vain ystävällinen muistutus siitä, että sinun on jaettava tiedostot muiden kanssa tai valittava sen sijaan toinen kuva jaetusta kansiosta. Mitä kuvaan tulee, ei hätää, se lisätään sähköpostiisi heti, kun napsautat Sulje.

Jos kuitenkin sinä liität mallin ja jakamattoman kuvan, viesti näyttää erilaiselta:

Kuvaa ei lisätä ennen kuin kansion omistaja antaa sinulle vastaavat oikeudet.

Siinä kaikki, mitä halusin kertoa sinulle ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] -makrosta tänään, kiitos lukemisesta. Jos päätät kokeilla jaettuja sähköpostimallejamme, asenna se vapaasti Microsoft Storesta. Jos sinulla on palautetta jaettavaksi, jätä muutama sana kommenttiosioon ;)