Ohjeessa selitetään Excelin SUBTOTAL-toiminnon erityispiirteet ja näytetään, miten käytetään välisummakaavoja näkyvissä soluissa olevien tietojen tiivistämiseen.

Edellisessä artikkelissa käsiteltiin automaattista tapaa lisätä välisummia Excelissä käyttämällä välisummaominaisuutta. Tänään opit, miten voit kirjoittaa välisummakaavoja itse ja mitä etuja siitä on.

Excelin välisumma-toiminto - syntaksi ja käyttötarkoitukset

Microsoft määrittelee Excelin SUBTOTAL-toiminnon funktioksi, joka palauttaa välisumman luettelossa tai tietokannassa. Tässä yhteydessä "välisumma" ei ole vain numeroiden laskemista yhteen määritellyllä solualueella. Toisin kuin muut Excelin funktiot, jotka on suunniteltu tekemään vain yhtä tiettyä asiaa, SUBTOTAL on hämmästyttävän monipuolinen - se voi suorittaa erilaisia aritmeettisia ja loogisia operaatioita, kuten solujen laskemista, keskiarvon laskemista,minimi- tai maksimiarvon etsiminen ja paljon muuta.

SUBTOTAL-toiminto on käytettävissä kaikissa Excel 2016-, Excel 2013-, Excel 2010-, Excel 2007- ja alempien Excel-versioiden versioissa.

Excelin SUBTOTAL-funktion syntaksi on seuraava:

Missä:

• Function_num - numero, joka määrittää, mitä funktiota käytetään välisumman laskemiseen.
• Ref1, Ref2, ... - yksi tai useampi solu tai alue, josta vähennetään yhteenlaskua. Ensimmäinen ref-argumentti on pakollinen, muut (enintään 254) ovat valinnaisia.

Function_num-argumentti voi kuulua johonkin seuraavista sarjoista:

• 1 - 11 jättää suodatetut solut huomiotta, mutta sisältää manuaalisesti piilotetut rivit.
• 101 - 111 jättää huomiotta kaikki piilotetut solut - suodatetaan ja piilotetaan manuaalisesti.

Itse asiassa kaikkia funktioiden numeroita ei tarvitse muistaa ulkoa. Heti kun alat kirjoittaa välisummakaavaa soluun tai kaavariville, Microsoft Excel näyttää luettelon käytettävissä olevista funktioiden numeroista.

Esimerkiksi näin voit tehdä kaavan Välisumma 9 laskemaan yhteen solujen C2-C8 arvot:

Jos haluat lisätä kaavassa funktion numeron, kaksoisnapsauta sitä, kirjoita pilkku, määritä alue, kirjoita sulkeutuva sulku ja paina Enter. Valmis kaava näyttää tältä:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Vastaavalla tavalla voit kirjoittaa kaavan Välisumma 1 saadaksesi keskiarvon, Välisumma 2 laskeaksesi solut, joissa on numeroita, Välisumma 3 laskeaksesi muut kuin tyhjät solut ja niin edelleen. Seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy muutamia muita kaavoja toiminnassa:

Huomautus: Kun käytät välisummakaavaa yhteenvetotoiminnon, kuten SUMMA tai KESKIARVO, kanssa, se laskee vain solut, joissa on numeroita, eikä huomioi tyhjiä kohtia tai soluja, jotka sisältävät muita kuin numeerisia arvoja.

Nyt kun tiedät, miten Excelissä luodaan välisummakaava, tärkein kysymys on, miksi sen opetteleminen on niin vaivalloista? Miksi ei yksinkertaisesti käytetä tavallista funktiota, kuten SUM, COUNT, MAX jne.? Löydät vastauksen heti alta.

Top 3 syytä käyttää SUBTOTALia Excelissä

Perinteisiin Excel-funktioihin verrattuna SUBTOTAL tarjoaa seuraavat merkittävät edut.

1. Laske arvot suodatetuilla riveillä.

Koska Excelin SUBTOTAL-toiminto ei huomioi suodatettujen rivien arvoja, voit käyttää sitä dynaamisen yhteenvedon luomiseen, jossa välisumma-arvot lasketaan automaattisesti uudelleen suodattimen mukaan.

Jos esimerkiksi suodatamme taulukon näyttämään vain itäisen alueen myynnin, välisumman kaava mukautuu automaattisesti siten, että kaikki muut alueet poistetaan kokonaissummasta:

Huomautus: Koska molemmat toimintojen numerosarjat (1-11 ja 101-111) eivät ota huomioon suodatettuja soluja, voit käyttää tässä tapauksessa joko kaavaa Välisumma 9 tai Välisumma 109.

2. Laske vain näkyvät solut

Kuten muistat, välisummakaavat, joiden function_num 101-111, jättävät huomiotta kaikki piilotetut solut - suodatetut ja piilotetut manuaalisesti. Kun siis käytät Excelin Piilota-toimintoa poistaaksesi epäolennaiset tiedot näkyvistä, käytä funktioita numero 101-111, jotta piilotettujen rivien arvot jätetään pois välisummista.

Seuraava esimerkki auttaa sinua ymmärtämään paremmin, miten se toimii: Välisumma 9 vs. Välisumma 109.

3. Jätä arvot huomiotta sisäkkäisissä välisummakaavoissa.

Jos Excelin välisummakaavaan syötetty alue sisältää muita välisummakaavoja, nämä sisäkkäiset välisummat jätetään huomiotta, joten samoja lukuja ei lasketa kahteen kertaan. Eikö olekin mahtavaa?

Alla olevassa kuvakaappauksessa Grand Average -kaava on seuraava VÄLISUMMA(1, C2:C10) jättää huomiotta soluissa C3 ja C10 olevien välisummakaavojen tulokset, ikään kuin olisit käyttänyt keskiarvokaavaa, jossa on kaksi erillistä aluetta. KESKIARVO(C2:C5, C7:C9) .

Välisumman käyttäminen Excelissä - kaavaesimerkkejä

Kun törmäät SUBTOTALiin ensimmäistä kertaa, se saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, hankalalta ja jopa turhalta. Mutta kun pääset asiaan, huomaat, että sen hallitseminen ei olekaan niin vaikeaa. Seuraavat esimerkit näyttävät sinulle pari hyödyllistä vinkkiä ja inspiroivia ideoita.

Esimerkki 1. Välisumma 9 vs. Välisumma 109

Kuten jo tiedät, Excelin SUBTOTAL hyväksyy kaksi sarjaa funktioiden numeroita: 1-11 ja 101-111. Molemmat sarjat jättävät suodatetut rivit huomiotta, mutta numerot 1-11 sisältävät manuaalisesti piilotetut rivit, kun taas 101-111 jättävät ne huomiotta. Jotta ymmärtäisit eron paremmin, tarkastellaan seuraavaa esimerkkiä.

Yhteensä suodatetut rivit voit käyttää joko Välisumma 9- tai Välisumma 109-kaavaa, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa on esitetty:

Mutta jos on piilotettu epäolennaiset kohteet manuaalisesti käyttämällä Piilota rivit komento Etusivu tab> Solut ryhmä> Muotoilu > Piilota &; Poista piilosta , tai klikkaamalla rivejä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla sitten Piilota , ja nyt haluat laskea yhteen vain näkyvillä riveillä olevat arvot, ainoa vaihtoehto on Välisumma 109:

Muut funktioluvut toimivat samalla tavalla. Esimerkiksi laskeaksesi tyhjät suodatetut solut , joko kaava Välisumma 3 tai Välisumma 103 riittää. Mutta vain kaava Välisumma 103 voi laskea näkyvät ei-aukot oikein, jos niitä on. piilotettu rivit alueella:

Huomautus: Excelin SUBTOTAL-funktio, jonka function_num on 101-111, jättää huomiotta piilotetuilla riveillä olevat arvot, mutta ei piilotetuilla riveillä olevia arvoja. piilotetut sarakkeet Jos käytät esimerkiksi kaavaa kuten VÄLISUMMA(109, A1:E1) summataksesi vaakasuoralla alueella olevia lukuja, sarakkeen piilottaminen ei vaikuta välisummaan.

Esimerkki 2. IF + SUBTOTAL tietojen dynaamiseksi yhteenvedoksi.

Jos olet luomassa yhteenvetoraporttia tai kojelautaa, jossa sinun on näytettävä erilaisia yhteenvetotietoja, mutta sinulla ei ole tilaa kaikelle, seuraava lähestymistapa voi olla ratkaisu:

• Tee yhteen soluun pudotusluettelo, joka sisältää funktioiden nimet, kuten Total, Max, Min ja niin edelleen.
• Kirjoita pudotusvalikon vieressä olevaan soluun sisäkkäinen IF-kaava, jossa on pudotusvalikossa olevien toimintojen nimiä vastaavat upotetut välisummafunktiot.

Oletetaan esimerkiksi, että vähennettävät arvot ovat soluissa C2:C16 ja avattava luettelo A17 sisältää seuraavat arvot Yhteensä , Keskimääräinen , Max ja Min kohteet, "dynaaminen" välisumman kaava on seuraava:

=IF(A17="yhteensä", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="keskiarvo", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Ja nyt, riippuen siitä, minkä toiminnon käyttäjä valitsee pudotusvalikosta, vastaava Välisumma-toiminto laskee arvot suodatetuille riveille:

Vihje: Jos pudotusluettelo ja kaavasolu yhtäkkiä katoavat työarkistostasi, muista valita ne suodatinluettelosta.

Excel-välisumma ei toimi - yleiset virheet

Jos välisumman kaava palauttaa virheen, se johtuu todennäköisesti jostain seuraavista syistä:

#VALUE! - function_num-argumentti on muu kuin kokonaisluku välillä 1-11 tai 101-111; tai jokin ref-argumenteista sisältää 3D-viittauksen.

#DIV/0! - tapahtuu, jos määritetyn yhteenvetofunktion on tehtävä jako nollalla (esim. laskettaessa keskiarvoa tai keskihajontaa sellaiselle solualueelle, joka ei sisällä yhtään numeerista arvoa).

#NAME? - Välisumma-toiminnon nimi on kirjoitettu väärin - helpompi virhe korjata :)

Vihje: Jos et vielä tunne SUBTOTAL-toimintoa mukavaksi, voit käyttää sisäänrakennettua SUBTOTAL-toimintoa, jolloin kaavat lisätään automaattisesti puolestasi.

Näin voit käyttää SUBTOTAL-kaavoja Excelissä laskemaan näkyvissä soluissa olevia tietoja. Jotta esimerkkejä olisi helpompi seurata, voit ladata alla olevan esimerkkityökirjan. Kiitos lukemisesta!

Harjoitustyökirja

Excel SUBTOTAL-kaavan esimerkkejä (.xlsx-tiedosto)