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El tutorial muestra cómo crear una lista desplegable de Excel que dependa de otra celda utilizando nuevas funciones de matriz dinámica.
Crear una simple lista desplegable en Excel es fácil. Hacer una lista desplegable en cascada de varios niveles siempre ha sido un reto. El tutorial enlazado más arriba describe cuatro enfoques diferentes, cada uno de los cuales incluye un número disparatado de pasos, un montón de fórmulas diferentes y un puñado de limitaciones relacionadas con las entradas de varias palabras, las celdas en blanco, etc.
Esa era la mala noticia. La buena es que esos métodos estaban diseñados para versiones de Excel anteriores a la dinámica. La introducción de las matrices dinámicas en Excel 365 lo ha cambiado todo. Con las nuevas funciones de matrices dinámicas, crear una lista desplegable dependiente múltiple es cuestión de minutos, si no de segundos. Sin trucos, sin advertencias, sin tonterías. Solo soluciones rápidas, directas y fáciles de seguir.
Notas:
- Esta nueva forma de matriz dinámica de hacer listas desplegables solo funciona en Excel 365 y Excel 2021. En Excel predinámico, tendrás que hacerlo a la antigua usanza como se describe en Crear un desplegable dependiente en Excel 2019 - 2007.
- Esta solución es para una sola fila. Si desea copiar sus listas de selección hacia abajo varias filas y, a continuación, siga las instrucciones de la lista desplegable Dependiente para varias filas.
- Selecciona una celda en la que quieras que aparezca el desplegable (D3 en nuestro caso).
- En el Datos en la pestaña Herramientas de datos grupo, haga clic en Validación de datos .
- En el Validación de datos haga lo siguiente:
- En Permitir seleccione Lista .
- En el Fuente introduzca la referencia al intervalo de derrames generado por la fórmula UNIQUE. Para ello, escriba la etiqueta hash justo después de la referencia de celda, de la siguiente manera: =$G$3#
Esto se denomina referencia de rango de derrame, y esta sintaxis se refiere a todo el rango independientemente de cuánto se expanda o contraiga.
- Haga clic en OK para cerrar el diálogo.
- Para tener la nuevas entradas incluidas en la lista desplegable automáticamente O puede incluir algunas celdas en blanco en sus fórmulas, como se muestra en este ejemplo.
- Si sus datos originales contienen lagunas, puede filtrar los espacios en blanco utilizando esta solución.
- A ordenar alfabéticamente los elementos de un desplegable, envuelva sus fórmulas en la función SORT como se explica en este ejemplo.
- A incluir nuevos datos automáticamente a medida que se añade a la lista de fuentes, añada algunas celdas adicionales a las matrices referenciadas en sus fórmulas.
- A excluir las celdas en blanco configura las fórmulas para que ignoren las celdas vacías hasta que se rellenen.
Cómo hacer una lista desplegable dinámica en Excel
Este ejemplo muestra el enfoque general para crear una lista desplegable en cascada en Excel utilizando las nuevas funciones de matriz dinámica.
Supongamos que tiene una lista de frutas en la columna A y de exportadores en la columna B. Una complicación adicional es que los nombres de las frutas no están agrupados, sino dispersos por la columna. El objetivo es poner los nombres únicos de las frutas en el primer desplegable y, en función de la selección del usuario, mostrar los exportadores correspondientes en el segundo desplegable.
Para crear una lista desplegable dependiente dinámica en Excel, siga estos pasos:
1. Obtener elementos para la lista desplegable principal
Para empezar, vamos a extraer todos los nombres de frutas diferentes de la columna A. Esto puede hacerse utilizando la función UNIQUE en su forma más simple: proporcione la lista de frutas como primer argumento ( matriz ) y omitir el resto de argumentos opcionales, ya que sus valores por defecto nos funcionan perfectamente:
=ÚNICO(A3:A15)
La fórmula va a G3, y después de pulsar la tecla Intro los resultados se derraman en las siguientes celdas automáticamente.
2. Crear el menú desplegable principal
Para hacer su lista desplegable principal, configure una regla de Validación de Datos de Excel de esta manera:
Tu lista desplegable principal está lista.
3. Obtener elementos para la lista desplegable dependiente
Para obtener las entradas del menú desplegable secundario, filtraremos los valores de la columna B en función del valor seleccionado en el primer desplegable. Esto se puede hacer con la ayuda de otra función de matriz dinámica llamada FILTER:
=FILTRO(B3:B15, A3:A15=D3)
Donde B3:B15 son los datos de origen del desplegable dependiente, A3:A15 son los datos de origen del desplegable principal y D3 es la celda del desplegable principal.
Para asegurarse de que la fórmula funciona correctamente, puede seleccionar algún valor en la primera lista desplegable y observar los resultados devueltos por FILTER ¡Perfecto! :)
4. Haga que el dependiente sea desplegable
Para crear la segunda lista desplegable, configure los criterios de validación de datos exactamente como lo hizo para la primera lista desplegable en el paso 2. Pero esta vez, haga referencia al intervalo de vertidos devuelto por la función FILTER: =$H$3#
Ya está lista su lista desplegable dependiente de Excel.
Consejos y notas:
Cómo crear una lista desplegable dependiente múltiple en Excel
En el ejemplo anterior, hemos creado una lista desplegable que depende de otra celda. Pero, ¿y si necesita una jerarquía de varios niveles, es decir, una 3ª lista desplegable que dependa de la 2ª, o incluso una 4ª lista desplegable que dependa de la 3ª? ¿Es posible? Sí, puede crear cualquier número de listas dependientes (un número razonable, por supuesto :).
Para este ejemplo, hemos colocado los estados / provincias en la columna C, y ahora queremos añadir el menú desplegable correspondiente en G3:
Para hacer una lista desplegable dependiente múltiple en Excel, esto es lo que tiene que hacer:
1. Configurar el primer desplegable
La lista desplegable principal se crea siguiendo exactamente los mismos pasos que en el ejemplo anterior (véanse los pasos 1 y 2 anteriores). La única diferencia es la referencia del intervalo de derrames que se introduce en el campo Fuente caja.
Esta vez, la fórmula UNIQUE está en E8, y la lista desplegable principal va a estar en E3. Por lo tanto, seleccionas E3, haces clic en Validación de datos y proporcione esta referencia: =$E$8#
2. Configure el segundo menú desplegable
Como habrá notado, ahora la columna B contiene múltiples apariciones de los mismos exportadores. Pero usted sólo quiere nombres únicos en su lista desplegable, ¿verdad? Para dejar fuera todas las apariciones duplicadas, envuelva la función ÚNICA alrededor de su fórmula FILTRO, e introduzca esta fórmula actualizada en F8:
=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))
Donde B3:B15 son los datos de origen del segundo desplegable, A3:A15 son los datos de origen del primer desplegable y E3 es la celda del primer desplegable.
A continuación, utilice la siguiente referencia de rango de vertido para los criterios de Validación de Datos: =$F$8#
3. Configurar el tercer desplegable
Para reunir los elementos de la 3ª lista desplegable, utilice la fórmula FILTRO con varios criterios. El primer criterio comprueba toda la lista de frutas con el valor seleccionado en la 1ª lista desplegable (A3:A15=E3), mientras que el segundo criterio comprueba la lista de exportadores con la selección de la 2ª lista desplegable (B3:B15=F3). La fórmula completa pasa a G8:
=FILTRO(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))
Si va a añadir más desplegables dependientes (4º, 5º, etc.), lo más probable es que la columna C contenga varias apariciones del mismo elemento. Para evitar que los duplicados lleguen a la tabla de preparación y, en consecuencia, al tercer desplegable, anide la fórmula FILTRO en la función ÚNICO como hicimos en el paso anterior:
=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))
Lo último que tienes que hacer es crear una regla más de Validación de Datos con esto Fuente referencia: =$G$8#
Su lista desplegable de dependientes múltiples está lista.
Sugerencia: de forma similar, puede obtener artículos por desplegables posteriores Suponiendo que la columna D contiene los datos de origen de la cuarta lista desplegable, puede introducir la siguiente fórmula en H8 para recuperar los elementos correspondientes:
=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))
Cómo hacer una lista desplegable ampliable en Excel
Después de crear una lista desplegable, su primera preocupación puede ser qué ocurre cuando añade nuevos elementos a los datos de origen. ¿Se actualizará automáticamente la lista desplegable? Si sus datos originales están formateados como tabla de Excel, entonces sí, una lista desplegable dinámica de las comentadas en los ejemplos anteriores se ampliará automáticamente sin ningún esfuerzo por su parte, ya que las tablas de Excel son ampliables por naturaleza.
Si por alguna razón el uso de una tabla de Excel no es una opción, puede hacer que su lista desplegable sea ampliable de esta manera:
Teniendo en cuenta estos dos puntos, vamos a ajustar las fórmulas de nuestra tabla de preparación de datos. Las reglas de Validación de datos no requieren ningún ajuste.
Fórmula para el menú desplegable principal
Con los nombres de las frutas en A3:A15, añadimos 5 celdas adicionales a la matriz para dar cabida a posibles nuevas entradas. Además, incrustamos la función FILTER en UNIQUE para extraer valores únicos sin espacios en blanco.
Dado lo anterior, la fórmula en G3 toma esta forma:
=ÚNICO(FILTRO(A3:A20, A3:A20""))
Fórmula para el desplegable dependiente
La fórmula de G3 no necesita muchos retoques: basta con ampliar las matrices con algunas celdas más:
=FILTRO(B3:B20, A3:A20=D3)
El resultado es una lista desplegable dependiente totalmente dinámica y ampliable:
Cómo ordenar alfabéticamente una lista desplegable
¿Quiere ordenar su lista desplegable alfabéticamente sin recurrir a los datos de origen? El nuevo Excel dinámico también tiene una función especial para ello. En su tabla de preparación de datos, simplemente envuelva la función SORT alrededor de sus fórmulas existentes.
Las reglas de validación de datos se configuran exactamente igual que en los ejemplos anteriores.
Ordenar de la A a la Z
Dado que el orden ascendente es la opción por defecto, puede anidar las fórmulas existentes en el campo matriz de SORT, omitiendo todos los demás argumentos que son opcionales.
Para el desplegable principal (la fórmula en G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))
Para el desplegable dependiente (la fórmula en H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))
Las dos listas desplegables se ordenan alfabéticamente de la A a la Z.
Ordenar de Z a A
Para ordenar en orden descendente, debe establecer el tercer argumento ( ordenar ) de la función SORT a -1.
Para el desplegable principal (la fórmula en G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)
Para el desplegable dependiente (la fórmula en H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)
Esto ordenará tanto los datos de la tabla de preparación como los elementos de las listas desplegables de la Z a la A:
Así es cómo crear listas desplegables dinámicas en Excel con la ayuda de las nuevas funciones de matriz dinámica. A diferencia de los métodos tradicionales, este enfoque funciona perfectamente para entradas de una o varias palabras y se ocupa de cualquier celda en blanco. Gracias por leer y ¡esperamos verte en nuestro blog la semana que viene!
Cuaderno de prácticas para descargar
Lista desplegable dependiente de Excel (archivo .xlsx)
