Este tutorial te ayudará a trabajar con el historial de versiones y el historial de edición de celdas en Google Sheets.

Las hojas de cálculo de Google ofrecen muchas ventajas. Una de ellas es que guardan las hojas de cálculo automáticamente al tiempo que registran todos los cambios realizados en el archivo. Puedes acceder a esos registros, consultarlos y restaurar cualquier versión en cualquier momento.

¿Qué es un historial de versiones en Google Sheets?

Si estás acostumbrado a hacer copias de tus hojas de cálculo o a duplicar pestañas para que queden registradas, ya es hora de que dejes de saturar tu Drive :) Google Sheets ahora guarda cada edición automáticamente y guarda registros de cada cambio para que puedas consultarlos & comparar. Se llama historial de versiones.

El historial de versiones se implementa como una opción especial de Google Sheets y te muestra todos los cambios en un solo lugar.

Contiene las fechas y horas de las ediciones y los nombres de los editores. Incluso asigna un color a cada editor para que puedas ver qué ha modificado cada persona en particular.

Cómo ver el historial de edición en Google Sheets

Nota: esta función sólo está disponible para los propietarios de las hojas de cálculo y los usuarios con permisos de edición.

Para ver todo el historial de ediciones en Google Sheets, ve a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones :

Consejo: otra forma de acceder al historial de edición de Google Sheets es pulsar Ctrl+Alt+Mayús+H en el teclado.

Se abrirá un panel lateral a la derecha de la hoja de cálculo con todos los detalles:

Cada registro de este panel es una versión de la hoja de cálculo que difiere de la versión inferior.

Consejo: algunas versiones estarán agrupadas. Se dará cuenta de estos grupos por un pequeño triángulo apuntando a la derecha:

Haz clic en el triángulo para expandir el grupo y ver todo el historial de versiones de Google Sheets:

Al examinar el historial de versiones de Google Sheets, verás quién actualizó el archivo y cuándo (nombres, fechas y horas).

Haz clic en cualquier marca de tiempo y Google Sheets te mostrará las hojas con los contenidos relacionados con esa fecha y hora.

También puede ver los cambios de cada editor. Marque la casilla Mostrar cambios en la parte inferior de la barra lateral:

Verás al instante quién actualizó las celdas porque sus colores de relleno coincidirán con el color de los círculos situados junto a los nombres de los editores en la barra lateral del historial de versiones de Google Sheets:

Consejo: para revisar cada edición individualmente y navegar entre ellas rápidamente, utilice las flechas situadas junto a Total de ediciones :

Cómo restaurar Google Sheets a la versión anterior

No sólo puedes ver el historial de ediciones en Google Sheets, sino también restaurar una u otra revisión en cualquier momento.

Una vez que encuentre la variante de la hoja de cálculo que desea recuperar, pulse el botón verde Restaurar esta versión en la parte superior:

Sugerencia: si no quieres recuperar una versión anterior, haz clic en la flecha para volver a la hoja de cálculo actual:

Nombrar versiones en el historial de versiones de Google Sheets

Si estás satisfecho con algunas variantes de tu hoja de cálculo, puedes darles un nombre. Los nombres personalizados te permitirán encontrar rápidamente estas versiones en el historial de ediciones posteriormente y evitar que otras versiones se agrupen con las que tienen nombre.

En el menú de Google Sheets, abre Archivo> Historial de versiones> Nombre de la versión actual :

Aparecerá una ventana emergente invitándole a introducir un nuevo nombre:

Consejo. Puede nombrar sus versiones directamente desde el historial de versiones. Haga clic en el icono con 3 puntos situado junto a la variante que desea renombrar y elija la primera opción, Nombre de esta versión :

Escriba un nuevo nombre y pulse Entre en en el teclado para confirmar:

Nota: sólo se pueden crear 40 versiones con nombre por hoja de cálculo.

Para encontrar rápidamente esta variante entre otras en el historial de ediciones, cambie la vista de Todas las versiones a Versiones con nombre en la parte superior del historial de versiones:

En el historial de versiones de Google Sheets solo aparecerán las variantes con nombres personalizados:

Sugerencia: puede cambiar o eliminar el nombre por completo más adelante utilizando el mismo método. Más acciones icono:

Cómo hacer copias de variantes de archivos anteriores (o eliminar el historial de versiones de las hojas de cálculo de Google)

Te preguntarás por qué menciono acciones tan diferentes -copiar y borrar- en el título de una misma sección.

Verás, muchos de vosotros preguntáis cómo eliminar el historial de versiones en vuestras Hojas de cálculo de Google. Pero el caso es que no existe esa opción. Si eres el propietario de una hoja de cálculo o tienes derecho a editarla, podrás ver el historial de ediciones en las Hojas de cálculo de Google y restaurar las revisiones anteriores.

Sin embargo, hay una opción que restablece todo el historial de edición: copiar la versión:

Puedes cambiar ambos, por supuesto, e incluso compartir esta copia con los mismos editores que tienen acceso a la hoja de cálculo actual:

Hit Haz una copia y esa versión aparecerá en tu Drive como una hoja de cálculo individual con un historial de edición en blanco. En mi opinión, es una alternativa bastante sólida a la eliminación del historial de versiones en Google Sheets ;)

Ver historial de edición de celdas

Otra forma de ver los cambios es comprobar cada celda individualmente.

Haga clic con el botón derecho en una celda de interés y seleccione Mostrar historial de edición :

Obtendrá al instante la edición más reciente: quién cambió esta celda, cuándo, & qué valor había antes:

Utiliza esas flechas de la esquina superior derecha para revisar otros cambios. Google Sheets incluso indica si el valor se restauró a partir de una de las versiones anteriores:

Nota: hay algunas ediciones que Google Sheets no registra y, por lo tanto, no podrás comprobarlas:

• Cambios en el formato
• Cambios mediante fórmulas
• Añadir o eliminar filas y columnas

Esto es todo lo que necesitas saber por el momento para realizar un seguimiento de los cambios en los datos de tus Hojas de cálculo de Google y gestionar & restaura cualquier variante de tu archivo en cualquier momento.