Empezaremos con algunas funciones sencillas, como eliminar y dar formato a los datos, y continuaremos con otras más sofisticadas, como dejar comentarios y notas, trabajar sin conexión y revisar rápidamente todos los cambios realizados en el archivo.

No hace mucho arrojé algo de luz sobre las funciones más básicas que ofrece Google Sheets. Expliqué en detalle cómo crear una tabla desde cero, compartirla y cómo gestionar muchos archivos. (Si te los perdiste, puede ser un buen momento para echarle un vistazo antes).

Hoy te invito a profundizar aún más en tus conocimientos. Tómate un té y toma asiento - seguimos con la edición de los documentos :)

Cómo editar en Google Sheets

Borrar los datos

Bien, esta opción es tan fácil como puedas imaginar: selecciona una celda o un rango de celdas y pulsa el botón Suprimir de tu teclado.

Para eliminar el formato en las Hojas de cálculo de Google, seleccione el rango de celdas y vaya a Formato> Borrar formato o pulse Ctrl + \ en su teclado.

Formas de dar formato a las celdas en Google Sheets

1. La principal forma de dar formato a las celdas es utilizando la función barra de herramientas Si pasas el cursor por encima de un icono, verás un consejo que explica su función. El arsenal de herramientas de Google Sheets te permite cambiar el formato de los números, el tipo de letra, su tamaño y color, y la alineación de las celdas. Si tienes al menos una mínima experiencia en el trabajo con tablas, esto no te supondrá ningún problema:

   

2. Para continuar, puede congelar la fila superior en Google Sheets para que, al desplazar la tabla hacia arriba y hacia abajo, siempre pudieras ver los nombres de las columnas. Y de las filas en realidad. Esto ayuda mucho cuando se trabaja con montones de datos.

Supongamos que tenemos una tabla con información sobre la venta de chocolate. Queremos que la tabla sea lo más fácil de leer y entender posible. Para congelar la primera fila y columna puedes:

• Ir a Ver> Congelar y elija el número de filas y/o columnas que desea congelar.
• ¿Ves ese rectángulo gris vacío en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo, donde se juntan las cabeceras de columna y fila? Pasa el cursor por encima de su gruesa barra gris hasta que el cursor cambie a una mano. A continuación, haz clic, mantén pulsado y arrastra esta línea de borde una fila hacia abajo. Lo mismo se utiliza para congelar las columnas.

  

Añadir, ocultar y "desocultar" una hoja

A menudo, una hoja no es suficiente. añada ¿algunos más?

En la parte inferior de la ventana del navegador se encuentra el botón Añadir hoja Parece un signo más (+):

Haz clic en él y se añadirá inmediatamente una hoja en blanco al espacio de trabajo. Cámbiale el nombre haciendo doble clic en su pestaña e introduciendo un nuevo nombre.

Nota: Google Sheets limita el número de hojas del archivo. Averigua por qué puede prohibirte añadir nuevos datos a la hoja de cálculo.

Una peculiaridad es que puedes ocultar Para ello, haz clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y elige Ocultar hoja Tenga en cuenta que este menú contextual le permite cambiar el color de la ficha, eliminar la hoja, copiarla o duplicarla:

Vale, lo hemos escondido. ¿Pero cómo lo recuperamos?

Haga clic en el icono con cuatro líneas ( Todas las hojas ) a la izquierda de la pestaña de la primera hoja, busque y haga clic en la hoja oculta. O simplemente vaya a Ver> Hojas ocultas en el menú de Google Sheets:

La hoja vuelve a funcionar y está lista para ser editada y gestionada.

Comprobar el historial de edición en Google Sheets

¿Qué ocurre si se han cometido errores al editar la tabla o, lo que es aún peor, alguien ha borrado una parte de la información por accidente? ¿Es necesario crear copias de los documentos todos los días?

La respuesta es no. Con Google Sheets todo es mucho más sencillo y seguro, ya que guarda el historial de todos los cambios realizados en el archivo.

• Para comprobar el historial de toda la hoja de cálculo, sigue estos pasos.
• Para comprobar el historial de edición de celdas individuales, siga estos pasos.

Cambiar el tamaño de la hoja de cálculo

Otra pregunta que puede surgir al editar la tabla: ¿cómo puedo cambiar su tamaño? Lamentablemente, no es posible cambiar el tamaño de una tabla en Google Sheets. Pero como estamos trabajando en el navegador, podemos utilizar su opción integrada.

Para ello, disponemos de los atajos utilizados tradicionalmente:

• Ctrl + "+" (más en el teclado numérico) para ampliar.
• Ctrl + "-" (menos en el teclado numérico) para alejar la imagen.

Además, puedes cambiar al modo de pantalla completa en Ver> Pantalla completa Para deshacer el cambio de tamaño y mostrar los controles, pulse Esc .

Cómo utilizar y editar Google Sheets sin conexión

Muchos creen que la principal desventaja de Google Sheets reside en la imposibilidad de utilizarlo sin conexión, ya que los archivos se guardan en la nube. Pero se trata de un error muy común. Puedes hacer que Google Sheets esté disponible sin conexión, trabajar con las tablas en este modo y guardar los cambios en la nube más tarde, cuando se restablezca el acceso a Internet.

Para editar Google Sheets sin conexión, debes establecer la sincronización con Google Drive.

Añade extensiones de Google Docs a Google Chrome (esto se te sugerirá una vez que actives el modo sin conexión en Google Sheets):

Si vas a utilizar un dispositivo móvil o una tableta, asegúrate de instalar todas las aplicaciones para tablas, documentos y presentaciones de Google, así como Google Drive.

Un consejo más: antes de ir a los lugares libres de Internet, inicia sesión en tu cuenta de Google y abre aquellos archivos y aplicaciones que pienses utilizar, por ejemplo, durante el vuelo. Deja las aplicaciones abiertas para no tener que iniciar sesión en la cuenta, lo que será imposible sin Internet. Podrás empezar a trabajar con los archivos inmediatamente.

Cuando edites Google Sheets sin conexión, verás un icono especial en la parte superior de la pantalla: un rayo en el círculo. Cuando vuelvas a conectarte, todos los cambios se guardarán inmediatamente y el icono desaparecerá. Esto permite trabajar con Google Sheets casi en cualquier momento y en cualquier lugar a pesar del acceso a Internet y sin perder los datos.

Nota: solo podrás crear, ver y editar las tablas y otros documentos cuando trabajes sin conexión. No podrás mover las tablas, cambiarles el nombre, cambiar los permisos ni realizar otras acciones relacionadas con Google Drive.

Comentarios y notas en Google Sheets

Como ya sabrás, MS Excel ofrece la posibilidad de añadir notas a las celdas. Con las Hojas de cálculo de Google, no solo puedes añadir notas, sino también comentarios. Veamos cómo funciona.

A añadir una nota sitúa el cursor en la celda y elige una de las siguientes opciones:

• Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Insertar nota .
• Ir a Insertar> Nota en el menú de Google Sheets.
• Pulsa Mayúsculas + F12 .

A añadir un comentario sitúe también el cursor en la celda y elija una de las siguientes opciones:

• Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Insertar comentario.
• Ir a Insertar> Comentario en el menú de Google Sheets.
• Utilice las teclas Ctrl + Alt + M .

Un pequeño triángulo en la esquina superior derecha de la celda te indicará que hay una nota o un comentario añadido a la celda. Además, verás el número de celdas con comentarios en la pestaña del nombre de la hoja de cálculo:

¿Cuál es la diferencia entre las notas y los comentarios? El enlace al comentario puede enviarse a un colega que edite el expediente con usted, quien podrá responderle:

Todos los comentarios pueden responderse directamente dentro de la tabla y todos los usuarios que tengan acceso a ella recibirán una notificación sobre nuevos comentarios y respuestas.

Para borrar el comentario, pulse la tecla Resolver Significa que las cuestiones debatidas se resuelven, pero su historial permanecerá. Si pulsa el botón Comentarios en la esquina superior derecha de la tabla, verás todos los comentarios y podrás reabrir los resueltos.

Allí también puede ajustar la configuración de las notificaciones pulsando el botón Notificaciones Elige si quieres recibir notificaciones de todos los comentarios, sólo de los tuyos o de ninguno.

Imprime y descarga tus hojas de cálculo de Google

Ahora que has aprendido a crear, añadir y editar las hojas de cálculo, necesitas saber cómo imprimirlas o guardarlas en tu máquina.

A imprimir hojas de Google Utiliza el menú: Archivo> Imprimir A continuación, siga los pasos que aparecen en pantalla, elija las opciones de impresión y obtenga su copia física.

A guardar la tabla como archivo a su máquina, vaya a Archivo> Descargar como y elija el tipo de archivo necesario:

Creo que los formatos ofrecidos son suficientes para casi todas las necesidades de los usuarios.

Todas estas funciones básicas que has aprendido contribuyen al trabajo diario con tablas. Haz que tus archivos tengan un aspecto bonito y presentable, compártelos con otras personas y trabaja sin conexión: todo es posible con Google Sheets. No tengas miedo de explorar nuevas funciones y pruébalas. Créeme, al final del día, te preguntarás por qué no habías utilizado este servicio antes.