Μάθετε πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook σε αρχείο CSV ή PST: όλες ή ανά κατηγορία, τις προσωπικές σας επαφές ή τη λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων, από το Outlook Online ή την επιφάνεια εργασίας.

Είτε μεταβαίνετε σε άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε κάνετε ένα τακτικό αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων του Outlook, είναι ζωτικής σημασίας να μεταφέρετε όλα τα στοιχεία των επαφών σας χωρίς καμία αποτυχία. Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει μερικούς εύκολους τρόπους για να εξάγετε τις επαφές του Outlook σε αρχείο .csv ή .pst, έτσι ώστε να μπορείτε αργότερα να τις εισάγετε οπουδήποτε χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένου του Excel, των Google Docs, του Gmail και του Yahoo.

Συμβουλή. Αν αντιμετωπίζετε το αντίθετο έργο, τα παρακάτω σεμινάρια θα σας βοηθήσουν:

• Εισαγωγή επαφών στο Outlook από αρχείο CSV και PST
• Εισαγωγή επαφών του Outlook από το Excel

Πώς να εξάγετε επαφές του Outlook σε αρχείο CSV

Το Microsoft Outlook παρέχει έναν ειδικό οδηγό που καθιστά την εξαγωγή επαφών σε CSV απλή και γρήγορη. Με λίγα μόνο κλικ, θα έχετε το βιβλίο διευθύνσεών σας σε μορφή .csv, η οποία μπορεί να εισαχθεί στο Excel, στο Google Docs και σε πολλές άλλες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το αρχείο CSV στο Outlook ή σε άλλη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail ή το Yahoo.

Για να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε CSV, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Ανάλογα με την έκδοση του Outlook, κάντε ένα από τα εξής:
   • Στο Outlook 2013 και νεότερες εκδόσεις, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Άνοιγμα & εξαγωγή >, Εισαγωγή/Εξαγωγή .
   • Στο Outlook 2010, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο >, Εξαγωγή .

   

2. Το Εισαγωγή και εξαγωγή Εμφανίζεται ο οδηγός. Επιλέγετε Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

3. Επιλέξτε Με κόμμα διαχωρίζονται οι τιμές και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

4. Κάτω από το λογαριασμό-στόχο, επιλέξτε το Επαφές φάκελο και κάντε κλικ στο Επόμενο Αν έχετε πολλούς λογαριασμούς, ίσως χρειαστεί να μετακινηθείτε προς τα πάνω ή προς τα κάτω για να βρείτε τον απαραίτητο.

   

5. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο κουμπί.

   

6. Δώστε στο αρχείο .csv όποιο όνομα θέλετε, ας πούμε Outlook_contacts , και να το αποθηκεύσετε σε οποιονδήποτε φάκελο στον υπολογιστή σας ή σε έναν αποθηκευτικό χώρο cloud όπως το OneDrive.

   

   Σημείωση. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει τη λειτουργία εξαγωγής στο παρελθόν, θα εμφανιστεί αυτόματα η προηγούμενη τοποθεσία και το όνομα του αρχείου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πληκτρολογήσει ένα διαφορετικό όνομα αρχείου πριν κάνετε κλικ στο κουμπί OK , εκτός αν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αρχείο.

7. Πίσω στο Εξαγωγή σε αρχείο παράθυρο, κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

8. Για να ξεκινήσετε αμέσως την εξαγωγή επαφών, κάντε κλικ στο Τέλος Ωστόσο, λάβετε υπόψη σας ότι έτσι θα μεταφερθούν πολλές άσχετες λεπτομέρειες (συνολικά 92 πεδία!). Ως αποτέλεσμα, το αρχείο .csv θα έχει πολλά κενά κελιά και στήλες.

   Αν προτιμάτε να επιλέξετε μόνοι σας ποιες πληροφορίες θα εξαγάγετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη και συνεχίστε με τα επόμενα βήματα.

   

   Δείτε επίσης: Πώς να μετατρέψετε αριθμό σε κείμενο στο Excel - 4 γρήγοροι τρόποι
9. Στο Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη παράθυρο, κάντε τα εξής:
   • Κάντε κλικ στο Καθαρός χάρτης κουμπί για να αφαιρέστε τον προεπιλεγμένο χάρτη .
   • Στο αριστερό παράθυρο, βρείτε τα στοιχεία που θέλετε να εξαγάγετε και drag στο δεξί παράθυρο ένα προς ένα.
   • Προς αναδιοργανώστε το τα εξαγόμενα πεδία (στήλες στο μελλοντικό σας αρχείο CSV), σύρετε τα στοιχεία προς τα πάνω και προς τα κάτω απευθείας στο δεξί παράθυρο.
   • Προς αφαιρέστε το ένα λανθασμένα προστιθέμενο πεδίο, σύρετέ το πίσω στο αριστερό παράθυρο.
   • Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK .

   

10. Πίσω στο Εξαγωγή σε αρχείο παράθυρο, κάντε κλικ στο Τέλος Το πλαίσιο προόδου θα υποδεικνύει ότι η διαδικασία εξαγωγής έχει ξεκινήσει. Μόλις το πλαίσιο εξαφανιστεί, η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί.

Για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι επαφές σας έχουν μεταφερθεί επιτυχώς, ανοίξτε το αρχείο CSV που δημιουργήθηκε πρόσφατα στο Excel ή σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα που υποστηρίζει τη μορφή .csv.

Αν και η εξαγωγή επαφών του Outlook με τον ενσωματωμένο οδηγό είναι γρήγορη και εύκολη, αυτή η μέθοδος έχει μερικά μειονεκτήματα:

• Επιτρέπει την εξαγωγή πολλών πεδίων, αλλά όχι όλων.
• Το φιλτράρισμα και η αναδιάταξη των χαρτογραφημένων πεδίων μπορεί να είναι χρονοβόρα και δυσκίνητη.
• Δεν επιτρέπει την εξαγωγή επαφών ανά κατηγορία.

Αν οι παραπάνω περιορισμοί είναι κρίσιμοι για εσάς, τότε δοκιμάστε μια προσέγγιση WYSIWYG που περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook με μη αυτόματο τρόπο

Ένας άλλος τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook είναι η παλιά καλή μέθοδος αντιγραφής-επικόλλησης. Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι μπορείτε να αντιγράψετε οποιοσδήποτε τομέας που υπάρχει στο Outlook και να βλέπετε οπτικά όλες τις λεπτομέρειες που εξάγετε.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Στη γραμμή πλοήγησης, κάντε κλικ στο Άνθρωποι εικονίδιο.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Τρέχουσα άποψη ομάδα, κάντε κλικ είτε Τηλέφωνο ή Λίστα για να μεταβείτε σε προβολή πίνακα.

   

3. Αν θέλετε να εξάγετε περισσότερα πεδία από αυτά που εμφανίζονται σήμερα, μεταβείτε στην ενότητα Προβολή tab>, Διαρρύθμιση ομάδα και κάντε κλικ στο Προσθήκη στηλών .

   

4. Στο Εμφάνιση στηλών παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το επιθυμητό πεδίο στο αριστερό παράθυρο και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθέστε για να το προσθέσετε στο δεξί παράθυρο.

   Για να πάρετε ακόμα περισσότερες στήλες για να διαλέξετε, επιλέξτε Όλα τα πεδία επικοινωνίας από το Επιλέξτε τις διαθέσιμες στήλες από αναπτυσσόμενη λίστα.

   Προς να αλλάξετε τη σειρά των στηλών στην προσαρμοσμένη προβολή σας, χρησιμοποιήστε το Προχωρήστε προς τα πάνω ή Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο δεξί παράθυρο.

   Προς αφαίρεση μιας στήλης , επιλέξτε το στο δεξί παράθυρο και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαιρέστε το κουμπί.

   Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK .

   

   Το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας έχει γίνει και το μόνο που χρειάζεται είναι να πατήσετε μερικές συντομεύσεις για να αποθηκεύσετε το αποτέλεσμα της δουλειάς σας.

5. Για να αντιγράψετε τα εμφανιζόμενα στοιχεία επαφής, κάντε τα εξής:
   • Πατήστε CTRL + A για να επιλέξετε όλες τις επαφές.
   • Πατήστε CTRL + C για να αντιγράψετε τις επιλεγμένες επαφές στο πρόχειρο.
   • Ανοίξτε το Excel ή κάποιο άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, επιλέξτε το πάνω αριστερό κελί και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL + V για να επικολλήσετε τις αντιγραμμένες λεπτομέρειες.
6. Αν σκοπεύετε να εισαγάγετε τις επαφές σας στο Outlook, το Gmail ή κάποια άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας του Excel ως αρχείο .csv.

Αυτό είναι όλο! Αν και τα βήματα μπορεί να φαίνονται λίγο χρονοβόρα στο χαρτί, στην πράξη χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να εκτελεστούν.

Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε αρχείο PST

Αν θέλετε να μεταφέρετε τις επαφές σας από έναν λογαριασμό του Outlook σε έναν άλλο ή από τον παλιό σας υπολογιστή σε έναν νέο, ο ευκολότερος τρόπος είναι η εξαγωγή σε αρχείο .pst. Εκτός από τις επαφές, μπορείτε επίσης να εξάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ραντεβού, τις εργασίες και τις σημειώσεις σας, όλα μαζί.

Για να εξαγάγετε επαφές σε αρχείο .pst, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Άνοιγμα & εξαγωγή >, Εισαγωγή/Εξαγωγή .
2. Στο πρώτο βήμα της Εισαγωγή και εξαγωγή οδηγό, επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο .
3. Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

4. Κάτω από το λογαριασμό email σας, επιλέξτε το Επαφές και βεβαιωθείτε ότι ο φάκελος Συμπεριλάβετε υποφακέλους είναι επιλεγμένο.

   

   Συμβουλή. Αν θέλετε να μεταφέρετε όλα τα στοιχεία και όχι μόνο τις επαφές, επιλέξτε το όνομα του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εξαγάγετε.

5. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο , επιλέξτε πού θα αποθηκεύσετε το αρχείο .pst, δώστε όνομα στο αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί OK για να συνεχίσετε.
6. Εάν κάνετε εξαγωγή σε ένα υπάρχον αρχείο .pst, επιλέξτε πώς θα αντιμετωπίσετε τα πιθανά αντίγραφα (η προεπιλεγμένη Αντικατάσταση αντιγράφων με εξαγόμενα στοιχεία λειτουργεί μια χαρά στις περισσότερες περιπτώσεις) και κάντε κλικ στο Τέλος .

   

   Δείτε επίσης: Πώς να συγχωνεύσετε και να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel στο Word
7. Προαιρετικά, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για την προστασία του αρχείου .pst. Αν δεν θέλετε κωδικό πρόσβασης, κάντε κλικ στο κουμπί OK χωρίς να εισάγετε τίποτα.

Το Outlook ξεκινά αμέσως την εξαγωγή. Ο χρόνος που θα χρειαστεί εξαρτάται γενικά από τον αριθμό των στοιχείων που εξάγετε.

Πώς να εξάγετε επαφές του Outlook ανά κατηγορία

Όταν έχετε επαφές σε διαφορετικές κατηγορίες, όπως επαγγελματικές, προσωπικές κ.λπ., μπορεί να θέλετε να εξάγετε μόνο μια συγκεκριμένη κατηγορία και όχι όλες τις επαφές. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο διαφορετικούς τρόπους.

Εξαγωγή επαφών από το Outlook στο Excel (.csv αρχείο) ανά κατηγορία

Για να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook ανά κατηγορία στο Excel ή σε άλλο πρόγραμμα που επιτρέπει την αντιγραφή/επικόλληση, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Εμφανίστε τα στοιχεία της επιθυμητής επαφής στην προβολή λίστας. Για να γίνει αυτό, εκτελέστε τα βήματα 1 - 4 που περιγράφονται στην ενότητα Πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook με μη αυτόματο τρόπο.
2. Στο Προβολή στην καρτέλα Διαρρύθμιση ομάδα, κάντε κλικ στο Κατηγορίες Αυτό θα ομαδοποιήσει τις επαφές ανά κατηγορία, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο.

   

3. Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της ομάδας της κατηγορίας που θέλετε να εξαγάγετε και επιλέξτε Αντιγραφή από το μενού περιβάλλοντος:

   

4. Επικολλήστε τις αντιγραμμένες επαφές στο Excel ή όπου αλλού θέλετε.

Για εξαγωγή διάφορες κατηγορίες , επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για κάθε κατηγορία ή χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες εναλλακτικές λύσεις:

• Αντί να ψάχνετε τις επαφές ανά κατηγορία (βήμα 2 παραπάνω), ταξινόμηση ανά κατηγορία. Για το σκοπό αυτό, απλά κάντε κλικ στο Κατηγορίες Μετά από αυτό, επιλέξτε τις επαφές σε μία ή περισσότερες κατηγορίες χρησιμοποιώντας το ποντίκι και κάντε αντιγραφή/επικόλληση.
• Εξάγετε όλες τις επαφές στο Excel και ταξινομήστε τα δεδομένα με βάση το Κατηγορίες Στη συνέχεια, διαγράψτε άσχετες κατηγορίες ή αντιγράψτε τις κατηγορίες που σας ενδιαφέρουν σε ένα νέο φύλλο.

Εξαγωγή επαφών του Outlook σε αρχείο .pst ανά κατηγορία

Κατά την εξαγωγή επαφών από άλλο υπολογιστή ή διαφορετικό λογαριασμό του Outlook ως αρχείο .pst, μπορείτε επίσης να εξάγετε κατηγορίες. Ωστόσο, πρέπει να το πείτε ρητά στο Outlook. Ακούστε πώς:

1. Ξεκινήστε τη διαδικασία εξαγωγής εκτελώντας τα βήματα 1 - 3 που περιγράφονται στο Εξαγωγή επαφών του Outlook σε αρχείο PST.
2. Στο Εξαγωγή αρχείου δεδομένων του Outlook παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το φάκελο Επικοινωνία και κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο κουμπί.

   

3. Στο Φίλτρο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Περισσότερες επιλογές και κάντε κλικ στην καρτέλα Κατηγορίες...

   

4. Στο Κατηγορίες χρωμάτων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τις κατηγορίες που σας ενδιαφέρουν και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

   

5. Πίσω στο Φίλτρο παράθυρο, κάντε κλικ στο OK.

   

6. Ολοκληρώστε τη διαδικασία εκτελώντας τα βήματα 5 - 7 από την Εξαγωγή επαφών του Outlook σε αρχείο PST.

Σημείωση: Και οι δύο παραπάνω μέθοδοι εξάγουν επαφές σε επιλεγμένες κατηγορίες, αλλά καμία από αυτές δεν διατηρεί τα χρώματα των κατηγοριών. Μετά την εισαγωγή των επαφών στο Outlook, θα πρέπει να ρυθμίσετε εκ νέου τα χρώματα.

Πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook Online

Το Outlook στο διαδίκτυο και το Outlook.com διαθέτουν ενσωματωμένη επιλογή εξαγωγής επαφών σε αρχείο .csv:

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Outlook on the web ή στο Outlook.com.
2. Στην κάτω αριστερή γωνία, κάντε κλικ στο Άνθρωποι :

Ανάλογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας, θα βρείτε το κατεβασμένο contacts.csv αρχείο στο κουμπί της σελίδας ή θα σας ζητηθεί να το ανοίξετε στο Excel. Αφού ανοίξετε το αρχείο, αποθηκεύστε το στον υπολογιστή σας ή σε έναν αποθηκευτικό χώρο cloud.

Πώς να εξαγάγετε την Παγκόσμια λίστα διευθύνσεων (GAL) από το Outlook

Ενώ μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε τους δικούς σας φακέλους επαφών από το Outlook, δεν φαίνεται να υπάρχει άμεσος τρόπος να εξάγετε τις λίστες επαφών του οργανισμού σας που βασίζονται στο Exchange ή οποιοδήποτε είδος Offline βιβλίου διευθύνσεων. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία της Παγκόσμιας λίστας διευθύνσεων στον προσωπικό σας φάκελο Επαφές και, στη συνέχεια, να εξάγετε όλες τις επαφές. Για να γίνει αυτό, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Για το σκοπό αυτό, είτε κάντε κλικ στο Βιβλίο διευθύνσεων στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Εύρεση ομάδας , ή πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+ Shift + B.
2. Στο Βιβλίο διευθύνσεων παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το Παγκόσμια λίστα διευθύνσεων ή άλλη λίστα διευθύνσεων που βασίζεται στο Exchange.
3. Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να εξαγάγετε:
   • Για να επιλέξετε όλες οι επαφές , κάντε κλικ στο πρώτο στοιχείο, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο στοιχείο.
   • Για να επιλέξετε ειδικές επαφές , κάντε κλικ στο πρώτο στοιχείο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε άλλα στοιχεία ένα προς ένα.
4. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και επιλέξτε Προσθήκη στις επαφές από το μενού περιβάλλοντος.

Και τώρα, τίποτα δεν σας εμποδίζει να εξάγετε όλες τις επαφές σας σε αρχείο .csv ή .pst με τον συνηθισμένο τρόπο.

Συμβουλές:

• Για να διαχωρίσετε τις επαφές της Παγκόσμιας λίστας διευθύνσεων από τις προσωπικές σας επαφές, μπορείτε να μετακινήσετε προσωρινά τις δικές σας επαφές σε διαφορετικό φάκελο πριν εκτελέσετε τα παραπάνω βήματα.
• Εάν πρέπει να εξάγετε μια τεράστια λίστα παγκόσμιων διευθύνσεων πλήρως, ο διαχειριστής του Exchange μπορεί να το κάνει αυτό πολύ πιο γρήγορα απευθείας από τον κατάλογο Exchange.

Έτσι εξάγετε επαφές από το Outlook. Σας ευχαριστώ που διαβάσατε και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!