Sommario
Scoprite come esportare i contatti da Outlook in un file CSV o PST: tutti o per categoria, i vostri contatti personali o l'Elenco indirizzi globale, da Outlook Online o dal desktop.
Sia che stiate migrando a un altro servizio di posta elettronica sia che stiate eseguendo un backup regolare dei dati di Outlook, è fondamentale trasferire tutti i dettagli dei contatti senza alcun errore. Questo tutorial vi insegnerà alcuni modi semplici per esportare i contatti di Outlook in un file .csv o .pst, in modo da poterli importare in seguito ovunque sia necessario, compresi Excel, Google Docs, Gmail e Yahoo.
Suggerimento: se vi trovate di fronte al compito opposto, le seguenti esercitazioni vi saranno utili:
- Importare i contatti in Outlook da file CSV e PST
- Importare i contatti di Outlook da Excel
Come esportare i contatti di Outlook in un file CSV
Microsoft Outlook offre una speciale procedura guidata che rende l'esportazione dei contatti in CSV semplice e veloce. In pochi clic, avrete la vostra rubrica in formato .csv importabile in Excel, Google Docs e molte altre applicazioni per fogli di calcolo. Potete anche importare il file CSV in Outlook o in un'altra applicazione di posta elettronica come Gmail o Yahoo.
Per esportare i contatti di Outlook in CSV, è necessario procedere come segue:
- A seconda della versione di Outlook, eseguire una delle seguenti operazioni:
- In Outlook 2013 e versioni successive, fare clic su File > Aprire ed esportare > Importazione/Esportazione .
- In Outlook 2010, fare clic su File > Opzioni > Avanzato > Esportazione .
- Il Importazione ed esportazione Viene visualizzata la procedura guidata e si sceglie Esportazione in un file e fare clic su Avanti .
- Selezionare Valori separati da virgola e fare clic su Avanti .
- Sotto l'account di destinazione, selezionare la voce Contatti e fare clic su Avanti Se si dispone di più account, potrebbe essere necessario scorrere verso l'alto o verso il basso per trovare quello desiderato.
- Fare clic sul pulsante Sfogliare pulsante.
- Dare al file .csv il nome che si desidera, ad esempio Contatti_di_Outlook e salvarlo in una cartella qualsiasi del PC o in un archivio cloud come OneDrive.
Nota: se la funzione di esportazione è già stata utilizzata in precedenza, la posizione e il nome del file precedenti vengono visualizzati automaticamente. Assicurarsi di digitare un nome di file diverso prima di fare clic su OK a meno che non si voglia sovrascrivere il file esistente.
- Nel periodo di Esportazione in un file fare clic su Avanti .
- Per avviare immediatamente l'esportazione dei contatti, fare clic su Finitura Tuttavia, si tenga presente che in questo modo verranno trasferiti molti dati irrilevanti (per un totale di 92 campi!). Di conseguenza, il file .csv avrà molte celle e colonne vuote.
Se si preferisce scegliere da soli quali informazioni esportare, fare clic su Campi personalizzati della mappa e proseguire con le fasi successive.
- Nel Campi personalizzati della mappa eseguire le seguenti operazioni:
- Fare clic sul pulsante Mappa chiara per rimuovere la mappa predefinita .
- Nel riquadro di sinistra, trovare i dettagli che si desidera esportare e trascinare nel riquadro di destra uno per uno.
- A riorganizzare i campi esportati (colonne del futuro file CSV), trascinando gli elementi verso l'alto e verso il basso direttamente sul pannello di destra.
- A rimuovere un campo aggiunto per errore, trascinarlo di nuovo nel riquadro di sinistra.
- Al termine, fare clic su OK .
- Nel periodo di Esportazione in un file fare clic su Finitura Il riquadro di avanzamento indica che il processo di esportazione è iniziato. Non appena il riquadro si spegne, il processo è completato.
Per assicurarsi che tutti i contatti siano stati trasferiti con successo, aprire il file CSV appena creato in Excel o in qualsiasi altro programma che supporti il formato .csv.
Sebbene l'esportazione dei contatti di Outlook con la procedura guidata integrata sia facile e veloce, questo metodo presenta alcuni svantaggi:
- Consente di esportare molti campi, ma non tutti.
- Filtrare e riorganizzare i campi mappati potrebbe richiedere tempo e fatica.
- Non consente di esportare i contatti per categoria.
Se le limitazioni di cui sopra sono critiche per voi, provate l'approccio WYSIWYG descritto nella prossima sezione.
Come esportare manualmente i contatti da Outlook
Un altro modo per esportare i contatti di Outlook è il buon vecchio metodo del copia-incolla. Il vantaggio principale di questo approccio è che si possono copiare qualsiasi campo che esiste in Outlook e vedere visivamente tutti i dettagli che si stanno esportando.
Ecco i passaggi da eseguire:
- Nella barra di navigazione, fare clic sul pulsante Persone icona.
- Sul Casa nella scheda Vista attuale gruppo, fare clic su uno dei due gruppi Telefono o Elenco per passare alla visualizzazione della tabella.
- Se si desidera esportare un numero maggiore di campi rispetto a quelli attualmente visualizzati, accedere alla sezione Vista scheda> Disposizione e fare clic su Aggiungere colonne .
- Nel Mostra colonne selezionare il campo desiderato nel riquadro sinistro e fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungerlo al riquadro di destra.
Per ottenere anche altre colonne tra cui scegliere, scegliere Tutti i campi di contatto dal Selezionare le colonne disponibili da elenco a discesa.
A cambiare l'ordine delle colonne nella vista personalizzata, utilizzare l'opzione Salire o Scendere nel riquadro di destra.
A rimuovere una colonna , selezionarlo nel riquadro destro e fare clic sul pulsante Rimuovere pulsante.
Al termine, fare clic su OK .
La maggior parte del lavoro è stata fatta e basta premere un paio di scorciatoie per salvare il risultato del vostro lavoro.
- Per copiare le informazioni di contatto visualizzate, procedere come segue:
- Premere CTRL + A per selezionare tutti i contatti.
- Premere CTRL + C per copiare i contatti selezionati negli appunti.
- Aprire Excel o un altro programma di foglio di calcolo, selezionare la cella in alto a sinistra e premere CTRL + V per incollare i dati copiati.
- Se si intende importare i contatti in Outlook, Gmail o altri servizi di posta elettronica in un secondo momento, salvare la cartella di lavoro di Excel come file .csv.
Sebbene i passaggi possano sembrare un po' lunghi sulla carta, in pratica richiedono solo pochi minuti per essere eseguiti.
Come esportare i contatti di Outlook in un file PST
Se volete trasferire i vostri contatti da un account Outlook a un altro o da un vecchio computer a uno nuovo, il modo più semplice è l'esportazione in un file .pst. Oltre ai contatti, potete esportare anche i messaggi di posta elettronica, gli appuntamenti, le attività e le note, tutto in una volta.
Per esportare i contatti in un file .pst, ecco i passaggi da eseguire:
- In Outlook, fare clic su File > Aprire ed esportare > Importazione/Esportazione .
- Nella prima fase della Importazione ed esportazione guidata, scegliere Esportazione in un file e fare clic su Avanti .
- Selezionare File di dati di Outlook (.pst) e fare clic su Avanti .
- Sotto l'account di posta elettronica, selezionare la voce Contatti e assicurarsi che la cartella Includere le sottocartelle è selezionata.
Suggerimento: se si desidera trasferire tutti gli elementi, non solo i contatti, selezionare il nome dell'account e-mail da esportare.
- Cliccare Sfogliare , scegliere dove salvare il file .pst, assegnare un nome al file e fare clic su OK per continuare.
- Se si esporta in un file .pst esistente, si deve scegliere come gestire gli eventuali duplicati (l'impostazione predefinita è Sostituire i duplicati con gli articoli esportati funziona bene nella maggior parte dei casi) e fare clic su Finitura .
- Se si desidera proteggere il file .pst con una password, è possibile inserirla. Se non si desidera una password, fare clic su OK senza inserire nulla.
Outlook inizia immediatamente l'esportazione, il cui tempo dipende in genere dal numero di elementi da esportare.
Come esportare i contatti di Outlook per categoria
Quando i contatti sono suddivisi in diverse categorie, come quelle aziendali, personali e così via, è possibile che si desideri esportare solo una categoria specifica e non tutti i contatti. Ciò può essere fatto in due modi diversi.
Esportare i contatti da Outlook a Excel (file .csv) per categoria
Per esportare i contatti di Outlook per categoria in Excel o in un altro programma che consente il copia/incolla, procedere come segue:
- Visualizzare i dettagli del contatto desiderato nella vista elenco. Per farlo, eseguire i passaggi da 1 a 4 descritti in Come esportare manualmente i contatti di Outlook.
- Sul Vista nella scheda Disposizione gruppo, fare clic su Categorie In questo modo i contatti verranno raggruppati per categoria, come mostrato nella schermata seguente.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del gruppo della categoria che si desidera esportare e selezionare Copia dal menu contestuale:
- Incollare i contatti copiati in Excel o dove si desidera.
Per esportare diverse categorie ripetere i passaggi 3 e 4 per ogni categoria o utilizzare una delle seguenti alternative:
- Invece di cercare i contatti per categoria (punto 2), tipo Per questo è sufficiente fare clic sul pulsante Categorie Selezionare quindi i contatti di una o più categorie con il mouse e fare copia/incolla.
- Esportate tutti i contatti in Excel e ordinate i dati in base alla categoria Categorie Quindi, eliminare le categorie non pertinenti o copiare le categorie di interesse in un nuovo foglio.
Esportare i contatti di Outlook in file .pst per categoria
Quando si esportano i contatti da un altro PC o da un altro account di Outlook come file .pst, è possibile esportare anche le categorie. Tuttavia, è necessario indicare esplicitamente a Outlook di farlo. Ecco come fare:
- Avviare il processo di esportazione eseguendo i passaggi da 1 a 3 descritti in Esportazione dei contatti di Outlook in un file PST.
- Nel Esportazione del file di dati di Outlook selezionare la cartella Contatti e fare clic sul pulsante Filtro pulsante.
- Nel Filtro passare alla finestra di dialogo Altre scelte e fare clic su Categorie...
- Nel Categorie di colori selezionare le categorie di interesse e fare clic su OK .
- Nel periodo di Filtro fare clic su OK.
- Terminate il processo eseguendo i passaggi da 5 a 7 di Esportazione dei contatti di Outlook in un file PST.
Nota: entrambi i metodi sopra descritti esportano i contatti nelle categorie selezionate, ma non mantengono i colori delle categorie. Dopo aver importato i contatti in Outlook, è necessario impostare nuovamente i colori.
Come esportare i contatti da Outlook Online
Outlook sul web e Outlook.com dispongono di un'opzione integrata per esportare i contatti in un file .csv. Ecco come funziona:
- Accedere all'account Outlook sul Web o Outlook.com.
- Nell'angolo in basso a sinistra, fare clic su Persone :
A seconda del browser utilizzato, si troverà il file scaricato contatti.csv Il file viene visualizzato sul pulsante della pagina o viene richiesto di aprirlo in Excel. Dopo aver aperto il file, salvarlo sul PC o su una memoria cloud.
Come esportare l'Elenco indirizzi globale (GAL) da Outlook
Mentre è possibile trasferire facilmente le proprie cartelle di contatti da Outlook, non sembra esserci un modo diretto per esportare gli elenchi di contatti dell'organizzazione basati su Exchange o qualsiasi tipo di Rubrica offline. Tuttavia, è possibile aggiungere gli elementi dell'Elenco indirizzi globale alla cartella Contatti personale e quindi esportare tutti i contatti. Per farlo, eseguire i seguenti passaggi:
- Aprire la rubrica di Outlook, facendo clic su Rubrica sul Casa nella scheda Trova il gruppo , oppure premere la scorciatoia da tastiera Ctrl+Maiusc + B.
- Nel Rubrica selezionare la finestra di dialogo Elenco globale degli indirizzi o un altro elenco di indirizzi basato su Exchange.
- Selezionare i contatti che si desidera esportare:
- Per selezionare tutti i contatti , fare clic sul primo elemento, tenere premuto il tasto Maiusc e quindi fare clic sull'ultimo elemento.
- Per selezionare contatti specifici , fare clic sul primo elemento, tenere premuto il tasto Ctrl e quindi fare clic sugli altri elementi uno alla volta.
- Fate clic con il tasto destro del mouse sulla selezione e scegliete Aggiungi ai contatti dal menu contestuale.
E ora nulla vi impedisce di esportare tutti i vostri contatti in un file .csv o .pst nel modo consueto.
Suggerimenti:
- Per separare i contatti dell'Elenco indirizzi globale da quelli personali, è possibile spostare temporaneamente i propri contatti in un'altra cartella prima di eseguire le operazioni sopra descritte.
- Se avete bisogno di esportare un enorme Elenco indirizzi globale completo, l'amministratore di Exchange può farlo più rapidamente direttamente da Exchange Directory.
Ecco come esportare i contatti da Outlook. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!
