আউটলুক থেকে CSV বা PST ফাইলে পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন তা জানুন: সমস্ত বা বিভাগ অনুসারে, আপনার ব্যক্তিগত পরিচিতি বা গ্লোবাল ঠিকানা তালিকা, Outlook Online বা ডেস্কটপ থেকে।

আপনি যেই হোন না কেন অন্য ইমেল পরিষেবাতে স্থানান্তরিত করা বা আপনার আউটলুক ডেটার নিয়মিত ব্যাকআপ করা, কোনও ব্যর্থতা ছাড়াই সমস্ত যোগাযোগের বিবরণ স্থানান্তর করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই টিউটোরিয়ালটি আপনাকে আউটলুক পরিচিতিগুলিকে একটি .csv বা .pst ফাইলে রপ্তানি করার কয়েকটি সহজ উপায় শেখাবে, যাতে আপনি পরে এক্সেল, Google ডক্স, জিমেইল এবং ইয়াহু সহ আপনার প্রয়োজনে যেকোন জায়গায় সেগুলি আমদানি করতে পারেন৷

টিপ। আপনি যদি বিপরীত কাজের সম্মুখীন হন, তাহলে নিম্নলিখিত টিউটোরিয়ালগুলি সহায়ক হবে:

• CSV এবং PST ফাইল থেকে Outlook এ পরিচিতি আমদানি করা
• Excel থেকে Outlook পরিচিতি আমদানি করা
<5

সিএসভি ফাইলে আউটলুক পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক একটি বিশেষ উইজার্ড সরবরাহ করে যা CSV-এ পরিচিতিগুলিকে সহজ এবং দ্রুত রপ্তানি করে। মাত্র কয়েকটি ক্লিকে, আপনার কাছে এক্সেল, Google ডক্স এবং অন্যান্য অনেক স্প্রেডশীট অ্যাপে আমদানিযোগ্য .csv ফর্ম্যাটে আপনার ঠিকানা বই থাকবে। এছাড়াও আপনি CSV ফাইলটি Outlook বা Gmail বা Yahoo-এর মতো অন্য ইমেল অ্যাপে আমদানি করতে পারেন।

আউটলুক পরিচিতিগুলিকে CSV-এ রপ্তানি করতে, আপনাকে এটি করতে হবে:

1. নির্ভর করে আপনার আউটলুক সংস্করণে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
   • আউটলুক 2013 এবং পরবর্তীতে, ফাইল > খুলুন & রপ্তানি > আমদানি/রপ্তানি ।
   • আউটলুক 2010-এ, ফাইল > বিকল্প > উন্নত > রপ্তানি ক্লিক করুন।

   <3

2. আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ড প্রদর্শিত হবে। আপনি একটি ফাইলে রপ্তানি করুন চয়ন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।

   

3. নির্বাচন করুন কমা পৃথক মান এবং ক্লিক করুন পরবর্তী ।

   

   আরো দেখুন: সূত্র উদাহরণ সহ Excel এ ISNA ফাংশন
4. টার্গেট অ্যাকাউন্টের অধীনে, পরিচিতি ফোল্ডার নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন। আপনার যদি একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে প্রয়োজনীয় একটি খুঁজে পেতে আপনাকে উপরে বা নীচে স্ক্রোল করতে হতে পারে।

   

5. ব্রাউজ করুন বোতামে ক্লিক করুন।

   

6. আপনার .csv ফাইলটিকে আপনি যে কোনো নাম দিতে চান, বলুন Outlook_contacts , এবং এটিকে আপনার পিসির যেকোনো ফোল্ডারে বা OneDrive-এর মতো ক্লাউড স্টোরেজে সংরক্ষণ করুন।

   

   নোট। আপনি যদি রপ্তানি বৈশিষ্ট্যটি আগে ব্যবহার করে থাকেন তবে পূর্ববর্তী অবস্থান এবং ফাইলের নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে। ঠিক আছে ক্লিক করার আগে একটি ভিন্ন ফাইলের নাম টাইপ করতে ভুলবেন না, যদি না আপনি বিদ্যমান ফাইলটি ওভাররাইট করতে চান।

7. ফিরে একটি ফাইল রপ্তানি করুন উইন্ডোতে, পরবর্তী ক্লিক করুন।

   

8. শুরু করতে অবিলম্বে পরিচিতি রপ্তানি করা হচ্ছে, সমাপ্ত ক্লিক করুন। যাইহোক, দয়া করে সচেতন থাকুন যে এটি অনেক অপ্রাসঙ্গিক বিবরণ স্থানান্তর করবে (মোট 92টি ক্ষেত্র!) ফলস্বরূপ, আপনার .csv ফাইলে অনেকগুলি ফাঁকা ঘর এবং কলাম থাকবে।

   আপনি যদি নিজের জন্য বেছে নিতে চান কোন তথ্য রপ্তানি করবেন, কাস্টম ক্ষেত্র মানচিত্র করুন ক্লিক করুন এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলি চালিয়ে যান৷

   

<6 মানচিত্র কাস্টম ক্ষেত্র -এউইন্ডোতে, নিম্নলিখিতগুলি করুন:
• ডিফল্ট মানচিত্রটি সরাতে ডিফল্ট মানচিত্রটি সরাতে ম্যাপ সাফ করুন বোতামে ক্লিক করুন।
• বাম ফলকে, আপনার বিশদ বিবরণ খুঁজুন রপ্তানি করতে চান এবং সেগুলিকে একের পর এক ডান ফলকে টেনে আনুন ৷
• রপ্তানি করা ক্ষেত্রগুলি (আপনার ভবিষ্যতের CSV ফাইলের কলামগুলি) পুনর্বিন্যাস করতে, টেনে আনুন আইটেমগুলি সরাসরি ডান ফলকে উপরে এবং নীচে।
• ভুলভাবে যোগ করা একটি ক্ষেত্র সরানোর জন্য , এটিকে আবার বাম ফলকে টেনে আনুন।
• সম্পন্ন হলে, ক্লিক করুন ঠিক আছে ।



9. ফিরে একটি ফাইল রপ্তানি করুন উইন্ডোতে, সমাপ্ত ক্লিক করুন। অগ্রগতি বাক্সটি নির্দেশ করবে যে রপ্তানি প্রক্রিয়া শুরু হয়েছে। বাক্সটি চলে যাওয়ার সাথে সাথে প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হয়।

আপনার সমস্ত পরিচিতি সফলভাবে স্থানান্তরিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে, এক্সেল বা অন্য যেকোন প্রোগ্রামে সদ্য তৈরি CSV ফাইলটি খুলুন যা . csv ফরম্যাট।

যদিও বিল্ট-ইন উইজার্ডের মাধ্যমে আউটলুক পরিচিতিগুলি রপ্তানি করা দ্রুত এবং সহজ, এই পদ্ধতির কিছু ত্রুটি রয়েছে:

• এটি অনেকগুলি ক্ষেত্র রপ্তানি করতে দেয়, কিন্তু সবগুলি নয় সেগুলির মধ্যে৷
• ম্যাপ করা ক্ষেত্রগুলি ফিল্টার করা এবং পুনরায় সাজানো সময়সাপেক্ষ এবং কষ্টকর হতে পারে৷
• এটি বিভাগ অনুসারে পরিচিতি রপ্তানির অনুমতি দেয় না৷

যদি উপরের সীমাবদ্ধতাগুলি আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, তারপর পরবর্তী বিভাগে বর্ণিত একটি WYSIWYG পদ্ধতির চেষ্টা করুন৷

আউটলুক থেকে ম্যানুয়ালি পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন

আউটলুক পরিচিতিগুলি রপ্তানির আরেকটি উপায় হল ভাল পুরানোকপি-পেস্ট পদ্ধতি। এই পদ্ধতির প্রধান সুবিধা হল আপনি Outlook-এ বিদ্যমান যেকোন ক্ষেত্র অনুলিপি করতে পারেন এবং আপনি যে সমস্ত বিবরণ রপ্তানি করছেন তা দৃশ্যত দেখতে পারেন।

সম্পাদনা করার জন্য এখানে ধাপগুলি রয়েছে:

1. নেভিগেশন বারে, মানুষ আইকনে ক্লিক করুন।
2. হোম ট্যাবে, কারেন্ট ভিউ গ্রুপে, একটি টেবিল ভিউতে স্যুইচ করতে ফোন অথবা লিস্ট এ ক্লিক করুন৷ প্রদর্শিত হলে, দেখুন ট্যাব > বিন্যাস গ্রুপে যান এবং কলাম যোগ করুন এ ক্লিক করুন।

   

3. এ কলামগুলি দেখান ডায়ালগ বক্সে, বাম ফলকে পছন্দসই ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন এবং ডান ফলকে এটি যুক্ত করতে যোগ করুন বোতামে ক্লিক করুন।

   এমনকি আরও কলাম থেকে বেছে নিতে, সব পরিচিতি ক্ষেত্র বেছে নিন ড্রপডাউন তালিকা থেকে উপলব্ধ কলামগুলি নির্বাচন করুন।

   থেকে আপনার কাস্টম ভিউতে কলামের ক্রম পরিবর্তন করুন , ডান ফলকে উপরে সরান বা নিচে সরান বোতামগুলি ব্যবহার করুন৷

   থেকে একটি কলাম সরান , ডান ফলকে এটি নির্বাচন করুন এবং সরান বোতামে ক্লিক করুন।

   শেষ হলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন।

   

   কাজের প্রধান অংশ সম্পন্ন হয়েছে, এবং আপনার কাজের ফলাফল সংরক্ষণ করতে আপনাকে কয়েকটি শর্টকাট টিপতে হবে।

   আরো দেখুন: কিভাবে এক্সেল সেলে ডুপ্লিকেট টেক্সট/শব্দ হাইলাইট করবেন
4. প্রদর্শিত যোগাযোগের বিবরণ অনুলিপি করতে, নিম্নলিখিতগুলি করুন:
   • সকল পরিচিতি নির্বাচন করতে CTRL + A টিপুন।
   • এতে CTRL + C টিপুননির্বাচিত পরিচিতিগুলিকে ক্লিপবোর্ডে অনুলিপি করুন।
   • এক্সেল বা অন্য স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন, উপরের-বাম ঘরটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে অনুলিপি করা বিশদ পেস্ট করতে CTRL + V টিপুন।
5. আপনি যদি পরবর্তী সময়ে আপনার পরিচিতিগুলিকে Outlook, Gmail বা অন্য কোনো ইমেল পরিষেবাতে আমদানি করতে চান, তাহলে আপনার Excel ওয়ার্কবুকটিকে একটি .csv ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।

এটাই! যদিও পদক্ষেপগুলি কাগজে কিছুটা দীর্ঘ মনে হতে পারে, বাস্তবে সেগুলি সম্পাদন করতে কয়েক মিনিট সময় নেয়৷

পিএসটি ফাইলে Outlook পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন

যদি আপনি আপনার পরিচিতিগুলি স্থানান্তর করতে চান একটি আউটলুক অ্যাকাউন্ট থেকে অন্য অ্যাকাউন্টে বা আপনার পুরানো কম্পিউটার থেকে একটি নতুন কম্পিউটারে, সবচেয়ে সহজ উপায় হল একটি .pst ফাইলে রপ্তানি করা। পরিচিতিগুলি ছাড়াও, আপনি আপনার ইমেল, অ্যাপয়েন্টমেন্ট, কাজ এবং নোটগুলিও একযোগে রপ্তানি করতে পারেন৷

একটি .pst ফাইলে পরিচিতিগুলি রপ্তানি করতে, এখানে সম্পাদন করার পদক্ষেপগুলি রয়েছে:

1. আউটলুকে, ফাইল > খুলুন & রপ্তানি > আমদানি/রপ্তানি ।
2. আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ডের প্রথম ধাপে, একটি ফাইলে রপ্তানি করুন নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।
3. আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী ক্লিক করুন।

   

4. আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের অধীনে, পরিচিতি ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সাবফোল্ডার অন্তর্ভুক্ত করুন বক্সটি চেক করা আছে৷

   

   টিপ৷ আপনি যদি সমস্ত আইটেম স্থানান্তর করতে চান, শুধুমাত্র পরিচিতি নয়, রপ্তানি করতে ইমেল অ্যাকাউন্টের নাম নির্বাচন করুন৷

5. ক্লিক করুন ব্রাউজ করুন ,.pst ফাইলটি কোথায় সংরক্ষণ করতে হবে তা চয়ন করুন, ফাইলটির নাম দিন এবং চালিয়ে যেতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
6. আপনি যদি একটি বিদ্যমান .pst ফাইলে রপ্তানি করেন, তাহলে সম্ভাব্য ডুপ্লিকেটগুলি কীভাবে মোকাবেলা করবেন তা চয়ন করুন ( ডিফল্ট এক্সপোর্ট করা আইটেমগুলির সাথে ডুপ্লিকেটগুলি প্রতিস্থাপন করুন বিকল্পটি বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই ভাল কাজ করে) এবং সমাপ্ত করুন ক্লিক করুন৷

   

7. ঐচ্ছিকভাবে, একটি পাসওয়ার্ড লিখুন আপনার .pst ফাইল রক্ষা করতে. আপনি যদি পাসওয়ার্ড না চান তবে কিছু না দিয়ে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

আউটলুক অবিলম্বে রপ্তানি শুরু করে। এটি সাধারণত কতক্ষণ সময় নেবে তা নির্ভর করে আপনি যে আইটেমগুলি রপ্তানি করছেন তার উপর৷

বিভিন্ন শ্রেণীতে যেমন ব্যবসায়িক, ব্যক্তিগত ইত্যাদিতে আপনার পরিচিতিগুলি থাকে৷ , আপনি শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট বিভাগ রপ্তানি করতে চাইতে পারেন, সমস্ত পরিচিতি নয়। এটি দুটি ভিন্ন উপায়ে করা যেতে পারে।

ক্যাটাগরি অনুসারে Outlook থেকে Excel (.csv ফাইল) তে পরিচিতি রপ্তানি করুন

এক্সেল বা অন্য একটি প্রোগ্রাম যা কপি/ পেস্ট করা, এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করুন:

1. তালিকা ভিউতে পছন্দসই যোগাযোগের বিবরণ প্রদর্শন করুন। এটি সম্পন্ন করতে, আউটলুক পরিচিতিগুলিকে ম্যানুয়ালি কীভাবে রপ্তানি করতে হয় তাতে বর্ণিত ধাপ 1 – 4টি সম্পাদন করুন৷
2. ভিউ ট্যাবে, ব্যবস্থা গ্রুপে, <12 এ ক্লিক করুন>বিভাগ । এটি নীচের স্ক্রিনশটের মতো বিভাগ অনুসারে পরিচিতিগুলিকে গোষ্ঠীবদ্ধ করবে৷

   

3. আপনি যে বিভাগে রপ্তানি করতে চান তার গ্রুপের নামটিতে ডান ক্লিক করুন এবংপ্রসঙ্গ মেনু থেকে কপি করুন নির্বাচন করুন:

   

4. অনুলিপি করা পরিচিতিগুলিকে এক্সেল বা যেখানে চান সেখানে আটকান৷

রপ্তানি করতে কয়েকটি বিভাগ , প্রতিটি বিভাগের জন্য ধাপ 3 এবং 4 পুনরাবৃত্তি করুন বা নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করুন:

• বিভাগ দ্বারা পরিচিতিগুলিকে গ্রোপ করার পরিবর্তে (উপরের ধাপ 2), সাজান বিভাগ অনুসারে। এর জন্য, কেবল বিভাগগুলি কলাম হেডারে ক্লিক করুন। এর পরে, মাউস ব্যবহার করে এক বা একাধিক বিভাগে পরিচিতি নির্বাচন করুন এবং কপি/পেস্ট করুন।
• এক্সেল-এ সমস্ত পরিচিতি রপ্তানি করুন এবং বিভাগ কলাম অনুসারে ডেটা সাজান। তারপরে, অপ্রাসঙ্গিক বিভাগগুলি মুছুন বা একটি নতুন শীটে আগ্রহের বিভাগগুলি অনুলিপি করুন৷

বিভাগ অনুসারে আউটলুক পরিচিতিগুলি .pst ফাইলে রপ্তানি করুন

অন্য পিসি বা একটি ভিন্ন আউটলুক থেকে পরিচিতিগুলি রপ্তানি করার সময় .pst ফাইল হিসাবে অ্যাকাউন্ট, আপনি বিভাগ রপ্তানি করতে পারেন. যাইহোক, আপনাকে স্পষ্টভাবে আউটলুককে এটি করতে বলতে হবে। এখানে কীভাবে:

1. আউটলুক পরিচিতিগুলিকে PST ফাইলে রপ্তানি করাতে বর্ণিত ধাপ 1 - 3 সম্পাদন করে রপ্তানি প্রক্রিয়া শুরু করুন৷
2. আউটলুক ডেটা ফাইল রপ্তানি করুন ডায়ালগে বাক্সে, পরিচিতি ফোল্ডার নির্বাচন করুন এবং ফিল্টার বোতামে ক্লিক করুন।

   

3. ফিল্টার ডায়ালগ বক্সে, <1 এ স্যুইচ করুন>আরো পছন্দ ট্যাব, এবং ক্লিক করুন বিভাগ…

   

4. রঙ বিভাগ ডায়ালগ উইন্ডোতে, এর বিভাগগুলি নির্বাচন করুন আগ্রহ এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।

   

5. এ ফিরে যান ফিল্টার উইন্ডো, ঠিক আছে ক্লিক করুন।

   

6. আউটলুক পরিচিতিগুলিকে PST ফাইলে রপ্তানি করা থেকে 5 - 7 ধাপগুলি সম্পাদন করে প্রক্রিয়াটি শেষ করুন।

নোট। উপরের উভয় পদ্ধতিই নির্বাচিত বিভাগে পরিচিতি রপ্তানি করে কিন্তু কোনটিই বিভাগের রং রাখে না। আউটলুকে পরিচিতিগুলি আমদানি করার পরে, আপনাকে নতুন করে রঙগুলি সেট আপ করতে হবে৷

আউটলুক অনলাইন থেকে কিভাবে পরিচিতি রপ্তানি করবেন

Outlook on web এবং Outlook.com-এ একটি .csv ফাইলে পরিচিতি রপ্তানি করার জন্য একটি অন্তর্নির্মিত বিকল্প রয়েছে৷ এটি কীভাবে কাজ করে তা এখানে:

1. ওয়েব বা Outlook.com অ্যাকাউন্টে আপনার আউটলুকে সাইন ইন করুন৷
2. নিম্ন-বাম কোণে, মানুষ ক্লিক করুন:



• উপরের-ডান কোণায়, পরিচালনা করুন > পরিচিতি রপ্তানি করুন ক্লিক করুন।



• সমস্ত পরিচিতি বা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডার রপ্তানি করতে বেছে নিন এবং রপ্তানি করুন বোতামে ক্লিক করুন।



আপনার ব্রাউজারের উপর নির্ভর করে , আপনি পৃষ্ঠার বোতামে ডাউনলোড করা contacts.csv ফাইলটি পাবেন বা এটিকে Excel এ খুলতে বলা হবে। ফাইলটি খোলার পরে, এটি আপনার পিসি বা একটি ক্লাউড স্টোরেজে সংরক্ষণ করুন৷

আউটলুক থেকে গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট (GAL) কিভাবে রপ্তানি করবেন

যদিও আপনি সহজেই Outlook থেকে আপনার নিজস্ব পরিচিতি ফোল্ডারগুলি স্থানান্তর করতে পারেন, আপনার সংস্থার এক্সচেঞ্জ-ভিত্তিক পরিচিতি তালিকা বা অফলাইন ঠিকানা বই রপ্তানির কোনো সরাসরি উপায় নেই বলে মনে হচ্ছে৷ যাইহোক, আপনি আপনার ব্যক্তিগত পরিচিতিতে বিশ্বব্যাপী ঠিকানা তালিকার আইটেম যোগ করতে পারেনফোল্ডার, এবং তারপর সমস্ত পরিচিতি রপ্তানি করুন। এটি সম্পন্ন করতে, এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করুন:

1. আপনার Outlook ঠিকানা বই খুলুন। এর জন্য, হয় হোম ট্যাবে ঠিকানা বই ক্লিক করুন, গ্রুপ খুঁজুন , অথবা Ctrl+ Shift + B কীবোর্ড শর্টকাট টিপুন।
2. ঠিকানা বই ডায়ালগ বক্সে, গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট বা অন্য এক্সচেঞ্জ-ভিত্তিক ঠিকানা তালিকা নির্বাচন করুন।
3. আপনার রপ্তানি করতে চান এমন পরিচিতিগুলি নির্বাচন করুন:
   • সমস্ত পরিচিতি নির্বাচন করতে, প্রথম আইটেমটিতে ক্লিক করুন, Shift কী টিপুন এবং ধরে রাখুন, এবং তারপরে শেষ আইটেমটিতে ক্লিক করুন।
   • নির্দিষ্ট পরিচিতিগুলি নির্বাচন করতে, প্রথম আইটেমটিতে ক্লিক করুন, Ctrl কী টিপুন এবং ধরে রাখুন, এবং তারপরে একে একে অন্যান্য আইটেমগুলিতে ক্লিক করুন৷
4. আপনার নির্বাচনকে রাইট ক্লিক করুন এবং থেকে পরিচিতিতে যোগ করুন বেছে নিন প্রসঙ্গ মেনু৷



এবং এখন, সাধারণ উপায়ে একটি .csv বা .pst ফাইলে আপনার সমস্ত পরিচিতি রপ্তানি করতে কিছুই আপনাকে বাধা দেয় না৷

টিপস:

• আপনার ব্যক্তিগত পরিচিতি থেকে বিশ্বব্যাপী ঠিকানা তালিকার পরিচিতিগুলিকে আলাদা করতে, উপরের পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করার আগে আপনি সাময়িকভাবে আপনার নিজের পরিচিতিগুলিকে অন্য ফোল্ডারে নিয়ে যেতে পারেন৷
• যদি আপনার প্রয়োজন হয় একটি বিশাল জি রপ্তানি করতে lobal ঠিকানা তালিকা সম্পূর্ণরূপে, আপনার এক্সচেঞ্জ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অবশ্যই দ্রুত এক্সচেঞ্জ ডিরেক্টরি থেকে এটি করতে পারেন।

এইভাবে আপনি Outlook থেকে পরিচিতি রপ্তানি করেন। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আশা করি আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে পাব!