جانیں کہ Outlook سے CSV یا PST فائل میں روابط کیسے برآمد کریں: تمام یا زمرہ کے لحاظ سے، آپ کے ذاتی رابطوں یا عالمی ایڈریس لسٹ، آؤٹ لک آن لائن یا ڈیسک ٹاپ سے۔

چاہے آپ ہوں کسی دوسری ای میل سروس میں ہجرت کرنا یا اپنے آؤٹ لک ڈیٹا کا باقاعدہ بیک اپ بنانا، تمام رابطے کی تفصیلات کو بغیر کسی ناکامی کے منتقل کرنا بہت ضروری ہے۔ یہ ٹیوٹوریل آپ کو آؤٹ لک رابطوں کو .csv یا .pst فائل میں برآمد کرنے کے چند آسان طریقے سکھائے گا، تاکہ آپ بعد میں انہیں Excel، Google Docs، Gmail اور Yahoo سمیت کسی بھی جگہ سے درآمد کر سکیں۔

ٹپ۔ اگر آپ کو مخالف کام کا سامنا ہے، تو درج ذیل سبق مددگار ثابت ہوں گے:

• سی ایس وی اور پی ایس ٹی فائل سے آؤٹ لک میں رابطوں کو درآمد کرنا
• ایکسل سے آؤٹ لک رابطوں کو درآمد کرنا
<5

آؤٹ لک رابطوں کو CSV فائل میں کیسے ایکسپورٹ کریں

Microsoft Outlook ایک خاص وزرڈ فراہم کرتا ہے جو CSV پر رابطوں کو براہ راست اور تیز تر کرتا ہے۔ صرف چند کلکس میں، آپ کے پاس آپ کی ایڈریس بک ایک .csv فارمیٹ میں ہوگی جسے Excel، Google Docs، اور بہت سی دیگر اسپریڈشیٹ ایپس میں درآمد کیا جاسکتا ہے۔ آپ CSV فائل کو Outlook یا Gmail یا Yahoo جیسی کسی اور ای میل ایپ میں بھی درآمد کر سکتے ہیں۔

آؤٹ لک رابطوں کو CSV میں برآمد کرنے کے لیے، آپ کو یہ کرنا ہوگا:

1. منحصر اپنے آؤٹ لک ورژن پر، درج ذیل میں سے کوئی ایک کریں:
   • آؤٹ لک 2013 اور اس سے اعلیٰ میں، فائل > کھولیں اور پر کلک کریں۔ برآمد کریں > درآمد/برآمد کریں ۔
   • آؤٹ لک 2010 میں،کلک کریں فائل > اختیارات > ایڈوانسڈ > برآمد کریں ۔

   <3

2. درآمد اور برآمد وزرڈ ظاہر ہوتا ہے۔ آپ کسی فائل میں ایکسپورٹ کریں کا انتخاب کریں اور اگلا پر کلک کریں۔

   

3. منتخب کریں کوما سے علیحدہ اقدار اور کلک کریں اگلا ۔

   

4. ٹارگٹ اکاؤنٹ کے تحت، رابطے فولڈر کو منتخب کریں اور اگلا پر کلک کریں۔ اگر آپ کے پاس متعدد اکاؤنٹس ہیں، تو آپ کو مطلوبہ اکاؤنٹ تلاش کرنے کے لیے اوپر یا نیچے سکرول کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

   

5. براؤز کریں بٹن پر کلک کریں۔

   

6. اپنی .csv فائل کو کوئی بھی نام دیں جو آپ چاہتے ہیں، بولیں Outlook_contacts ، اور اسے اپنے PC کے کسی بھی فولڈر میں یا OneDrive جیسے کلاؤڈ اسٹوریج میں محفوظ کریں۔

   

   نوٹ۔ اگر آپ اس سے پہلے ایکسپورٹ فیچر استعمال کر چکے ہیں، تو پچھلا مقام اور فائل کا نام خود بخود ظاہر ہو جائے گا۔ ٹھیک ہے پر کلک کرنے سے پہلے ایک مختلف فائل کا نام ضرور لکھیں، جب تک کہ آپ موجودہ فائل کو اوور رائٹ نہ کرنا چاہیں۔

7. واپس ایک فائل میں ایکسپورٹ کریں ونڈو میں، اگلا پر کلک کریں۔

   

8. شروع کرنے کے لیے رابطے کو فوری طور پر برآمد کرنا، ختم پر کلک کریں۔ تاہم، براہ کرم آگاہ رہیں کہ اس سے بہت سی غیر متعلقہ تفصیلات (کل 92 فیلڈز!) منتقل ہو جائیں گی۔ نتیجے کے طور پر، آپ کی .csv فائل میں بہت سارے خالی سیل اور کالم ہوں گے۔

   اگر آپ خود منتخب کرنا چاہتے ہیں کہ کون سی معلومات برآمد کرنی ہے، تو کسٹم فیلڈز کا نقشہ بنائیں پر کلک کریں اور اگلے مراحل کے ساتھ جاری رکھیں۔

   

<6 نقشہ حسب ضرورت فیلڈز میںونڈو میں، درج ذیل کام کریں:
• ڈیفالٹ نقشہ کو ہٹانے کے لیے نقشہ صاف کریں بٹن پر کلک کریں ۔
• بائیں پین پر، تفصیلات تلاش کریں۔ ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں اور انہیں ایک ایک کر کے دائیں پین میں گھسیٹیں ۔
• برآمد شدہ فیلڈز (آپ کی مستقبل کی CSV فائل میں کالم) کو دوبارہ ترتیب دینے کے لیے، گھسیٹیں آئٹمز کو براہ راست دائیں پین پر اوپر اور نیچے کریں۔
• غلطی سے شامل کردہ فیلڈ کو ہٹانے کے لیے، اسے واپس بائیں پین میں گھسیٹیں۔
• جب ہو جائے تو، پر کلک کریں۔ ٹھیک ہے ۔



9. واپس ایک فائل میں ایکسپورٹ کریں ونڈو میں، ختم کریں پر کلک کریں۔ پروگریس باکس ظاہر کرے گا کہ ایکسپورٹ کا عمل شروع ہو گیا ہے۔ جیسے ہی باکس چلا جاتا ہے، یہ عمل مکمل ہو جاتا ہے۔

اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کے تمام رابطے کامیابی کے ساتھ منتقل ہو چکے ہیں، ایکسل یا کسی دوسرے پروگرام میں نئی ​​بنائی گئی CSV فائل کو کھولیں جو کہ کو سپورٹ کرتا ہو۔ csv فارمیٹ۔

اگرچہ بلٹ ان وزرڈ کے ساتھ آؤٹ لک رابطوں کو برآمد کرنا تیز اور آسان ہے، لیکن اس طریقہ کار میں کچھ خرابیاں ہیں:

• یہ بہت سے فیلڈز کو برآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے، لیکن سبھی ان میں سے۔
• میپ شدہ فیلڈز کو فلٹر کرنا اور دوبارہ ترتیب دینا وقت طلب اور بوجھل ہوسکتا ہے۔
• یہ زمرہ کے لحاظ سے رابطوں کو برآمد کرنے کی اجازت نہیں دیتا ہے۔

اگر مندرجہ بالا حدود آپ کے لیے اہم ہیں، پھر اگلے سیکشن میں بیان کردہ WYSIWYG اپروچ کو آزمائیں۔

آؤٹ لک سے روابط کو دستی طور پر کیسے ایکسپورٹ کیا جائے

آؤٹ لک رابطوں کو ایکسپورٹ کرنے کا ایک اور طریقہ اچھا پرانا ہے۔کاپی پیسٹ کا طریقہ اس نقطہ نظر کا بنیادی فائدہ یہ ہے کہ آپ آؤٹ لک میں موجود کسی بھی فیلڈ کو کاپی کر سکتے ہیں اور ان تمام تفصیلات کو بصری طور پر دیکھ سکتے ہیں جو آپ برآمد کر رہے ہیں۔

پرفارم کرنے کے لیے یہ اقدامات ہیں: 10>

• نیویگیشن بار میں، لوگ آئیکن پر کلک کریں۔
• ہوم ٹیب پر، موجودہ منظر گروپ میں، ٹیبل ویو پر جانے کے لیے یا تو فون یا List پر کلک کریں۔



• اگر آپ فی الحال سے زیادہ فیلڈز ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں۔ ظاہر ہوتا ہے، دیکھیں ٹیب پر جائیں > انتظام گروپ اور کالم شامل کریں پر کلک کریں۔

  

• ان میں کالم دکھائیں ڈائیلاگ باکس، بائیں پین میں مطلوبہ فیلڈ کو منتخب کریں اور اسے دائیں پین میں شامل کرنے کے لیے شامل کریں بٹن پر کلک کریں۔

  یہاں تک کہ مزید کالم حاصل کرنے کے لیے، منتخب کریں تمام رابطہ فیلڈز سے دستیاب کالم منتخب کریں ڈراپ ڈاؤن فہرست سے۔

  اپنے حسب ضرورت منظر میں کالموں کی ترتیب کو تبدیل کریں ، دائیں پین میں اوپر منتقل کریں یا نیچے منتقل کریں بٹن استعمال کریں۔

  سے کالم کو ہٹائیں ، اسے دائیں پین میں منتخب کریں اور ہٹائیں بٹن پر کلک کریں۔

  مکمل ہونے پر، ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

  

  کام کا بڑا حصہ مکمل ہو گیا ہے، اور آپ کو اپنے کام کا نتیجہ بچانے کے لیے صرف چند شارٹ کٹس کو دبانے کی ضرورت ہے۔

• دکھائے گئے رابطے کی تفصیلات کو کاپی کرنے کے لیے، درج ذیل کریں:
  • تمام رابطوں کو منتخب کرنے کے لیے CTRL + A دبائیں۔
  • اس کے لیے CTRL + C دبائیںمنتخب رابطوں کو کلپ بورڈ میں کاپی کریں۔
  • ایکسل یا کوئی اور اسپریڈشیٹ پروگرام کھولیں، اوپری بائیں سیل کو منتخب کریں، اور پھر کاپی کی گئی تفصیلات کو پیسٹ کرنے کے لیے CTRL + V دبائیں۔
<5 اگرچہ یہ اقدامات کاغذ پر کچھ لمبے لگ سکتے ہیں، لیکن عملی طور پر انہیں انجام دینے میں صرف چند منٹ لگتے ہیں۔

آؤٹ لک رابطوں کو PST فائل میں کیسے ایکسپورٹ کریں

اگر آپ اپنے رابطوں کو منتقل کرنا چاہتے ہیں ایک آؤٹ لک اکاؤنٹ سے دوسرے اکاؤنٹ میں یا آپ کے پرانے کمپیوٹر سے نئے اکاؤنٹ میں، سب سے آسان طریقہ .pst فائل میں ایکسپورٹ کرنا ہے۔ رابطوں کے علاوہ، آپ اپنی ای میلز، اپائنٹمنٹ، کام اور نوٹس بھی ایک ساتھ ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔

رابطوں کو .pst فائل میں ایکسپورٹ کرنے کے لیے، انجام دینے کے لیے یہ اقدامات ہیں:

بھی دیکھو: ایکسل سیل، تبصرہ، ہیڈر اور فوٹر میں تصویر کیسے داخل کریں۔
1. آؤٹ لک میں، کلک کریں فائل > کھولیں & برآمد کریں > درآمد/برآمد کریں ۔
2. درآمد اور برآمد کریں وزرڈ کے پہلے مرحلے میں، منتخب کریں ایک فائل میں برآمد کریں اور اگلا پر کلک کریں۔
3. Outlook Data File (.pst) کو منتخب کریں اور اگلا پر کلک کریں۔

   

4. اپنے ای میل اکاؤنٹ کے تحت، رابطے فولڈر کو منتخب کریں اور یقینی بنائیں کہ سب فولڈرز شامل کریں باکس کو نشان زد کیا گیا ہے۔

   

   ٹپ۔ اگر آپ تمام اشیاء کو منتقل کرنا چاہتے ہیں، نہ کہ صرف رابطے، برآمد کرنے کے لیے ای میل اکاؤنٹ کا نام منتخب کریں۔

5. براؤز کریں پر کلک کریں،منتخب کریں کہ .pst فائل کو کہاں محفوظ کرنا ہے، فائل کا نام دیں، اور جاری رکھنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
6. اگر آپ موجودہ .pst فائل میں ایکسپورٹ کر رہے ہیں، تو منتخب کریں کہ ممکنہ ڈپلیکیٹس سے کیسے نمٹا جائے ( پہلے سے طے شدہ ڈپلیکیٹس کو ایکسپورٹ شدہ آئٹمز سے تبدیل کریں آپشن زیادہ تر معاملات میں ٹھیک کام کرتا ہے) اور Finish پر کلک کریں۔

   

7. اختیاری طور پر، پاس ورڈ درج کریں۔ اپنی .pst فائل کی حفاظت کے لیے۔ اگر آپ پاس ورڈ نہیں چاہتے ہیں، تو کچھ بھی درج کیے بغیر OK پر کلک کریں۔

Outlook فوری طور پر برآمد کرنا شروع کر دیتا ہے۔ اس میں عام طور پر کتنا وقت لگے گا اس کا انحصار اس آئٹمز کی تعداد پر ہوتا ہے جو آپ برآمد کر رہے ہیں۔

آؤٹ لک رابطوں کو زمرہ کے لحاظ سے کیسے برآمد کریں

جب آپ کے پاس مختلف زمروں جیسے کاروباری، ذاتی وغیرہ میں رابطے ہوں۔ ، آپ صرف ایک مخصوص زمرہ برآمد کرنا چاہتے ہیں، تمام رابطے نہیں۔ یہ دو مختلف طریقوں سے کیا جا سکتا ہے۔

کیٹگری کے لحاظ سے آؤٹ لک سے ایکسل (.csv فائل) میں روابط ایکسپورٹ کریں

اپنے آؤٹ لک رابطوں کو زمرہ کے لحاظ سے Excel یا کسی دوسرے پروگرام میں ایکسپورٹ کرنے کے لیے جو کاپی کرنے کی اجازت دیتا ہے/ چسپاں کرتے ہوئے، ان اقدامات پر عمل کریں:

1. لسٹ ویو میں مطلوبہ رابطے کی تفصیلات دکھائیں۔ اسے مکمل کرنے کے لیے، آؤٹ لک روابط کو دستی طور پر کیسے برآمد کیا جائے میں بیان کردہ اقدامات 1 – 4 کو انجام دیں۔
2. دیکھیں ٹیب پر، انتظام گروپ میں، <12 پر کلک کریں۔> زمرہ جات ۔ یہ زمرہ کے لحاظ سے رابطوں کو گروپ کرے گا جیسا کہ نیچے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔

   

3. اس زمرے کے گروپ کے نام پر دائیں کلک کریں جسے آپ برآمد کرنا چاہتے ہیں اورسیاق و سباق کے مینو سے کاپی کریں کو منتخب کریں:

   

4. کاپی کیے گئے رابطوں کو ایکسل یا جہاں چاہیں پیسٹ کریں۔

برآمد کرنے کے لیے 12 زمرہ کے لحاظ سے۔ اس کے لیے، صرف زمرہیں کالم ہیڈر پر کلک کریں۔ اس کے بعد، ماؤس کا استعمال کرتے ہوئے ایک یا زیادہ زمروں میں رابطوں کو منتخب کریں اور کاپی/پیسٹ کریں۔

• تمام رابطوں کو ایکسل میں ایکسپورٹ کریں اور ڈیٹا کو کیٹیگریز کالم کے مطابق ترتیب دیں۔ پھر، غیر متعلقہ زمرہ جات کو حذف کریں یا دلچسپی کے زمرہ جات کو ایک نئی شیٹ میں کاپی کریں۔

آؤٹ لک کے رابطوں کو زمرہ کے لحاظ سے .pst فائل میں ایکسپورٹ کریں

جب کسی دوسرے پی سی یا کسی مختلف آؤٹ لک سے روابط برآمد کریں .pst فائل کے بطور اکاؤنٹ، آپ زمرے بھی برآمد کر سکتے ہیں۔ تاہم، آپ کو آؤٹ لک کو ایسا کرنے کے لیے واضح طور پر بتانے کی ضرورت ہے۔ یہ طریقہ ہے:

1. آؤٹ لک رابطوں کو PST فائل میں ایکسپورٹ کرنے میں بیان کردہ مراحل 1 - 3 کو انجام دے کر ایکسپورٹ کا عمل شروع کریں۔
2. آؤٹ لک ڈیٹا فائل کو ایکسپورٹ کریں ڈائیلاگ میں باکس، رابطہ فولڈر کو منتخب کریں اور فلٹر بٹن پر کلک کریں۔

   

3. فلٹر ڈائیلاگ باکس میں، <1 پر سوئچ کریں۔>مزید انتخاب ٹیب، اور کلک کریں زمرہ جات…

   

   بھی دیکھو: مثالوں کے ساتھ ایکسل مشروط فارمیٹنگ ٹیوٹوریل
4. رنگ زمرہ جات ڈائیلاگ ونڈو میں، کے زمرے منتخب کریں دلچسپی اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

   

5. واپس میں فلٹر کریں ونڈو، ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

   

6. آؤٹ لک رابطوں کو PST فائل میں ایکسپورٹ کرنے سے مرحلہ 5 - 7 پر عمل کرتے ہوئے عمل کو مکمل کریں۔

نوٹ۔ مذکورہ بالا دونوں طریقے منتخب زمروں میں رابطے برآمد کرتے ہیں لیکن نہ ہی زمرہ کے رنگوں کو برقرار رکھتے ہیں۔ رابطوں کو آؤٹ لک میں درآمد کرنے کے بعد، آپ کو نئے رنگوں کو ترتیب دینا ہوگا۔

Outlook Online سے روابط کیسے ایکسپورٹ کریں

Outlook on web اور Outlook.com کے پاس روابط کو .csv فائل میں ایکسپورٹ کرنے کا بلٹ ان آپشن ہے۔ یہاں یہ ہے کہ یہ کیسے کام کرتا ہے:

1. ویب یا Outlook.com اکاؤنٹ پر اپنے آؤٹ لک میں سائن ان کریں۔
2. نیچے بائیں کونے میں، لوگ پر کلک کریں:

اپنے براؤزر پر منحصر ہے۔ آپ کو صفحہ کے بٹن پر ڈاؤن لوڈ کی گئی contacts.csv فائل ملے گی یا اسے Excel میں کھولنے کے لیے کہا جائے گا۔ فائل کھولنے کے بعد، اسے اپنے پی سی یا کلاؤڈ اسٹوریج میں محفوظ کریں۔

آؤٹ لک سے گلوبل ایڈریس لسٹ (GAL) کو کیسے ایکسپورٹ کریں

جبکہ آپ آؤٹ لک سے اپنے کانٹیکٹ فولڈر آسانی سے منتقل کر سکتے ہیں، ایسا لگتا ہے کہ آپ کی تنظیم کی ایکسچینج پر مبنی رابطہ فہرستیں یا کسی بھی قسم کی آف لائن ایڈریس بک برآمد کرنے کا کوئی براہ راست طریقہ نہیں ہے۔ تاہم، آپ عالمی ایڈریس لسٹ کے آئٹمز کو اپنے ذاتی رابطوں میں شامل کر سکتے ہیں۔فولڈر، اور پھر تمام روابط برآمد کریں۔ اسے مکمل کرنے کے لیے، یہ اقدامات کریں:

1. اپنی آؤٹ لک ایڈریس بک کھولیں۔ اس کے لیے، یا تو Home ٹیب پر Find Group میں ایڈریس بک پر کلک کریں، یا Ctrl+ Shift + B کی بورڈ شارٹ کٹ دبائیں۔
<6 ایڈریس بک ڈائیلاگ باکس میں، عالمی ایڈریس لسٹ یا ایکسچینج پر مبنی کسی اور ایڈریس لسٹ کو منتخب کریں۔
2. ان رابطوں کو منتخب کریں جنہیں آپ ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں:
   • تمام رابطے کو منتخب کرنے کے لیے، پہلے آئٹم پر کلک کریں، شفٹ کی کو دبائے رکھیں، اور پھر آخری آئٹم پر کلک کریں۔
   • مخصوص رابطے کو منتخب کرنے کے لیے، پہلے آئٹم پر کلک کریں، Ctrl کی کو دبائیں اور تھامیں، اور پھر ایک ایک کرکے دیگر آئٹمز پر کلک کریں۔
3. اپنے انتخاب پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں روابط میں شامل کریں سیاق و سباق کا مینو۔

اور اب، کوئی بھی چیز آپ کو اپنے تمام رابطوں کو .csv یا .pst فائل میں معمول کے مطابق برآمد کرنے سے نہیں روکتی ہے۔

تجاویز:

• گلوبل ایڈریس لسٹ کے رابطوں کو اپنے ذاتی رابطوں سے الگ کرنے کے لیے، آپ مندرجہ بالا اقدامات کرنے سے پہلے اپنے رابطوں کو عارضی طور پر کسی دوسرے فولڈر میں منتقل کر سکتے ہیں۔
• اگر آپ کو ضرورت ہو ایک بہت بڑا جی برآمد کرنا lobal ایڈریس لسٹ مکمل طور پر، آپ کا ایکسچینج ایڈمنسٹریٹر اسے ایکسچینج ڈائرکٹری سے براہ راست تیزی سے کرسکتا ہے۔

اس طرح آپ آؤٹ لک سے رابطے برآمد کرتے ہیں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!