เรียนรู้วิธีส่งออกที่อยู่ติดต่อจาก Outlook เป็นไฟล์ CSV หรือ PST: ทั้งหมดหรือตามหมวดหมู่ รายชื่อติดต่อส่วนตัวหรือ Global Address List จาก Outlook Online หรือเดสก์ท็อป

ไม่ว่าคุณจะเป็น การย้ายข้อมูลไปยังบริการอีเมลอื่นหรือสำรองข้อมูล Outlook เป็นประจำ สิ่งสำคัญคือต้องถ่ายโอนรายละเอียดการติดต่อทั้งหมดโดยไม่เกิดข้อผิดพลาด บทแนะนำนี้จะสอนวิธีง่ายๆ ในการส่งออกรายชื่อติดต่อใน Outlook เป็นไฟล์ .csv หรือ .pst เพื่อให้คุณสามารถนำเข้าได้จากทุกที่ที่คุณต้องการ รวมทั้ง Excel, Google Docs, Gmail และ Yahoo

<5

เคล็ดลับ หากคุณต้องเผชิญกับงานที่ตรงกันข้าม บทช่วยสอนต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์:

• นำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook จากไฟล์ CSV และ PST
• นำเข้าผู้ติดต่อ Outlook จาก Excel

วิธีส่งออกผู้ติดต่อใน Outlook เป็นไฟล์ CSV

Microsoft Outlook มีวิซาร์ดพิเศษที่ทำให้การส่งออกผู้ติดต่อเป็น CSV ตรงไปตรงมาและรวดเร็ว เพียงคลิกไม่กี่ครั้ง คุณก็จะได้สมุดที่อยู่ในรูปแบบ .csv ที่สามารถนำเข้าไปยัง Excel, Google Docs และแอปสเปรดชีตอื่นๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถนำเข้าไฟล์ CSV ไปยัง Outlook หรือแอปอีเมลอื่นๆ เช่น Gmail หรือ Yahoo

หากต้องการส่งออกรายชื่อติดต่อ Outlook เป็น CSV คุณต้องทำดังนี้:

1. ขึ้นอยู่กับ ใน Outlook เวอร์ชันของคุณ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • ใน Outlook 2013 และสูงกว่า ให้คลิก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > นำเข้า/ส่งออก .
   • ใน Outlook 2010คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > ส่งออก .

   <3

2. วิซาร์ด นำเข้าและส่งออก จะปรากฏขึ้น คุณเลือก ส่งออกไปยังไฟล์ และคลิก ถัดไป .

   

3. เลือก ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค และคลิก ถัดไป .

   

4. ใต้บัญชีเป้าหมาย เลือกโฟลเดอร์ ผู้ติดต่อ แล้วคลิก ถัดไป หากคุณมีหลายบัญชี คุณอาจต้องเลื่อนขึ้นหรือลงเพื่อค้นหาบัญชีที่ต้องการ

   

5. คลิกปุ่ม เรียกดู

   

6. ตั้งชื่อไฟล์ .csv ของคุณตามที่คุณต้องการ พูด Outlook_contacts และบันทึกลงในโฟลเดอร์ใดก็ได้บนพีซีของคุณหรือไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive

   

   หมายเหตุ หากคุณเคยใช้คุณสมบัติการส่งออกมาก่อน ตำแหน่งและชื่อไฟล์ก่อนหน้าจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ อย่าลืมพิมพ์ชื่อไฟล์อื่นก่อนคลิก ตกลง เว้นแต่คุณต้องการเขียนทับไฟล์ที่มีอยู่

7. ย้อนกลับไปในหน้าต่าง ส่งออกไปยังไฟล์ คลิก ถัดไป .

   

8. เพื่อเริ่มต้น ส่งออกผู้ติดต่อทันที คลิก เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะถ่ายโอนรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมาก (รวมเป็น 92 ฟิลด์!) ด้วยเหตุนี้ ไฟล์ .csv ของคุณจะมีเซลล์และคอลัมน์ว่างจำนวนมาก

   หากคุณต้องการเลือกเองว่าจะส่งออกข้อมูลใด ให้คลิก แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง และทำตามขั้นตอนต่อไป

   

9. ใน แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง ให้ทำดังต่อไปนี้:
   • คลิกปุ่ม ล้างแผนที่ เพื่อ ลบแผนที่เริ่มต้นออก .
   • ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ค้นหารายละเอียดที่คุณ ต้องการส่งออกและ ลาก ไปยังบานหน้าต่างด้านขวาทีละรายการ
   • หากต้องการ จัดเรียงใหม่ ช่องที่ส่งออก (คอลัมน์ในไฟล์ CSV ในอนาคตของคุณ) ให้ลาก รายการขึ้นและลงในบานหน้าต่างด้านขวาโดยตรง
   • หากต้องการ ลบ ช่องที่เพิ่มผิดพลาด ให้ลากช่องกลับไปที่บานหน้าต่างด้านซ้าย
   • เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง .

   

10. ย้อนกลับไปในหน้าต่าง ส่งออกไปยังไฟล์ คลิก เสร็จสิ้น ช่องแสดงความคืบหน้าจะระบุว่ากระบวนการส่งออกได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว ทันทีที่กล่องหายไป กระบวนการก็เสร็จสิ้น

เพื่อให้แน่ใจว่าได้ถ่ายโอนรายชื่อติดต่อทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ CSV ที่สร้างขึ้นใหม่ใน Excel หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่รองรับไฟล์ . csv

แม้ว่าการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อใน Outlook ด้วยวิซาร์ดในตัวจะรวดเร็วและง่ายดาย แต่วิธีนี้ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง:

• อนุญาตให้ส่งออกได้หลายช่อง แต่ไม่ใช่ทั้งหมด ของพวกเขา
• การกรองและจัดเรียงฟิลด์ที่แมปใหม่อาจใช้เวลานานและยุ่งยาก
• ไม่อนุญาตให้ส่งออกรายชื่อติดต่อตามหมวดหมู่

หาก ข้อจำกัดข้างต้นมีความสำคัญสำหรับคุณ จากนั้นลองใช้วิธีการแบบ WYSIWYG ที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป

วิธีส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook ด้วยตนเอง

อีกวิธีหนึ่งในการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook คือวิธีเดิมวิธีการคัดลอกวาง ข้อได้เปรียบหลักของแนวทางนี้คือ คุณสามารถคัดลอก ฟิลด์ใดก็ได้ ที่มีอยู่ใน Outlook และดูรายละเอียดทั้งหมดที่คุณกำลังส่งออกด้วยสายตา

ขั้นตอนในการดำเนินการมีดังนี้:

1. ในแถบนำทาง คลิกไอคอน บุคคล
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน คลิก โทรศัพท์ หรือ รายการ เพื่อสลับไปยังมุมมองตาราง

   

3. หากคุณต้องการส่งออกฟิลด์มากกว่าปัจจุบัน ปรากฏขึ้น ไปที่กลุ่ม ดู แท็บ > จัดเรียง แล้วคลิก เพิ่มคอลัมน์

   

4. ใน กล่องโต้ตอบ แสดงคอลัมน์ เลือกฟิลด์ที่ต้องการในบานหน้าต่างด้านซ้ายและคลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อเพิ่มลงในบานหน้าต่างด้านขวา

   หากต้องการเลือก คอลัมน์เพิ่มเติม ให้เลือก ฟิลด์ที่ติดต่อทั้งหมด จากรายการแบบเลื่อนลง เลือกคอลัมน์ที่มีจาก

   ถึง เปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ ในมุมมองแบบกำหนดเองของคุณ ใช้ปุ่ม เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง ในบานหน้าต่างด้านขวา

   ถึง ลบคอลัมน์ เลือกคอลัมน์นั้นในบานหน้าต่างด้านขวา แล้วคลิกปุ่ม ลบ

   เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง .

   

   ส่วนสำคัญของงานเสร็จสิ้นแล้ว และคุณเพียงแค่กดปุ่มลัดสองสามปุ่มเพื่อบันทึกผลงานของคุณ

5. หากต้องการคัดลอกรายละเอียดผู้ติดต่อที่แสดง ให้ทำดังต่อไปนี้:
   • กด CTRL + A เพื่อเลือกผู้ติดต่อทั้งหมด
   • กด CTRL + C เพื่อคัดลอกรายชื่อที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด
   • เปิด Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่น เลือกเซลล์บนซ้าย จากนั้นกด CTRL + V เพื่อวางรายละเอียดที่คัดลอก
6. หากคุณต้องการนำเข้าที่ติดต่อของคุณไปยัง Outlook, Gmail หรือบริการอีเมลอื่นๆ ในภายหลัง ให้บันทึกสมุดงาน Excel ของคุณเป็นไฟล์ .csv

นั่นแหละ! แม้ว่าขั้นตอนอาจดูยาวไปสักหน่อยบนกระดาษ แต่ในทางปฏิบัติ ขั้นตอนเหล่านี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น

วิธีส่งออกผู้ติดต่อใน Outlook เป็นไฟล์ PST

หากคุณต้องการถ่ายโอนผู้ติดต่อของคุณ จากบัญชี Outlook หนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง หรือจากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าไปยังบัญชีใหม่ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการส่งออกเป็นไฟล์ .pst นอกจากผู้ติดต่อแล้ว คุณยังสามารถส่งออกอีเมล การนัดหมาย งาน และบันทึกทั้งหมดได้ในคราวเดียว

หากต้องการส่งออกผู้ติดต่อเป็นไฟล์ .pst ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ใน Outlook คลิก ไฟล์ > เปิด & ส่งออก > นำเข้า/ส่งออก .
2. ในขั้นตอนแรกของวิซาร์ด นำเข้าและส่งออก เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ แล้วคลิก ถัดไป .
3. เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แล้วคลิก ถัดไป .

   

4. ภายใต้บัญชีอีเมลของคุณ ให้เลือกโฟลเดอร์ รายชื่อติดต่อ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง รวมโฟลเดอร์ย่อย ไว้แล้ว

   

   เคล็ดลับ หากคุณต้องการโอนรายการทั้งหมด ไม่ใช่แค่ผู้ติดต่อ ให้เลือกชื่อบัญชีอีเมลที่จะส่งออก

5. คลิก เรียกดู ,เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ .pst ตั้งชื่อไฟล์ และคลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
6. หากคุณส่งออกไปยังไฟล์ .pst ที่มีอยู่ ให้เลือกวิธีจัดการกับไฟล์ที่ซ้ำกัน ( ค่าเริ่มต้น แทนที่รายการที่ซ้ำกับรายการที่ส่งออก ตัวเลือกทำงานได้ดีในกรณีส่วนใหญ่) และคลิก เสร็จสิ้น .

   

7. หรือป้อนรหัสผ่าน เพื่อป้องกันไฟล์ .pst ของคุณ หากคุณไม่ต้องการรหัสผ่าน ให้คลิก ตกลง โดยไม่ต้องป้อนอะไรเลย

Outlook จะเริ่มส่งออกทันที โดยทั่วไปจะใช้เวลานานแค่ไหนขึ้นอยู่กับจำนวนรายการที่คุณกำลังส่งออก

วิธีส่งออกที่ติดต่อ Outlook ตามหมวดหมู่

เมื่อคุณมีผู้ติดต่อในประเภทต่างๆ เช่น ธุรกิจ ส่วนตัว ฯลฯ คุณอาจต้องการส่งออกเฉพาะหมวดหมู่เฉพาะ ไม่ใช่รายชื่อติดต่อทั้งหมด สามารถทำได้สองวิธีที่แตกต่างกัน

ส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook ไปยัง Excel (ไฟล์ .csv) ตามหมวดหมู่

หากต้องการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ตามหมวดหมู่ไปยัง Excel หรือโปรแกรมอื่นที่อนุญาตการคัดลอก/ วาง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. แสดงรายละเอียดการติดต่อที่ต้องการในมุมมองรายการ เมื่อต้องการดำเนินการ ให้ทำตามขั้นตอนที่ 1 – 4 ที่อธิบายไว้ใน วิธีส่งออกที่ติดต่อ Outlook ด้วยตนเอง
2. บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม การจัดเรียง ให้คลิก หมวดหมู่ . ซึ่งจะจัดกลุ่มผู้ติดต่อตามหมวดหมู่ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

   

3. คลิกขวาที่ชื่อกลุ่มของหมวดหมู่ที่คุณต้องการส่งออกและเลือก คัดลอก จากเมนูบริบท:

   

4. วางผู้ติดต่อที่คัดลอกไปยัง Excel หรือที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการ

เพื่อส่งออก หลายหมวดหมู่ ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 สำหรับแต่ละหมวดหมู่ หรือใช้ทางเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

ดูสิ่งนี้ด้วย: คำนวณจำนวนวันระหว่างสองวันใน Excel
• แทนที่จะคลำผู้ติดต่อตามหมวดหมู่ (ขั้นตอนที่ 2 ด้านบน) เรียงลำดับ ตามหมวดหมู่ สำหรับสิ่งนี้ เพียงคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ หมวดหมู่ หลังจากนั้น เลือกผู้ติดต่อในหนึ่งหมวดหมู่ขึ้นไปโดยใช้เมาส์และคัดลอก/วาง
• ส่งออกผู้ติดต่อทั้งหมดไปยัง Excel และจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ หมวดหมู่ จากนั้น ลบหมวดหมู่ที่ไม่เกี่ยวข้องหรือคัดลอกหมวดหมู่ที่สนใจลงในชีตใหม่

ส่งออกผู้ติดต่อใน Outlook เป็นไฟล์ .pst ตามหมวดหมู่

เมื่อส่งออกผู้ติดต่อจากพีซีเครื่องอื่นหรือ Outlook อื่น บัญชีเป็นไฟล์ .pst คุณยังสามารถส่งออกหมวดหมู่ได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม คุณต้องบอกให้ Outlook ดำเนินการดังกล่าวอย่างชัดเจน โดยมีวิธีการดังนี้:

1. เริ่มกระบวนการส่งออกโดยดำเนินการตามขั้นตอนที่ 1 – 3 ที่อธิบายไว้ในการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ไปยังไฟล์ PST
2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออกไฟล์ข้อมูล Outlook เลือกโฟลเดอร์ผู้ติดต่อและคลิกปุ่ม ตัวกรอง

   

3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง ให้สลับไปที่กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเพิ่มเติม แท็บ และคลิก หมวดหมู่…

   

4. ในหน้าต่างโต้ตอบ หมวดหมู่สี เลือกหมวดหมู่ของ สนใจและคลิก ตกลง .

   

5. ย้อนกลับไปใน ตัวกรอง หน้าต่าง คลิกตกลง

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: สูตรและฟังก์ชันอาร์เรย์ใน Excel - ตัวอย่างและแนวทาง
6. เสร็จสิ้นกระบวนการโดยทำตามขั้นตอนที่ 5 – 7 จากการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ไปยังไฟล์ PST

หมายเหตุ ทั้งสองวิธีข้างต้นส่งออกผู้ติดต่อในหมวดหมู่ที่เลือก แต่ไม่เก็บสีหมวดหมู่ไว้ หลังจากนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook คุณจะต้องตั้งค่าสีใหม่

วิธีส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook Online

Outlook บนเว็บและ Outlook.com มีตัวเลือกในตัวเพื่อส่งออกผู้ติดต่อเป็นไฟล์ .csv นี่คือวิธีการทำงาน:

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Outlook บนเว็บหรือ Outlook.com
2. ที่มุมซ้ายล่าง ให้คลิก บุคคล :



• ที่มุมขวาบน คลิก จัดการ > ส่งออกรายชื่อติดต่อ .



• เลือกส่งออกรายชื่อติดต่อทั้งหมดหรือเฉพาะบางโฟลเดอร์ แล้วคลิกปุ่ม ส่งออก



ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ของคุณ คุณจะพบไฟล์ contacts.csv ที่ดาวน์โหลดได้ที่ปุ่มของหน้า หรือจะได้รับแจ้งให้เปิดใน Excel หลังจากเปิดไฟล์ ให้บันทึกลงในพีซีหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

วิธีส่งออก Global Address List (GAL) จาก Outlook

ในขณะที่คุณสามารถถ่ายโอนโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณเองจาก Outlook ได้อย่างง่ายดาย ดูเหมือนจะไม่มีวิธีโดยตรงในการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อที่ใช้ Exchange ขององค์กรของคุณหรือสมุดรายชื่อแบบออฟไลน์ใดๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มรายการของ Global Address List ลงในสมุดติดต่อส่วนบุคคลของคุณได้โฟลเดอร์แล้วส่งออกที่ติดต่อทั้งหมด หากต้องการดำเนินการ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ ในการทำเช่นนี้ ให้คลิก สมุดที่อยู่ บนแท็บ หน้าแรก ใน ค้นหากลุ่ม หรือกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+ Shift + B
2. ในกล่องโต้ตอบ สมุดที่อยู่ เลือก รายการที่อยู่ร่วม หรือรายการที่อยู่ตาม Exchange อื่น
3. เลือกผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งออก:
   • หากต้องการเลือก ผู้ติดต่อทั้งหมด ให้คลิกรายการแรก กดปุ่ม Shift ค้างไว้ จากนั้นคลิกรายการสุดท้าย
   • หากต้องการเลือก ผู้ติดต่อเฉพาะ คลิกรายการแรก กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ จากนั้นคลิกรายการอื่นๆ ทีละรายการ
4. คลิกขวาที่เลือก แล้วเลือก เพิ่มในรายชื่อติดต่อ จาก เมนูบริบท



และตอนนี้ ไม่มีอะไรขัดขวางไม่ให้คุณส่งออกที่ติดต่อทั้งหมดของคุณเป็นไฟล์ .csv หรือ .pst ด้วยวิธีปกติ

เคล็ดลับ:

• หากต้องการแยกผู้ติดต่อ Global Address List ออกจากส่วนตัว คุณสามารถย้ายผู้ติดต่อของคุณเองไปยังโฟลเดอร์อื่นได้ชั่วคราวก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้น
• หากคุณต้องการ เพื่อส่งออก G ขนาดใหญ่ lobal Address List แบบเต็ม ผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณสามารถทำได้เร็วกว่าโดยตรงจาก Exchange Directory

นั่นคือวิธีที่คุณส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!