Outlook Online veya masaüstünden Outlook'taki kişileri CSV veya PST dosyasına nasıl aktaracağınızı öğrenin: tümü veya kategoriye göre, kişisel kişileriniz veya Genel Adres Listesi.

İster başka bir e-posta hizmetine geçiş yapıyor ister Outlook verilerinizi düzenli olarak yedekliyor olun, tüm kişi bilgilerini hatasız bir şekilde aktarmak çok önemlidir. Bu eğitim size Outlook kişilerini .csv veya .pst dosyasına aktarmanın birkaç kolay yolunu öğretecek, böylece daha sonra Excel, Google Docs, Gmail ve Yahoo dahil olmak üzere ihtiyacınız olan her yere aktarabilirsiniz.

İpucu: Eğer tam tersi bir görevle karşı karşıyaysanız, aşağıdaki eğitimler size yardımcı olacaktır:

• Kişileri CSV ve PST dosyasından Outlook'a aktarma
• Outlook kişilerini Excel'den içe aktarma

Outlook kişileri CSV dosyasına nasıl aktarılır

Microsoft Outlook, kişileri CSV'ye aktarmayı basit ve hızlı hale getiren özel bir sihirbaz sağlar. Sadece birkaç tıklamayla, adres defterinizi Excel, Google Docs ve diğer birçok elektronik tablo uygulamasına aktarılabilen bir .csv biçiminde elde edersiniz. CSV dosyasını Outlook'a veya Gmail veya Yahoo gibi başka bir e-posta uygulamasına da aktarabilirsiniz.

Outlook kişilerini CSV'ye aktarmak için yapmanız gereken şey budur:

1. Outlook sürümünüze bağlı olarak aşağıdakilerden birini yapın:
   • Outlook 2013 ve daha yüksek sürümlerde Dosya > Aç & Dışa Aktar > İthalat/İhracat .
   • Outlook 2010'da Dosya > Seçenekler > Gelişmiş > İhracat .

   

2. Bu İthalat ve İhracat sihirbazı görünür. Bir dosyaya aktarma ve tıklayın Sonraki .

   

3. Seçiniz Virgülle Ayrılmış Değerler ve tıklayın Sonraki .

   

4. Hedef hesabın altında İletişim klasörüne gidin ve Sonraki Birden fazla hesabınız varsa, gerekli olanı bulmak için yukarı veya aşağı kaydırmanız gerekebilir.

   

5. Tıklayınız Gözat Düğme.

   

6. .csv dosyanıza istediğiniz ismi verin, örneğin Outlook_contacts 'yi seçin ve bilgisayarınızdaki herhangi bir klasöre veya OneDrive gibi bir bulut depolama alanına kaydedin.

   

   Ayrıca bakınız: Excel şablonları: nasıl yapılır ve kullanılır

   Not: Dışa aktarma özelliğini daha önce kullandıysanız, önceki konum ve dosya adı otomatik olarak görünecektir. düğmesine tıklamadan önce farklı bir dosya adı yazdığınızdan emin olun. TAMAM. Mevcut dosyanın üzerine yazmak istemiyorsanız.

7. Geri döndüğümüzde Dosyaya Aktar penceresinde Sonraki .

   

   Ayrıca bakınız: Excel AY işlevi - tarihten itibaren ay adı, ayın son günü vb.
8. Kişileri hemen dışa aktarmaya başlamak için Bitirmek Ancak, bunun birçok alakasız detayı (toplam 92 alan!) aktaracağını lütfen unutmayın. Sonuç olarak, .csv dosyanızda çok sayıda boş hücre ve sütun olacaktır.

   Hangi bilgilerin dışa aktarılacağını kendiniz seçmeyi tercih ediyorsanız Özel Alanları Eşle ve sonraki adımlarla devam edin.

   

9. İçinde Özel Alanları Eşle penceresinde aşağıdakileri yapın:
   • Tıklayınız Haritayı Temizle düğmesine varsayılan haritayı kaldırın .
   • Sol bölmede, dışa aktarmak istediğiniz ayrıntıları bulun ve sürükleyin bunları teker teker sağ bölmeye yerleştirin.
   • için yeniden düzenle Dışa aktarılan alanları (gelecekteki CSV dosyanızdaki sütunlar), öğeleri doğrudan sağ bölmede yukarı ve aşağı sürükleyin.
   • için Kaldır yanlışlıkla eklenen bir alanı sol bölmeye geri sürükleyin.
   • Bitirdiğinizde, tıklayın TAMAM. .

   

10. Geri döndüğümüzde Dosyaya Aktar penceresinde Bitirmek İlerleme kutusu dışa aktarma işleminin başladığını gösterecektir. Kutu kaybolur kaybolmaz işlem tamamlanır.

Tüm kişilerinizin başarıyla aktarıldığından emin olmak için, yeni oluşturulan CSV dosyasını Excel'de veya .csv biçimini destekleyen başka bir programda açın.

Outlook kişilerini yerleşik sihirbazla dışa aktarmak hızlı ve kolay olsa da, bu yöntemin birkaç dezavantajı vardır:

• Birçok alanın dışa aktarılmasına izin verir, ancak hepsinin değil.
• Eşlenen alanları filtrelemek ve yeniden düzenlemek zaman alıcı ve zahmetli olabilir.
• Kişilerin kategoriye göre dışa aktarılmasına izin vermez.

Yukarıdaki sınırlamalar sizin için kritikse, bir sonraki bölümde açıklanan WYSIWYG yaklaşımını deneyin.

Kişiler Outlook'tan manuel olarak nasıl dışa aktarılır

Outlook kişilerini dışa aktarmanın bir başka yolu da eski güzel kopyala-yapıştır yöntemidir. Bu yaklaşımın ana avantajı, kişileri kopyalayabilmenizdir herhangi bir alan Outlook'ta bulunan ve dışa aktardığınız tüm ayrıntıları görsel olarak görebilirsiniz.

İşte gerçekleştirilecek adımlar:

1. Gezinti çubuğunda İnsanlar simgesi.
2. Üzerinde Ev sekmesinde Güncel Görünüm grubunda yer alıyorsanız Telefon veya Liste bir tablo görünümüne geçmek için.

   

3. Şu anda görüntülenenden daha fazla alanı dışa aktarmak isterseniz Görünüm tab> Düzenleme grubunu seçin ve Sütun Ekleme .

   

4. İçinde Sütunları Göster iletişim kutusunda, sol bölmede istediğiniz alanı seçin ve Ekle düğmesine basarak sağ bölmeye ekleyin.

   Hatta almak için daha fazla sütun seçim yapmak için Tüm İletişim alanları bir şey yok. Şuradan kullanılabilir sütunları seçin açılır liste.

   için sütunların sırasını değiştirme özel görünümünüzde İlerleyin veya Aşağı inin sağ bölmedeki düğmeler.

   için bir sütunu kaldırma 'yi seçin, sağ bölmede seçin ve Kaldırmak Düğme.

   Bitirdiğinizde, tıklayın TAMAM. .

   

   İşin büyük kısmı tamamlandı ve çalışmanızın sonucunu kaydetmek için sadece birkaç kısayola basmanız gerekiyor.

5. Görüntülenen iletişim bilgilerini kopyalamak için aşağıdakileri yapın:
   • Tüm kişileri seçmek için CTRL + A tuşlarına basın.
   • Seçilen kişileri panoya kopyalamak için CTRL + C tuşlarına basın.
   • Excel'i veya başka bir elektronik tablo programını açın, sol üst hücreyi seçin ve kopyalanan ayrıntıları yapıştırmak için CTRL + V tuşlarına basın.
6. Kişilerinizi daha sonra Outlook, Gmail veya başka bir e-posta hizmetine aktarmayı düşünüyorsanız, Excel çalışma kitabınızı .csv dosyası olarak kaydedin.

İşte bu kadar! Adımlar kağıt üzerinde biraz uzun görünse de, pratikte gerçekleştirilmesi sadece birkaç dakika sürer.

Outlook kişileri PST dosyasına nasıl aktarılır

Kişilerinizi bir Outlook hesabından diğerine veya eski bilgisayarınızdan yenisine aktarmak istiyorsanız, en kolay yol bir .pst dosyasına aktarmaktır. Kişilerin yanı sıra e-postalarınızı, randevularınızı, görevlerinizi ve notlarınızı da tek seferde aktarabilirsiniz.

Kişileri bir .pst dosyasına aktarmak için gerçekleştirilecek adımlar aşağıda verilmiştir:

1. Outlook'ta Dosya > Aç & Dışa Aktar > İthalat/İhracat .
2. İlk adımda İthalat ve İhracat sihirbazını seçin, ardından Bir dosyaya aktarma ve tıklayın Sonraki .
3. Seçiniz Outlook Veri Dosyası (.pst) ve tıklayın Sonraki .

   

4. E-posta hesabınızın altında İletişim klasörünü açın ve Alt klasörleri dahil et kutusu işaretlenmiştir.

   

   İpucu: Yalnızca kişileri değil, tüm öğeleri aktarmak istiyorsanız, dışa aktarılacak e-posta hesabının adını seçin.

5. Tıklayın Gözat 'ı tıklatın, .pst dosyasının kaydedileceği yeri seçin, dosyayı adlandırın ve TAMAM. Devam etmek için.
6. Mevcut bir .pst dosyasına aktarıyorsanız, olası kopyalarla nasıl başa çıkılacağını seçin (varsayılan Yinelenen öğeleri dışa aktarılan öğelerle değiştirin seçeneği çoğu durumda iyi çalışır) ve Bitirmek .

   

7. İsteğe bağlı olarak, .pst dosyanızı korumak için bir parola girin. Parola istemiyorsanız TAMAM. hiçbir şey girmeden.

Outlook dışa aktarma işlemini hemen başlatır. Ne kadar süreceği genellikle dışa aktardığınız öğe sayısına bağlıdır.

Outlook kişilerini kategoriye göre dışa aktarma

İş, kişisel vb. gibi farklı kategorilerde kişileriniz olduğunda, tüm kişileri değil, yalnızca belirli bir kategoriyi dışa aktarmak isteyebilirsiniz. Bu iki farklı şekilde yapılabilir.

Outlook'taki kişileri kategoriye göre Excel'e (.csv dosyası) aktarma

Outlook kişilerinizi kategoriye göre Excel'e veya kopyalama/yapıştırmaya izin veren başka bir programa aktarmak için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Liste görünümünde istediğiniz kişi ayrıntılarını görüntüleyin. Bunu yapmak için, Outlook kişilerini manuel olarak dışa aktarma bölümünde açıklanan 1 - 4 adımlarını uygulayın.
2. Üzerinde Görünüm sekmesinde Düzenleme grubunu seçin, tıklayın Kategoriler Bu, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi kişileri kategoriye göre gruplandıracaktır.

   

3. Dışa aktarmak istediğiniz kategorinin grup adına sağ tıklayın ve Anlaşıldı bağlam menüsünden:

   

4. Kopyalanan kişileri Excel'e veya istediğiniz yere yapıştırın.

Dışa aktarmak için çeşitli kategoriler Her kategori için 3. ve 4. adımları tekrarlayın veya aşağıdaki alternatiflerden birini kullanın:

• Kişileri kategoriye göre aramak yerine (yukarıdaki 2. adım), sırala Bunun için kategoriye göre Kategoriler Bundan sonra, fareyi kullanarak bir veya daha fazla kategorideki kişileri seçin ve kopyalayıp yapıştırın.
• Tüm kişileri Excel'e aktarın ve verileri Kategoriler sütununu seçin. Ardından, ilgisiz kategorileri silin veya ilgilendiğiniz kategorileri yeni bir sayfaya kopyalayın.

Outlook kişilerini kategoriye göre .pst dosyasına aktarma

Kişileri başka bir bilgisayardan veya farklı bir Outlook hesabından .pst dosyası olarak dışa aktarırken, kategorileri de dışa aktarabilirsiniz. Ancak, Outlook'a bunu yapmasını açıkça söylemeniz gerekir:

1. Outlook kişilerini PST dosyasına aktarma bölümünde açıklanan 1 - 3 adımlarını uygulayarak dışa aktarma işlemini başlatın.
2. İçinde Outlook Veri Dosyasını Dışa Aktar iletişim kutusunda Kişi klasörünü seçin ve Filtre Düğme.

   

3. İçinde Filtre iletişim kutusundan Daha Fazla Seçenek sekmesine tıklayın ve Kategoriler...

   

4. İçinde Renk Kategorileri iletişim penceresinde, ilgilendiğiniz kategorileri seçin ve TAMAM. .

   

5. Geri döndüğümüzde Filtre penceresinde Tamam'a tıklayın.

   

6. Outlook kişilerini PST dosyasına aktarma bölümündeki 5 - 7. adımları uygulayarak işlemi tamamlayın.

Not: Yukarıdaki yöntemlerin her ikisi de seçilen kategorilerdeki kişileri dışa aktarır ancak hiçbiri kategori renklerini korumaz. Kişileri Outlook'a aktardıktan sonra renkleri yeniden ayarlamanız gerekecektir.

Outlook Online'dan kişiler nasıl dışa aktarılır

Web üzerinde Outlook ve Outlook.com, kişileri .csv dosyasına aktarmak için yerleşik bir seçeneğe sahiptir:

1. Outlook on the web veya Outlook.com hesabınızda oturum açın.
2. Sol alt köşede İnsanlar :

Tarayıcınıza bağlı olarak, indirilen kişiler.csv veya Excel'de açmanız istenecektir. Dosyayı açtıktan sonra, bilgisayarınıza veya bir bulut depolama alanına kaydedin.

Outlook'tan Genel Adres Listesi (GAL) nasıl dışa aktarılır

Kendi kişi klasörlerinizi Outlook'tan kolayca aktarabilseniz de, kuruluşunuzun Exchange tabanlı kişi listelerini veya herhangi bir Çevrimdışı Adres Defterini dışa aktarmanın doğrudan bir yolu yok gibi görünüyor. Ancak, Genel Adres Listesi öğelerini kişisel Kişiler klasörünüze ekleyebilir ve ardından tüm kişileri dışa aktarabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Outlook Adres Defterinizi açın. Bunun için ya Adres Defteri üzerinde Ev sekmesinde Grup bul veya Ctrl+ Shift + B klavye kısayoluna basın.
2. İçinde Adres Defteri iletişim kutusunda Global Adres Listesi veya başka bir Exchange tabanlı adres listesi.
3. Dışa aktarmak istediğiniz kişileri seçin:
   • Seçmek için tüm ki̇şi̇ler ilk öğeyi tıklatın, Shift tuşunu basılı tutun ve ardından son öğeyi tıklatın.
   • Seçmek için özel temaslar ilk öğeyi tıklatın, Ctrl tuşunu basılı tutun ve ardından diğer öğeleri tek tek tıklatın.
4. Seçiminize sağ tıklayın ve Kişilere Ekle bağlam menüsünden.

Ve şimdi, hiçbir şey tüm kişilerinizi normal şekilde bir .csv veya .pst dosyasına aktarmanızı engellemiyor.

İpuçları:

• Genel Adres Listesi kişilerini kişisel kişilerinizden ayırmak için, yukarıdaki adımları uygulamadan önce kendi kişilerinizi geçici olarak farklı bir klasöre taşıyabilirsiniz.
• Büyük bir Genel Adres Listesini tam olarak dışa aktarmanız gerekiyorsa, Exchange yöneticiniz bunu doğrudan Exchange Directory'den daha hızlı bir şekilde yapabilir.

Outlook'tan kişileri bu şekilde dışa aktarabilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür ediyor ve gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi umuyorum!