Ketahui cara mengeksport kenalan daripada Outlook ke fail CSV atau PST: semua atau mengikut kategori, kenalan peribadi anda atau Senarai Alamat Global, daripada Outlook Dalam Talian atau desktop.

Sama ada anda berhijrah ke perkhidmatan e-mel lain atau membuat sandaran tetap data Outlook anda, adalah penting untuk memindahkan semua butiran hubungan tanpa sebarang kegagalan. Tutorial ini akan mengajar anda beberapa cara mudah untuk mengeksport kenalan Outlook ke dalam fail .csv atau .pst, supaya anda kemudian boleh mengimportnya di mana-mana yang anda perlukan termasuk Excel, Google Docs, Gmail dan Yahoo.

Petua. Jika anda berhadapan dengan tugas yang bertentangan, tutorial berikut akan membantu:

• Mengimport kenalan ke dalam Outlook daripada fail CSV dan PST
• Mengimport kenalan Outlook daripada Excel

Cara mengeksport kenalan Outlook ke fail CSV

Microsoft Outlook menyediakan wizard khas yang menjadikan pengeksportan kenalan ke CSV mudah dan pantas. Hanya dalam beberapa klik, anda akan mempunyai buku alamat anda dalam format .csv yang boleh diimport ke Excel, Dokumen Google dan banyak apl hamparan lain. Anda juga boleh mengimport fail CSV ke dalam Outlook atau apl e-mel lain seperti Gmail atau Yahoo.

Untuk mengeksport kenalan Outlook ke CSV, ini yang perlu anda lakukan:

1. Bergantung pada versi Outlook anda, lakukan salah satu daripada yang berikut:
   • Dalam Outlook 2013 dan lebih tinggi, klik Fail > Buka & Eksport > Import/Eksport .
   • Dalam Outlook 2010,klik Fail > Pilihan > Terperinci > Eksport .

   

2. Wizard Import dan Eksport muncul. Anda pilih Eksport ke fail dan klik Seterusnya .

   

3. Pilih Nilai Asing Koma dan klik Seterusnya .

   

4. Di bawah akaun sasaran, pilih folder Kenalan dan klik Seterusnya . Jika anda mempunyai beberapa akaun, anda mungkin perlu menatal ke atas atau ke bawah untuk mencari akaun yang diperlukan.

   

5. Klik butang Semak imbas .

   

6. Beri fail .csv anda apa-apa nama yang anda mahu, sebut Outlook_contacts dan simpan pada mana-mana folder pada PC anda atau pada storan awan seperti OneDrive.

   

   Nota. Jika anda pernah menggunakan ciri eksport sebelum ini, lokasi dan nama fail sebelumnya akan dipaparkan secara automatik. Pastikan anda menaip nama fail yang berbeza sebelum mengklik OK , melainkan anda mahu menulis ganti fail sedia ada.

7. Kembali dalam tetingkap Eksport ke Fail , klik Seterusnya .

   

8. Untuk memulakan mengeksport kenalan serta-merta, klik Selesai . Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa ini akan memindahkan banyak butiran yang tidak berkaitan (sejumlah 92 medan!). Hasilnya, fail .csv anda akan mempunyai banyak sel dan lajur kosong.

   Jika anda lebih suka memilih sendiri maklumat yang hendak dieksport, klik Peta Medan Tersuai dan teruskan dengan langkah seterusnya.

   

9. Dalam Medan Tersuai Peta tetingkap, lakukan perkara berikut:
   • Klik butang Kosongkan Peta untuk mengalih keluar peta lalai .
   • Pada anak tetingkap kiri, cari butiran yang anda mahu mengeksport dan seret mereka ke anak tetingkap kanan satu demi satu.
   • Untuk susun semula medan yang dieksport (lajur dalam fail CSV masa hadapan anda), seret item ke atas dan ke bawah terus pada anak tetingkap kanan.
   • Untuk mengalih keluar medan yang tersilap ditambah, seretnya kembali ke anak tetingkap kiri.
   • Apabila selesai, klik OK .

   

10. Kembali dalam tetingkap Eksport ke Fail , klik Selesaikan . Kotak kemajuan akan menunjukkan bahawa proses pengeksportan telah bermula. Sebaik sahaja kotak itu hilang, proses selesai.

Untuk memastikan semua kenalan anda telah berjaya dipindahkan, buka fail CSV yang baru dibuat dalam Excel atau mana-mana program lain yang menyokong . format csv.

Walaupun mengeksport kenalan Outlook dengan wizard terbina dalam adalah pantas dan mudah, kaedah ini mempunyai beberapa kelemahan:

• Ia membenarkan mengeksport banyak medan, tetapi bukan semua daripadanya.
• Menapis dan menyusun semula medan yang dipetakan mungkin memakan masa dan menyusahkan.
• Ia tidak membenarkan mengeksport kenalan mengikut kategori.

Jika had di atas adalah penting untuk anda, kemudian cuba pendekatan WYSIWYG yang diterangkan dalam bahagian seterusnya.

Cara untuk mengeksport kenalan daripada Outlook secara manual

Cara lain untuk mengeksport kenalan Outlook ialah yang lamakaedah salin-tampal. Kelebihan utama pendekatan ini ialah anda boleh menyalin mana-mana medan yang wujud dalam Outlook dan melihat secara visual semua butiran yang anda eksport.

Berikut ialah langkah-langkah untuk dilakukan:

1. Dalam bar Navigasi, klik ikon Orang .
2. Pada tab Laman Utama , dalam kumpulan Paparan Semasa , klik sama ada Telefon atau Senarai untuk bertukar kepada paparan jadual.

   

3. Jika anda ingin mengeksport lebih banyak medan daripada pada masa ini dipaparkan, pergi ke tab Lihat > Susunan kumpulan dan klik Tambah Lajur .

   

4. Dalam kotak dialog Show Columns , pilih medan yang diingini dalam anak tetingkap kiri dan klik butang Tambah untuk menambahkannya pada anak tetingkap kanan.

   Untuk mendapatkan lebih banyak lajur untuk dipilih, pilih Semua medan Kenalan daripada senarai lungsur turun Pilih lajur yang tersedia daripada .

   Kepada tukar susunan lajur dalam paparan tersuai anda, gunakan butang Alih Ke Atas atau Alih ke bawah dalam anak tetingkap kanan.

   Ke alih keluar lajur , pilihnya dalam anak tetingkap kanan dan klik butang Alih keluar .

   Apabila selesai, klik OK .

   

   Bahagian utama kerja telah selesai dan anda hanya perlu menekan beberapa pintasan untuk menyimpan hasil kerja anda.

5. Untuk menyalin butiran kenalan yang dipaparkan, lakukan yang berikut:
   • Tekan CTRL + A untuk memilih semua kenalan.
   • Tekan CTRL + C untuksalin kenalan yang dipilih ke papan keratan.
   • Buka Excel atau program hamparan lain, pilih sel kiri atas, dan kemudian tekan CTRL + V untuk menampal butiran yang disalin.
6. Jika anda berhasrat untuk mengimport kenalan anda ke Outlook, Gmail atau beberapa perkhidmatan e-mel lain kemudian, simpan buku kerja Excel anda sebagai fail .csv.

Itu sahaja! Walaupun langkah-langkah itu mungkin kelihatan agak panjang di atas kertas, dalam praktiknya ia hanya mengambil masa beberapa minit untuk dilakukan.

Cara untuk mengeksport kenalan Outlook ke fail PST

Jika anda ingin memindahkan kenalan anda daripada satu akaun Outlook ke akaun yang lain atau dari komputer lama anda kepada yang baharu, cara paling mudah ialah mengeksport ke fail .pst. Selain daripada kenalan, anda juga boleh mengeksport e-mel, janji temu, tugasan dan nota anda, sekali gus.

Untuk mengeksport kenalan ke fail .pst, berikut ialah langkah yang perlu dilakukan:

1. Dalam Outlook, klik Fail > Buka & Eksport > Import/Eksport .
2. Dalam langkah pertama wizard Import dan Eksport , pilih Eksport ke fail dan klik Seterusnya .
3. Pilih Fail Data Outlook (.pst) dan klik Seterusnya .

   

4. Di bawah akaun e-mel anda, pilih folder Kenalan dan pastikan kotak Sertakan subfolder ditandakan.

   

   Petua. Jika anda ingin memindahkan semua item, bukan sahaja kenalan, pilih nama akaun e-mel untuk dieksport.

5. Klik Semak imbas ,pilih tempat untuk menyimpan fail .pst, namakan fail dan klik OK untuk meneruskan.
6. Jika anda mengeksport ke fail .pst sedia ada, pilih cara menangani kemungkinan pendua ( pilihan lalai Ganti pendua dengan item yang dieksport berfungsi dengan baik dalam kebanyakan kes) dan klik Selesai .

   

7. Secara pilihan, masukkan kata laluan untuk melindungi fail .pst anda. Jika anda tidak mahu kata laluan, klik OK tanpa memasukkan apa-apa.

Outlook memulakan eksport serta-merta. Tempoh masa yang diambil biasanya bergantung pada bilangan item yang anda eksport.

Cara mengeksport kenalan Outlook mengikut kategori

Apabila anda mempunyai kenalan dalam kategori berbeza seperti perniagaan, peribadi, dsb. , anda mungkin mahu mengeksport kategori tertentu sahaja, bukan semua kenalan. Ini boleh dilakukan dalam dua cara berbeza.

Eksport kenalan daripada Outlook ke Excel (fail.csv) mengikut kategori

Untuk mengeksport kenalan Outlook anda mengikut kategori ke Excel atau program lain yang membenarkan salinan/ menampal, jalankan langkah berikut:

1. Paparkan butiran hubungan yang diingini dalam paparan senarai. Untuk melakukannya, lakukan langkah 1 – 4 yang diterangkan dalam Cara mengeksport kenalan Outlook secara manual.
2. Pada tab Paparan , dalam kumpulan Susunan , klik Kategori . Ini akan mengumpulkan kenalan mengikut kategori seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

   

   Lihat juga: Fungsi Excel FILTER - penapisan dinamik dengan formula
3. Klik kanan nama kumpulan kategori yang anda ingin eksport danpilih Salin daripada menu konteks:

   

4. Tampal kenalan yang disalin ke Excel atau di mana sahaja anda mahu.

Untuk mengeksport beberapa kategori , ulangi langkah 3 dan 4 untuk setiap kategori atau gunakan salah satu daripada alternatif berikut:

• Daripada meraba kenalan mengikut kategori (langkah 2 di atas), isih mengikut kategori. Untuk ini, cuma klik pengepala lajur Kategori . Selepas itu, pilih kenalan dalam satu atau lebih kategori menggunakan tetikus dan salin/tampal.
• Eksport semua kenalan ke Excel dan isih data mengikut lajur Kategori . Kemudian, padamkan kategori yang tidak berkaitan atau salin kategori minat ke dalam helaian baharu.

Eksport kenalan Outlook ke fail .pst mengikut kategori

Apabila mengeksport kenalan daripada PC lain atau Outlook lain akaun sebagai fail .pst, anda juga boleh mengeksport kategori. Walau bagaimanapun, anda perlu memberitahu Outlook secara eksplisit untuk berbuat demikian. Begini caranya:

1. Mulakan proses eksport dengan melaksanakan langkah 1 – 3 yang diterangkan dalam Mengeksport kenalan Outlook ke fail PST.
2. Dalam dialog Eksport Fail Data Outlook kotak, pilih folder Kenalan dan klik butang Penapis .

   

3. Dalam kotak dialog Penapis , tukar kepada Tab Lebih Banyak Pilihan dan klik Kategori…

   

   Lihat juga: Pisahkan jadual atau fail Google kepada berbilang helaian atau hamparan Google dalam Drive
4. Dalam tetingkap dialog Kategori Warna , pilih kategori minat dan klik OK .

   

5. Kembali dalam Tapis tetingkap, klik OK.

   

6. Selesaikan proses dengan melaksanakan langkah 5 – 7 daripada Mengeksport kenalan Outlook ke fail PST.

Nota. Kedua-dua kaedah di atas mengeksport kenalan dalam kategori terpilih tetapi kedua-duanya tidak mengekalkan warna kategori. Selepas mengimport kenalan ke dalam Outlook, anda perlu menyediakan warna baharu.

Cara untuk mengeksport kenalan daripada Outlook Online

Outlook di web dan Outlook.com mempunyai pilihan terbina dalam untuk mengeksport kenalan ke fail .csv. Begini cara ia berfungsi:

1. Log masuk ke Outlook di web atau akaun Outlook.com anda.
2. Di penjuru kiri sebelah bawah, klik Orang :

Bergantung pada penyemak imbas anda , anda akan menemui fail contacts.csv yang dimuat turun pada butang halaman atau akan digesa untuk membukanya dalam Excel. Selepas membuka fail, simpannya pada PC atau storan awan anda.

Cara mengeksport Senarai Alamat Global (GAL) daripada Outlook

Walaupun anda boleh memindahkan folder kenalan anda sendiri dengan mudah daripada Outlook, nampaknya tiada cara langsung untuk mengeksport senarai kenalan berasaskan Exchange bagi organisasi anda atau sebarang jenis Buku Alamat Luar Talian. Walau bagaimanapun, anda boleh menambah item Senarai Alamat Global pada Kenalan peribadi andafolder, dan kemudian eksport semua kenalan. Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut:

1. Buka Buku Alamat Outlook anda. Untuk ini, sama ada klik Buku Alamat pada tab Rumah , dalam Kumpulan Cari atau tekan pintasan papan kekunci Ctrl+ Shift + B.
2. Dalam kotak dialog Buku Alamat , pilih Senarai Alamat Global atau senarai alamat berasaskan Exchange yang lain.
3. Pilih kenalan yang ingin anda eksport:
   • Untuk memilih semua kenalan , klik item pertama, tekan dan tahan kekunci Shift, dan kemudian klik item terakhir.
   • Untuk memilih kenalan khusus , klik item pertama, tekan dan tahan kekunci Ctrl, dan kemudian klik item lain satu demi satu.
4. Klik kanan pilihan anda dan pilih Tambah pada Kenalan daripada menu konteks.

Dan sekarang, tiada apa yang menghalang anda daripada mengeksport semua kenalan anda ke fail .csv atau .pst dengan cara biasa.

Petua:

• Untuk memisahkan kenalan Senarai Alamat Global daripada kenalan peribadi anda, anda boleh mengalihkan kenalan anda sendiri ke folder lain buat sementara waktu sebelum melakukan langkah di atas.
• Jika anda perlu untuk mengeksport G yang besar Senarai Alamat lobal sepenuhnya, pentadbir Exchange anda boleh melakukannya dengan lebih pantas terus daripada Direktori Exchange.

Begitulah anda mengeksport kenalan daripada Outlook. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!