Дізнайтеся, як експортувати контакти з Outlook у файл CSV або PST: всі або за категоріями, особисті контакти або Глобальний список адрес, з Outlook Online або настільного комп'ютера.

Незалежно від того, чи ви переходите на інший поштовий сервіс, чи робите регулярне резервне копіювання даних Outlook, дуже важливо перенести всі контактні дані в обов'язковому порядку. Цей посібник навчить вас декільком простим способам експорту контактів Outlook у файли .csv або .pst, щоб згодом ви могли імпортувати їх куди завгодно, включаючи Excel, Google Docs, Gmail і Yahoo.

Порада: Якщо перед вами стоїть протилежне завдання, то вам стануть у нагоді наступні навчальні посібники:

• Імпорт контактів в Outlook з файлів CSV і PST
• Імпорт контактів Outlook з Excel

Як експортувати контакти Outlook у файл CSV

Microsoft Outlook надає спеціальний майстер, який робить експорт контактів у CSV простим і швидким. Всього за кілька кліків ви отримаєте свою адресну книгу у форматі .csv, який можна імпортувати в Excel, Google Docs та багато інших програм для роботи з електронними таблицями. Ви також можете імпортувати файл CSV в Outlook або іншу програму для роботи з електронною поштою, наприклад, Gmail або Yahoo.

Щоб експортувати контакти Outlook в CSV, ось що потрібно зробити:

1. Залежно від версії Outlook, виконайте одну з наведених нижче дій:
   • В Outlook 2013 і новіших версіях натисніть Файл > Відкрити & Експорт > Імпорт/експорт .
   • У програмі Outlook 2010 натисніть Файл > Опції > Просунутий > Експорт .

   

2. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Імпорт та експорт З'являється майстер. Вибираєте Експорт у файл і натисніть Далі .

   

3. Виберіть Значення, що розділяються комами і натисніть Далі .

   

4. У розділі "Цільовий рахунок" оберіть Контакти папку і натисніть Далі Якщо у вас є кілька облікових записів, можливо, вам доведеться прокрутити сторінку вгору або вниз, щоб знайти потрібний.

   

5. Натисніть на кнопку Переглянути кнопку.

   

6. Назвіть ваш .csv файл будь-якою назвою, наприклад Outlook_contacts і збережіть його в будь-яку папку на своєму комп'ютері або в хмарне сховище, наприклад, OneDrive.

   

   Якщо ви вже використовували функцію експорту раніше, попереднє розташування та ім'я файлу з'являться автоматично. Обов'язково введіть інше ім'я файлу перед тим, як натиснути кнопку ГАРАЗД. якщо ви не хочете перезаписати існуючий файл.

7. Повертаючись до Експорт у файл у вікні, натисніть Далі .

   

8. Щоб почати експорт контактів негайно, натисніть Фініш Однак, будь ласка, майте на увазі, що при цьому буде перенесено багато несуттєвих даних (загалом 92 поля!). Як наслідок, ваш файл .csv матиме багато порожніх клітинок та стовпчиків.

   Якщо ви бажаєте самостійно обрати, яку інформацію експортувати, натисніть Відображення користувацьких полів і продовжимо наступні кроки.

   

9. В рамках проекту Відображення користувацьких полів виконайте наступне:
   • Натисніть на кнопку Зрозуміла карта кнопку, щоб видалити карту за замовчуванням .
   • На лівій панелі знайдіть дані, які ви хочете експортувати, і перетягування їх на праву панель по черзі.
   • До переставляти експортовані поля (стовпці у майбутньому CSV-файлі), перетягніть елементи вгору і вниз безпосередньо на правій панелі.
   • До видалити помилково додане поле, перетягніть його назад на ліву панель.
   • По завершенню натисніть ГАРАЗД. .

   

10. Повертаючись до Експорт у файл у вікні, натисніть Фініш Індикатор прогресу вказує на те, що процес експорту розпочато. Як тільки індикатор зникне, процес буде завершено.

Щоб переконатися, що всі ваші контакти були успішно перенесені, відкрийте новостворений CSV-файл в Excel або будь-якій іншій програмі, яка підтримує формат .csv.

Хоча експорт контактів Outlook за допомогою вбудованого майстра є швидким і простим, цей метод має кілька недоліків:

• Він дозволяє експортувати багато родовищ, але не всі.
• Фільтрація та перерозподіл нанесених на карту полів може бути трудомістким і громіздким.
• Не дозволяє експортувати контакти за категоріями.

Якщо вищезазначені обмеження є для вас критичними, спробуйте скористатися WYSIWYG-підходом, описаним у наступному розділі.

Як експортувати контакти з Outlook вручну

Ще один спосіб експорту контактів Outlook - це старий добрий метод копіювання-вставки. Основна перевага такого підходу полягає в тому, що ви можете скопіювати будь-яка сфера яка існує в Outlook і візуально побачити всі деталі, які ви експортуєте.

Ось кроки, які необхідно виконати:

1. На панелі навігації натисніть на кнопку Люди ікону.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Поточний вигляд групу, натисніть одну з наступних кнопок Телефон або Список для переходу в табличний вигляд.

   

3. Якщо ви хочете експортувати більше полів, ніж відображається в даний момент, перейдіть на сторінку Вид вкладка> Домовленість згрупувати і натиснути Додати колонки .

   

4. В рамках проекту Показати колонки виберіть потрібне поле в лівій панелі та натисніть кнопку Додати щоб додати його на праву панель.

   Щоб поквитатися більше колонок на вибір, обирайте Всі контактні поля від Виберіть доступні стовпці з у випадаючому списку.

   До змінити порядок розташування колонок у вашому користувацькому поданні, використовуйте Рухайся вгору або Вниз! на правій панелі.

   До видалити колонку виберіть його в правій панелі і натисніть кнопку Видалити кнопку.

   По завершенню натисніть ГАРАЗД. .

   

   Основна частина роботи вже зроблена, і вам залишається лише натиснути пару гарячих клавіш, щоб зберегти результат своєї праці.

5. Щоб скопіювати відображені контактні дані, виконайте наступне:
   • Натисніть CTRL + A, щоб виділити всі контакти.
   • Щоб скопіювати вибрані контакти в буфер обміну, натисніть клавіші CTRL + C.
   • Відкрийте Excel або іншу програму для роботи з електронними таблицями, виділіть верхню ліву комірку, а потім натисніть клавіші CTRL + V, щоб вставити скопійовані дані.
6. Якщо ви маєте намір пізніше імпортувати контакти в Outlook, Gmail або іншу поштову службу, збережіть книгу Excel у форматі .csv.

І хоча на папері ці кроки можуть виглядати дещо довгими, на практиці вони займають лише кілька хвилин.

Як експортувати контакти Outlook в PST файл

Якщо ви хочете перенести контакти з одного облікового запису Outlook в інший або зі старого комп'ютера на новий, найпростішим способом є експорт у файл .pst. Крім контактів, ви також можете експортувати електронну пошту, зустрічі, завдання та нотатки - все одночасно.

Щоб експортувати контакти у файл .pst, виконайте наступні кроки:

1. У програмі Outlook натисніть Файл > Відкрити & Експорт > Імпорт/експорт .
2. В рамках першого етапу проекту Імпорт та експорт майстер, обирайте Експорт у файл і натисніть Далі .
3. Виберіть Файл даних Outlook (.pst) і натисніть Далі .

   

4. Під своїм обліковим записом електронної пошти виберіть Контакти і переконайтеся, що папка Включити вкладені папки встановлено прапорець.

   

   Порада: Якщо ви хочете перенести всі елементи, а не тільки контакти, виберіть назву облікового запису електронної пошти для експорту.

5. Натисніть Переглянути виберіть місце збереження файлу .pst, дайте йому ім'я і натисніть ГАРАЗД. продовжувати.
6. Якщо ви експортуєте в існуючий .pst файл, виберіть спосіб обробки можливих дублікатів (за замовчуванням Заміна дублікатів на експортовані товари опція працює в більшості випадків) і натисніть Фініш .

   

7. За бажанням введіть пароль для захисту файлу .pst. Якщо пароль не потрібен, натисніть ГАРАЗД. нікуди не входячи.

Outlook починає експорт негайно. Скільки часу це займе, як правило, залежить від кількості елементів, які ви експортуєте.

Як експортувати контакти Outlook за категоріями

Якщо у вас є контакти в різних категоріях, таких як ділові, особисті тощо, ви можете експортувати лише певну категорію, а не всі контакти. Це можна зробити двома різними способами.

Експорт контактів з Outlook в Excel (файл .csv) за категоріями

Щоб експортувати контакти Outlook за категоріями в Excel або іншу програму, яка дозволяє копіювати/вставляти, виконайте такі дії:

1. Відобразіть потрібну контактну інформацію у вигляді списку. Для цього виконайте кроки 1 - 4, описані в розділі Як експортувати контакти Outlook вручну.
2. Про це йдеться на Вид у вкладці Домовленість групу, натисніть Категорії Це дозволить згрупувати контакти за категоріями, як показано на скріншоті нижче.

   

3. Клацніть правою кнопкою миші по назві групи категорії, яку ви бажаєте експортувати, і виберіть Прийом. з контекстного меню:

   

4. Вставте скопійовані контакти в Excel або куди завгодно.

На експорт кілька категорій повторити кроки 3 і 4 для кожної категорії або використати одну з наступних альтернатив:

• Замість того, щоб шукати контакти за категоріями (крок 2 вище), сорт Для цього просто натисніть на кнопку Категорії Після цього виділіть контакти в одній або декількох категоріях за допомогою миші та скопіюйте/вставте їх.
• Експортуйте всі контакти в Excel і відсортуйте дані за Категорії Потім видаліть нерелевантні категорії або скопіюйте категорії, які вас цікавлять, на новий аркуш.

Експорт контактів Outlook у файл .pst за категоріями

При експорті контактів з іншого ПК або іншого облікового запису Outlook у вигляді файлу .pst ви також можете експортувати категорії. Однак для цього потрібно явно вказати програмі Outlook, як це зробити. Ось як це зробити:

1. Почніть процес експорту, виконавши кроки 1 - 3, описані в розділі Експорт контактів Outlook у файл PST.
2. В рамках проекту Експорт файлу даних Outlook виберіть папку Контакти та натисніть кнопку Фільтр кнопку.

   

3. В рамках проекту Фільтр переключіться на діалогове вікно Більше вибору та натисніть кнопку Категорії...

   

4. В рамках проекту Категорії кольорів виберіть категорії, що вас цікавлять, і натисніть кнопку ГАРАЗД. .

   

5. Повертаючись до Фільтр натисніть кнопку "ОК".

   

6. Завершіть процес, виконавши кроки 5 - 7 з розділу "Експорт контактів Outlook у файл PST".

Примітка: Обидва методи експортують контакти у вибраних категоріях, але жоден з них не зберігає кольори категорій. Після імпорту контактів в Outlook вам доведеться налаштувати кольори заново.

Як експортувати контакти з Outlook Online

Outlook в Інтернеті та Outlook.com мають вбудовану опцію експорту контактів у файл .csv. Ось як це працює:

1. Увійдіть до свого облікового запису Outlook в Інтернеті або Outlook.com.
2. У лівому нижньому кутку натисніть Люди :

Залежно від вашого браузера, ви знайдете завантажені contacts.csv або буде запропоновано відкрити його у форматі Excel. Після відкриття файлу збережіть його на комп'ютері або у хмарному сховищі.

Як експортувати глобальний список адрес (GAL) з Outlook

Хоча ви можете легко перенести власні папки контактів з Outlook, не існує прямого способу експортувати списки контактів вашої організації на основі Exchange або будь-якої офлайнової адресної книги. Однак ви можете додати елементи Глобального списку адрес до вашої особистої папки "Контакти", а потім експортувати всі контакти. Щоб це зробити, виконайте такі кроки:

1. Відкрийте адресну книгу Outlook. Для цього натисніть Адресна книга на Головна сторінка у вкладці Знайти групу або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+Shift+B.
2. В рамках проекту Адресна книга виберіть у діалоговому вікні Глобальний список адрес або інший список адрес на основі біржі.
3. Виберіть контакти, які ви бажаєте експортувати:
   • Щоб вибрати всі контакти , клацніть перший елемент, натисніть і утримуйте клавішу Shift, а потім клацніть останній елемент.
   • Щоб вибрати конкретні контакти , клацніть перший пункт, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, а потім клацніть інші пункти по черзі.
4. Клацніть правою кнопкою миші на виділеному об'єкті і виберіть Додати в контакти з контекстного меню.

І тепер ніщо не заважає вам експортувати всі свої контакти у файл .csv або .pst звичайним способом.

Чайові:

• Щоб відокремити контакти Глобальної адресної книги від ваших особистих, ви можете тимчасово перемістити власні контакти в іншу папку перед виконанням вищевказаних дій.
• Якщо вам потрібно експортувати величезний список глобальних адрес повністю, ваш адміністратор Exchange може зробити це швидше безпосередньо з каталогу Exchange.

Ось так відбувається експорт контактів з Outlook. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!