जानें कि Outlook से CSV या PST फ़ाइल में संपर्क कैसे निर्यात करें: सभी या श्रेणी के अनुसार, आपके व्यक्तिगत संपर्क या वैश्विक पता सूची, Outlook ऑनलाइन या डेस्कटॉप से।

चाहे आप किसी अन्य ईमेल सेवा में माइग्रेट करना या अपने आउटलुक डेटा का नियमित बैकअप बनाना, बिना किसी असफलता के सभी संपर्क विवरणों को स्थानांतरित करना महत्वपूर्ण है। यह ट्यूटोरियल आपको Outlook संपर्कों को .csv या .pst फ़ाइल में निर्यात करने के कुछ आसान तरीके सिखाएगा, ताकि आप बाद में उन्हें एक्सेल, Google डॉक्स, जीमेल और याहू सहित कहीं भी आयात कर सकें।

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युक्ति। यदि आप विपरीत कार्य का सामना कर रहे हैं, तो निम्न ट्यूटोरियल सहायक होंगे:

• CSV और PST फ़ाइल से Outlook में संपर्क आयात करना
• Excel से Outlook संपर्क आयात करना
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CSV फ़ाइल में Outlook संपर्कों को कैसे निर्यात करें

Microsoft Outlook एक विशेष विज़ार्ड प्रदान करता है जो CSV को संपर्कों को निर्यात करने को सरल और तेज़ बनाता है। कुछ ही क्लिक में, आपकी पता पुस्तिका .csv प्रारूप में एक्सेल, Google डॉक्स और कई अन्य स्प्रैडशीट ऐप्स में आयात करने योग्य होगी। आप सीएसवी फ़ाइल को आउटलुक या जीमेल या याहू जैसे अन्य ईमेल ऐप में भी आयात कर सकते हैं।

सीएसवी को आउटलुक संपर्क निर्यात करने के लिए, आपको यह करना होगा: अपने आउटलुक संस्करण पर, निम्न में से एक करें:

• आउटलुक 2013 और उच्चतर में, फ़ाइल > खोलें & निर्यात > आयात/निर्यात ।
• आउटलुक 2010 में,क्लिक करें फ़ाइल > विकल्प > उन्नत > निर्यात करें .

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• आयात और निर्यात विज़ार्ड प्रकट होता है। आप फ़ाइल में निर्यात करें चुनें और अगला क्लिक करें। 1>अगला ।



• लक्षित खाते के अंतर्गत, संपर्क फ़ोल्डर चुनें और अगला क्लिक करें। अगर आपके पास कई खाते हैं, तो आपको आवश्यक खाता खोजने के लिए ऊपर या नीचे स्क्रॉल करना पड़ सकता है।

  

• ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें।

  

• अपनी .csv फ़ाइल को कोई भी नाम दें, जैसे Outlook_contacts , और इसे अपने पीसी पर किसी भी फ़ोल्डर या क्लाउड स्टोरेज जैसे OneDrive में सहेजें।

  

  यह सभी देखें: एक्सेल में स्पष्ट स्वरूपण: सेल में सभी स्वरूपों को कैसे हटाएं

  ध्यान दें। यदि आपने पहले निर्यात सुविधा का उपयोग किया है, तो पिछला स्थान और फ़ाइल का नाम स्वतः दिखाई देगा। जब तक आप मौजूदा फ़ाइल को अधिलेखित नहीं करना चाहते, तब तक ठीक क्लिक करने से पहले एक अलग फ़ाइल नाम टाइप करना सुनिश्चित करें।

• वापस फ़ाइल में निर्यात करें विंडो में, अगला क्लिक करें।

  

• शुरू करने के लिए संपर्कों को तुरंत निर्यात करने के लिए, समाप्त करें क्लिक करें। हालाँकि, कृपया ध्यान रखें कि यह कई अप्रासंगिक विवरणों (कुल 92 फ़ील्ड!) को स्थानांतरित कर देगा। परिणामस्वरूप, आपकी .csv फ़ाइल में बहुत से रिक्त सेल और कॉलम होंगे।

  यदि आप अपने लिए यह चुनना चाहते हैं कि कौन सी जानकारी निर्यात करनी है, तो कस्टम फ़ील्ड मैप करें पर क्लिक करें और अगले चरणों के साथ जारी रखें।

  

• मानचित्र कस्टम फ़ील्ड्स मेंविंडो में, निम्न कार्य करें:
  • मानचित्र साफ़ करें बटन पर क्लिक करें डिफ़ॉल्ट मानचित्र को हटाने के लिए ।
  • बाएं फलक पर, विवरण खोजें निर्यात करना चाहते हैं और उन्हें एक-एक करके दाएँ फलक में खींचें । आइटम सीधे दाएँ फलक पर ऊपर और नीचे।
  • गलती से जोड़े गए फ़ील्ड को निकालने के लिए, इसे वापस बाएँ फलक पर खींचें।
  • जब हो जाए, तो क्लिक करें ठीक .

  

• वापस फ़ाइल में निर्यात करें विंडो में, समाप्त करें पर क्लिक करें। प्रगति बॉक्स इंगित करेगा कि निर्यात प्रक्रिया शुरू हो गई है। जैसे ही बॉक्स हटता है, प्रक्रिया पूरी हो जाती है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके सभी संपर्क सफलतापूर्वक स्थानांतरित हो गए हैं, नई बनाई गई CSV फ़ाइल को Excel या किसी अन्य प्रोग्राम में खोलें जो . csv प्रारूप।

हालांकि अंतर्निहित विज़ार्ड के साथ आउटलुक संपर्कों को निर्यात करना तेज़ और आसान है, इस पद्धति में कुछ कमियां हैं:

• यह कई क्षेत्रों को निर्यात करने की अनुमति देता है, लेकिन सभी नहीं उनमें से।
• मैप किए गए फ़ील्ड को फ़िल्टर करना और फिर से व्यवस्थित करना समय लेने वाला और बोझिल हो सकता है।
• यह श्रेणी के आधार पर संपर्कों को निर्यात करने की अनुमति नहीं देता है।

अगर उपरोक्त सीमाएँ आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, फिर अगले खंड में वर्णित WYSIWYG दृष्टिकोण का प्रयास करें।

आउटलुक से मैन्युअल रूप से संपर्क कैसे निर्यात करें

आउटलुक संपर्कों को निर्यात करने का दूसरा तरीका अच्छा पुराना हैकॉपी-पेस्ट विधि। इस दृष्टिकोण का मुख्य लाभ यह है कि आप आउटलुक में मौजूद किसी भी क्षेत्र को कॉपी कर सकते हैं और उन सभी विवरणों को दृष्टिगत रूप से देख सकते हैं जिन्हें आप निर्यात कर रहे हैं।

निष्पादन करने के चरण यहां दिए गए हैं:

1. नेविगेशन बार में, लोग आइकन पर क्लिक करें।
2. होम टैब पर, वर्तमान दृश्य समूह में, तालिका दृश्य पर स्विच करने के लिए या तो फ़ोन या सूची क्लिक करें.

   

3. यदि आप वर्तमान से अधिक फ़ील्ड निर्यात करना चाहते हैं प्रदर्शित होने पर, दृश्य टैब > व्यवस्था समूह पर जाएं और स्तंभ जोड़ें क्लिक करें.

   

4. में कॉलम दिखाएँ संवाद बॉक्स में, बाएँ फलक में वांछित फ़ील्ड का चयन करें और इसे दाएँ फलक में जोड़ने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें।

   चुनने के लिए अधिक कॉलम प्राप्त करने के लिए, सभी संपर्क फ़ील्ड को से उपलब्ध कॉलम चुनें ड्रॉपडाउन सूची से चुनें।

   के लिए अपने कस्टम दृश्य में स्तंभों का क्रम बदलें , दाएं फलक में ऊपर ले जाएं या नीचे ले जाएं बटनों का उपयोग करें।

   <12 तक> एक कॉलम हटाएं , इसे दाएँ फलक में चुनें और निकालें बटन पर क्लिक करें।

   समाप्त होने पर, ठीक पर क्लिक करें।

   

   काम का प्रमुख हिस्सा पूरा हो गया है, और आपको अपने काम के परिणाम को बचाने के लिए बस कुछ शॉर्टकट दबाने की जरूरत है।

5. प्रदर्शित संपर्क विवरण को कॉपी करने के लिए, निम्न कार्य करें:
   • सभी संपर्कों का चयन करने के लिए CTRL + A दबाएं।
   • करने के लिए CTRL + C दबाएंचयनित संपर्कों को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें।
   • एक्सेल या अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम खोलें, ऊपरी-बाएँ सेल का चयन करें, और फिर कॉपी किए गए विवरण को पेस्ट करने के लिए CTRL + V दबाएँ।
6>यदि आप बाद में अपने संपर्कों को आउटलुक, जीमेल या किसी अन्य ईमेल सेवा में आयात करना चाहते हैं, तो अपनी एक्सेल कार्यपुस्तिका को एक .csv फ़ाइल के रूप में सहेजें।

बस! हालाँकि ये चरण कागज़ पर थोड़े लंबे लग सकते हैं, व्यवहार में इन्हें पूरा करने में केवल कुछ मिनट लगते हैं।

आउटलुक संपर्कों को PST फ़ाइल में कैसे निर्यात करें

यदि आप अपने संपर्कों को स्थानांतरित करना चाहते हैं एक Outlook खाते से दूसरे खाते में या अपने पुराने कंप्यूटर से नए कंप्यूटर में, सबसे आसान तरीका एक .pst फ़ाइल में निर्यात करना है। संपर्कों के अलावा, आप अपने ईमेल, अपॉइंटमेंट, कार्य और नोट्स भी एक साथ निर्यात कर सकते हैं।

संपर्कों को किसी .pst फ़ाइल में निर्यात करने के लिए, यहां प्रदर्शन करने के चरण दिए गए हैं:

1. आउटलुक में, फ़ाइल > खोलें & निर्यात करें > और अगला पर क्लिक करें।
2. आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) का चयन करें और अगला पर क्लिक करें।

   

3. अपने ईमेल खाते के अंतर्गत, संपर्क फ़ोल्डर का चयन करें और सुनिश्चित करें कि सबफ़ोल्डर शामिल करें बॉक्स चेक किया गया है।

   

   युक्ति। यदि आप केवल संपर्क ही नहीं, बल्कि सभी आइटम स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो निर्यात करने के लिए ईमेल खाते का नाम चुनें।

4. क्लिक करें ब्राउज़ करें ,चुनें कि .pst फ़ाइल को कहाँ सहेजना है, फ़ाइल को नाम दें, और जारी रखने के लिए ठीक पर क्लिक करें।
5. यदि आप किसी मौजूदा .pst फ़ाइल को निर्यात कर रहे हैं, तो संभावित डुप्लिकेट से निपटने का तरीका चुनें ( डिफ़ॉल्ट डुप्लीकेट को निर्यात किए गए आइटम से बदलें विकल्प ज्यादातर मामलों में ठीक काम करता है) और समाप्त करें पर क्लिक करें।

   

6. वैकल्पिक रूप से, एक पासवर्ड दर्ज करें आपकी .pst फ़ाइल की सुरक्षा के लिए। यदि आप पासवर्ड नहीं चाहते हैं, तो कुछ भी दर्ज किए बिना ओके पर क्लिक करें।

आउटलुक तुरंत निर्यात शुरू कर देता है। इसमें कितना समय लगेगा यह आम तौर पर आपके द्वारा निर्यात की जा रही वस्तुओं की संख्या पर निर्भर करता है।

श्रेणी के अनुसार आउटलुक संपर्कों को कैसे निर्यात करें

जब आपके संपर्क विभिन्न श्रेणियों जैसे व्यवसाय, व्यक्तिगत आदि में हों। , आप केवल एक विशिष्ट श्रेणी निर्यात करना चाह सकते हैं, सभी संपर्क नहीं। यह दो अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है।

श्रेणी के अनुसार आउटलुक से एक्सेल (.csv फ़ाइल) में संपर्क निर्यात करें

अपने आउटलुक संपर्कों को श्रेणी के अनुसार एक्सेल या किसी अन्य प्रोग्राम में निर्यात करने के लिए जो कॉपी/ चिपकाने, इन चरणों को पूरा करें:

1. सूची दृश्य में वांछित संपर्क विवरण प्रदर्शित करें। ऐसा करने के लिए, आउटलुक संपर्कों को मैन्युअल रूप से निर्यात करने के तरीके में वर्णित चरण 1 - 4 का पालन करें।
2. देखें टैब पर, व्यवस्था समूह में, <12 क्लिक करें>श्रेणियां . यह संपर्कों को श्रेणी के अनुसार समूहित करेगा जैसा नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

   

3. जिस श्रेणी को आप निर्यात करना चाहते हैं उसके समूह नाम पर राइट-क्लिक करेंकॉन्टेक्स्ट मेन्यू से कॉपी करें चुनें:

   

4. कॉपी किए गए कॉन्टैक्ट्स को एक्सेल में या जहां चाहें वहां पेस्ट करें।

एक्सपोर्ट करने के लिए कई श्रेणियां , प्रत्येक श्रेणी के लिए चरण 3 और 4 दोहराएं या निम्न विकल्पों में से किसी एक का उपयोग करें:

• श्रेणी के अनुसार संपर्कों को टटोलने के बजाय (ऊपर चरण 2), क्रमबद्ध करें श्रेणी के द्वारा। इसके लिए, बस श्रेणियाँ कॉलम हेडर पर क्लिक करें। उसके बाद, माउस का उपयोग करके एक या अधिक श्रेणियों में संपर्कों का चयन करें और कॉपी/पेस्ट करें।
• सभी संपर्कों को एक्सेल में निर्यात करें और डेटा को श्रेणियों कॉलम द्वारा सॉर्ट करें। फिर, अप्रासंगिक श्रेणियों को हटा दें या रुचि की श्रेणियों को एक नई शीट में कॉपी करें।

श्रेणी के अनुसार आउटलुक संपर्कों को .pst फ़ाइल में निर्यात करें

दूसरे पीसी या एक अलग आउटलुक से संपर्क निर्यात करते समय खाते को .pst फ़ाइल के रूप में, आप श्रेणियाँ निर्यात भी कर सकते हैं। हालाँकि, आपको ऐसा करने के लिए आउटलुक को स्पष्ट रूप से बताना होगा। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. आउटलुक संपर्कों को पीएसटी फ़ाइल में निर्यात करना में वर्णित चरण 1 - 3 का पालन करके निर्यात प्रक्रिया शुरू करें।
2. आउटलुक डेटा फ़ाइल निर्यात करें संवाद में बॉक्स में, संपर्क फ़ोल्डर का चयन करें और फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें।

   

3. फ़िल्टर संवाद बॉक्स में, <1 पर स्विच करें>अधिक विकल्प टैब पर क्लिक करें और श्रेणियां...

   

4. रंग श्रेणियाँ संवाद विंडो में, की श्रेणियों का चयन करें और ठीक क्लिक करें।

   

5. वापस अंदर फ़िल्टर विंडो, ठीक क्लिक करें।

   

6. आउटलुक संपर्कों को पीएसटी फ़ाइल में निर्यात करने से चरण 5 - 7 निष्पादित करके प्रक्रिया समाप्त करें।

ध्यान दें। उपरोक्त दोनों विधियाँ चयनित श्रेणियों में संपर्क निर्यात करती हैं लेकिन न तो श्रेणी का रंग रखती हैं। Outlook में संपर्क आयात करने के बाद, आपको रंगों को नए सिरे से सेट करना होगा।

आउटलुक ऑनलाइन से संपर्क कैसे निर्यात करें

आउटलुक वेब पर और Outlook.com में संपर्कों को .csv फ़ाइल में निर्यात करने का एक अंतर्निहित विकल्प है। यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है:

1. वेब पर अपने Outlook या Outlook.com खाते में साइन इन करें।
2. निचले-बाएँ कोने में, लोग क्लिक करें:



• ऊपरी-दाएँ कोने में, प्रबंधित करें > संपर्क निर्यात करें क्लिक करें।
यह सभी देखें: VLOOKUP का उपयोग करके Excel में दो कॉलम की तुलना कैसे करें I



• सभी संपर्कों या केवल एक विशिष्ट फ़ोल्डर को निर्यात करना चुनें और निर्यात करें बटन पर क्लिक करें।



आपके ब्राउज़र के आधार पर , आप पृष्ठ के बटन पर डाउनलोड की गई contacts.csv फ़ाइल पाएंगे या इसे एक्सेल में खोलने के लिए कहा जाएगा। फ़ाइल खोलने के बाद, इसे अपने पीसी या क्लाउड स्टोरेज में सेव करें।

आउटलुक से ग्लोबल एड्रेस लिस्ट (GAL) कैसे निर्यात करें

जबकि आप आउटलुक से अपने स्वयं के संपर्क फ़ोल्डरों को आसानी से स्थानांतरित कर सकते हैं, ऐसा प्रतीत होता है कि आपके संगठन की एक्सचेंज-आधारित संपर्क सूचियों या किसी भी प्रकार की ऑफ़लाइन पता पुस्तिका को निर्यात करने का कोई सीधा तरीका नहीं है। हालाँकि, आप अपने व्यक्तिगत संपर्कों में वैश्विक पता सूची के आइटम जोड़ सकते हैंफ़ोल्डर, और उसके बाद सभी संपर्कों को निर्यात करें। इसे पूरा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. अपना आउटलुक एड्रेस बुक खोलें। इसके लिए, या तो होम टैब पर पता पुस्तिका क्लिक करें, समूह खोजें में, या Ctrl+ Shift + B कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं।
2. पता पुस्तिका संवाद बॉक्स में, वैश्विक पता सूची या अन्य एक्सचेंज-आधारित पता सूची चुनें।
3. उन संपर्कों का चयन करें जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं:
   • सभी संपर्क का चयन करने के लिए, पहले आइटम पर क्लिक करें, Shift कुंजी को दबाकर रखें, और फिर अंतिम आइटम पर क्लिक करें।
   • विशिष्ट संपर्क का चयन करने के लिए, पहले आइटम पर क्लिक करें, Ctrl कुंजी को दबाकर रखें, और फिर एक-एक करके अन्य आइटम पर क्लिक करें।
4. अपने चयन पर राइट क्लिक करें और संपर्कों में जोड़ें चुनें संदर्भ मेनू।



और अब, कुछ भी आपको अपने सभी संपर्कों को सामान्य तरीके से .csv या .pst फ़ाइल में निर्यात करने से नहीं रोकता है।

युक्तियाँ:

• वैश्विक पता सूची संपर्कों को अपने व्यक्तिगत संपर्कों से अलग करने के लिए, आप उपरोक्त चरणों को करने से पहले अस्थायी रूप से अपने स्वयं के संपर्कों को किसी भिन्न फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।
• यदि आपको आवश्यकता हो एक विशाल जी निर्यात करने के लिए lobal पता सूची पूरी तरह से, आपका एक्सचेंज व्यवस्थापक ऐसा कर सकता है जो सीधे एक्सचेंज निर्देशिका से तेज होना चाहिए।

इस तरह आप आउटलुक से संपर्क निर्यात करते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!