Leer hoe u contacten vanuit Outlook kunt exporteren naar CSV- of PST-bestand: alle of per categorie, uw persoonlijke contacten of Globale adreslijst, vanuit Outlook Online of desktop.

Of u nu migreert naar een andere e-maildienst of een regelmatige back-up van uw Outlook-gegevens maakt, het is cruciaal om alle contactgegevens feilloos over te dragen. Deze tutorial leert u een paar eenvoudige manieren om Outlook-contacten te exporteren naar een .csv- of .pst-bestand, zodat u ze later overal kunt importeren, waaronder Excel, Google Docs, Gmail en Yahoo.

Tip. Als u voor de tegenovergestelde taak staat, zullen de volgende tutorials nuttig zijn:

• Contacten importeren in Outlook vanuit CSV- en PST-bestand
• Outlook-contacten importeren vanuit Excel

Hoe Outlook-contacten exporteren naar CSV-bestand

Microsoft Outlook biedt een speciale wizard die het exporteren van contacten naar CSV eenvoudig en snel maakt. In slechts een paar klikken hebt u uw adresboek in een .csv-formaat dat u kunt importeren in Excel, Google Docs en vele andere spreadsheet-apps. U kunt het CSV-bestand ook importeren in Outlook of een andere e-mailapp zoals Gmail of Yahoo.

Om Outlook-contacten naar CSV te exporteren, moet u het volgende doen:

1. Afhankelijk van uw Outlook-versie doet u een van de volgende dingen:
   • Klik in Outlook 2013 en hoger op Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren .
   • In Outlook 2010 klikt u op Bestand > Opties > Geavanceerd > Export .

   

2. De Invoer en uitvoer wizard verschijnt. U kiest Exporteren naar een bestand en klik op Volgende .

   

3. Selecteer Waarden scheiden door komma's en klik op Volgende .

   

4. Selecteer onder de doelaccount de Contacten map en klik op Volgende Als u meerdere accounts hebt, moet u misschien omhoog of omlaag scrollen om de gewenste account te vinden.

   

5. Klik op de Bladeren op knop.

   

6. Geef uw .csv-bestand een willekeurige naam, bijvoorbeeld Outlook_contacten en sla het op in een willekeurige map op uw pc of in een cloudopslag zoals OneDrive.

   

   Opmerking: als u de exportfunctie eerder hebt gebruikt, verschijnen automatisch de vorige locatie en bestandsnaam. Zorg ervoor dat u een andere bestandsnaam typt voordat u op OK tenzij u het bestaande bestand wilt overschrijven.

7. Terug in de Exporteren naar een bestand venster, klik op Volgende .

   

8. Om onmiddellijk te beginnen met het exporteren van contacten, klikt u op Afwerking Houd er echter rekening mee dat dit veel irrelevante gegevens overbrengt (in totaal 92 velden!), waardoor uw .csv-bestand veel lege cellen en kolommen zal bevatten.

   Als u liever zelf kiest welke informatie u wilt exporteren, klikt u op Kaart aangepaste velden en doorgaan met de volgende stappen.

   

9. In de Kaart aangepaste velden venster, doe het volgende:
   • Klik op de Duidelijke kaart knop om de standaardkaart verwijderen .
   • Zoek in het linkerdeelvenster de gegevens die u wilt exporteren en sleep ze één voor één naar het rechterdeelvenster.
   • Naar herschikken de geëxporteerde velden (kolommen in uw toekomstige CSV-bestand), sleep de items rechtstreeks naar boven en beneden in het rechterdeelvenster.
   • Naar verwijderen een per ongeluk toegevoegd veld, sleep het terug naar het linkerdeelvenster.
   • Wanneer u klaar bent, klikt u op OK .

   

10. Terug in de Exporteren naar een bestand venster, klik op Afwerking Het voortgangsvenster geeft aan dat het exportproces is gestart. Zodra het venster verdwijnt, is het proces voltooid.

Om er zeker van te zijn dat al uw contacten met succes zijn overgezet, opent u het nieuw aangemaakte CSV-bestand in Excel of een ander programma dat het .csv-formaat ondersteunt.

Hoewel het exporteren van Outlook-contacten met de ingebouwde wizard snel en gemakkelijk is, heeft deze methode een paar nadelen:

• Veel velden kunnen worden geëxporteerd, maar niet allemaal.
• Het filteren en herschikken van de in kaart gebrachte velden kan tijdrovend en omslachtig zijn.
• Het exporteren van contacten per categorie is niet mogelijk.

Als de bovenstaande beperkingen voor u kritiek zijn, probeer dan een WYSIWYG-aanpak zoals beschreven in de volgende paragraaf.

Hoe handmatig contacten exporteren vanuit Outlook

Een andere manier om Outlook contacten te exporteren is de goede oude copy-paste methode. Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat u kunt kopiëren elk veld dat in Outlook bestaat en visueel alle details ziet die u exporteert.

Hier zijn de uit te voeren stappen:

1. Klik in de navigatiebalk op de Mensen icoon.
2. Op de Home tabblad, in de Huidige weergave groep, klik op Telefoon of Lijst om over te schakelen naar een tabelweergave.

   

3. Als u meer velden wilt exporteren dan momenteel worden weergegeven, gaat u naar de Bekijk tab> Schikking groep en klik op Kolommen toevoegen .

   

4. In de Kolommen tonen dialoogvenster, selecteert u het gewenste veld in het linkerdeelvenster en klikt u op de knop Toevoegen knop om het toe te voegen aan het rechterdeelvenster.

   Om zelfs meer kolommen om uit te kiezen, kies Alle contactpersonen van de Selecteer beschikbare kolommen uit dropdown lijst.

   Naar de volgorde van de kolommen wijzigen in uw aangepaste weergave, gebruik de Omhoog. of Naar beneden. knoppen in het rechterdeelvenster.

   Naar een kolom verwijderen , selecteer het in het rechterdeelvenster en klik op de knop Verwijder knop.

   Wanneer u klaar bent, klikt u op OK .

   

   Het grootste deel van het werk is gedaan, en je hoeft alleen maar op een paar sneltoetsen te drukken om het resultaat van je werk op te slaan.

5. Doe het volgende om de weergegeven contactgegevens te kopiëren:
   • Druk op CTRL + A om alle contacten te selecteren.
   • Druk op CTRL + C om de geselecteerde contacten naar het klembord te kopiëren.
   • Open Excel of een ander spreadsheetprogramma, selecteer de cel linksboven en druk op CTRL + V om de gekopieerde gegevens te plakken.
6. Als u op een later tijdstip uw contactpersonen wilt importeren in Outlook, Gmail of een andere e-maildienst, sla uw Excel-werkmap dan op als een .csv-bestand.

Dat is het! Hoewel de stappen er op papier misschien wat lang uitzien, nemen ze in de praktijk slechts een paar minuten in beslag.

Hoe Outlook-contacten exporteren naar PST-bestand

Als u uw contacten wilt overbrengen van de ene Outlook-account naar de andere of van uw oude computer naar een nieuwe, is de eenvoudigste manier het exporteren naar een .pst-bestand. Behalve contacten kunt u ook uw e-mails, afspraken, taken en notities exporteren, allemaal tegelijk.

Om contacten te exporteren naar een .pst-bestand, zijn hier de uit te voeren stappen:

1. Klik in Outlook op Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren .
2. In de eerste stap van de Invoer en uitvoer wizard, kies Exporteren naar een bestand en klik op Volgende .
3. Selecteer Outlook gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende .

   

   Zie ook: Hoe ontwikkelaarstabblad toevoegen in Excel
4. Selecteer onder uw e-mailaccount de Contacten map en zorg ervoor dat de Submappen opnemen vakje is aangevinkt.

   

   Tip. Als u alle items wilt overbrengen, niet alleen de contacten, selecteer dan de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren.

5. Klik op Bladeren op Kies waar u het .pst-bestand wilt opslaan, geef het bestand een naam en klik op OK om door te gaan.
6. Als u exporteert naar een bestaand .pst-bestand, kies dan hoe om te gaan met mogelijke duplicaten (de standaardinstelling Duplicaten vervangen door geëxporteerde items optie werkt in de meeste gevallen prima) en klik op Afwerking .

   

7. Voer optioneel een wachtwoord in om uw .pst-bestand te beschermen. Als u geen wachtwoord wilt, klikt u op OK zonder iets in te voeren.

Outlook begint onmiddellijk met de export. Hoe lang het duurt, hangt meestal af van het aantal items dat u exporteert.

Hoe Outlook-contacten per categorie exporteren

Als u contacten in verschillende categorieën hebt, zoals zakelijk, persoonlijk, enz., wilt u misschien alleen een specifieke categorie exporteren, niet alle contacten. Dit kan op twee verschillende manieren.

Contacten exporteren van Outlook naar Excel (.csv-bestand) per categorie

Voer de volgende stappen uit om uw Outlook-contactpersonen per categorie te exporteren naar Excel of een ander programma dat kopiëren/plakken toestaat:

1. Toon de gewenste contactgegevens in de lijstweergave. Voer de stappen 1 - 4 beschreven in Hoe Outlook-contacten handmatig exporteren uit.
2. Op de Bekijk tabblad, in de Schikking groep, klik Categorieën Dit groepeert de contacten per categorie, zoals in de onderstaande schermafbeelding.

   

3. Rechtsklik op de groepsnaam van de categorie die u wilt exporteren en selecteer Kopie uit het contextmenu:

   

4. Plak de gekopieerde contacten in Excel of waar u maar wilt.

Om te exporteren verschillende categorieën , herhaal stappen 3 en 4 voor elke categorie of gebruik een van de volgende alternatieven:

• In plaats van contacten per categorie te zoeken (stap 2 hierboven), sorteren per categorie. Klik hiervoor op de Categorieën Selecteer daarna met de muis de contactpersonen in een of meer categorieën en kopieer/plak.
• Exporteer alle contacten naar Excel en sorteer de gegevens op de Categorieën Verwijder vervolgens irrelevante categorieën of kopieer de interessante categorieën naar een nieuw blad.

Outlook-contacten exporteren naar .pst-bestand per categorie

Wanneer u contactpersonen vanaf een andere pc of een ander Outlook-account exporteert als .pst-bestand, kunt u ook categorieën exporteren. U moet Outlook echter expliciet vertellen dat u dat moet doen. Hier leest u hoe:

1. Start het exportproces door de stappen 1 - 3 beschreven in Outlook-contacten exporteren naar PST-bestand uit te voeren.
2. In de Outlook gegevensbestand exporteren dialoogvenster, selecteer de map Contacten en klik op de knop Filter knop.

   

3. In de Filter dialoogvenster, schakel over naar de Meer keuzes en klik op Categorieën...

   

4. In de Kleur Categorieën dialoogvenster, selecteer de gewenste categorieën en klik op OK .

   

5. Terug in de Filter venster, klik op OK.

   

6. Voltooi het proces door het uitvoeren van stappen 5 - 7 van Outlook-contacten exporteren naar PST-bestand.

Opmerking. Beide bovenstaande methoden exporteren contacten in geselecteerde categorieën, maar geen van beide behoudt de categoriekleuren. Na het importeren van de contacten in Outlook moet u de kleuren opnieuw instellen.

Hoe contactpersonen exporteren vanuit Outlook Online

Outlook op het web en Outlook.com hebben een ingebouwde optie om contacten te exporteren naar een .csv-bestand. Dit is hoe het werkt:

1. Meld u aan bij uw Outlook op het web of Outlook.com account.
2. Klik linksonder in de hoek op Mensen :

Afhankelijk van uw browser vindt u de gedownloade contacts.csv bestand op de knop van de pagina of wordt u gevraagd het te openen in Excel. Na het openen van het bestand slaat u het op uw pc of een cloud-opslagplaats op.

Hoe globale adreslijst (GAL) exporteren vanuit Outlook

Hoewel u uw eigen contactmappen gemakkelijk kunt overbrengen vanuit Outlook, lijkt er geen directe manier te zijn om Exchange-gebaseerde contactlijsten van uw organisatie of enige vorm van Offline Adresboek te exporteren. U kunt echter de items van de Global Address List toevoegen aan uw persoonlijke Contacten-map, en vervolgens alle contacten exporteren. Voer daarvoor de volgende stappen uit:

1. Open uw Outlook-adresboek. Klik hiervoor op Adresboek op de Home tabblad, in de Zoek groep of druk op de sneltoets Ctrl+Shift + B.
2. In de Adresboek dialoogvenster, selecteer de Globale adreslijst of een andere op Exchange gebaseerde adreslijst.
3. Selecteer de contacten die u wilt exporteren:
   • Om te kiezen alle contacten Klik op het eerste item, houd de Shift-toets ingedrukt en klik dan op het laatste item.
   • Om te kiezen specifieke contacten Klik op het eerste item, houd de Ctrl-toets ingedrukt, en klik dan één voor één op andere items.
4. Klik met de rechtermuisknop op uw selectie en kies Toevoegen aan contacten uit het contextmenu.

En nu staat niets u in de weg om al uw contacten op de gebruikelijke manier te exporteren naar een .csv- of .pst-bestand.

Tips:

• Om de contacten in de Global Address List te scheiden van uw persoonlijke contacten, kunt u uw eigen contacten tijdelijk naar een andere map verplaatsen voordat u de bovenstaande stappen uitvoert.
• Als u een enorme Global Address List volledig moet exporteren, kan uw Exchange-beheerder dat sneller doen rechtstreeks vanuit Exchange Directory.

Zo exporteer je contacten uit Outlook. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!