Научете како да извезувате контакти од Outlook во CSV или PST датотека: сите или по категорија, вашите лични контакти или Глобална листа на адреси, од Outlook Online или десктоп.

Без разлика дали сте мигрирање на друга услуга за е-пошта или правење редовна резервна копија на вашите податоци на Outlook, од клучно значење е да ги префрлите сите детали за контакт без никаков пропуст. Овој туторијал ќе ве научи на неколку лесни начини за извоз на контакти на Outlook во датотека .csv или .pst, за подоцна да можете да ги увезете каде и да ви треба, вклучувајќи Excel, Google Docs, Gmail и Yahoo.

Совет. Ако се соочите со спротивна задача, следниве упатства ќе ви бидат корисни:

• Увезување контакти во Outlook од CSV и PST датотека
• Увезување контакти на Outlook од Excel

Како да извезете контакти на Outlook во CSV датотека

Microsoft Outlook обезбедува специјален волшебник што го прави извозот на контакти во CSV директно и брзо. Со само неколку кликања, ќе го имате вашиот адресар во формат .csv што може да се увезе во Excel, Google Docs и многу други апликации за табеларни пресметки. Можете исто така да ја увезете CSV-датотеката во Outlook или друга апликација за е-пошта, како што се Gmail или Yahoo.

За да извезете контакти на Outlook во CSV, ова е она што треба да го направите:

1. Во зависност на вашата верзија на Outlook, направете едно од следново:
   • Во Outlook 2013 и понова верзија, кликнете Датотека > Отвори & Извоз > Увоз/Извоз .
   • Во Outlook 2010,кликнете Датотека > Опции > Напредно > Извези .

   

2. Се појавува волшебникот Увоз и извоз . Избирате Извези во датотека и кликнете Следно .

   

3. Изберете Вредности одвоени со запирки и кликнете Следно .

   

4. Под целната сметка, изберете ја папката Контакти и кликнете Следно . Ако имате неколку сметки, можеби ќе треба да скролувате нагоре или надолу за да ја пронајдете потребната.

   

5. Кликнете на копчето Преглед .

   17>

6. Дајте ја вашата датотека .csv кое било име што сакате, кажете Outlook_contacts и зачувајте ја во која било папка на вашиот компјутер или во складиште во облак како OneDrive.

   

   Забелешка. Ако претходно сте ја користеле функцијата за извоз, претходната локација и името на датотеката ќе се појават автоматски. Внимавајте да напишете друго име на датотека пред да кликнете OK , освен ако не сакате да ја презапишете постоечката датотека.

7. Назад во прозорецот Извези во датотека , кликнете Следно .

   

8. За да започнете веднаш извезете контакти, кликнете Заврши . Сепак, имајте предвид дека ова ќе пренесе многу неважни детали (вкупно 92 полиња!). Како резултат на тоа, вашата датотека .csv ќе има многу празни ќелии и колони.

   Ако сакате сами да изберете кои информации да ги извезете, кликнете Карта на приспособени полиња и продолжете со следните чекори.

   

9. Во Прилагодени полиња на карта прозорец, направете го следново:
   • Кликнете на копчето Исчисти карта за да ја отстраните стандардната карта .
   • На левиот панел, пронајдете ги деталите што ги сакате да извезете и влечете ги на десниот панел еден по еден.
   • За преуредување извезените полиња (колони во вашата идна датотека CSV), повлечете ја ставките нагоре и надолу директно на десниот панел.
   • За отстранување погрешно додадено поле, повлечете го назад во левиот панел.
   • Кога ќе завршите, кликнете Во ред .

   

   Исто така види: Како да креирате граница на ќелиите во Excel
10. Назад во прозорецот Извези во датотека , кликнете Заврши . Полето за напредок ќе покаже дека процесот на извоз е започнат. Штом полето ќе исчезне, процесот е завршен.

За да бидете сигурни дека сите ваши контакти се успешно префрлени, отворете ја новосоздадената CSV-датотека во Excel или која било друга програма што ја поддржува . csv формат.

Иако извезувањето контакти на Outlook со вградениот волшебник е брзо и лесно, овој метод има неколку недостатоци:

• Овозможува извоз на многу полиња, но не сите од нив.
• Филтрирањето и преуредувањето на мапираните полиња може да одзема време и незгодно.
• Не дозволува извоз на контакти по категорија.

Ако горенаведените ограничувања се клучни за вас, а потоа обидете се со пристапот WYSIWYG опишан во следниот дел.

Како рачно да извезувате контакти од Outlook

Друг начин за извоз на контакти на Outlook е стариот добарметодот copy-paste. Главната предност на овој пристап е што можете да копирате секое поле што постои во Outlook и визуелно да ги видите сите детали што ги извезувате.

Еве ги чекорите што треба да ги извршите:

1. Во лентата за навигација, кликнете на иконата Луѓе .
2. На картичката Дома , во групата Тековен приказ , кликнете или Телефон или Список за да се префрлите на приказ на табела.

   

3. Ако сакате да извезете повеќе полиња од моментално прикажано, одете во групата Преглед > Аранжман и кликнете Додај колони .

   

4. Во полето за дијалог Прикажи колони , изберете го саканото поле во левиот панел и кликнете на копчето Додај за да го додадете во десниот панел.

   За да добиете уште повеќе колони од кои можете да изберете, изберете Сите полиња за контакт од паѓачката листа Изберете достапни колони од .

   До променете го редоследот на колоните во вашиот прилагоден приказ, користете ги копчињата Премести нагоре или Премести надолу во десниот панел.

   До отстранете колона , изберете ја во десниот панел и кликнете на копчето Отстрани .

   Кога ќе завршите, кликнете OK .

   

   Главниот дел од работата е завршен, а вие само треба да притиснете неколку кратенки за да го зачувате резултатот од вашата работа.

5. За да ги копирате прикажаните детали за контакт, направете го следново:
   • Притиснете CTRL + A за да ги изберете сите контакти.
   • Притиснете CTRL + C за дакопирајте ги избраните контакти на таблата со исечоци.
   • Отворете Excel или друга програма за табеларни пресметки, изберете ја горната лева ќелија, а потоа притиснете CTRL + V за да ги залепите копираните детали.
6. Ако имате намера да ги увезете вашите контакти во Outlook, Gmail или некоја друга услуга за е-пошта подоцна, зачувајте ја работната книга на Excel како датотека .csv.

Тоа е тоа! Иако чекорите може да изгледаат малку долги на хартија, во пракса им требаат само неколку минути за да се изведат.

Како да ги извезете контактите на Outlook во датотека PST

Ако сакате да ги префрлите вашите контакти од една сметка на Outlook на друга или од вашиот стар компјутер на нов, најлесниот начин е извезување во датотека .pst. Освен контакти, можете исто така да ги извезувате вашите е-пошта, состаноци, задачи и белешки одеднаш.

За да извезете контакти во датотека .pst, еве ги чекорите што треба да ги извршите:

1. Во Outlook, кликнете Датотека > Отвори & Извези > Увоз/Извоз .
2. Во првиот чекор од волшебникот Увоз и извоз , изберете Извези во датотека и кликнете Следно .
3. Изберете Outlook Data File (.pst) и кликнете Следно .

   

4. Под вашата сметка за е-пошта, изберете ја папката Контакти и проверете дали е означено полето Вклучи потпапки .

   

   Совет. Ако сакате да ги префрлите сите ставки, не само контактите, изберете го името на сметката за е-пошта за извоз.

5. Кликнете Преглед ,изберете каде да ја зачувате датотеката .pst, именувајте ја датотеката и кликнете OK за да продолжите.
6. Ако извезувате во постоечка .pst-датотека, изберете како да се справите со можни дупликати ( стандардната опција Замени дупликати со ставки извезени работи добро во повеќето случаи) и кликнете Заврши .

   

7. Изборно, внесете лозинка да ја заштитите вашата .pst датотека. Ако не сакате лозинка, кликнете OK без да внесете ништо.

Outlook веднаш го започнува извозот. Колку време ќе потрае генерално зависи од бројот на ставки што ги извезувате.

Како да ги извезете контактите на Outlook по категорија

Кога имате контакти во различни категории како деловни, лични итн. , можеби ќе сакате да извезете само одредена категорија, а не сите контакти. Ова може да се направи на два различни начини.

Извезете контакти од Outlook во Excel (датотека .csv) по категорија

За да ги извезете вашите контакти на Outlook по категорија во Excel или друга програма што дозволува копирање/ лепење, направете ги овие чекори:

1. Прикажи ги саканите детали за контакт во приказот на списокот. За да го направите тоа, извршете ги чекорите 1 – 4 опишани во Како рачно да извезувате контакти на Outlook.
2. На картичката Преглед , во групата Аранжман , кликнете Категории . Ова ќе ги групира контактите по категорија како што е прикажано на екранот подолу.

   

3. Десен-клик на името на групата на категоријата што сакате да ја извезете иизберете Копирај од контекстното мени:

   

4. Залепете ги копираните контакти во Excel или каде што сакате.

За извоз неколку категории , повторете ги чекорите 3 и 4 за секоја категорија или користете една од следните алтернативи:

• Наместо да ги пипкате контактите по категорија (чекор 2 погоре), сортирајте по категорија. За ова, едноставно кликнете на заглавието на колоната Категории . После тоа, изберете ги контактите во една или повеќе категории со помош на глувчето и копирајте/залепете.
• Извезете ги сите контакти во Excel и подредете ги податоците според колоната Категории . Потоа, избришете ги ирелевантните категории или копирајте ги категориите на интерес во нов лист.

Извезете контакти на Outlook во датотека .pst по категорија

Кога извезувате контакти од друг компјутер или друг Outlook сметка како .pst датотека, исто така можете да извезувате категории. Сепак, треба експлицитно да му кажете на Outlook да го стори тоа. Еве како:

1. Започнете го процесот на извоз со извршување на чекорите 1 – 3 опишани во Извезување контакти на Outlook во датотека PST.
2. Во дијалогот Извези датотека со податоци на Outlook полето, изберете ја папката Контакт и кликнете на копчето Филтер .

   

3. Во полето за дијалог Филтер , префрлете се на Повеќе избори табот и кликнете Категории…

   

4. Во прозорецот за дијалог Категории на бои , изберете ги категориите на интерес и кликнете OK .

   

5. Назад воПрозорец Филтер , кликнете ОК.

   

   Исто така види: Функција Excel SORTBY - прилагодено сортирање со формула
6. Завршете го процесот со извршување на чекорите 5 – 7 од Извезување контакти на Outlook во датотека PST.

Забелешка. И двата горенаведени методи извезуваат контакти во избрани категории, но ниту еден не ги задржува боите на категоријата. Откако ќе ги увезете контактите во Outlook, ќе треба повторно да ги поставите боите.

Како да извезувате контакти од Outlook Online

Outlook на веб и Outlook.com имаат вградена опција за извоз на контакти во датотека .csv. Еве како функционира:

1. Најавете се на вашата Outlook на веб или сметката Outlook.com.
2. Во долниот лев агол, кликнете Луѓе :

Во зависност од вашиот прелистувач , ќе ја најдете преземената датотека contacts.csv на копчето на страницата или ќе биде побарано да ја отворите во Excel. Откако ќе ја отворите датотеката, зачувајте ја на вашиот компјутер или складиште во облак.

Како да извезете Глобална листа на адреси (GAL) од Outlook

Додека можете лесно да ги префрлите вашите сопствени папки со контакти од Outlook, Се чини дека не постои директен начин за извоз на списоци со контакти засновани на размена на вашата организација или каков било вид Офлајн адресар. Сепак, можете да ги додадете ставките од Глобалниот список со адреси во вашите лични контактипапка, а потоа извезете ги сите контакти. За да го направите тоа, направете ги овие чекори:

1. Отворете го вашиот Outlook адресар. За ова, или кликнете Адресар на картичката Дома , во Најди група или притиснете ја кратенката на тастатурата Ctrl+ Shift + B.
2. Во полето за дијалог Адресар , изберете го Глобалниот список со адреси или друг список со адреси базиран на Exchange.
3. Изберете ги контактите што сакате да ги извезете:
   • За да ги изберете сите контакти , кликнете на првата ставка, притиснете и задржете го копчето Shift, а потоа кликнете на последната ставка.
   • За да изберете специфични контакти , кликнете на првата ставка, притиснете и задржете го копчето Ctrl, а потоа кликнете на другите ставки еден по еден.
4. Десен клик на вашиот избор и изберете Додај во Контакти од контекстуално мени.

И сега, ништо не ве спречува да ги извезувате сите ваши контакти во датотека .csv или .pst на вообичаен начин.

Совети:

• За да ги одделите контактите од глобалниот список адреси од вашите лични, можете привремено да ги преместите вашите сопствени контакти во друга папка пред да ги извршите горенаведените чекори.
• Ако ви треба да извезе огромен Г lobal Address List во целост, вашиот администратор на Exchange може да го направи тоа мора побрзо директно од Exchange Directory.

Така ги извезувате контактите од Outlook. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!