Spis treści
Dowiedz się, jak eksportować kontakty z programu Outlook do pliku CSV lub PST: wszystkie lub według kategorii, kontakty osobiste lub globalną listę adresową, z programu Outlook Online lub pulpitu.
Niezależnie od tego, czy migrujesz do innej usługi e-mail, czy też robisz regularną kopię zapasową swoich danych w Outlooku, kluczowe jest, aby przenieść wszystkie dane kontaktowe bez żadnych niepowodzeń. Ten samouczek nauczy Cię kilku łatwych sposobów eksportowania kontaktów z Outlooka do pliku .csv lub .pst, abyś mógł je później zaimportować gdziekolwiek potrzebujesz, w tym w Excelu, Google Docs, Gmailu i Yahoo.
Wskazówka Jeśli stoisz przed odwrotnym zadaniem, pomocne będą poniższe tutoriale:
- Importowanie kontaktów do programu Outlook z pliku CSV i PST
- Importowanie kontaktów programu Outlook z programu Excel
Jak wyeksportować kontakty programu Outlook do pliku CSV
Microsoft Outlook posiada specjalny kreator, który sprawia, że eksportowanie kontaktów do CSV jest proste i szybkie. Wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać książkę adresową w formacie .csv, którą można importować do programu Excel, Google Docs i wielu innych aplikacji arkuszy kalkulacyjnych. Możesz również zaimportować plik CSV do programu Outlook lub innej aplikacji pocztowej, takiej jak Gmail lub Yahoo.
Aby wyeksportować kontakty programu Outlook do CSV, oto co musisz zrobić:
- W zależności od wersji programu Outlook, wykonaj jedną z następujących czynności:
- W programie Outlook 2013 i wyższych, kliknij Plik > Otwórz i eksportuj > Import/Eksport .
- W programie Outlook 2010, kliknij Plik > Opcje > Zaawansowane > Eksport .
- Na stronie Import i eksport Pojawia się kreator, w którym należy wybrać Eksport do pliku i kliknąć Następny .
- Wybierz Wartości oddzielone przecinkami i kliknąć Następny .
- Pod kontem docelowym należy wybrać Kontakty folder i kliknij Następny Jeśli masz kilka kont, może być konieczne przewinięcie w górę lub w dół, aby znaleźć potrzebne konto.
- Kliknij przycisk Przeglądaj przycisk.
- Nadaj swojemu plikowi .csv dowolną nazwę, np. Outlook_contacts , i zapisać go w dowolnym folderze na komputerze lub w magazynie w chmurze, takim jak OneDrive.
Uwaga. Jeśli już wcześniej korzystałeś z funkcji eksportu, poprzednia lokalizacja i nazwa pliku zostaną wyświetlone automatycznie. Pamiętaj, aby wpisać inną nazwę pliku przed kliknięciem przycisku OK , chyba że chcesz nadpisać istniejący plik.
- Wracając do Eksport do pliku okno, kliknij Następny .
- Aby natychmiast rozpocząć eksportowanie kontaktów, kliknij Wykończenie Należy jednak pamiętać, że spowoduje to przeniesienie wielu nieistotnych danych (w sumie 92 pola!). W rezultacie Twój plik .csv będzie miał wiele pustych komórek i kolumn.
Jeśli wolisz sam wybrać, które informacje mają być eksportowane, kliknij Pola niestandardowe mapy i kontynuować kolejne kroki.
- W Pola niestandardowe mapy okno, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij przycisk Czytelna mapa przycisk, aby usuń domyślną mapę .
- W lewym panelu znajdź szczegóły, które chcesz wyeksportować i drag po kolei do prawego okienka.
- Do układać wyeksportowane pola (kolumny w przyszłym pliku CSV), przeciągnij elementy w górę i w dół bezpośrednio na prawym panelu.
- Do usunąć omyłkowo dodane pole, przeciągnij je z powrotem do lewego okienka.
- Po zakończeniu kliknij OK .
- Wracając do Eksport do pliku okno, kliknij Wykończenie Okno postępu będzie wskazywać, że proces eksportu został rozpoczęty. Gdy okno zniknie, proces jest zakończony.
Aby upewnić się, że wszystkie kontakty zostały pomyślnie przeniesione, otwórz nowo utworzony plik CSV w programie Excel lub innym programie obsługującym format .csv.
Chociaż eksportowanie kontaktów programu Outlook za pomocą wbudowanego kreatora jest szybkie i łatwe, ta metoda ma kilka wad:
- Umożliwia eksport wielu pól, ale nie wszystkich.
- Filtrowanie i zmiana kolejności mapowanych pól może być czasochłonna i kłopotliwa.
- Nie pozwala na eksportowanie kontaktów według kategorii.
Jeśli powyższe ograniczenia są dla Ciebie krytyczne, to wypróbuj podejście WYSIWYG opisane w następnym punkcie.
Jak ręcznie wyeksportować kontakty z programu Outlook
Innym sposobem eksportu kontaktów programu Outlook jest stara dobra metoda kopiuj-wklej. Główną zaletą tego podejścia jest to, że możesz skopiować dowolne pole który istnieje w Outlooku i wizualnie zobaczyć wszystkie szczegóły, które eksportujesz.
Oto kroki, które należy wykonać:
- Na pasku nawigacyjnym kliknij przycisk Ludzie ikona.
- Na Strona główna zakładka, w Aktualny widok grupy, kliknij przycisk Telefon lub Wykaz aby przełączyć się na widok tabeli.
- Jeśli chcesz wyeksportować więcej pól niż jest obecnie wyświetlane, przejdź do Zobacz tab> Układ grupy i kliknij Dodaj kolumny .
- W Pokaż kolumny Wybierz żądane pole w lewym panelu i kliknij przycisk Dodaj aby dodać go do prawego okna.
Aby uzyskać nawet więcej kolumn do wyboru, wybierz Wszystkie pola kontaktowe od Wybierz dostępne kolumny z lista rozwijana.
Do zmienić kolejność kolumn w swoim niestandardowym widoku, użyj Ruszaj w górę lub Przesuń się w dół w prawym okienku.
Do usunąć kolumnę , zaznacz go w prawym panelu i kliknij przycisk Usuń przycisk.
Po zakończeniu kliknij OK .
Większa część pracy jest wykonana i wystarczy nacisnąć kilka skrótów klawiszowych, aby zapisać wynik swojej pracy.
- Aby skopiować wyświetlone dane kontaktowe, wykonaj następujące czynności:
- Naciśnij CTRL + A, aby wybrać wszystkie kontakty.
- Naciśnij CTRL + C, aby skopiować wybrane kontakty do schowka.
- Otwórz program Excel lub inny arkusz kalkulacyjny, wybierz lewą górną komórkę, a następnie naciśnij CTRL + V, aby wkleić skopiowane szczegóły.
- Jeśli zamierzasz zaimportować swoje kontakty do programu Outlook, Gmail lub innej usługi e-mail w późniejszym czasie, zapisz swój skoroszyt programu Excel jako plik .csv.
To wszystko! Choć na papierze kroki te mogą wyglądać na nieco przydługie, w praktyce ich wykonanie zajmuje zaledwie kilka minut.
Jak wyeksportować kontakty programu Outlook do pliku PST
Jeśli chcesz przenieść swoje kontakty z jednego konta Outlooka na drugie lub ze starego komputera na nowy, najprostszym sposobem jest eksport do pliku .pst. Oprócz kontaktów, możesz również wyeksportować wiadomości e-mail, terminy, zadania i notatki, wszystko za jednym razem.
Aby wyeksportować kontakty do pliku .pst, oto kroki, które należy wykonać:
- W programie Outlook, kliknij Plik > Otwórz i eksportuj > Import/Eksport .
- W pierwszym etapie Import i eksport kreator, wybierz Eksport do pliku i kliknąć Następny .
- Wybierz Plik danych programu Outlook (.pst) i kliknąć Następny .
- Pod swoim kontem e-mail wybierz opcję Kontakty i upewnij się, że Dołączanie podfolderów pole jest zaznaczone.
Wskazówka Jeśli chcesz przenieść wszystkie elementy, a nie tylko kontakty, wybierz nazwę konta e-mail do wyeksportowania.
- Kliknij Przeglądaj , wybierz miejsce, w którym chcesz zapisać plik .pst, nadaj mu nazwę i kliknij OK aby kontynuować.
- Jeśli eksportujesz do istniejącego pliku .pst, wybierz sposób postępowania z ewentualnymi duplikatami (domyślnie Zastąpić duplikaty wyeksportowanymi elementami opcja działa dobrze w większości przypadków) i kliknij Wykończenie .
- Opcjonalnie można wprowadzić hasło chroniące plik .pst. Jeśli nie chcesz wprowadzać hasła, kliknij OK bez wprowadzania czegokolwiek.
Outlook natychmiast rozpoczyna eksport. Jak długo będzie on trwał, zależy na ogół od liczby eksportowanych elementów.
Jak eksportować kontakty programu Outlook według kategorii
Gdy masz kontakty w różnych kategoriach, takich jak biznes, osobiste itp. możesz chcieć wyeksportować tylko określoną kategorię, a nie wszystkie kontakty. Można to zrobić na dwa różne sposoby.
Eksport kontaktów z programu Outlook do programu Excel (plik .csv) według kategorii
Aby wyeksportować kontakty programu Outlook według kategorii do programu Excel lub innego programu umożliwiającego kopiowanie/wklejanie, wykonaj poniższe kroki:
- Wyświetl żądane szczegóły kontaktu w widoku listy. Aby to zrobić, wykonaj kroki 1 - 4 opisane w Jak ręcznie eksportować kontakty programu Outlook.
- Na Zobacz zakładka, w Układ grupa, kliknij Kategorie Spowoduje to pogrupowanie kontaktów według kategorii, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę grupy kategorii, którą chcesz wyeksportować i wybierz Kopia z menu kontekstowego:
- Wklej skopiowane kontakty do Excela lub gdziekolwiek chcesz.
Aby wyeksportować kilka kategorii , powtórz kroki 3 i 4 dla każdej kategorii lub zastosuj jedną z poniższych alternatyw:
- Zamiast zagajania kontaktów według kategorii (krok 2 powyżej), sortuj według kategorii. W tym celu wystarczy kliknąć na Kategorie nagłówek kolumny. Następnie zaznaczamy kontakty w jednej lub kilku kategoriach za pomocą myszy i kopiujemy/wklejamy.
- Wyeksportuj wszystkie kontakty do Excela i posortuj dane według Kategorie Następnie usuń nieistotne kategorie lub skopiuj interesujące Cię kategorie do nowego arkusza.
Eksportuj kontakty programu Outlook do pliku .pst według kategorii
Podczas eksportowania kontaktów z innego komputera lub innego konta Outlooka jako plik .pst, możesz również eksportować kategorie. Musisz jednak wyraźnie powiedzieć Outlookowi, aby to zrobił. Oto jak:
- Rozpocznij proces eksportu wykonując kroki 1 - 3 opisane w Eksportowanie kontaktów Outlooka do pliku PST.
- W Eksportuj plik danych programu Outlook W oknie dialogowym wybierz folder Kontakt i kliknij przycisk Filtr przycisk.
- W Filtr okno dialogowe, przejdź do Więcej wyborów zakładka, i kliknij Kategorie...
- W Kategorie kolorów w oknie dialogowym, wybierz interesujące Cię kategorie i kliknij OK .
- Wracając do Filtr w oknie, kliknij OK.
- Zakończ proces wykonując kroki 5 - 7 z Eksportu kontaktów programu Outlook do pliku PST.
Uwaga. Obie powyższe metody eksportują kontakty w wybranych kategoriach, ale żadna z nich nie zachowuje kolorów kategorii. Po zaimportowaniu kontaktów do Outlooka będziesz musiał na nowo ustawić kolory.
Jak wyeksportować kontakty z programu Outlook Online
Outlook w sieci i Outlook.com mają wbudowaną opcję eksportu kontaktów do pliku .csv. Oto jak to działa:
- Zaloguj się na swoje konto w programie Outlook w sieci lub Outlook.com.
- W lewym dolnym rogu kliknij Ludzie :
W zależności od przeglądarki, znajdziesz pobrane kontakty.csv Po otwarciu pliku zapisz go na swoim komputerze lub w chmurze.
Jak wyeksportować Globalną Listę Adresów (GAL) z programu Outlook
Podczas gdy możesz łatwo przenieść własne foldery kontaktów z Outlooka, wydaje się, że nie ma bezpośredniego sposobu na eksportowanie opartych na Exchange list kontaktów organizacji lub jakiejkolwiek książki adresowej offline. Możesz jednak dodać elementy globalnej listy adresowej do osobistego folderu Kontakty, a następnie wyeksportować wszystkie kontakty. Aby to zlecić, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz Książkę adresową programu Outlook. W tym celu kliknij Książka adresowa na Strona główna zakładka, w Znajdź grupę , lub naciśnij skrót klawiaturowy Ctrl+ Shift + B.
- W Książka adresowa w oknie dialogowym, wybierz Globalna lista adresów lub innej listy adresowej opartej na programie Exchange.
- Wybierz kontakty, które chcesz wyeksportować:
- Aby wybrać wszystkie kontakty , kliknij pierwszy element, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, a następnie kliknij ostatni element.
- Aby wybrać specyficzne kontakty , kliknij pierwszy element, naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl, a następnie kliknij kolejno inne elementy.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy swój wybór i wybierz Dodaj do kontaktów z menu kontekstowego.
A teraz nic nie stoi na przeszkodzie, aby w zwykły sposób wyeksportować wszystkie swoje kontakty do pliku .csv lub .pst.
Wskazówki:
- Aby oddzielić kontakty z globalnej listy adresowej od osobistych, przed wykonaniem powyższych czynności można tymczasowo przenieść własne kontakty do innego folderu.
- Jeżeli potrzebujecie wyeksportować dużą Globalną Listę Adresową w całości, wasz administrator może to zrobić szybciej bezpośrednio z Exchange Directory.
Tak wygląda eksport kontaktów z Outlooka. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!
