Σήμερα θα ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πρόσθετο Shared Email Templates και θα μάθουμε περισσότερα για τις εξαιρετικά χρήσιμες επιλογές του για την προσθήκη εικόνων. Έχω ετοιμάσει μια σειρά από σεμινάρια για εσάς, όπου θα σας καθοδηγήσω σε όλη τη διαδικασία, θα σας δείξω διαφορετικές προσεγγίσεις για την εισαγωγή εικόνων και θα σας πω τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της καθεμιάς από αυτές.

Γνωρίστε τα κοινόχρηστα πρότυπα email

Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω με κάποιες διευκρινίσεις για όσους είναι νέοι στο Ablebits και δεν καταλαβαίνουν τι είναι. Η ομάδα μας εισήγαγε πρόσφατα ένα ολοκαίνουργιο εργαλείο για το Outlook και το ονόμασε Shared Email Templates. Τι κάνει; Εξοικονομεί το χρόνο σας! Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε ή να κάνετε copy-paste το ίδιο κείμενο ξανά και ξανά. Απλά τρέχετε το Shared Email Templates, επιλέγετε το επιθυμητό πρότυπο και το επικολλάτε στοemail. Θέλετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση, τους υπερσυνδέσμους, τις εικόνες ή να προσθέσετε συνημμένα αρχεία; Κανένα πρόβλημα!

Επιπλέον, δεδομένου ότι το Shared Email Templates είναι ένα cloud-based add-in, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια πρότυπα σε πολλαπλές συσκευές, χωρίς να χαθεί καμία επιστολή. Και αν θέλετε να έχουν και άλλοι πρόσβαση στα ίδια πρότυπα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα και να μοιραστείτε τα πρότυπά σας με άλλους.

Μιας και μιλάμε για εικόνες σήμερα, επιτρέψτε μου να σας δώσω ένα παράδειγμα. Μιας και βρισκόμαστε πλέον στα πρόθυρα των γιορτών, πρόκειται να αποσταλεί ένα χριστουγεννιάτικο ενημερωτικό δελτίο σε όλες τις επαφές σας. Θα θέλατε να επικολλάτε και να επεξεργάζεστε το ίδιο κείμενο ξανά και ξανά σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ή θα προτιμούσατε να πατήσετε ένα εικονίδιο Επικόλλησης, ώστε να προστεθεί το απαραίτητο κείμενο, η μορφοποίηση και, φυσικά, μια χριστουγεννιάτικη κάρτα; Βλέπετε, μια προ-αποθηκευμένηπρότυπο δημιουργεί ένα έτοιμο προς αποστολή email με ένα κλικ:

Αν νομίζετε ότι είναι πολύ δύσκολο για εσάς και ότι καλύτερα να το κάνετε με τον παλιομοδίτικο τρόπο, δώστε σε αυτό το άρθρο λίγα λεπτά από το χρόνο σας. Πιστέψτε με, θα εκπλαγείτε από το πόσο εύκολο είναι ;)

Πώς να τοποθετήσετε τις φωτογραφίες σας στο OneDrive

Ίσως αναρωτιέστε για τη θέση των εικόνων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα Κοινόχρηστα πρότυπα email. Θα σας πω για όλες τις πιθανές θέσεις αποθήκευσης και θέσεις σε αυτό και στα επόμενα σεμινάρια, ώστε να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει περισσότερο.

Θα ήθελα να ξεκινήσω με το OneDrive. Κατά την ταπεινή μου γνώμη, αυτή είναι η πιο εύκολη πλατφόρμα για να ενσωματώσετε μια εικόνα στο πρότυπό σας από την οποία μπορείτε να την μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας αν χρειαστεί. Αν είστε νέοι στο OneDrive και δεν έχετε ιδέα τι είναι αυτή η πλατφόρμα και τι πρέπει να κάνετε, κανένα πρόβλημα. Έχω ετοιμάσει μια μικρή καθοδήγηση για εσάς που θα σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με το OneDrive και να το απολαύσετε όπως εγώ.

Αν, ωστόσο, αισθάνεστε σαν επαγγελματίας στο OneDrive, παραλείψτε τις δύο πρώτες ενότητες και μεταβείτε κατευθείαν στη δημιουργία προτύπων ;)

Πρώτα απ' όλα, ας ανοίξουμε το OneDrive. Πηγαίνετε στο office.com και συνδεθείτε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο του εκκινητή εφαρμογών και επιλέξτε OneDrive:

Συμβουλή. Θα σας συνιστούσα να τοποθετήσετε όλα τα αρχεία που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε στα Κοινόχρηστα πρότυπα email σε έναν φάκελο. Αυτό θα σας βοηθήσει να τα εντοπίσετε γρήγορα (σε περίπτωση που χρειαστεί να αντικαταστήσετε ένα από αυτά, για παράδειγμα) και να τα μοιραστείτε με άλλα άτομα αν χρειαστεί.

Υπάρχουν 2 τρόποι για να τοποθετήσετε έναν φάκελο με εικόνες στο OneDrive:

• Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο και, στη συνέχεια, γεμίστε τον με τα απαραίτητα αρχεία:

Μπορείτε να προσθέσετε τις εικόνες χρησιμοποιώντας την επιλογή Ανέβασμα ή απλά επιλέξτε τα απαραίτητα αρχεία στην Εξερεύνηση αρχείων, σύρετέ τα και αφήστε τα στο OneDrive.

Χτύπημα Ανέβασμα ->, Φάκελος , αναζητήστε τον απαραίτητο φάκελο στον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε το :

Σε λίγο, το επιλεγμένο αρχείο ή τα επιλεγμένα αρχεία θα προστεθούν στο OneDrive. Τώρα έχετε τα αρχεία σας στο OneDrive. Βλέπετε; Εύκολο! :)

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε:

• Πώς να μοιράζεστε αρχεία με ασφάλεια με το OneDrive
• Πώς να προβάλετε κοινόχρηστα αρχεία στο OneDrive και να σταματήσετε την κοινή χρήση

Κοινή χρήση του φακέλου OneDrive με μια ομάδα

Αν θέλετε οι συμπαίκτες σας να χρησιμοποιήσουν πρότυπα με κάποιες εικόνες, θα πρέπει να κοινοποιήσετε όχι μόνο τα πρότυπα, αλλά και τις εικόνες. Ας κάνουμε τις εικόνες σας κοινόχρηστες:

1. Συγκεντρώστε όλα τα αρχεία που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε σε κοινά πρότυπα σε έναν φάκελο στο OneDrive, κάντε δεξί κλικ σε αυτόν και επιλέξτε Διαχείριση πρόσβασης :

Σημείωση. Λάβετε υπόψη ότι αυτή η άσκηση δεν θα λειτουργήσει για τον προσωπικό σας λογαριασμό OneDrive. Πρέπει να τοποθετήσετε και να μοιραστείτε τα αρχεία στο εταιρικό σας OneDrive στο οποίο έχετε πρόσβαση εσείς και οι συνάδελφοί σας.

Οι φάκελοι που έχετε μοιραστεί με άλλους επισημαίνονται με ένα μικρό εικονίδιο ενός προσώπου:

Αν κάποιος μοιράστηκε τα αρχεία/φακέλους με εσάς, θα τα δείτε στο παράθυρο Κοινόχρηστο του OneDrive:

Τώρα είστε έτοιμοι για το πιο εύκολο μέρος. Ας εισάγουμε μια εικόνα στα πρότυπα email σας.

Πώς να εισαγάγετε μια εικόνα από το OneDrive σε ένα μήνυμα του Outlook

Εφόσον είστε έτοιμοι - έχετε τα αρχεία σας στο OneDrive και οι απαραίτητοι φάκελοι είναι κοινόχρηστοι με τους απαραίτητους ανθρώπους - ας προσθέσουμε αυτές τις εικόνες στα πρότυπά σας. Εισαγάγαμε μια ειδική μακροεντολή για τέτοιες περιπτώσεις - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - που θα επικολλήσει την επιλεγμένη φωτογραφία σε ένα μήνυμα του Outlook απευθείας από το OneDrive σας. Ας προχωρήσουμε βήμα προς βήμα:

1. Εκτελέστε το Shared Email Templates και δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο.
2. Ανοίξτε το Εισαγωγή μακροεντολών και επιλέξτε ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Θα δείτε τη μακροεντολή να εισάγεται στο πρότυπό σας με ένα σύνολο τυχαίων χαρακτήρων στις αγκύλες. Δεν υπάρχει κανένα σφάλμα, λάθος ή σφάλμα, δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε τίποτα :) Είναι απλώς μια μοναδική διαδρομή προς αυτό το αρχείο στο OneDrive σας.

Αν και το κείμενο μέσα στις αγκύλες της μακροεντολής φαίνεται περίεργο, θα έχετε μια απολύτως φυσιολογική εικόνα όταν επικολλάτε ένα πρότυπο.

Συμβουλές και σημειώσεις

Υπάρχουν μερικές σημαντικές πτυχές που πρέπει να επισημάνω. Πρώτον, θα πρέπει να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο OneDrive κάθε φορά που δημιουργείτε ή εισάγετε ένα πρότυπο με τη μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Ακόμα και αν είστε συνδεδεμένοι στην εφαρμογή OneDrive. Το ξέρω, είναι εκνευριστικό, αλλά η Microsoft ανησυχεί πολύ για την ασφάλειά σας και δεν πρόκειται να εφαρμόσει ακόμα τη λειτουργία Single Sign-on.

Επίσης, δεν υποστηρίζονται όλες οι μορφές εικόνας. Ακολουθεί ο κατάλογος των μορφών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα κοινόχρηστα πρότυπα email: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Επιπλέον, υπάρχει περιορισμός 4 Mb για ένα αρχείο. Εάν οι εικόνες σας δεν πληρούν αυτά τα κριτήρια, απλά δεν θα είναι διαθέσιμες σε μια λίστα για επιλογή.

Συμβουλή. Αν έχετε επιλέξει λάθος λογαριασμό, δεν χρειάζεται να κλείσετε το πρόσθετο και να ξεκινήσετε από την αρχή. Απλώς κάντε κλικ στο μπλε εικονίδιο του σύννεφου για να αλλάξετε μεταξύ των λογαριασμών OneDrive:

Λάβετε υπόψη ότι αν δημιουργήσετε ένα σύνολο προτύπων και αποφασίσετε να τα μοιραστείτε με την υπόλοιπη ομάδα σας, θα πρέπει να παρέχετε στους συναδέλφους σας πρόσβαση στο φάκελο OneDrive. Έχω καλύψει αυτή την περίπτωση για εσάς, κάντε κύλιση αν σας ξέφυγε.

Ας υποθέσουμε ότι δημιουργήσατε μερικά πρότυπα με ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] αλλά ξεχάσατε να μοιραστείτε το φάκελο OneDrive με την υπόλοιπη ομάδα. Θα μπορείτε να επικολλήσετε ένα τέτοιο πρότυπο χωρίς κανένα πρόβλημα, αλλά το πρόσθετο θα σας εμφανίσει μια ειδοποίηση κατά την επικόλληση:

Μην ανησυχείτε, είναι απλώς μια υπενθύμιση ότι το συγκεκριμένο αρχείο είναι διαθέσιμο μόνο για εσάς και εφόσον οι άλλοι χρήστες δεν το έχουν κοινόχρηστο, δεν θα μπορούν να το εισάγουν. Κλείστε το Ωστόσο, ο χρήστης που προσπαθεί να χρησιμοποιήσει αυτό το πρότυπο θα λάβει το ακόλουθο σφάλμα:

Πιστεύω ότι δεν χρειάζεται να σας πω πώς να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα ;)

Συμβουλή. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εικόνες ξεχωριστά για κάθε χρήστη. Ακούγεται απίστευτο; Απλά ελέγξτε αυτό: Πώς να δημιουργήσετε δυναμικό πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook για τον τρέχοντα χρήστη.

Αυτά ήθελα να σας πω για την εισαγωγή εικόνων από το OneDrive. Ελπίζω αυτό το μέρος του σεμιναρίου να ήταν ξεκάθαρο και χρήσιμο και να απολαύσετε την απλότητα και την ευκολία των κοινόχρηστων προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μη διστάσετε να το εγκαταστήσετε από το Microsoft Store και να εφαρμόσετε τις νέες σας γνώσεις στην πράξη ;)

Αν υπάρχουν ακόμα ερωτήσεις, παρακαλώ ρωτήστε τις στην ενότητα Σχόλια. Θα χαρώ να σας βοηθήσω!