Узнайте, как экспортировать контакты из Outlook в CSV или PST файл: все или по категориям, личные контакты или глобальный список адресов, из Outlook Online или рабочего стола.

Независимо от того, переходите ли вы на другую почтовую службу или делаете регулярное резервное копирование данных Outlook, очень важно перенести все контактные данные без каких-либо сбоев. В этом руководстве вы узнаете несколько простых способов экспорта контактов Outlook в файл .csv или .pst, чтобы затем импортировать их куда угодно, включая Excel, Google Docs, Gmail и Yahoo.

Совет. Если вы столкнулись с противоположной задачей, вам будут полезны следующие руководства:

• Импорт контактов в Outlook из CSV и PST файла
• Импорт контактов Outlook из Excel

Как экспортировать контакты Outlook в файл CSV

Microsoft Outlook предоставляет специальный мастер, который делает экспорт контактов в CSV простым и быстрым. Всего за несколько кликов вы получите адресную книгу в формате .csv, которую можно импортировать в Excel, Google Docs и многие другие приложения для работы с электронными таблицами. Вы также можете импортировать CSV-файл в Outlook или другое приложение электронной почты, например, Gmail или Yahoo.

Чтобы экспортировать контакты Outlook в CSV, вот что вам нужно сделать:

1. В зависимости от версии Outlook выполните одно из следующих действий:
   • В Outlook 2013 и выше нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт .
   • В Outlook 2010 нажмите Файл > Опции > Расширенный > Экспорт .

   

2. Сайт Импорт и экспорт Появляется мастер. Вы выбираете Экспорт в файл и нажмите Следующий .

   

3. Выберите Значения, разделенные запятой и нажмите Следующий .

   

4. В разделе целевая учетная запись выберите Контакты папку и нажмите кнопку Следующий Если у вас несколько учетных записей, вам может понадобиться прокрутить страницу вверх или вниз, чтобы найти нужную.

   

5. Нажмите кнопку Просмотреть кнопка.

   

6. Дайте вашему .csv-файлу любое имя, например Outlook_contacts , и сохраните его в любой папке на компьютере или в облачном хранилище, например OneDrive.

   

   Примечание. Если вы уже использовали функцию экспорта, предыдущее местоположение и имя файла появятся автоматически. Обязательно введите другое имя файла, прежде чем нажать кнопку OK , если вы не хотите перезаписать существующий файл.

7. Еще в Экспорт в файл окно, нажмите Следующий .

   

8. Чтобы немедленно начать экспорт контактов, нажмите Отделка Однако имейте в виду, что при этом будет перенесено множество неактуальных данных (всего 92 поля!). В результате в вашем файле .csv будет много пустых ячеек и столбцов.

   Если вы хотите сами выбрать, какую информацию экспортировать, нажмите кнопку Настраиваемые поля карты и продолжайте выполнять следующие шаги.

   

9. В Настраиваемые поля карты окно, выполните следующие действия:
   • Нажмите кнопку Четкая карта кнопка для удалить карту по умолчанию .
   • На левой панели найдите данные, которые вы хотите экспортировать, и перетащить их на правую панель по одному.
   • На переставлять экспортируемых полей (столбцов в вашем будущем CSV-файле), перетаскивайте элементы вверх и вниз прямо на правой панели.
   • На удалить ошибочно добавленное поле, перетащите его обратно на левую панель.
   • После этого нажмите OK .

   

10. Еще в Экспорт в файл окно, нажмите Отделка Как только окошко исчезнет, процесс экспорта будет завершен.

Чтобы убедиться, что все контакты успешно перенесены, откройте созданный CSV-файл в Excel или любой другой программе, поддерживающей формат .csv.

Хотя экспорт контактов Outlook с помощью встроенного мастера выполняется быстро и легко, у этого метода есть несколько недостатков:

• Он позволяет экспортировать многие поля, но не все.
• Фильтрация и изменение порядка расположения отображаемых полей может занять много времени и быть громоздкой.
• Он не позволяет экспортировать контакты по категориям.

Если перечисленные выше ограничения являются для вас критичными, попробуйте использовать подход WYSIWYG, описанный в следующем разделе.

Как экспортировать контакты из Outlook вручную

Другим способом экспорта контактов Outlook является старый добрый метод копирования-вставки. Основное преимущество этого подхода заключается в том, что вы можете копировать любое поле который существует в Outlook, и визуально видеть все детали, которые вы экспортируете.

Вот шаги, которые необходимо выполнить:

1. На панели навигации нажмите кнопку Люди икона.
2. На Главная во вкладке Текущий вид группу, нажмите либо Телефон или Список чтобы переключиться на вид таблицы.

   

   Смотрите также: Excel VLOOKUP с функцией SUM или SUMIF - примеры формул
3. Если вы хотите экспортировать больше полей, чем отображается в данный момент, перейдите в раздел Посмотреть вкладка> Аранжировка группу и нажмите кнопку Добавить столбцы .

   

4. В Показать столбцы диалогового окна, выберите нужное поле в левой панели и нажмите кнопку Добавить чтобы добавить его в правую панель.

   Чтобы получить еще больше колонок на выбор, выбирайте Все поля контактов из Выберите доступные столбцы из выпадающий список.

   На изменить порядок колонок в вашем пользовательском представлении, используйте Двигайтесь вверх или Двигайтесь вниз кнопки в правой панели.

   На удалить колонку выберите его в правой панели и нажмите кнопку Удалить кнопка.

   После завершения нажмите OK .

   

   Основная часть работы выполнена, и вам остается только нажать пару клавиш быстрого доступа, чтобы сохранить результат своей работы.

5. Чтобы скопировать отображаемые контактные данные, сделайте следующее:
   • Нажмите CTRL + A, чтобы выбрать все контакты.
   • Нажмите CTRL + C, чтобы скопировать выбранные контакты в буфер обмена.
   • Откройте Excel или другую программу электронных таблиц, выделите левую верхнюю ячейку, а затем нажмите CTRL + V, чтобы вставить скопированные данные.
6. Если вы собираетесь позднее импортировать контакты в Outlook, Gmail или другую почтовую службу, сохраните рабочую книгу Excel в виде файла .csv.

Вот и все! Хотя на бумаге эти шаги могут показаться несколько затянутыми, на практике их выполнение занимает всего несколько минут.

Как экспортировать контакты Outlook в файл PST

Если вы хотите перенести контакты из одной учетной записи Outlook в другую или со старого компьютера на новый, самый простой способ - экспорт в файл .pst. Помимо контактов, вы также можете экспортировать электронную почту, встречи, задачи и заметки, причем все сразу.

Чтобы экспортировать контакты в файл .pst, выполните следующие действия:

1. В Outlook нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт .
2. На первом этапе Импорт и экспорт мастер, выберите Экспорт в файл и нажмите Следующий .
3. Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите Следующий .

   

4. Под учетной записью электронной почты выберите Контакты папку и убедитесь, что Включить вложенные папки установлен флажок.

   

   Совет. Если вы хотите перенести все элементы, а не только контакты, выберите имя учетной записи электронной почты для экспорта.

5. Нажмите Просмотреть выберите место сохранения файла .pst, присвойте ему имя и нажмите кнопку OK продолжать.
6. Если вы экспортируете в существующий файл .pst, выберите способ работы с возможными дубликатами (по умолчанию Замените дубликаты экспортированными элементами в большинстве случаев работает нормально) и нажмите кнопку Отделка .

   

7. По желанию введите пароль для защиты файла .pst. Если пароль не нужен, нажмите кнопку OK ничего не вводя.

Outlook немедленно начинает экспорт. Сколько времени это займет, обычно зависит от количества экспортируемых элементов.

Как экспортировать контакты Outlook по категориям

Когда у вас есть контакты в разных категориях, таких как бизнес, личные и т.д., вы можете захотеть экспортировать только определенную категорию, а не все контакты. Это можно сделать двумя разными способами.

Экспорт контактов из Outlook в Excel (файл .csv) по категориям

Чтобы экспортировать контакты Outlook по категориям в Excel или другую программу, позволяющую копировать/вставлять, выполните следующие действия:

1. Отобразите нужные контакты в виде списка. Для этого выполните шаги 1 - 4, описанные в разделе Как экспортировать контакты Outlook вручную.
2. На Посмотреть во вкладке Аранжировка группу, нажмите Категории Это позволит сгруппировать контакты по категориям, как показано на скриншоте ниже.

   

3. Щелкните правой кнопкой мыши название группы категории, которую вы хотите экспортировать, и выберите Копировать из контекстного меню:

   

4. Вставьте скопированные контакты в Excel или в любое другое место.

Для экспорта несколько категорий , повторите шаги 3 и 4 для каждой категории или используйте одну из следующих альтернатив:

• Вместо того чтобы перебирать контакты по категориям (шаг 2 выше), сортировать по категориям. Для этого просто нажмите кнопку Категории После этого выделите контакты в одной или нескольких категориях с помощью мыши и скопируйте/вставьте.
• Экспортируйте все контакты в Excel и отсортируйте данные по признаку Категории столбец. Затем удалите неактуальные категории или скопируйте интересующие вас категории на новый лист.

Экспорт контактов Outlook в файл .pst по категориям

При экспорте контактов с другого компьютера или из другой учетной записи Outlook в файл .pst можно также экспортировать категории. Однако для этого необходимо явно указать Outlook. Вот как это сделать:

1. Начните процесс экспорта, выполнив шаги 1 - 3, описанные в разделе Экспорт контактов Outlook в файл PST.
2. В Экспорт файла данных Outlook В диалоговом окне выберите папку "Контакт" и нажмите кнопку Фильтр кнопка.

   

3. В Фильтр диалогового окна, переключитесь на Другие варианты вкладку и нажмите кнопку Категории...

   

4. В Категории цветов диалоговое окно, выберите интересующие вас категории и нажмите кнопку OK .

   

5. Еще в Фильтр нажмите OK.

   

6. Завершите процесс, выполнив шаги 5 - 7 из раздела Экспорт контактов Outlook в файл PST.

Примечание. Оба описанных выше метода экспортируют контакты в выбранные категории, но ни один из них не сохраняет цвета категорий. После импорта контактов в Outlook вам придется настроить цвета заново.

Как экспортировать контакты из Outlook Online

Outlook в Интернете и Outlook.com имеют встроенную возможность экспорта контактов в файл .csv. Вот как это работает:

1. Войдите в учетную запись Outlook on the web или Outlook.com.
2. В левом нижнем углу нажмите Люди :

В зависимости от вашего браузера, вы найдете загруженные контакты.csv файл по кнопке на странице или будет предложено открыть его в Excel. После открытия файла сохраните его на компьютере или в облачном хранилище.

Как экспортировать глобальный список адресов (GAL) из Outlook

Хотя вы можете легко перенести собственные папки контактов из Outlook, похоже, нет прямого способа экспортировать списки контактов организации на базе Exchange или любой вид автономной адресной книги. Однако вы можете добавить элементы глобального списка адресов в личную папку "Контакты", а затем экспортировать все контакты. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Откройте адресную книгу Outlook. Для этого либо нажмите кнопку Адресная книга на Главная во вкладке Найти группу , или нажмите сочетание клавиш Ctrl+ Shift + B.
2. В Адресная книга В диалоговом окне выберите Глобальный список адресов или другой список адресов на основе Exchange.
3. Выберите контакты, которые необходимо экспортировать:
   • Чтобы выбрать все контакты щелкните первый элемент, нажмите и удерживайте клавишу Shift, а затем щелкните последний элемент.
   • Чтобы выбрать конкретные контакты щелкните первый элемент, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем щелкайте другие элементы по очереди.
4. Щелкните правой кнопкой мыши ваше выделение и выберите Добавить в контакты из контекстного меню.

И теперь ничто не мешает вам экспортировать все контакты в файл .csv или .pst обычным способом.

Советы:

• Чтобы отделить контакты глобального списка адресов от личных, можно временно переместить собственные контакты в другую папку перед выполнением описанных выше действий.
• Если вам нужно экспортировать огромный список глобальных адресов в полном объеме, ваш администратор Exchange может сделать это быстрее непосредственно из каталога Exchange Directory.

Вот так можно экспортировать контакты из Outlook. Благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!