Lærðu hvernig á að flytja út tengiliði úr Outlook í CSV eða PST skrá: alla eða eftir flokkum, persónulegu tengiliðina þína eða alþjóðlegan heimilisfangalista, úr Outlook á netinu eða skjáborði.

Hvort sem þú ert að flytja yfir í aðra tölvupóstþjónustu eða taka reglulega öryggisafrit af Outlook gögnunum þínum, það er mikilvægt að flytja allar tengiliðaupplýsingar án þess að mistakast. Þessi kennsla mun kenna þér nokkrar auðveldar leiðir til að flytja Outlook tengiliði yfir í .csv eða .pst skrá, svo að þú getir síðar flutt þá inn hvar sem þú þarft, þar á meðal Excel, Google Docs, Gmail og Yahoo.

Ábending. Ef þú stendur frammi fyrir gagnstæðu verkefni munu eftirfarandi kennsluefni vera gagnlegt:

• Tengiliðir fluttir inn í Outlook úr CSV og PST skrá
• Innflutningur Outlook tengiliða úr Excel

Hvernig á að flytja út Outlook tengiliði í CSV skrá

Microsoft Outlook býður upp á sérstakan töframann sem gerir útflutning tengiliða í CSV einfaldan og fljótlegan. Með örfáum smellum muntu hafa heimilisfangaskrána þína á .csv-sniði sem hægt er að flytja inn í Excel, Google Docs og mörg önnur töflureikniforrit. Þú getur líka flutt inn CSV skrána í Outlook eða annað tölvupóstforrit eins og Gmail eða Yahoo.

Til að flytja Outlook tengiliði í CSV þarftu að gera þetta:

1. Það fer eftir á Outlook útgáfunni þinni skaltu gera eitt af eftirfarandi:
   • Í Outlook 2013 og nýrri skaltu smella á Skrá > Opna & Flytja út > Innflutningur/útflutningur .
   • Í Outlook 2010,smelltu á Skrá > Valkostir > Ítarlegt > Flytja út .

   

2. Leiðsagnarforritið Innflutningur og útflutningur birtist. Þú velur Flytja út í skrá og smellir á Næsta .

   

3. Veldu Comma Separate Values og smelltu á Næsta .

   

4. Veldu Tengiliðir möppuna undir markreikningnum og smelltu á Næsta . Ef þú ert með nokkra reikninga gætirðu þurft að fletta upp eða niður til að finna þann sem þú þarft.

   

5. Smelltu á hnappinn Skoða .

   

6. Gefðu .csv skránni hvaða nafn sem þú vilt, segðu Outlook_contacts og vistaðu hana í hvaða möppu sem er á tölvunni þinni eða í skýjageymslu eins og OneDrive.

   

   Athugið. Ef þú hefur notað útflutningsaðgerðina áður mun fyrri staðsetning og skráarheiti birtast sjálfkrafa. Vertu viss um að slá inn annað skráarheiti áður en þú smellir á Í lagi , nema þú viljir skrifa yfir núverandi skrá.

7. Aftur í glugganum Flytja út í skrá skaltu smella á Næsta .

   

8. Til að byrja að flytja út tengiliði strax, smelltu á Ljúka . Hins vegar skaltu hafa í huga að þetta mun flytja margar óviðkomandi upplýsingar (alls 92 reitir!). Fyrir vikið mun .csv skráin þín hafa fullt af auðum hólfum og dálkum.

   Ef þú vilt frekar velja sjálfur hvaða upplýsingar þú vilt flytja út skaltu smella á Korta sérsniðna reiti og halda áfram með næstu skref.

   

9. Í Map Custom Fields glugga, gerðu eftirfarandi:
   • Smelltu á hnappinn Hreinsa kort til að fjarlægja sjálfgefið kort .
   • Finndu upplýsingarnar á vinstri rúðunni viltu flytja út og draga þá í hægri gluggann einn í einu.
   • Til að endurraða útfluttu reitunum (dálkum í framtíðinni CSV-skránni þinni), dragðu atriði upp og niður beint á hægri rúðuna.
   • Til að fjarlægja reit sem hefur verið bætt við fyrir mistök, dragðu hann aftur í vinstri rúðuna.
   • Þegar þú ert búinn skaltu smella á OK .

   

10. Aftur í Export to a File glugganum, smelltu á Finish . Framvinduboxið mun gefa til kynna að útflutningsferlið sé hafið. Um leið og kassinn hverfur er ferlinu lokið.

Til að tryggja að allir tengiliðir þínir hafi verið fluttir skaltu opna nýstofnaða CSV skrána í Excel eða einhverju öðru forriti sem styður . csv sniði.

Þó að útflutningur á Outlook tengiliðum með innbyggða töfraforritinu sé fljótlegur og auðveldur hefur þessi aðferð þó nokkra galla:

• Hún gerir kleift að flytja út marga reiti, en ekki alla þeirra.
• Að sía og endurraða kortlögðu reitunum gæti verið tímafrekt og fyrirferðarmikið.
• Það leyfir ekki útflutning tengiliða eftir flokkum.

Ef ofangreindar takmarkanir eru mikilvægar fyrir þig, reyndu síðan WYSIWYG nálgun sem lýst er í næsta kafla.

Hvernig á að flytja tengiliði úr Outlook handvirkt

Önnur leið til að flytja út Outlook tengiliði er gamla góðacopy-paste aðferð. Helsti kosturinn við þessa nálgun er að þú getur afritað hvern þann reit sem er sem er til í Outlook og séð sjónrænt allar upplýsingarnar sem þú ert að flytja út.

Hér eru skrefin til að framkvæma:

1. Í leiðarstikunni, smelltu á táknið Fólk .
2. Á flipanum Heima , í hópnum Núverandi sýn , smelltu annað hvort Sími eða Listi til að skipta yfir í töfluyfirlit.

   

3. Ef þú vilt flytja út fleiri reiti en nú er birtist, farðu í Skoða flipann > Röðun hópnum og smelltu á Bæta við dálkum .

   

4. Í Sýna dálka valmynd, veldu reitinn sem þú vilt í vinstri glugganum og smelltu á hnappinn Bæta við til að bæta honum við hægri gluggann.

   Til að fá enn fleiri dálka til að velja úr skaltu velja Allir tengiliðareitir af Veldu tiltæka dálka úr fellilistanum.

   Sjá einnig: Hvernig á að reikna prósentu í Excel - formúludæmi

   Til að breyttu röð dálka í sérsniðnu skjánum þínum, notaðu Færa upp eða Færa niður hnappana í hægri glugganum.

   Til fjarlægðu dálk , veldu hann í hægri glugganum og smelltu á hnappinn Fjarlægja .

   Þegar því er lokið skaltu smella á Í lagi .

   

   Stærsti hluti verksins er búinn og þú þarft bara að ýta á nokkra flýtivísa til að vista niðurstöðu vinnu þinnar.

5. Til að afrita tengiliðaupplýsingarnar sem birtar eru skaltu gera eftirfarandi:
   • Ýttu á CTRL + A til að velja alla tengiliðina.
   • Ýttu á CTRL + C til aðafritaðu valda tengiliði yfir á klemmuspjaldið.
   • Opnaðu Excel eða annað töflureikniforrit, veldu hólfið efra vinstra megin og ýttu svo á CTRL + V til að líma afrituðu upplýsingarnar.
6. Ef þú ætlar að flytja tengiliðina þína inn í Outlook, Gmail eða aðra tölvupóstþjónustu síðar skaltu vista Excel vinnubókina þína sem .csv skrá.

Það er allt! Þó að skrefin gætu virst svolítið löng á pappír, þá taka þau í reynd aðeins nokkrar mínútur að framkvæma.

Hvernig á að flytja út Outlook tengiliði í PST skrá

Ef þú ert að leita að því að flytja tengiliðina þína frá einum Outlook reikningi yfir á annan eða úr gömlu tölvunni þinni yfir í nýja er auðveldasta leiðin að flytja út í .pst skrá. Fyrir utan tengiliði geturðu líka flutt út tölvupóstinn þinn, stefnumót, verkefni og glósur, allt í einu.

Til að flytja tengiliði í .pst-skrá eru skrefin sem þarf að framkvæma:

1. Í Outlook, smelltu á Skrá > Opna & Flytja út > Flytja inn/flytja út .
2. Í fyrsta skrefi Innflutnings og útflutnings hjálparinnar velurðu Flytja út í skrá og smelltu á Next .
3. Veldu Outlook Data File (.pst) og smelltu á Next .

   

4. Undir tölvupóstreikningnum þínum skaltu velja Tengiliðir möppuna og ganga úr skugga um að hakað sé við Include subfolders reitinn.

   

   Ábending. Ef þú vilt flytja alla hluti, ekki bara tengiliði, veldu nafn tölvupóstsreikningsins sem á að flytja út.

5. Smelltu á Skoða ,veldu hvar á að vista .pst skrána, gefðu henni nafn og smelltu á OK til að halda áfram.
6. Ef þú ert að flytja út í núverandi .pst skrá, veldu hvernig á að takast á við mögulegar tvítekningar ( sjálfgefinn valkostur Skipta út afritum með hlutum sem fluttir eru út virkar vel í flestum tilfellum) og smelltu á Ljúka .

   

   Sjá einnig: EF OG í Excel: hreiður formúla, margar fullyrðingar og fleira
7. Sláðu inn lykilorð valfrjálst til að vernda .pst skrána þína. Ef þú vilt ekki lykilorð skaltu smella á Í lagi án þess að slá neitt inn.

Outlook byrjar útflutninginn strax. Hversu langan tíma það mun taka fer almennt eftir fjölda hluta sem þú ert að flytja út.

Hvernig á að flytja út Outlook tengiliði eftir flokkum

Þegar þú ert með tengiliði í mismunandi flokkum eins og fyrirtæki, persónulegt osfrv. , gætirðu viljað flytja aðeins út ákveðinn flokk, ekki alla tengiliði. Þetta er hægt að gera á tvo mismunandi vegu.

Flytja út tengiliði úr Outlook í Excel (.csv skrá) eftir flokkum

Til að flytja Outlook tengiliðina þína eftir flokkum yfir í Excel eða annað forrit sem gerir kleift að afrita/ líma skaltu framkvæma þessi skref:

1. Sýna viðeigandi tengiliðaupplýsingar á listaskjánum. Til að gera það skaltu framkvæma skref 1 – 4 sem lýst er í Hvernig á að flytja Outlook tengiliði handvirkt út.
2. Á flipanum Skoða , í hópnum Röðun , smelltu á Flokkar . Þetta mun flokka tengiliði eftir flokkum eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.

   

3. Hægri-smelltu á hópheiti þess flokks sem þú vilt flytja út ogveldu Afrita í samhengisvalmyndinni:

   

4. Límdu afrituðu tengiliðina í Excel eða hvert sem þú vilt.

Til að flytja út nokkrir flokkar , endurtaktu skref 3 og 4 fyrir hvern flokk eða notaðu einn af eftirfarandi valkostum:

• Í stað þess að þreifa tengiliði eftir flokkum (skref 2 hér að ofan), raða eftir flokkum. Til þess skaltu einfaldlega smella á Flokkar dálkhausinn. Eftir það skaltu velja tengiliði í einum eða fleiri flokkum með því að nota músina og afrita/líma.
• Flyttu út alla tengiliði í Excel og flokkaðu gögnin eftir Flokkum dálkinum. Eyddu síðan óviðkomandi flokkum eða afritaðu áhugasviða í nýtt blað.

Flytja út Outlook tengiliði í .pst skrá eftir flokki

Þegar tengiliðir eru fluttir út úr annarri tölvu eða öðru Outlook reikning sem .pst skrá geturðu líka flutt út flokka. Hins vegar þarftu að segja Outlook sérstaklega að gera það. Svona er það:

1. Byrjaðu útflutningsferlið með því að framkvæma skref 1 – 3 sem lýst er í Útflutningur Outlook tengiliða í PST skrá.
2. Í Flytja út Outlook gagnaskrá glugganum veldu tengiliðamöppuna og smelltu á Sía hnappinn.

   

3. Í Sía valmyndinni skaltu skipta yfir í Fleiri valkostir flipann og smelltu á Flokkar...

   

4. Í glugganum Litaflokkar skaltu velja flokka áhuga og smelltu á OK .

   

5. Aftur í Sía gluggi, smelltu á OK.

   

6. Ljúktu ferlinu með því að framkvæma skref 5 – 7 frá Flytja út Outlook tengiliði í PST skrá.

Athugið. Báðar ofangreindar aðferðir flytja út tengiliði í völdum flokkum en hvorug heldur flokkalitunum. Eftir að hafa flutt tengiliðina inn í Outlook verður þú að setja upp litina að nýju.

Hvernig á að flytja tengiliði úr Outlook á netinu

Outlook á vefnum og Outlook.com eru með innbyggðan möguleika til að flytja tengiliði í .csv skrá. Svona virkar það:

1. Skráðu þig inn á Outlook á vefnum eða Outlook.com reikningnum þínum.
2. Í neðra vinstra horninu skaltu smella á Fólk :

Það fer eftir vafranum þínum , þú munt finna contacts.csv skrána sem þú hefur hlaðið niður á hnappinum á síðunni eða verður beðinn um að opna hana í Excel. Eftir að skráin hefur verið opnuð skaltu vista hana á tölvuna þína eða skýjageymslu.

Hvernig á að flytja út Global Address List (GAL) úr Outlook

Þó að þú getir auðveldlega flutt þínar eigin tengiliðamöppur úr Outlook, það virðist ekki vera nein bein leið til að flytja út tengiliðalista sem byggir á Exchange fyrir fyrirtæki þitt eða hvers kyns netfangaskrá. Hins vegar geturðu bætt hlutum á alþjóðlega heimilisfangalistanum við persónulegu tengiliðina þínamöppu og fluttu síðan út alla tengiliðina. Til að gera það skaltu framkvæma þessi skref:

1. Opnaðu Outlook Address Book. Til þess skaltu annað hvort smella á Address Book á flipanum Heima , í Finna hópnum , eða ýta á Ctrl+ Shift + B flýtilykla.
2. Í Address Book valmyndinni skaltu velja Global Address List eða annan vistfangalista sem byggir á Exchange.
3. Veldu tengiliðina sem þú vilt flytja út:
   • Til að velja alla tengiliði , smelltu á fyrsta atriðið, ýttu á og haltu Shift-lyklinum og smelltu síðan á síðasta atriðið.
   • Til að velja tiltekna tengiliði , smelltu á fyrsta atriðið, ýttu á og haltu Ctrl-lyklinum inni og smelltu síðan á aðra hluti einn í einu.
4. Hægri smelltu á valið þitt og veldu Bæta við tengiliði úr samhengisvalmynd.

Og nú kemur ekkert í veg fyrir að þú flytjir alla tengiliðina þína út í .csv eða .pst skrá á venjulegan hátt.

Ábendingar:

• Til að aðskilja alþjóðlega heimilisfangalistann tengiliði frá persónulegum tengiliðum þínum geturðu flutt eigin tengiliði tímabundið í aðra möppu áður en þú framkvæmir skrefin hér að ofan.
• Ef þú þarft að flytja út risastórt G lobal Address List í heild sinni, Exchange stjórnandinn þinn getur gert það hraðar beint úr Exchange Directory.

Þannig flytur þú út tengiliði úr Outlook. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!