Научете как да експортирате контакти от Outlook в CSV или PST файл: всички или по категории, личните ви контакти или глобалния списък с адреси, от Outlook Online или десктопа.

Независимо дали мигрирате към друга услуга за електронна поща или правите редовно резервно копие на данните в Outlook, от решаващо значение е да прехвърлите всички данни за контакти без никакъв провал. Този урок ще ви научи на няколко лесни начина за експортиране на контакти от Outlook в .csv или .pst файл, така че по-късно да можете да ги импортирате навсякъде, където ви е необходимо, включително Excel, Google Docs, Gmail и Yahoo.

Съвет. Ако се сблъскате с противоположна задача, следните уроци ще ви бъдат полезни:

• Внос на контакти в Outlook от CSV и PST файл
• Импортиране на контакти от Outlook от Excel

Как да експортирате контактите на Outlook в CSV файл

Microsoft Outlook предлага специален съветник, който улеснява и ускорява експортирането на контакти в CSV. Само с няколко кликвания ще имате адресната си книга във формат .csv, който може да се импортира в Excel, Google Docs и много други приложения за електронни таблици. Можете също така да импортирате CSV файла в Outlook или друго приложение за електронна поща, като Gmail или Yahoo.

За да експортирате контакти от Outlook в CSV, това е, което трябва да направите:

1. В зависимост от версията на Outlook направете едно от следните действия:
   • В Outlook 2013 и по-нови версии щракнете върху Файл > Отваряне & Експортиране > Внос/износ .
   • В Outlook 2010 щракнете върху Файл > Опции > Разширен > Експорт .

   

2. Сайтът Внос и износ Появява се съветник. Избирате Експортиране във файл и щракнете върху Следваща .

   

3. Изберете Стойности, разделени със запетая и щракнете върху Следваща .

   

4. Под целевия акаунт изберете Контакти и щракнете върху Следваща . Ако имате няколко акаунта, може да се наложи да превъртите нагоре или надолу, за да откриете необходимия акаунт.

   

5. Щракнете върху Преглед на бутон.

   

6. Дайте на вашия .csv файл каквото име искате, например Outlook_contacts и го запазете в някоя папка на компютъра си или в облачно хранилище като OneDrive.

   

   Вижте също: Функция YEAR на Excel - преобразуване на датата в година

   Забележка. Ако сте използвали функцията за експортиране преди, предишното местоположение и име на файла ще се появят автоматично. Не забравяйте да въведете друго име на файла, преди да щракнете върху OK , освен ако не искате да презапишете съществуващия файл.

7. Обратно в Експортиране във файл щракнете върху Следваща .

   

8. За да започнете да експортирате контакти веднага, щракнете върху Завършете Имайте предвид обаче, че по този начин ще бъдат прехвърлени много несъществени данни (общо 92 полета!). В резултат на това вашият .csv файл ще съдържа много празни клетки и колони.

   Ако предпочитате сами да изберете коя информация да експортирате, щракнете върху Потребителски полета на картата и продължете със следващите стъпки.

   

9. В Потребителски полета на картата направете следното:
   • Щракнете върху Ясна карта бутон, за да премахване на картата по подразбиране .
   • В левия прозорец намерете данните, които искате да експортирате, и влачене в десния прозорец една по една.
   • За пренареждане експортираните полета (колони в бъдещия CSV файл), плъзнете елементите нагоре и надолу директно в десния прозорец.
   • За премахване на погрешно добавено поле, плъзнете го обратно в левия прозорец.
   • Когато приключите, щракнете върху ОК .

   

10. Обратно в Експортиране във файл щракнете върху Завършете . Кутията за напредъка ще показва, че процесът на експортиране е започнал. Щом кутията изчезне, процесът е завършен.

За да се уверите, че всички контакти са прехвърлени успешно, отворете новосъздадения CSV файл в Excel или друга програма, която поддържа формата .csv.

Въпреки че експортирането на контакти от Outlook с вградения съветник е бързо и лесно, този метод има няколко недостатъка:

• Тя позволява експортиране на много полета, но не на всички.
• Филтрирането и пренареждането на картографираните полета може да отнеме много време и да е тромаво.
• Тя не позволява експортиране на контакти по категории.

Ако горните ограничения са от решаващо значение за вас, опитайте с подхода WYSIWYG, описан в следващия раздел.

Как да експортирате контакти от Outlook ръчно

Друг начин за експортиране на контакти от Outlook е добрият стар метод "копирай и постави". Основното предимство на този подход е, че можете да копирате всяко поле която съществува в Outlook, и визуално да видите всички детайли, които експортирате.

Ето стъпките за изпълнение:

1. В лентата за навигация щракнете върху Хора икона.
2. На Начало в раздела Текущ изглед щракнете върху една от двете групи Телефон или Списък за да преминете към изглед на таблица.

   

3. Ако желаете да експортирате повече полета от показаните в момента, отидете в Вижте tab> Подредба и щракнете върху Добавяне на колони .

   

4. В Показване на колони диалогов прозорец, изберете желаното поле в левия панел и щракнете върху Добавяне на за да го добавите в десния прозорец.

   За да получите дори още колони да избирате, изберете Всички полета за контакт от Изберете наличните колони от падащ списък.

   За промяна на реда на колоните във вашия потребителски изглед, използвайте Преместване нагоре или Преместване надолу в десния прозорец.

   За премахване на колона , изберете го в десния прозорец и щракнете върху Премахване на бутон.

   Когато приключите, щракнете върху ОК .

   

   По-голямата част от работата е свършена и трябва само да натиснете няколко преки пътища, за да запазите резултата от работата си.

5. За да копирате показаните данни за контакт, направете следното:
   • Натиснете CTRL + A, за да изберете всички контакти.
   • Натиснете CTRL + C, за да копирате избраните контакти в клипборда.
   • Отворете Excel или друга програма за електронни таблици, изберете горната лява клетка и след това натиснете CTRL + V, за да поставите копираните данни.
6. Ако възнамерявате да импортирате контактите си в Outlook, Gmail или друга имейл услуга на по-късен етап, запазете работната си книга в Excel като .csv файл.

Това е всичко! Въпреки че на хартия стъпките изглеждат малко дълги, на практика отнемат само няколко минути.

Как да експортирате контактите на Outlook в PST файл

Ако искате да прехвърлите контактите си от един акаунт на Outlook в друг или от стария си компютър на нов, най-лесният начин е да ги експортирате в .pst файл. Освен контактите можете да експортирате и имейли, срещи, задачи и бележки наведнъж.

За да експортирате контакти в .pst файл, ето какви стъпки трябва да извършите:

1. В Outlook щракнете върху Файл > Отваряне & Експортиране > Внос/износ .
2. На първия етап от Внос и износ съветник, изберете Експортиране във файл и щракнете върху Следваща .
3. Изберете Файл с данни на Outlook (.pst) и щракнете върху Следваща .

   

4. Под вашия имейл акаунт изберете Контакти папка и се уверете, че Включване на подпапки е поставена отметка.

   

   Съвет. Ако искате да прехвърлите всички елементи, а не само контактите, изберете името на имейл акаунта, който искате да експортирате.

5. Кликнете върху Преглед на , изберете къде да запазите файла .pst, дайте име на файла и щракнете върху ОК за да продължите.
6. Ако експортирате в съществуващ .pst файл, изберете как да се справяте с евентуални дубликати (по подразбиране Замяна на дубликати с експортирани елементи в повечето случаи работи добре) и щракнете върху Завършете .

   

7. По желание въведете парола, за да защитите .pst файла. Ако не искате парола, щракнете върху ОК без да въвеждате нищо.

Outlook започва експортирането веднага. Колко време ще отнеме обикновено зависи от броя на елементите, които експортирате.

Как да експортирате контактите на Outlook по категории

Когато имате контакти в различни категории, например бизнес, лични и т.н., може да искате да експортирате само определена категория, а не всички контакти. Това може да стане по два различни начина.

Експортиране на контакти от Outlook в Excel (.csv файл) по категории

За да експортирате контактите си от Outlook по категории в Excel или друга програма, която позволява копиране/вмъкване, изпълнете следните стъпки:

1. Покажете желаните данни за контакт в изгледа на списъка. За да го направите, изпълнете стъпки 1 - 4, описани в Как да експортирате контакти от Outlook ръчно.
2. На Вижте в раздела Подреждане група, щракнете върху Категории . Това ще групира контактите по категории, както е показано на снимката по-долу.

   

3. Щракнете с десния бутон върху името на групата на категорията, която искате да експортирате, и изберете Копие от контекстното меню:

   

4. Поставете копираните контакти в Excel или където искате.

Експортиране няколко категории , повторете стъпки 3 и 4 за всяка категория или използвайте една от следните алтернативи:

• Вместо да опипвате контактите по категории (стъпка 2 по-горе), сортиране по категории. За тази цел просто щракнете върху Категории След това изберете контактите в една или повече категории с помощта на мишката и копирайте/вмъкнете.
• Експортирайте всички контакти в Excel и подредете данните по Категории След това изтрийте несъществените категории или копирайте категориите, които ви интересуват, в нов лист.

Експортиране на контакти на Outlook в .pst файл по категория

Когато експортирате контакти от друг компютър или друг акаунт на Outlook като .pst файл, можете да експортирате и категории. Трябва обаче изрично да кажете на Outlook да го направи. Ето как:

1. Започнете процеса на износ, като изпълнявате стъпки 1 - 3 описани в Експортиране на Outlook контакти в PST файл.
2. В Износ на Outlook файл с данни диалогов прозорец, изберете папката Контакти и щракнете върху Филтър бутон.

   

3. В Филтър диалогов прозорец, преминете към Повече възможности за избор и щракнете върху Категории...

   

4. В Категории цветове диалогов прозорец, изберете категориите, които ви интересуват, и щракнете върху ОК .

   

5. Обратно в Филтър щракнете върху OK.

   

6. Завършете процеса чрез извършване на стъпки 5 - 7 от Експортиране на Outlook контакти в PST файл.

Забележка. И двата горепосочени метода експортират контакти в избрани категории, но нито един от тях не запазва цветовете на категориите. След като импортирате контактите в Outlook, ще трябва да настроите цветовете наново.

Как да експортирате контакти от Outlook Online

Outlook в интернет и Outlook.com имат вградена опция за експортиране на контакти във файл .csv. Ето как работи тя:

1. Влезте в акаунта си в Outlook в интернет или Outlook.com.
2. В долния ляв ъгъл щракнете върху Хора :

В зависимост от вашия браузър ще намерите изтеглените contacts.csv файла в бутона на страницата или ще бъдете подканени да го отворите в Excel. След като отворите файла, го запазете на компютъра си или в облачно хранилище.

Как да експортирате Global Address List (GAL) от Outlook

Въпреки че можете лесно да прехвърлите собствените си папки с контакти от Outlook, изглежда няма директен начин за експортиране на базирани на Exchange списъци с контакти на вашата организация или какъвто и да е вид офлайн адресна книга. Въпреки това можете да добавите елементите на Глобалния списък с адреси към личната си папка с контакти и след това да експортирате всички контакти. За да го направите, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете адресната си книга в Outlook. За целта щракнете върху Адресна книга на Начало в раздела Намиране на група или натиснете клавишната комбинация Ctrl+Shift+B.
2. В Адресна книга диалогов прозорец, изберете Списък с глобални адреси или друг списък с адреси, базиран на Exchange.
3. Изберете контактите, които искате да експортирате:
   • Избиране на всички контакти , щракнете върху първия елемент, натиснете и задръжте клавиша Shift, след което щракнете върху последния елемент.
   • Избиране на конкретни контакти , щракнете върху първия елемент, натиснете и задръжте клавиша Ctrl и след това щракнете върху другите елементи един по един.
4. Щракнете с десния бутон на мишката върху избраната от вас опция и изберете Добавяне към контакти от контекстното меню.

Сега нищо не ви пречи да експортирате всичките си контакти в .csv или .pst файл по обичайния начин.

Съвети:

• За да отделите контактите от глобалния списък с адреси от личните си контакти, можете временно да преместите собствените си контакти в друга папка, преди да извършите горните стъпки.
• Ако трябва да експортирате изцяло огромен глобален списък с адреси, вашият администратор на Exchange може да направи това по-бързо директно от Exchange Directory.

Ето как експортирате контакти от Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!