Mục lục
Tìm hiểu cách xuất danh bạ từ Outlook sang tệp CSV hoặc PST: tất cả hoặc theo danh mục, danh bạ cá nhân của bạn hoặc Danh sách địa chỉ toàn cầu, từ Outlook Online hoặc máy tính để bàn.
Cho dù bạn là ai di chuyển sang một dịch vụ email khác hoặc tạo bản sao lưu thường xuyên cho dữ liệu Outlook của bạn, điều quan trọng là phải chuyển tất cả các chi tiết liên hệ mà không gặp bất kỳ lỗi nào. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn một số cách dễ dàng để xuất danh bạ Outlook thành tệp .csv hoặc .pst, để sau này bạn có thể nhập chúng vào bất kỳ đâu bạn cần, bao gồm Excel, Google Tài liệu, Gmail và Yahoo.
Mẹo. Nếu bạn gặp phải nhiệm vụ ngược lại, các hướng dẫn sau sẽ hữu ích:
- Nhập danh bạ vào Outlook từ tệp CSV và PST
- Nhập danh bạ Outlook từ Excel
Cách xuất danh bạ Outlook sang tệp CSV
Microsoft Outlook cung cấp một trình hướng dẫn đặc biệt giúp việc xuất danh bạ sang CSV trở nên đơn giản và nhanh chóng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn sẽ có sổ địa chỉ của mình ở định dạng .csv có thể nhập vào Excel, Google Tài liệu và nhiều ứng dụng bảng tính khác. Bạn cũng có thể nhập tệp CSV vào Outlook hoặc ứng dụng email khác chẳng hạn như Gmail hoặc Yahoo.
Để xuất danh bạ Outlook sang CSV, bạn cần làm như sau:
- Tùy thuộc vào trên phiên bản Outlook của bạn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Trong Outlook 2013 trở lên, hãy nhấp vào Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất .
- Trong Outlook 2010,nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Xuất .
- Trình hướng dẫn Nhập và Xuất xuất hiện. Bạn chọn Xuất thành tệp và nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn Giá trị phân tách bằng dấu phẩy và nhấp vào Tiếp theo .
- Trong tài khoản đích, chọn thư mục Danh bạ và nhấp vào Tiếp theo . Nếu có nhiều tài khoản, bạn có thể phải cuộn lên hoặc xuống để tìm tài khoản cần thiết.
- Nhấp vào nút Duyệt qua .
- Đặt cho tệp .csv của bạn bất kỳ tên nào bạn muốn, chẳng hạn như Outlook_contacts và lưu tệp đó vào bất kỳ thư mục nào trên PC của bạn hoặc vào bộ lưu trữ đám mây như OneDrive.
Lưu ý. Nếu bạn đã sử dụng tính năng xuất trước đây, vị trí và tên tệp trước đó sẽ tự động xuất hiện. Đảm bảo nhập tên tệp khác trước khi nhấp vào OK , trừ khi bạn muốn ghi đè lên tệp hiện có.
- Quay lại cửa sổ Xuất ra tệp , nhấp vào Tiếp theo .
- Để bắt đầu xuất danh bạ ngay lập tức, hãy nhấp vào Hoàn tất . Tuy nhiên, xin lưu ý rằng điều này sẽ chuyển nhiều chi tiết không liên quan (tổng cộng 92 trường!). Kết quả là tệp .csv của bạn sẽ có nhiều ô và cột trống.
Nếu bạn muốn tự mình chọn xuất thông tin nào, hãy nhấp vào Ánh xạ các trường tùy chỉnh và tiếp tục với các bước tiếp theo.
- Trong Bản đồ trường tùy chỉnh cửa sổ, hãy làm như sau:
- Nhấp vào nút Xóa bản đồ để xóa bản đồ mặc định .
- Ở ngăn bên trái, hãy tìm thông tin chi tiết về bạn muốn xuất và kéo từng trường một sang ngăn bên phải.
- Để sắp xếp lại các trường đã xuất (các cột trong tệp CSV tương lai của bạn), hãy kéo các mục lên và xuống trực tiếp trên ngăn bên phải.
- Để xóa trường được thêm nhầm, hãy kéo trường đó trở lại ngăn bên trái.
- Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .
- Quay lại cửa sổ Xuất ra tệp , nhấp vào Hoàn tất . Hộp tiến trình sẽ cho biết quá trình xuất đã bắt đầu. Ngay sau khi hộp biến mất, quá trình đã hoàn tất.
Để đảm bảo rằng tất cả địa chỉ liên hệ của bạn đã được chuyển thành công, hãy mở tệp CSV mới tạo trong Excel hoặc bất kỳ chương trình nào khác hỗ trợ định dạng tệp . csv.
Mặc dù xuất danh bạ Outlook bằng trình hướng dẫn tích hợp rất nhanh và dễ dàng, nhưng phương pháp này có một vài nhược điểm:
- Nó cho phép xuất nhiều trường nhưng không phải tất cả trong số chúng.
- Việc lọc và sắp xếp lại các trường được ánh xạ có thể tốn thời gian và rườm rà.
- Không cho phép xuất danh bạ theo danh mục.
Nếu các giới hạn trên rất quan trọng đối với bạn, sau đó thử phương pháp WYSIWYG được mô tả trong phần tiếp theo.
Cách xuất danh bạ từ Outlook theo cách thủ công
Một cách khác để xuất danh bạ Outlook là cách cũphương pháp sao chép-dán. Ưu điểm chính của phương pháp này là bạn có thể sao chép bất kỳ trường nào tồn tại trong Outlook và xem trực quan tất cả các chi tiết bạn đang xuất.
Dưới đây là các bước để thực hiện:
- Trong thanh Điều hướng, nhấp vào biểu tượng Mọi người .
- Trên tab Trang chủ , trong nhóm Chế độ xem hiện tại , nhấp vào Điện thoại hoặc Danh sách để chuyển sang chế độ xem bảng.
- Nếu bạn muốn xuất nhiều trường hơn hiện tại được hiển thị, hãy chuyển đến tab Chế độ xem > Sắp xếp và nhấp vào Thêm cột .
- Trong hộp thoại Hiển thị cột , hãy chọn trường mong muốn trong ngăn bên trái và nhấp vào nút Thêm để thêm trường đó vào ngăn bên phải.
Để có nhiều cột hơn để chọn, hãy chọn Tất cả các trường Liên hệ từ danh sách thả xuống Chọn các cột có sẵn từ .
Để thay đổi thứ tự các cột trong chế độ xem tùy chỉnh của bạn, sử dụng các nút Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống trong ngăn bên phải.
Đến xóa cột , chọn cột đó trong ngăn bên phải và nhấp vào nút Xóa .
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .
Phần chính của công việc đã hoàn thành và bạn chỉ cần nhấn một vài phím tắt để lưu kết quả công việc của mình.
- Để sao chép chi tiết liên hệ được hiển thị, hãy làm như sau:
- Nhấn CTRL + A để chọn tất cả các liên hệ.
- Nhấn CTRL + C đểsao chép các liên hệ đã chọn vào khay nhớ tạm.
- Mở Excel hoặc chương trình bảng tính khác, chọn ô phía trên bên trái rồi nhấn CTRL + V để dán các chi tiết đã sao chép.
- Nếu sau này bạn định nhập danh bạ của mình vào Outlook, Gmail hoặc một số dịch vụ email khác, hãy lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp .csv.
Vậy là xong! Mặc dù các bước trên giấy có thể hơi dài nhưng trên thực tế, chúng chỉ mất vài phút để thực hiện.
Cách xuất danh bạ Outlook sang tệp PST
Nếu bạn đang muốn chuyển danh bạ của mình từ tài khoản Outlook này sang tài khoản Outlook khác hoặc từ máy tính cũ của bạn sang máy tính mới, cách dễ nhất là xuất sang tệp .pst. Ngoài danh bạ, bạn cũng có thể xuất tất cả email, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú của mình cùng một lúc.
Để xuất danh bạ sang tệp .pst, đây là các bước thực hiện:
- Trong Outlook, nhấp vào Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất .
- Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn Nhập và Xuất , hãy chọn Xuất thành tệp và nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Tiếp theo .
- Trong tài khoản email của bạn, hãy chọn thư mục Danh bạ và đảm bảo hộp Bao gồm thư mục con được chọn.
Mẹo. Nếu bạn muốn chuyển tất cả các mục, không chỉ danh bạ, hãy chọn tên của tài khoản email để xuất.
- Nhấp vào Duyệt qua ,chọn nơi lưu tệp .pst, đặt tên cho tệp và nhấp vào OK để tiếp tục.
- Nếu bạn đang xuất sang tệp .pst hiện có, hãy chọn cách xử lý các tệp trùng lặp có thể xảy ra ( tùy chọn Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được xuất mặc định hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp) và nhấp vào Hoàn tất .
- Tùy chọn, nhập mật khẩu để bảo vệ tệp .pst của bạn. Nếu bạn không muốn có mật khẩu, hãy nhấp vào OK mà không cần nhập bất kỳ thứ gì.
Outlook bắt đầu xuất ngay lập tức. Thời gian thường mất bao lâu tùy thuộc vào số mục bạn đang xuất.
Cách xuất danh bạ Outlook theo danh mục
Khi bạn có danh bạ trong các danh mục khác nhau, chẳng hạn như doanh nghiệp, cá nhân, v.v. , bạn có thể chỉ muốn xuất một danh mục cụ thể, không phải tất cả các liên hệ. Điều này có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau.
Xuất danh bạ từ Outlook sang Excel (tệp .csv) theo danh mục
Để xuất danh bạ Outlook theo danh mục sang Excel hoặc chương trình khác cho phép sao chép/ dán, hãy thực hiện các bước sau:
- Hiển thị chi tiết liên hệ mong muốn trong chế độ xem danh sách. Để hoàn tất, hãy thực hiện các bước 1 – 4 được mô tả trong Cách xuất danh bạ Outlook theo cách thủ công.
- Trên tab Chế độ xem , trong nhóm Sắp xếp , nhấp vào Danh mục . Thao tác này sẽ nhóm các liên hệ theo danh mục như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
- Nhấp chuột phải vào tên nhóm của danh mục bạn muốn xuất và chọnchọn Sao chép từ menu ngữ cảnh:
- Dán danh bạ đã sao chép vào Excel hoặc bất cứ nơi nào bạn muốn.
Để xuất một số danh mục , hãy lặp lại bước 3 và 4 cho từng danh mục hoặc sử dụng một trong các phương án sau:
- Thay vì tìm kiếm địa chỉ liên hệ theo danh mục (bước 2 ở trên), sắp xếp theo danh mục. Đối với điều này, chỉ cần nhấp vào tiêu đề cột Danh mục . Sau đó, chọn các liên hệ trong một hoặc nhiều danh mục bằng cách sử dụng chuột và sao chép/dán.
- Xuất tất cả các liên hệ sang Excel và sắp xếp dữ liệu theo cột Danh mục . Sau đó, xóa các danh mục không liên quan hoặc sao chép các danh mục quan tâm vào một trang tính mới.
Xuất danh bạ Outlook sang tệp .pst theo danh mục
Khi xuất danh bạ từ PC khác hoặc Outlook khác tài khoản dưới dạng tệp .pst, bạn cũng có thể xuất danh mục. Tuy nhiên, bạn cần thông báo rõ ràng cho Outlook để làm như vậy. Dưới đây là cách thực hiện:
- Bắt đầu quá trình xuất bằng cách thực hiện các bước 1 – 3 được mô tả trong Xuất danh bạ Outlook sang tệp PST.
- Trong hộp thoại Xuất tệp dữ liệu Outlook hộp, chọn thư mục Liên hệ và nhấp vào nút Bộ lọc .
- Trong hộp thoại Bộ lọc , chuyển sang Lựa chọn khác và nhấp vào Danh mục…
- Trong cửa sổ hộp thoại Danh mục màu , chọn danh mục của quan tâm và nhấp vào OK .
- Quay lạiCửa sổ Bộ lọc , nhấp vào OK.
- Kết thúc quy trình bằng cách thực hiện các bước 5 – 7 từ Xuất danh bạ Outlook sang tệp PST.
Lưu ý. Cả hai phương pháp trên đều xuất danh bạ trong danh mục đã chọn nhưng không giữ nguyên màu của danh mục. Sau khi nhập danh bạ vào Outlook, bạn sẽ phải thiết lập lại màu sắc.
Cách xuất danh bạ từ Outlook Online
Outlook trên web và Outlook.com có tùy chọn tích hợp sẵn để xuất danh bạ sang tệp .csv. Đây là cách nó hoạt động:
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook trên web hoặc Outlook.com của bạn.
- Ở góc dưới bên trái, nhấp vào Mọi người :
Tùy thuộc vào trình duyệt của bạn , bạn sẽ tìm thấy tệp contacts.csv đã tải xuống tại nút của trang hoặc sẽ được nhắc mở tệp đó trong Excel. Sau khi mở tệp, hãy lưu tệp đó vào PC của bạn hoặc bộ lưu trữ đám mây.
Cách xuất Danh sách địa chỉ toàn cầu (GAL) từ Outlook
Mặc dù bạn có thể dễ dàng chuyển các thư mục liên hệ của riêng mình từ Outlook, dường như không có cách nào trực tiếp để xuất danh sách liên hệ dựa trên Exchange của tổ chức của bạn hoặc bất kỳ loại Sổ địa chỉ ngoại tuyến nào. Tuy nhiên, bạn có thể thêm các mục của Danh sách Địa chỉ Toàn cầu vào Danh bạ cá nhân của mìnhthư mục, sau đó xuất tất cả các liên hệ. Để hoàn tất, hãy thực hiện các bước sau:
- Mở Sổ địa chỉ Outlook của bạn. Đối với điều này, hãy nhấp vào Danh bạ trên tab Trang chủ , trong Nhóm tìm kiếm hoặc nhấn phím tắt Ctrl+Shift+B.
- Trong hộp thoại Danh bạ , hãy chọn Danh sách địa chỉ toàn cầu hoặc một danh sách địa chỉ dựa trên Exchange khác.
- Chọn danh bạ bạn muốn xuất:
- Để chọn tất cả danh bạ , hãy nhấp vào mục đầu tiên, nhấn và giữ phím Shift, sau đó nhấp vào mục cuối cùng.
- Để chọn danh bạ cụ thể , nhấp vào mục đầu tiên, nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó nhấp vào từng mục khác.
- Nhấp chuột phải vào lựa chọn của bạn và chọn Thêm vào Danh bạ từ menu ngữ cảnh.
Và giờ đây, không có gì ngăn cản bạn xuất tất cả danh bạ của mình sang tệp .csv hoặc .pst theo cách thông thường.
Mẹo:
- Để tách các liên hệ trong Danh sách địa chỉ toàn cầu khỏi các liên hệ cá nhân của bạn, bạn có thể tạm thời di chuyển các liên hệ của riêng mình sang một thư mục khác trước khi thực hiện các bước trên.
- Nếu bạn cần để xuất khẩu một G khổng lồ lobal Danh sách địa chỉ đầy đủ, quản trị viên Exchange của bạn có thể thực hiện điều đó nhanh hơn phải trực tiếp từ Exchange Directory.
Đó là cách bạn xuất danh bạ từ Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
