Даведайцеся, як экспартаваць кантакты з Outlook у файл CSV або PST: усе або па катэгорыях, вашыя асабістыя кантакты або глабальны спіс адрасоў, з Outlook Online або працоўнага стала.

Незалежна ад таго, ці знаходзіцеся вы пры пераходзе на іншую паштовую службу або стварэнні рэгулярнай рэзервовай копіі вашых даных Outlook вельмі важна без збояў перанесці ўсе кантактныя дадзеныя. Гэты падручнік навучыць вас некалькім простым спосабам экспартаваць кантакты Outlook у файлы .csv або .pst, каб пазней вы маглі імпартаваць іх куды заўгодна, уключаючы Excel, Google Docs, Gmail і Yahoo.

Парада. Калі вы сутыкнуліся з супрацьлеглай задачай, наступныя падручнікі будуць карыснымі:

• Імпарт кантактаў у Outlook з файлаў CSV і PST
• Імпарт кантактаў Outlook з Excel

Як экспартаваць кантакты Outlook у файл CSV

Microsoft Outlook прапануе спецыяльны майстар, які робіць экспарт кантактаў у CSV простым і хуткім. Усяго за некалькі клікаў вы атрымаеце сваю адрасную кнігу ў фармаце .csv, якую можна імпартаваць у Excel, Google Docs і многія іншыя прыкладанні для электронных табліц. Вы таксама можаце імпартаваць файл CSV у Outlook або іншую праграму электроннай пошты, напрыклад Gmail або Yahoo.

Каб экспартаваць кантакты Outlook у CSV, вам трэба зрабіць наступнае:

1. У залежнасці ад у вашай версіі Outlook зрабіце адно з наступнага:
   • У Outlook 2013 і вышэй, націсніце Файл > Адкрыць & Экспарт > Імпарт/Экспарт .
   • У Outlook 2010,націсніце Файл > Параметры > Дадаткова > Экспарт .

   

2. З'явіцца майстар Імпарту і экспарту . Вы выбіраеце Экспарт у файл і націскаеце Далей .

   

3. Выбіраеце Значэнні, падзеленыя коскамі і націскаеце Далей .

   

4. Пад мэтавым уліковым запісам абярыце тэчку Кантакты і націсніце Далей . Калі ў вас ёсць некалькі ўліковых запісаў, вам можа спатрэбіцца пракруціць уверх ці ўніз, каб знайсці патрэбны.

   

5. Націсніце кнопку Агляд .

   

6. Дайце свайму файлу .csv любое імя, скажам, Outlook_contacts , і захавайце яго ў любую тэчку на вашым ПК або ў воблачнае сховішча, напрыклад OneDrive.

   

   Заўвага. Калі вы раней выкарыстоўвалі функцыю экспарту, папярэдняе месцазнаходжанне і назва файла з'явяцца аўтаматычна. Не забудзьцеся ўвесці іншую назву файла, перш чым націскаць ОК , калі вы не хочаце перазапісаць існуючы файл.

7. Зноў у акне Экспарт у файл націсніце Далей .

   

8. Каб пачаць неадкладна экспартуючы кантакты, націсніце Завяршыць . Аднак майце на ўвазе, што гэта прывядзе да перадачы многіх неістотных дэталяў (усяго 92 палі!). У выніку ваш файл .csv будзе мець шмат пустых вочак і слупкоў.

   Калі вы аддаеце перавагу самім выбіраць, якую інфармацыю экспартаваць, націсніце Карціраваць карыстальніцкія палі і працягвайце наступныя крокі.

   

9. У Карыстальніцкія палі на карце зрабіце наступнае:
   • Націсніце кнопку Ачысціць карту , каб выдаліць карту па змаўчанні .
   • На левай панэлі знайдзіце дэталі, якія вы хочаце экспартаваць і перацягніце іх на правую панэль адно за адным.
   • Каб пераставіць экспартаваныя палі (слупкі ў вашым будучым файле CSV), перацягніце элементы ўверх і ўніз непасрэдна на правай панэлі.
   • Каб выдаліць памылкова дададзенае поле, перацягніце яго назад на левую панэль.
   • Калі скончыце, націсніце OK .

   

10. Зноў у акне Экспарт у файл націсніце Гатова . Поле выканання пакажа, што працэс экспарту пачаўся. Як толькі скрынка знікне, працэс будзе завершаны.

Каб пераканацца, што ўсе вашы кантакты былі паспяхова перанесены, адкрыйце толькі што створаны файл CSV у Excel або любой іншай праграме, якая падтрымлівае . фармат csv.

Хоць экспарт кантактаў Outlook з дапамогай убудаванага майстра хуткі і просты, у гэтага метаду ёсць некалькі недахопаў:

• Ён дазваляе экспартаваць шмат палёў, але не ўсе з іх.
• Фільтрацыя і пераўпарадкаванне адлюстраваных палёў можа заняць шмат часу і грувастка.
• Гэта не дазваляе экспартаваць кантакты па катэгорыях.

Калі вышэйзгаданыя абмежаванні важныя для вас, тады паспрабуйце падыход WYSIWYG, апісаны ў наступным раздзеле.

Як экспартаваць кантакты з Outlook уручную

Іншы спосаб экспартаваць кантакты Outlook — стары добрыметад капіравання і ўстаўкі. Асноўная перавага гэтага падыходу заключаецца ў тым, што вы можаце скапіяваць любое поле , якое існуе ў Outlook, і візуальна бачыць усе дэталі, якія вы экспартуеце.

Вось крокі, якія трэба выканаць:

1. На панэлі навігацыі націсніце значок Людзі .
2. На ўкладцы Галоўная ў групе Бягучы выгляд пстрыкніце Тэлефон або Спіс , каб пераключыцца на прагляд табліцы.

   

3. Калі вы жадаеце экспартаваць больш палёў, чым цяпер перайдзіце да групы Выгляд > Размяшчэнне і націсніце Дадаць слупкі .

   

4. У у дыялогавым акне Паказаць слупкі выберыце патрэбнае поле на левай панэлі і націсніце кнопку Дадаць , каб дадаць яго на правую панэль.

   Каб атрымаць яшчэ больш слупкоў на выбар, абярыце Усе палі кантактаў з выпадальнага спісу Выбраць даступныя слупкі з .

   Каб змяніце парадак слупкоў у карыстальніцкім праглядзе, выкарыстоўвайце кнопкі Перамясціць уверх або Перамясціць уніз на правай панэлі.

   Каб выдаліце ​​слупок , выберыце яго на правай панэлі і націсніце кнопку Выдаліць .

   Пасля завяршэння націсніце ОК .

   

   Большая частка працы зроблена, і вам трэба толькі націснуць пару спалучэнняў клавіш, каб захаваць вынік вашай працы.

5. Каб скапіяваць паказаныя кантактныя дадзеныя, зрабіце наступнае:
   • Націсніце CTRL + A, каб выбраць усе кантакты.
   • Націсніце CTRL + C, кабскапіруйце выбраныя кантакты ў буфер абмену.
   • Адкрыйце Excel або іншую праграму электронных табліц, абярыце верхнюю левую ячэйку, а затым націсніце CTRL + V, каб уставіць скапіраваныя дэталі.
6. Калі вы збіраецеся пазней імпартаваць свае кантакты ў Outlook, Gmail або іншую службу электроннай пошты, захавайце сваю кнігу Excel у выглядзе файла .csv.

Вось і ўсё! Хаця на паперы гэтыя крокі могуць выглядаць занадта доўга, на практыцы яны займаюць усяго некалькі хвілін.

Як экспартаваць кантакты Outlook у файл PST

Калі вы хочаце перанесці свае кантакты з аднаго ўліковага запісу Outlook у іншы або са старога кампутара на новы, самы просты спосаб - гэта экспарт у файл .pst. Акрамя кантактаў, вы таксама можаце экспартаваць свае электронныя лісты, сустрэчы, задачы і нататкі адначасова.

Каб экспартаваць кантакты ў файл .pst, выканайце наступныя дзеянні:

1. У Outlook націсніце Файл > Адкрыць & Экспарт > Імпарт/Экспарт .
2. На першым этапе майстра Імпарту і экспарту абярыце Экспарт у файл і націсніце Далей .
3. Абярыце Файл дадзеных Outlook (.pst) і націсніце Далей .

   

4. У вашым уліковым запісе электроннай пошты выберыце папку Кантакты і пераканайцеся, што сцяжок Уключыць укладзеныя папкі пазначаны.

   

   Парада. Калі вы хочаце перадаць усе элементы, а не толькі кантакты, выберыце імя ўліковага запісу электроннай пошты для экспарту.

5. Націсніце Агляд ,выберыце, куды захаваць файл .pst, назавіце файл і націсніце ОК , каб працягнуць.
6. Калі вы экспартуеце ў існуючы файл .pst, выберыце, як дзейнічаць з магчымымі дублікатамі ( опцыя па змаўчанні Замяніць дублікаты на экспартаваныя элементы працуе добра ў большасці выпадкаў) і націсніце Гатова .

   

7. Дадаткова ўвядзіце пароль каб абараніць ваш файл .pst. Калі вы не хочаце пароль, націсніце ОК , нічога не ўводзячы.

Outlook неадкладна пачынае экспарт. Колькі часу гэта зойме, звычайна залежыць ад колькасці элементаў, якія вы экспартуеце.

Як экспартаваць кантакты Outlook па катэгорыях

Калі ў вас ёсць кантакты ў розных катэгорыях, такіх як дзелавыя, асабістыя і г.д. , вы можаце экспартаваць толькі пэўную катэгорыю, а не ўсе кантакты. Гэта можна зрабіць двума рознымі спосабамі.

Экспартаваць кантакты з Outlook у Excel (файл .csv) па катэгорыях

Каб экспартаваць кантакты Outlook па катэгорыях у Excel або іншую праграму, якая дазваляе капіяваць/ устаўляючы, выканайце наступныя крокі:

1. Адлюструйце патрэбныя кантактныя дадзеныя ў выглядзе спісу. Каб зрабіць гэта, выканайце крокі 1-4, апісаныя ў раздзеле "Як экспартаваць кантакты Outlook уручную".
2. На ўкладцы Прагляд у групе Размяшчэнне націсніце Катэгорыі . Гэта згрупуе кантакты па катэгорыях, як паказана на скрыншоце ніжэй.

   

3. Пстрыкніце правай кнопкай мышы імя групы катэгорыі, якую вы хочаце экспартаваць, івыберыце Капіяваць з кантэкстнага меню:

   

4. Устаўце скапіраваныя кантакты ў Excel або куды заўгодна.

Каб экспартаваць некалькі катэгорый , паўтарыце крокі 3 і 4 для кожнай катэгорыі або выкарыстайце адзін з наступных варыянтаў:

• Замест таго, каб шукаць кантакты па катэгорыях (крок 2 вышэй), сартаваць па катэгорыях. Для гэтага проста пстрыкніце загаловак слупка Катэгорыі . Пасля гэтага выберыце кантакты ў адной або некалькіх катэгорыях з дапамогай мышы і скапіруйце/ўстаўце.
• Экспартуйце ўсе кантакты ў Excel і адсартуйце даныя па слупку Катэгорыі . Затым выдаліце ​​недарэчныя катэгорыі або скапіруйце цікавыя катэгорыі на новы аркуш.

Экспартуйце кантакты Outlook у файл .pst па катэгорыях

Пры экспарце кантактаў з іншага ПК або іншага Outlook уліковы запіс як файл .pst, вы таксама можаце экспартаваць катэгорыі. Тым не менш, вы павінны яўна сказаць Outlook, каб зрабіць гэта. Вось як:

1. Пачніце працэс экспарту, выканаўшы крокі 1-3, апісаныя ў Экспарт кантактаў Outlook у файл PST.
2. У дыялогавым акне Экспарт файла дадзеных Outlook абярыце тэчку Кантакт і націсніце кнопку Фільтр .

   

3. У дыялогавым акне Фільтр пераключыцеся на Укладка>More Choices і націсніце Categories…

   

4. У дыялогавым акне Color Categories выберыце катэгорыі цікавасць і націсніце ОК .

   

5. Назад уУ акне Фільтр націсніце OK.

   

6. Завяршыце працэс, выканаўшы крокі 5 – 7 з Экспарту кантактаў Outlook у файл PST.

Заўвага. Абодва вышэйпералічаныя метады экспартуюць кантакты ў выбраных катэгорыях, але ні адзін з іх не захоўвае колеры катэгорыі. Пасля імпарту кантактаў у Outlook вам прыйдзецца нанава наладзіць колеры.

Як экспартаваць кантакты з Outlook Online

Вэб-версія Outlook і Outlook.com маюць убудаваную опцыю для экспарту кантактаў у файл .csv. Вось як гэта працуе:

1. Увайдзіце ў свой уліковы запіс Outlook у Інтэрнэце або Outlook.com.
2. У левым ніжнім куце націсніце Людзі :

У залежнасці ад вашага браўзера , вы знойдзеце спампаваны файл contacts.csv на кнопцы старонкі або вам будзе прапанавана адкрыць яго ў Excel. Пасля адкрыцця файла захавайце яго на ПК або ў воблачным сховішчы.

Як экспартаваць глабальны спіс адрасоў (GAL) з Outlook

Хоць вы можаце лёгка перанесці ўласныя тэчкі з кантактамі з Outlook, здаецца, што не існуе прамога спосабу экспартаваць спісы кантактаў вашай арганізацыі на базе Exchange або любую пазасеткавую адрасную кнігу. Аднак вы можаце дадаць элементы Глабальнага спісу адрасоў у свае асабістыя кантактытэчку, а потым экспартуйце ўсе кантакты. Каб зрабіць гэта, выканайце наступныя дзеянні:

1. Адкрыйце сваю адрасную кнігу Outlook. Для гэтага націсніце Адрасная кніга на ўкладцы Галоўная старонка ў групе Знайсці або націсніце спалучэнне клавіш Ctrl+Shift+B.
2. У дыялогавым акне Адрасная кніга выберыце Глабальны спіс адрасоў або іншы спіс адрасоў на базе Exchange.
3. Выберыце кантакты, якія вы хочаце экспартаваць:
   • Каб выбраць усе кантакты , пстрыкніце першы элемент, націсніце і ўтрымлівайце клавішу Shift, а затым пстрыкніце апошні элемент.
   • Каб выбраць канкрэтныя кантакты , пстрыкніце першы элемент, націсніце і ўтрымлівайце клавішу Ctrl, а затым пстрыкніце па чарзе іншыя элементы.
4. Пстрыкніце правай кнопкай мышы ваш выбар і абярыце Дадаць у кантакты з кантэкстнае меню.

І цяпер нішто не перашкаджае вам экспартаваць усе вашы кантакты ў файл .csv або .pst звычайным спосабам.

Парады:

• Каб аддзяліць кантакты Глабальнага спісу адрасоў ад вашых асабістых, вы можаце часова перамясціць свае ўласныя кантакты ў іншую тэчку, перш чым выканаць апісаныя вышэй дзеянні.
• Калі вам трэба экспартаваць велізарны G лобальны спіс адрасоў поўны, ваш адміністратар Exchange можа зрабіць гэта хутчэй непасрэдна з каталога Exchange.

Такім чынам вы экспартуеце кантакты з Outlook. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!