Pelajari cara mengekspor kontak dari Outlook ke file CSV atau PST: semua atau berdasarkan kategori, kontak pribadi Anda atau Daftar Alamat Global, dari Outlook Online atau desktop.

Apakah Anda bermigrasi ke layanan email lain atau membuat cadangan rutin data Outlook Anda, sangat penting untuk mentransfer semua detail kontak tanpa gagal. Tutorial ini akan mengajarkan Anda beberapa cara mudah untuk mengekspor kontak Outlook ke dalam file .csv atau .pst, sehingga nantinya Anda dapat mengimpornya di mana pun Anda butuhkan termasuk Excel, Google Docs, Gmail, dan Yahoo.

Tip. Jika Anda dihadapkan pada tugas yang berlawanan, tutorial berikut ini akan sangat membantu:

• Mengimpor kontak ke Outlook dari file CSV dan PST
• Mengimpor kontak Outlook dari Excel

Cara mengekspor kontak Outlook ke file CSV

Microsoft Outlook menyediakan wizard khusus yang membuat mengekspor kontak ke CSV secara langsung dan cepat. Hanya dengan beberapa klik, Anda akan memiliki buku alamat Anda dalam format .csv yang dapat diimpor ke Excel, Google Docs, dan banyak aplikasi spreadsheet lainnya. Anda juga dapat mengimpor file CSV ke Outlook atau aplikasi email lain seperti Gmail atau Yahoo.

Untuk mengekspor kontak Outlook ke CSV, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Tergantung pada versi Outlook Anda, lakukan salah satu hal berikut ini:
   • Di Outlook 2013 dan yang lebih tinggi, klik Berkas > Buka &; Ekspor > Impor/Ekspor .
   • Di Outlook 2010, klik Berkas > Opsi > Lanjutan > Ekspor .

   

2. The Impor dan Ekspor Anda memilih Ekspor ke file dan klik Berikutnya .

   

3. Pilih Nilai-nilai yang Dipisahkan Koma dan klik Berikutnya .

   

4. Di bawah akun target, pilih Kontak folder dan klik Berikutnya Jika Anda memiliki beberapa akun, Anda mungkin perlu menggulir ke atas atau ke bawah untuk menemukan akun yang diperlukan.

   

5. Klik Jelajahi tombol.

   

6. Beri nama file .csv Anda dengan nama apa pun yang Anda inginkan, misalnya Outlook_contacts dan menyimpannya ke folder apa pun di PC Anda atau ke penyimpanan cloud seperti OneDrive.

   

   Catatan. Jika Anda pernah menggunakan fitur ekspor sebelumnya, lokasi dan nama file sebelumnya akan muncul secara otomatis. Pastikan untuk mengetikkan nama file yang berbeda sebelum mengklik OK kecuali jika Anda ingin menimpa file yang sudah ada.

7. Kembali ke Ekspor ke File jendela, klik Berikutnya .

   

8. Untuk segera mulai mengekspor kontak, klik Selesai Namun, perlu diketahui bahwa ini akan mentransfer banyak detail yang tidak relevan (total 92 field!). Akibatnya, file .csv Anda akan memiliki banyak sel dan kolom kosong.

   Jika Anda lebih suka memilih sendiri informasi mana yang akan diekspor, klik Memetakan Bidang Kustom dan lanjutkan dengan langkah-langkah berikutnya.

   

9. Dalam Memetakan Bidang Kustom jendela, lakukan hal berikut ini:
   • Klik Peta yang Jelas tombol untuk menghapus peta default .
   • Pada panel kiri, temukan detail yang ingin Anda ekspor dan seret mereka ke panel kanan satu per satu.
   • Untuk atur ulang bidang yang diekspor (kolom dalam file CSV Anda di masa mendatang), seret item ke atas dan ke bawah secara langsung di panel kanan.
   • Untuk hapus bidang yang salah ditambahkan, seret kembali ke panel kiri.
   • Setelah selesai, klik OK .

   

10. Kembali ke Ekspor ke File jendela, klik Selesai Kotak progress akan mengindikasikan bahwa proses ekspor sudah dimulai. Segera setelah kotak hilang, proses sudah selesai.

Untuk memastikan bahwa semua kontak Anda telah berhasil ditransfer, buka file CSV yang baru dibuat di Excel atau program lain yang mendukung format .csv.

Meskipun mengekspor kontak Outlook dengan wizard built-in cepat dan mudah, namun metode ini memiliki beberapa kekurangan:

• Ini memungkinkan mengekspor banyak bidang, tetapi tidak semuanya.
• Memfilter dan mengatur ulang bidang yang dipetakan mungkin memakan waktu dan tidak praktis.
• Tidak memungkinkan mengekspor kontak menurut kategori.

Jika keterbatasan di atas sangat penting bagi Anda, maka cobalah pendekatan WYSIWYG yang dijelaskan di bagian berikutnya.

Cara mengekspor kontak dari Outlook secara manual

Cara lain untuk mengekspor kontak Outlook adalah metode salin-tempel lama yang bagus. bidang apa saja yang ada di Outlook dan secara visual melihat semua detail yang Anda ekspor.

Berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Pada bilah Navigasi, klik tombol Orang ikon.
2. Pada Rumah tab, di tab Tampilan Saat Ini grup, klik salah satu Telepon atau Daftar untuk beralih ke tampilan tabel.

   

3. Jika Anda ingin mengekspor lebih banyak bidang daripada yang saat ini ditampilkan, buka Lihat tab> Pengaturan kelompok dan klik Tambahkan Kolom .

   

4. Dalam Tampilkan Kolom kotak dialog, pilih bidang yang diinginkan di panel kiri dan klik tombol Tambahkan untuk menambahkannya ke panel kanan.

   Untuk mendapatkan bahkan lebih banyak kolom untuk dipilih, pilih Semua bidang Kontak dari Pilih kolom yang tersedia dari daftar tarik-turun.

   Untuk mengubah urutan kolom dalam tampilan kustom Anda, gunakan perintah Naik atau Pindah ke bawah tombol di panel kanan.

   Untuk menghapus kolom pilih di panel kanan dan klik tombol Hapus tombol.

   Setelah selesai, klik OK .

   Lihat juga: Cara memperbaiki masalah pemformatan Mail Merge di Word

   

   Bagian utama pekerjaan sudah selesai, dan Anda hanya perlu menekan beberapa pintasan untuk menyimpan hasil pekerjaan Anda.

   Lihat juga: Rumus MEDIAN di Excel - contoh praktis
5. Untuk menyalin detail kontak yang ditampilkan, lakukan yang berikut ini:
   • Tekan CTRL + A untuk memilih semua kontak.
   • Tekan CTRL + C untuk menyalin kontak yang dipilih ke clipboard.
   • Buka Excel atau program spreadsheet lainnya, pilih sel kiri atas, kemudian tekan CTRL + V untuk menempelkan detail yang disalin.
6. Jika Anda bermaksud mengimpor kontak Anda ke Outlook, Gmail atau layanan email lainnya di kemudian hari, simpan buku kerja Excel Anda sebagai file .csv.

Itu saja! Meskipun langkah-langkahnya mungkin terlihat agak panjang di atas kertas, namun dalam praktiknya, langkah-langkah ini hanya memerlukan waktu beberapa menit untuk dilakukan.

Cara mengekspor kontak Outlook ke berkas PST

Jika Anda ingin mentransfer kontak Anda dari satu akun Outlook ke akun Outlook lainnya atau dari komputer lama ke komputer baru, cara termudah adalah mengekspor ke file .pst. Selain kontak, Anda juga dapat mengekspor email, janji temu, tugas, dan catatan Anda, sekaligus.

Untuk mengekspor kontak ke file .pst, berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Di Outlook, klik Berkas > Buka &; Ekspor > Impor/Ekspor .
2. Pada langkah pertama dari Impor dan Ekspor wizard, pilih Ekspor ke file dan klik Berikutnya .
3. Pilih File Data Outlook (.pst) dan klik Berikutnya .

   

4. Di bawah akun email Anda, pilih Kontak dan pastikan folder Sertakan subfolder kotak dicentang.

   

   Tip. Jika Anda ingin mentransfer semua item, bukan hanya kontak, pilih nama akun email yang akan diekspor.

5. Klik Jelajahi , pilih tempat untuk menyimpan file .pst, beri nama file, dan klik OK untuk melanjutkan.
6. Jika Anda mengekspor ke file .pst yang sudah ada, pilih cara menangani kemungkinan duplikat (default Ganti duplikat dengan item yang diekspor berfungsi dengan baik dalam banyak kasus) dan klik Selesai .

   

7. Secara opsional, masukkan kata sandi untuk melindungi file .pst Anda. Jika Anda tidak menginginkan kata sandi, klik OK tanpa memasukkan apa pun.

Outlook segera memulai ekspor. Berapa lama waktu yang dibutuhkan umumnya tergantung pada jumlah item yang Anda ekspor.

Cara mengekspor kontak Outlook berdasarkan kategori

Apabila Anda memiliki kontak dalam kategori yang berbeda, seperti bisnis, pribadi, dll., Anda mungkin ingin mengekspor hanya kategori tertentu, bukan semua kontak. Ini bisa dilakukan dengan dua cara yang berbeda.

Ekspor kontak dari Outlook ke Excel (file .csv) berdasarkan kategori

Untuk mengekspor kontak Outlook Anda menurut kategori ke Excel atau program lain yang memungkinkan penyalinan/penempelan, lakukan langkah-langkah ini:

1. Tampilkan detail kontak yang diinginkan dalam tampilan daftar. Untuk menyelesaikannya, lakukan langkah 1 - 4 yang dijelaskan di Cara mengekspor kontak Outlook secara manual.
2. Pada Lihat tab, di tab Pengaturan kelompok, klik Kategori Ini akan mengelompokkan kontak berdasarkan kategori seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

   

3. Klik kanan nama grup kategori yang ingin Anda ekspor dan pilih Salinan dari menu konteks:

   

4. Tempel kontak yang disalin ke Excel atau di mana pun Anda inginkan.

Untuk mengekspor beberapa kategori , ulangi langkah 3 dan 4 untuk setiap kategori atau gunakan salah satu alternatif berikut ini:

• Alih-alih meraba-raba kontak berdasarkan kategori (langkah 2 di atas), sortir berdasarkan kategori. Untuk ini, cukup klik tombol Kategori Setelah itu, pilih kontak dalam satu atau beberapa kategori dengan menggunakan mouse dan salin/tempel.
• Mengekspor semua kontak ke Excel dan menyortir data berdasarkan Kategori Kemudian, hapus kategori-kategori yang tidak relevan atau salin kategori-kategori yang menarik ke dalam lembar baru.

Ekspor kontak Outlook ke file .pst berdasarkan kategori

Saat mengekspor kontak dari PC lain atau akun Outlook yang berbeda sebagai file .pst, Anda juga dapat mengekspor kategori. Namun, Anda perlu secara eksplisit memberi tahu Outlook untuk melakukannya. Begini caranya:

1. Mulai proses ekspor dengan melakukan langkah 1 - 3 yang dijelaskan dalam Mengekspor kontak Outlook ke berkas PST.
2. Dalam Ekspor File Data Outlook kotak dialog, pilih folder Kontak dan klik tombol Filter tombol.

   

3. Dalam Filter kotak dialog, beralih ke Lebih Banyak Pilihan tab, dan klik Kategori...

   

4. Dalam Kategori Warna jendela dialog, pilih kategori yang diinginkan dan klik OK .

   

5. Kembali ke Filter jendela, klik OK.

   

6. Selesaikan proses dengan melakukan langkah 5 - 7 dari Mengekspor kontak Outlook ke berkas PST.

Catatan. Kedua metode di atas mengekspor kontak dalam kategori yang dipilih tetapi tidak ada yang menyimpan warna kategori. Setelah mengimpor kontak ke Outlook, Anda harus mengatur warna baru.

Cara mengekspor kontak dari Outlook Online

Outlook di web dan Outlook.com memiliki opsi bawaan untuk mengekspor kontak ke file .csv. Berikut cara kerjanya:

1. Masuk ke Outlook Anda di web atau akun Outlook.com.
2. Di sudut kiri bawah, klik Orang :

Tergantung pada peramban Anda, Anda akan menemukan kontak.csv Setelah membuka file di tombol halaman atau akan diminta untuk membukanya di Excel. Setelah membuka file, simpan ke PC Anda atau penyimpanan cloud.

Cara mengekspor Daftar Alamat Global (GAL) dari Outlook

Meskipun Anda dapat dengan mudah mentransfer folder kontak Anda sendiri dari Outlook, tampaknya tidak ada cara langsung untuk mengekspor daftar kontak berbasis Exchange dari organisasi Anda atau segala jenis Buku Alamat Offline. Namun, Anda dapat menambahkan item Daftar Alamat Global ke folder Kontak pribadi Anda, lalu mengekspor semua kontak. Untuk menyelesaikannya, lakukan langkah-langkah ini:

1. Buka Buku Alamat Outlook Anda. Untuk ini, klik Buku Alamat pada Rumah tab, di tab Temukan kelompok , atau tekan pintasan keyboard Ctrl+ Shift + B.
2. Dalam Buku Alamat kotak dialog, pilih Daftar Alamat Global atau daftar alamat berbasis Exchange lainnya.
3. Pilih kontak yang ingin Anda ekspor:
   • Untuk memilih semua kontak , klik item pertama, tekan dan tahan tombol Shift, kemudian klik item terakhir.
   • Untuk memilih kontak spesifik , klik item pertama, tekan dan tahan tombol Ctrl, kemudian klik item lainnya satu per satu.
4. Klik kanan pilihan Anda dan pilih Tambahkan ke Kontak dari menu konteks.

Dan sekarang, tidak ada yang menghalangi Anda untuk mengekspor semua kontak Anda ke file .csv atau .pst dengan cara biasa.

Tips:

• Untuk memisahkan kontak Daftar Alamat Global dari kontak pribadi Anda, Anda dapat memindahkan sementara kontak Anda sendiri ke folder lain sebelum melakukan langkah-langkah di atas.
• Jika Anda perlu mengekspor Daftar Alamat Global yang sangat besar secara penuh, administrator Exchange Anda dapat melakukannya dengan lebih cepat langsung dari Exchange Directory.

Itulah cara Anda mengekspor kontak dari Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!