Naučte se exportovat kontakty z aplikace Outlook do souboru CSV nebo PST: všechny nebo podle kategorií, osobní kontakty nebo globální adresář, z aplikace Outlook Online nebo z počítače.

Ať už migrujete na jinou e-mailovou službu, nebo pravidelně zálohujete data aplikace Outlook, je nezbytné přenést všechny kontaktní údaje bez jakéhokoli selhání. Tento návod vás naučí několik snadných způsobů, jak exportovat kontakty aplikace Outlook do souboru .csv nebo .pst, abyste je mohli později importovat kamkoli potřebujete, včetně aplikace Excel, Dokumenty Google, Gmail a Yahoo.

Tip: Pokud řešíte opačný úkol, budou vám užitečné následující návody:

• Import kontaktů do aplikace Outlook ze souboru CSV a PST
• Import kontaktů aplikace Outlook z aplikace Excel

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do souboru CSV

Aplikace Microsoft Outlook nabízí speciálního průvodce, který usnadňuje a urychluje export kontaktů do formátu CSV. Po několika kliknutích získáte adresář ve formátu .csv, který lze importovat do aplikace Excel, Dokumenty Google a mnoha dalších tabulkových procesorů. Soubor CSV můžete také importovat do aplikace Outlook nebo jiné e-mailové aplikace, například Gmail nebo Yahoo.

Chcete-li exportovat kontakty aplikace Outlook do CSV, to je to, co musíte udělat:

1. V závislosti na verzi aplikace Outlook proveďte jednu z následujících akcí:
   • V aplikaci Outlook 2013 a vyšších verzích klikněte na Soubor > Otevřít & Export > Import/export .
   • V aplikaci Outlook 2010 klikněte na Soubor > Možnosti > Pokročilé > Export .

   

2. Na stránkách Import a export Zobrazí se průvodce. Export do souboru a klikněte na Další .

   

3. Vyberte Hodnoty oddělené čárkou a klikněte na Další .

   

4. V části cílový účet vyberte Kontakty a klikněte na Další . Pokud máte několik účtů, možná budete muset přejít nahoru nebo dolů, abyste našli potřebný účet.

   

5. Klikněte na Procházet tlačítko.

   

6. Souboru .csv můžete dát libovolný název, například Outlook_contacts a uložte ji do libovolné složky v počítači nebo do cloudového úložiště, například OneDrive.

   

   Poznámka: Pokud jste již dříve použili funkci exportu, automaticky se zobrazí předchozí umístění a název souboru. Před kliknutím na tlačítko nezapomeňte zadat jiný název souboru. OK , pokud nechcete přepsat stávající soubor.

7. Zpět do Export do souboru klikněte na tlačítko Další .

   

8. Chcete-li okamžitě zahájit export kontaktů, klikněte na Dokončení . Uvědomte si však, že se tím přenese mnoho nepodstatných údajů (celkem 92 polí!). Výsledkem bude, že váš soubor .csv bude obsahovat mnoho prázdných buněk a sloupců.

   Pokud si chcete sami zvolit, které informace chcete exportovat, klikněte na tlačítko Vlastní pole mapy a pokračujte dalšími kroky.

   

9. V Vlastní pole mapy proveďte následující kroky:
   • Klikněte na Přehledná mapa na tlačítko odstranit výchozí mapu .
   • V levém podokně najděte údaje, které chcete exportovat, a. přetahování postupně do pravého podokna.
   • Na přeskupit exportovaná pole (sloupce v budoucím souboru CSV), přetáhněte položky nahoru a dolů přímo na pravém panelu.
   • Na odstranit omylem přidané pole přetáhněte zpět do levého podokna.
   • Po dokončení klikněte na tlačítko OK .

   

10. Zpět do Export do souboru klikněte na tlačítko Dokončení . Pole průběhu bude indikovat, že proces exportu byl zahájen. Jakmile pole zmizí, proces je dokončen.

Chcete-li se ujistit, že všechny kontakty byly úspěšně přeneseny, otevřete nově vytvořený soubor CSV v aplikaci Excel nebo v jiném programu podporujícím formát .csv.

Ačkoli export kontaktů aplikace Outlook pomocí vestavěného průvodce je rychlý a snadný, tato metoda má několik nevýhod:

• Umožňuje exportovat mnoho polí, ale ne všechna.
• Filtrování a nové uspořádání mapovaných polí může být časově náročné a těžkopádné.
• Neumožňuje exportovat kontakty podle kategorií.

Pokud jsou pro vás výše uvedená omezení kritická, vyzkoušejte přístup WYSIWYG popsaný v následující části.

Jak ručně exportovat kontakty z aplikace Outlook

Dalším způsobem, jak exportovat kontakty aplikace Outlook, je stará dobrá metoda kopírování a vkládání. Hlavní výhodou tohoto přístupu je, že můžete kopírovat. libovolné pole který existuje v aplikaci Outlook, a vizuálně zobrazit všechny podrobnosti, které exportujete.

Zde jsou uvedeny následující kroky:

1. Na navigačním panelu klikněte na Lidé ikona.
2. Na Home na kartě Aktuální pohled klikněte na Telefon nebo Seznam pro přepnutí do zobrazení tabulky.

   

3. Pokud chcete exportovat více polí, než je aktuálně zobrazeno, přejděte na stránku Zobrazit karta> Uspořádání a klikněte na tlačítko Přidání sloupců .

   

   Viz_také: Výpočet klouzavého průměru v aplikaci Excel: vzorce a grafy
4. V Zobrazit sloupce dialogové okno, vyberte požadované pole v levém podokně a klikněte na tlačítko Přidat přidat do pravého podokna.

   Chcete-li získat ještě další sloupce z čeho vybírat, vyberte si Všechna kontaktní pole z Vyberte dostupné sloupce z rozevírací seznam.

   Na změnit pořadí sloupců ve vlastním zobrazení použijte Posun nahoru nebo Přesun dolů v pravém podokně.

   Na odebrat sloupec , vyberte ji v pravém podokně a klikněte na tlačítko Odstranění stránky tlačítko.

   Po dokončení klikněte na tlačítko OK .

   

   Větší část práce je hotová a stačí stisknout několik klávesových zkratek, abyste uložili výsledek své práce.

5. Chcete-li zkopírovat zobrazené kontaktní údaje, postupujte takto:
   • Stisknutím kláves CTRL + A vyberte všechny kontakty.
   • Stisknutím kláves CTRL + C zkopírujete vybrané kontakty do schránky.
   • Otevřete Excel nebo jiný tabulkový procesor, vyberte levou horní buňku a zkopírované údaje vložte stisknutím kláves CTRL + V.
6. Pokud máte v úmyslu později importovat kontakty do aplikace Outlook, Gmail nebo jiné e-mailové služby, uložte sešit aplikace Excel jako soubor .csv.

A to je vše! Ačkoli na papíře mohou tyto kroky vypadat poněkud zdlouhavě, v praxi zaberou jen několik minut.

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do souboru PST

Pokud chcete přenést kontakty z jednoho účtu aplikace Outlook do druhého nebo ze starého počítače do nového, nejjednodušší je export do souboru .pst. Kromě kontaktů můžete exportovat také e-maily, schůzky, úkoly a poznámky, a to vše najednou.

Chcete-li exportovat kontakty do souboru .pst, postupujte takto:

1. V aplikaci Outlook klikněte na možnost Soubor > Otevřít & Export > Import/export .
2. V prvním kroku Import a export průvodce, vyberte Export do souboru a klikněte na Další .
3. Vyberte Datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klikněte na Další .

   

4. Pod svým e-mailovým účtem vyberte Kontakty a ujistěte se, že Zahrnout podsložky je zaškrtnuto políčko .

   

   Tip: Pokud chcete přenést všechny položky, nejen kontakty, vyberte název e-mailového účtu, který chcete exportovat.

   Viz_také: Přidání svislé čáry do grafu aplikace Excel: graf rozptylu, sloupcový a spojnicový graf
5. Klikněte na Procházet , vyberte, kam chcete soubor .pst uložit, pojmenujte jej a klikněte na tlačítko . OK pokračovat.
6. Pokud exportujete do existujícího souboru .pst, zvolte, jak se vypořádat s případnými duplicitami (výchozí nastavení je Nahradit duplikáty exportovanými položkami ve většině případů funguje dobře) a klikněte na Dokončení .

   

7. Volitelně můžete zadat heslo pro ochranu souboru .pst. Pokud nechcete zadat heslo, klikněte na tlačítko . OK aniž byste cokoli zadávali.

Aplikace Outlook zahájí export okamžitě. Jak dlouho bude export trvat, závisí obecně na počtu exportovaných položek.

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook podle kategorií

Pokud máte kontakty v různých kategoriích, například obchodní, osobní atd., můžete chtít exportovat pouze určitou kategorii, nikoli všechny kontakty. To lze provést dvěma různými způsoby.

Export kontaktů z aplikace Outlook do aplikace Excel (.csv soubor) podle kategorií

Chcete-li exportovat kontakty aplikace Outlook podle kategorií do aplikace Excel nebo jiného programu, který umožňuje kopírování/vkládání, proveďte následující kroky:

1. Zobrazte požadované údaje o kontaktu v zobrazení seznamu. Chcete-li to provést, proveďte kroky 1 - 4 popsané v Jak exportovat kontakty aplikace Outlook ručně.
2. Na Zobrazit na kartě Uspořádání klikněte na tlačítko Kategorie . Tím se kontakty seskupí podle kategorií, jak je znázorněno na obrázku níže.

   

3. Klikněte pravým tlačítkem myši na název skupiny kategorie, kterou chcete exportovat, a vyberte možnost Kopírovat z kontextové nabídky:

   

4. Zkopírované kontakty vložte do aplikace Excel nebo kamkoli chcete.

Export několik kategorií , opakujte kroky 3 a 4 pro každou kategorii nebo použijte jednu z následujících možností:

• Místo osahávání kontaktů podle kategorií (krok 2 výše), třídit podle kategorie. K tomu stačí kliknout na Kategorie Poté vyberte kontakty v jedné nebo více kategoriích pomocí myši a zkopírujte/vložte.
• Exportovat všechny kontakty do aplikace Excel a seřadit data podle. Kategorie Sloupec Poté odstraňte nerelevantní kategorie nebo zkopírujte kategorie, které vás zajímají, do nového listu.

Export kontaktů aplikace Outlook do souboru PST podle kategorie

Při exportu kontaktů z jiného počítače nebo jiného účtu aplikace Outlook jako souboru .pst můžete také exportovat kategorie. Musíte však aplikaci Outlook výslovně sdělit, aby tak učinila. Zde je uveden postup:

1. Spusťte proces exportu provedením kroků 1 - 3 popsáno v Export kontaktů aplikace Outlook do souboru PST.
2. V Export datového souboru aplikace Outlook dialogové okno, vyberte složku Kontakt a klikněte na tlačítko Filtr tlačítko.

   

3. V Filtr dialogové okno, přepněte na Další možnosti a klikněte na kartu Kategorie...

   

4. V Kategorie barev dialogové okno, vyberte kategorie, které vás zajímají, a klikněte na tlačítko OK .

   

5. Zpět do Filtr klikněte na tlačítko OK.

   

6. Dokončit proces provedením kroků 5 - 7 od Exportování kontaktů aplikace Outlook do souboru PST.

Poznámka: Obě výše uvedené metody exportují kontakty ve vybraných kategoriích, ale ani jedna z nich nezachovává barvy kategorií. Po importu kontaktů do aplikace Outlook budete muset barvy nastavit znovu.

Jak exportovat kontakty z aplikace Outlook Online

Aplikace Outlook na webu a Outlook.com mají vestavěnou možnost exportu kontaktů do souboru .csv. Funguje to takto:

1. Přihlaste se ke svému účtu Outlook na webu nebo Outlook.com.
2. V levém dolním rohu klikněte na Lidé :

V závislosti na vašem prohlížeči najdete stažené contacts.csv soubor na tlačítku na stránce nebo budete vyzváni k jeho otevření v aplikaci Excel. Po otevření souboru jej uložte do počítače nebo cloudového úložiště.

Jak exportovat globální seznam adres (GAL) z aplikace Outlook

Zatímco vlastní složky kontaktů můžete z aplikace Outlook snadno přenést, zdá se, že neexistuje žádný přímý způsob, jak exportovat seznamy kontaktů organizace založené na Exchange nebo jakýkoli druh offline adresáře. Položky globálního seznamu adres však můžete přidat do své osobní složky Kontakty a poté všechny kontakty exportovat. Chcete-li to provést, proveďte následující kroky:

1. Otevřete adresář aplikace Outlook. Za tímto účelem buď klikněte na tlačítko Adresář na Home na kartě Najít skupinu nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+Shift+B.
2. V Adresář dialogového okna vyberte Globální seznam adres nebo jiný seznam adres založený na Exchange.
3. Vyberte kontakty, které chcete exportovat:
   • Výběr všechny kontakty , klikněte na první položku, stiskněte a podržte klávesu Shift a poté klikněte na poslední položku.
   • Výběr konkrétní kontakty , klikněte na první položku, stiskněte a podržte klávesu Ctrl a poté postupně klikejte na další položky.
4. Klikněte pravým tlačítkem myši na výběr a vyberte Přidat do kontaktů z kontextové nabídky.

Nyní vám nic nebrání exportovat všechny kontakty do souboru .csv nebo .pst obvyklým způsobem.

Tipy:

• Chcete-li oddělit kontakty z globálního adresáře od svých osobních kontaktů, můžete před provedením výše uvedených kroků dočasně přesunout své vlastní kontakty do jiné složky.
• Pokud potřebujete exportovat celý rozsáhlý globální seznam adres, může to správce Exchange provést rychleji přímo z adresáře Exchange Directory.

Takto se exportují kontakty z aplikace Outlook. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!