بیاموزید که چگونه مخاطبین را از Outlook به فایل CSV یا PST صادر کنید: همه یا بر اساس دسته، مخاطبین شخصی یا فهرست آدرس جهانی، از Outlook Online یا دسکتاپ.

خواه شما با مهاجرت به سرویس ایمیل دیگر یا تهیه نسخه پشتیبان منظم از داده های Outlook، انتقال تمام جزئیات تماس بدون هیچ مشکلی بسیار مهم است. این آموزش چند راه آسان برای صادر کردن مخاطبین Outlook به یک فایل .csv یا pst. را به شما آموزش می دهد تا بعداً بتوانید آنها را در هر جایی که نیاز دارید از جمله Excel، Google Docs، Gmail و Yahoo وارد کنید.

نکته. اگر با کار مخالفی روبرو هستید، آموزش های زیر مفید خواهند بود:

• وارد کردن مخاطبین به Outlook از فایل CSV و PST
• وارد کردن مخاطبین Outlook از Excel

نحوه صادرات مخاطبین Outlook به فایل CSV

Microsoft Outlook یک جادوگر ویژه ارائه می دهد که صادرات مخاطبین به CSV را ساده و سریع می کند. تنها با چند کلیک، دفترچه آدرس خود را با فرمت csv. می‌توانید به Excel، Google Docs و بسیاری دیگر از برنامه‌های صفحه‌گسترده وارد کنید. همچنین می‌توانید فایل CSV را به Outlook یا برنامه ایمیل دیگری مانند Gmail یا Yahoo وارد کنید.

برای صادر کردن مخاطبین Outlook به CSV، این کاری است که باید انجام دهید:

1. بسته به در نسخه Outlook خود، یکی از موارد زیر را انجام دهید:
   • در Outlook 2013 و بالاتر، روی File > Open & Export > Import/Export .
   • در Outlook 2010،روی فایل > گزینه ها > پیشرفته > صادر کردن کلیک کنید.

   

2. جادوگر واردات و صادرات ظاهر می شود. شما Export to a file را انتخاب کرده و Next را کلیک کنید.

   

3. Comma Separate Values را انتخاب کنید و را کلیک کنید. 1>بعدی .

   

4. در زیر حساب هدف، پوشه Contacts را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید. اگر چندین حساب دارید، ممکن است لازم باشد برای یافتن حساب مورد نیاز، به بالا یا پایین بروید.

   

5. دکمه مرور را کلیک کنید.

   

6. فایل csv. خود را هر نامی که می خواهید بدهید، بگویید Outlook_contacts ، و آن را در هر پوشه ای در رایانه شخصی خود یا در فضای ذخیره سازی ابری مانند OneDrive ذخیره کنید.

   

   توجه داشته باشید. اگر قبلاً از ویژگی صادرات استفاده کرده اید، مکان قبلی و نام فایل به طور خودکار ظاهر می شود. قبل از کلیک بر روی OK حتماً نام فایل دیگری را تایپ کنید، مگر اینکه بخواهید فایل موجود را بازنویسی کنید.

7. برگشت در پنجره صادر کردن به فایل ، روی بعدی کلیک کنید.

   

8. برای شروع برای صادرات مخاطبین، روی Finish کلیک کنید. با این حال، لطفاً توجه داشته باشید که با این کار بسیاری از جزئیات نامربوط (مجموعاً 92 فیلد!) منتقل می شود. در نتیجه، فایل csv. شما تعداد زیادی سلول و ستون خالی خواهد داشت.

   اگر ترجیح می‌دهید برای خود انتخاب کنید کدام اطلاعات صادر شود، روی Map Custom Fields کلیک کنید و به مراحل بعدی ادامه دهید.

   

9. در فیلدهای سفارشی نقشه در پنجره، موارد زیر را انجام دهید:
   • روی دکمه پاک کردن نقشه کلیک کنید تا نقشه پیش فرض را حذف کنید .
   • در قسمت سمت چپ، جزئیاتی را که دارید پیدا کنید می‌خواهید صادر کنید و کشید آنها را تک به تک به سمت راست بکشید.
   • برای تنظیم مجدد فیلدهای صادر شده (ستون‌ها در فایل CSV آینده خود)، را بکشید موارد را مستقیماً در قسمت سمت راست بالا و پایین کنید.
   • برای حذف فیلدی که اشتباهاً اضافه شده است، آن را به سمت چپ بکشید.
   • پس از اتمام، روی کلیک کنید OK .

   

10. در پنجره Export to a File برگردید، روی Finish کلیک کنید. کادر پیشرفت نشان می دهد که فرآیند صادرات آغاز شده است. به محض حذف کادر، فرآیند تکمیل می‌شود.

برای اطمینان از اینکه تمام مخاطبین شما با موفقیت منتقل شده‌اند، فایل CSV ایجاد شده جدید را در اکسل یا هر برنامه دیگری که از اکسل پشتیبانی می‌کند باز کنید. فرمت csv.

اگرچه صادرات مخاطبین Outlook با جادوگر داخلی سریع و آسان است، اما این روش دارای چند اشکال است:

• امکان صادر کردن بسیاری از فیلدها، اما نه همه آنها را می دهد. از آنها.
• فیلتر کردن و مرتب کردن مجدد فیلدهای نقشه‌برداری شده ممکن است زمان‌بر و دست و پا گیر باشد.
• امکان صادرات مخاطبین بر اساس دسته را نمی‌دهد.

اگر محدودیت‌های بالا برای شما حیاتی هستند، سپس رویکرد WYSIWYG را امتحان کنید که در بخش بعدی توضیح داده شده است.

نحوه صادر کردن مخاطبین از Outlook به صورت دستی

یکی دیگر از روش‌های صادرات مخاطبین Outlook روش قدیمی خوب است.روش کپی پیست مزیت اصلی این روش این است که می توانید هر فیلدی را که در Outlook وجود دارد کپی کنید و به صورت بصری تمام جزئیاتی را که صادر می کنید مشاهده کنید.

در اینجا مراحل انجام می شود:

1. در نوار پیمایش، روی نماد People کلیک کنید.
2. در برگه Home ، در گروه Current View ، روی تلفن یا فهرست کلیک کنید تا به نمای جدول بروید.

   

3. اگر می خواهید فیلدهای بیشتری نسبت به فعلی صادر کنید. نمایش داده شده، به گروه View > Arrangement بروید و Add Columns را کلیک کنید.

   

4. در کادر محاوره ای نمایش ستون ها ، فیلد مورد نظر را در قسمت سمت چپ انتخاب کنید و روی دکمه افزودن کلیک کنید تا آن را به صفحه سمت راست اضافه کنید. به ترتیب ستون ها را تغییر دهید در نمای سفارشی خود، از دکمه های حرکت به بالا یا حرکت به پایین در پنجره سمت راست استفاده کنید.

   به یک ستون را بردارید ، آن را در قسمت سمت راست انتخاب کنید و روی دکمه حذف کلیک کنید.

   پس از اتمام، OK را کلیک کنید.

   

   بخش عمده کار انجام شده است، و فقط باید چند میانبر را فشار دهید تا نتیجه کار خود را ذخیره کنید.

5. برای کپی کردن جزئیات تماس نمایش داده شده، موارد زیر را انجام دهید:
   • CTRL + A را فشار دهید تا همه مخاطبین انتخاب شوند.
   • CTRL + C را فشار دهید تامخاطبین انتخاب شده را در کلیپ بورد کپی کنید.
   • اکسل یا برنامه صفحه گسترده دیگری را باز کنید، سلول سمت چپ بالا را انتخاب کنید و سپس CTRL + V را فشار دهید تا جزئیات کپی شده جایگذاری شود.
<. 6>اگر قصد دارید بعداً مخاطبین خود را به Outlook، Gmail یا سرویس ایمیل دیگری وارد کنید، کتاب کار Excel خود را به عنوان یک فایل csv. ذخیره کنید.

همین! اگرچه ممکن است مراحل روی کاغذ کمی طولانی به نظر برسند، اما در عمل فقط چند دقیقه طول می کشد.

چگونه مخاطبین Outlook را به فایل PST صادر کنیم

اگر به دنبال انتقال مخاطبین خود هستید از یک حساب Outlook به حساب دیگر یا از رایانه قدیمی خود به یک حساب جدید، ساده ترین راه صادرات به یک فایل .pst است. جدا از مخاطبین، می‌توانید ایمیل‌ها، قرارها، وظایف و یادداشت‌های خود را به‌صورت هم‌زمان صادر کنید.

برای صادر کردن مخاطبین به یک فایل pst، مراحل زیر را انجام دهید:

1. در Outlook، روی File > Open & Export > Import/Export .
2. در اولین مرحله از جادوگر Import and Export ، Export to a file را انتخاب کنید. و بعدی را کلیک کنید.
3. Outlook Data File (.pst) را انتخاب کنید و Next را کلیک کنید.

   

4. در زیر حساب ایمیل خود، پوشه Contacts را انتخاب کنید و مطمئن شوید که کادر Include subfolders علامت زده شده است.

   

   نکته. اگر می‌خواهید همه موارد را منتقل کنید، نه فقط مخاطبین، نام حساب ایمیل را برای صادر کردن انتخاب کنید.

5. روی مرور کلیک کنید،محل ذخیره فایل .pst را انتخاب کنید، نام فایل را انتخاب کنید و برای ادامه روی OK کلیک کنید.
6. اگر در حال صادر کردن به فایل pst. هستید، نحوه برخورد با موارد تکراری احتمالی را انتخاب کنید ( گزینه پیش‌فرض جایگزینی موارد تکراری با موارد صادر شده در اکثر موارد به خوبی کار می‌کند) و پایان را کلیک کنید.

   

7. در صورت تمایل، یک رمز عبور وارد کنید برای محافظت از فایل pst. اگر رمز عبور نمی‌خواهید، بدون وارد کردن چیزی، OK را کلیک کنید.

Outlook بلافاصله صادرات را آغاز می‌کند. مدت زمانی که طول می کشد به طور کلی به تعداد مواردی که صادر می کنید بستگی دارد.

نحوه صادرات مخاطبین Outlook بر اساس دسته

وقتی مخاطبینی در دسته های مختلف مانند تجاری، شخصی و غیره دارید. ، ممکن است بخواهید فقط یک دسته خاص و نه همه مخاطبین را صادر کنید. این را می توان به دو روش مختلف انجام داد.

صادر کردن مخاطبین از Outlook به Excel (فایل csv.) بر اساس دسته

برای صادر کردن مخاطبین Outlook بر اساس دسته به Excel یا برنامه دیگری که امکان کپی/ چسباندن، این مراحل را انجام دهید:

1. جزئیات مخاطب مورد نظر را در نمای لیست نمایش دهید. برای انجام این کار، مراحل 1 تا 4 که در نحوه صادرات مخاطبین Outlook به صورت دستی شرح داده شده است را انجام دهید.
2. در برگه View ، در گروه Arrangement ، روی <12 کلیک کنید>دسته ها . با این کار، مخاطبین را بر اساس دسته بندی مانند تصویر زیر گروه بندی می کند.

   

3. روی نام گروه دسته ای که می خواهید صادر کنید کلیک راست کنید و Copy را از منوی زمینه انتخاب کنید:

   

4. مخاطبین کپی شده را در Excel یا هر کجا که می خواهید جایگذاری کنید.

برای صادر کردن چند دسته ، مراحل 3 و 4 را برای هر دسته تکرار کنید یا از یکی از گزینه های زیر استفاده کنید:

• به جای جستجوی مخاطبین بر اساس دسته (مرحله 2 بالا)، مرتب کنید بر اساس دسته بندی. برای این کار، به سادگی روی سربرگ ستون Categories کلیک کنید. پس از آن، مخاطبین را در یک یا چند دسته با استفاده از ماوس انتخاب کنید و کپی/پیست کنید.
• همه مخاطبین را به اکسل صادر کنید و داده ها را بر اساس ستون دسته ها مرتب کنید. سپس، دسته‌های نامربوط را حذف کنید یا دسته‌های مورد علاقه را در یک برگه جدید کپی کنید.

مخاطبین Outlook را به فایل pst. بر اساس دسته صادر کنید

هنگامی که مخاطبین را از رایانه شخصی دیگر یا Outlook دیگری صادر می‌کنید. حساب به عنوان فایل pst.، شما همچنین می توانید دسته ها را صادر کنید. با این حال، باید به صراحت به Outlook بگویید که این کار را انجام دهد. به این صورت است:

1. فرایند صادرات را با انجام مراحل 1 تا 3 که در صادرات مخاطبین Outlook به فایل PST توضیح داده شده است، شروع کنید.
2. در گفتگوی Export Outlook Data File کادر، پوشه Contact را انتخاب کنید و روی دکمه Filter کلیک کنید.

   

3. در کادر گفتگوی Filter ، به <1 بروید. برگه>More Choices ، و روی Categories…

   

4. در پنجره گفتگوی Categories Color ، دسته بندی ها را انتخاب کنید علاقه مند شوید و روی OK کلیک کنید.

   

5. برگردیدپنجره Filter ، روی OK کلیک کنید.

   

6. با انجام مراحل 5 تا 7 از صادرات مخاطبین Outlook به فایل PST، فرآیند را به پایان برسانید.

توجه داشته باشید. هر دو روش بالا مخاطبین را در دسته‌های انتخابی صادر می‌کنند اما هیچ کدام رنگ دسته را حفظ نمی‌کنند. پس از وارد کردن مخاطبین به Outlook، باید رنگ ها را دوباره تنظیم کنید.

نحوه صادرات مخاطبین از Outlook Online

Outlook در وب و Outlook.com یک گزینه داخلی برای صادرات مخاطبین به فایل csv. دارند. نحوه کار به این صورت است:

1. به Outlook خود در وب یا حساب Outlook.com وارد شوید.
2. در گوشه پایین سمت چپ، روی People کلیک کنید:

بسته به مرورگر شما ، فایل دانلود شده contacts.csv را در دکمه صفحه پیدا خواهید کرد یا از شما خواسته می شود آن را در اکسل باز کنید. پس از باز کردن فایل، آن را در رایانه شخصی خود یا یک فضای ذخیره سازی ابری ذخیره کنید.

نحوه صادرات فهرست آدرس جهانی (GAL) از Outlook

در حالی که می توانید به راحتی پوشه های مخاطبین خود را از Outlook انتقال دهید. به نظر می رسد هیچ راه مستقیمی برای صدور لیست مخاطبین مبتنی بر Exchange سازمان شما یا هر نوع دفترچه آدرس آفلاین وجود ندارد. با این حال، می توانید موارد فهرست نشانی جهانی را به مخاطبین شخصی خود اضافه کنیدپوشه، و سپس تمام مخاطبین را صادر کنید. برای انجام این کار، این مراحل را انجام دهید:

1. کتاب آدرس Outlook خود را باز کنید. برای این کار، روی Address Book در برگه Home ، در Find group کلیک کنید، یا میانبر صفحه کلید Ctrl+ Shift + B را فشار دهید.
2. در کادر محاوره ای Address Book ، Global Address List یا فهرست آدرس های مبتنی بر Exchange دیگر را انتخاب کنید.
3. مخاطبین مورد نظر برای صادر کردن را انتخاب کنید:
   • برای انتخاب همه مخاطبین ، روی اولین مورد کلیک کنید، کلید Shift را فشار داده و نگه دارید، و سپس روی آخرین مورد کلیک کنید.
   • برای انتخاب مخاطبین خاص ، روی اولین مورد کلیک کنید، کلید Ctrl را فشار داده و نگه دارید، و سپس سایر موارد را یکی یکی کلیک کنید.
4. روی انتخاب خود کلیک راست کرده و Add to Contacts را از قسمت انتخاب کنید. منوی زمینه.

و اکنون، هیچ چیز مانع از صادرات تمام مخاطبین خود به یک فایل .csv یا pst. به روش معمول نمی شود.

نکات:

• برای جدا کردن مخاطبین فهرست آدرس جهانی از مخاطبین شخصی خود، می توانید قبل از انجام مراحل بالا، به طور موقت مخاطبین خود را به پوشه دیگری منتقل کنید.
• در صورت نیاز برای صادرات جی عظیم Lobal Address List به طور کامل، سرپرست Exchange شما می‌تواند این کار را سریع‌تر مستقیماً از دایرکتوری Exchange انجام دهد.

به این ترتیب مخاطبین را از Outlook صادر می‌کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!