Ismerje meg, hogyan lehet exportálni a kapcsolatok az Outlookból CSV vagy PST fájlba: minden vagy kategória szerint, a személyes kapcsolatok vagy a globális címlista, az Outlook Online vagy az asztali Outlookból.

Akár egy másik e-mail szolgáltatásra való áttérésről van szó, akár az Outlook-adatok rendszeres biztonsági mentéséről, elengedhetetlen, hogy minden kapcsolat adatait hiba nélkül átvigyük. Ez a bemutató megtanít néhány egyszerű módszert az Outlook kapcsolatok .csv vagy .pst fájlba történő exportálására, hogy később bárhová importálhassa őket, ahol szüksége van rájuk, beleértve az Excel, a Google Docs, a Gmail és a Yahoo fájlokat.

Tipp: Ha ezzel ellentétes feladat előtt állsz, a következő útmutatók hasznosak lehetnek:

• Névjegyek importálása az Outlookba CSV és PST fájlból
• Outlook névjegyek importálása Excelből

Hogyan lehet exportálni az Outlook névjegyeket CSV fájlba

A Microsoft Outlook egy speciális varázslót biztosít, amely egyszerűvé és gyorsabbá teszi a kapcsolatok CSV-be történő exportálását. Néhány kattintással a címjegyzék .csv formátumban importálható Excel, Google Docs és számos más táblázatkezelő alkalmazásba. A CSV fájlt az Outlookba vagy egy másik e-mail alkalmazásba, például a Gmailbe vagy a Yahoo-ba is importálhatja.

Az Outlook névjegyek CSV-be történő exportálásához ezt kell tennie:

1. Az Outlook verziójától függően tegye a következők egyikét:
   • Az Outlook 2013 és újabb programokban kattintson a Fájl > Megnyitás és exportálás > Import/Export .
   • Az Outlook 2010-ben kattintson a Fájl > Opciók > Haladó > Exportálás .

   

2. A Import és export varázsló jelenik meg. Exportálás fájlba és kattintson Következő .

   

   Lásd még: Hogyan lehet eltávolítani az üres szóközöket az Excelben - vezető, követő, nem szaggató
3. Válassza ki a címet. Komával elválasztott értékek és kattintson Következő .

   

4. A célszámla alatt válassza ki a Kapcsolat mappát, és kattintson a Következő Ha több fiókkal rendelkezik, előfordulhat, hogy felfelé vagy lefelé kell görgetnie, hogy megtalálja a kívánt fiókot.

   

5. Kattintson a Böngésszen a oldalon. gomb.

   

6. Adjon a .csv fájlnak tetszőleges nevet, például Outlook_contacts , és mentse el a számítógépén lévő bármelyik mappába vagy egy felhőalapú tárhelyre, például a OneDrive-ra.

   

   Megjegyzés: Ha korábban már használta az exportálási funkciót, akkor automatikusan megjelenik az előző hely és fájlnév. Ügyeljen arra, hogy más fájlnevet írjon be, mielőtt a OK , hacsak nem akarja felülírni a meglévő fájlt.

7. Vissza a Exportálás fájlba ablakban kattintson a Következő .

   

8. Ha azonnal el szeretné kezdeni a kapcsolatok exportálását, kattintson a Befejezés Felhívjuk azonban a figyelmét, hogy ez sok irreleváns adatot fog átvinni (összesen 92 mezőt!). Ennek eredményeképpen a .csv fájlban sok üres cellát és oszlopot fog tartalmazni.

   Ha inkább maga választja ki, hogy milyen információkat exportáljon, kattintson a Térkép egyéni mezők és folytassa a következő lépésekkel.

   

9. A Térkép egyéni mezők ablakban a következőket tegye:
   • Kattintson a Tiszta térkép gombot a az alapértelmezett térkép eltávolítása .
   • A bal oldali ablaktáblán keresse meg az exportálni kívánt adatokat, és drag a jobb oldali ablaktáblára egyenként.
   • A címre. átrendezni az exportált mezők (a jövőbeli CSV-fájl oszlopai), húzza az elemeket felfelé és lefelé közvetlenül a jobb oldali ablaktáblán.
   • A címre. távolítsa el a egy tévesen hozzáadott mezőt, húzza vissza a bal oldali ablaktáblába.
   • Ha kész, kattintson a OK .

   

10. Vissza a Exportálás fájlba ablakban kattintson a Befejezés A folyamat előrehaladását jelző doboz jelzi, hogy az exportálási folyamat megkezdődött. Amint a doboz eltűnik, a folyamat befejeződött.

Hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes kapcsolatát sikeresen átvitte, nyissa meg az újonnan létrehozott CSV-fájlt az Excelben vagy bármely más, a .csv formátumot támogató programban.

Bár az Outlook névjegyek exportálása a beépített varázslóval gyors és egyszerű, ennek a módszernek van néhány hátránya:

• Számos mező exportálását lehetővé teszi, de nem mindet.
• A leképezett mezők szűrése és átrendezése időigényes és nehézkes lehet.
• Nem teszi lehetővé a kapcsolatok kategóriák szerinti exportálását.

Ha a fenti korlátozások kritikusak az Ön számára, akkor próbálja ki a következő szakaszban ismertetett WYSIWYG megközelítést.

Hogyan exportálhat névjegyeket az Outlookból kézzel

Az Outlook névjegyek exportálásának másik módja a jó öreg copy-paste módszer. Ennek a megközelítésnek az a fő előnye, hogy másolhatja az Outlook névjegyeket. bármelyik terület amely az Outlookban létezik, és vizuálisan láthatja az összes részletet, amelyet exportál.

Az alábbi lépéseket kell végrehajtani:

1. A navigációs sávban kattintson a Emberek ikon.
2. A Home lapon, a Jelenlegi nézet csoport, kattintson a Telefon vagy Lista a táblázatos nézetre váltáshoz.

   

3. Ha a jelenleg megjelenítettnél több mezőt szeretne exportálni, lépjen a A megtekintése tab> Elrendezés csoport és kattintson a Oszlopok hozzáadása .

   

4. A Oszlopok megjelenítése párbeszédpanelen válassza ki a kívánt mezőt a bal oldali ablaktáblában, majd kattintson a Add gomb megnyomásával hozzáadhatja a jobb oldali ablaktáblához.

   Hogy még további oszlopok választhat, válasszon Minden kapcsolat mező a Válassza ki a rendelkezésre álló oszlopokat a legördülő lista.

   A címre. az oszlopok sorrendjének megváltoztatása az egyéni nézetben, használja a Mozogj feljebb vagy Mozgás lefelé gombok a jobb oldali ablaktáblában.

   A címre. oszlop eltávolítása , jelölje ki a jobb oldali ablaktáblában, és kattintson a Távolítsa el a gomb.

   Ha végzett, kattintson a OK .

   

   A munka nagy részét elvégezte, és már csak néhány gyorsbillentyűt kell megnyomnia, hogy elmentse a munka eredményét.

5. A megjelenített elérhetőségi adatok másolásához tegye a következőket:
   • Nyomja meg a CTRL + A billentyűkombinációt az összes névjegy kiválasztásához.
   • Nyomja meg a CTRL + C billentyűkombinációt a kijelölt kapcsolatok vágólapra másolásához.
   • Nyissa meg az Excelt vagy egy másik táblázatkezelő programot, jelölje ki a bal felső cellát, majd nyomja meg a CTRL + V billentyűkombinációt a másolt adatok beillesztéséhez.
6. Ha a későbbiekben szeretné importálni a névjegyeit az Outlookba, a Gmailbe vagy más e-mail szolgáltatásba, mentse az Excel munkafüzetet .csv fájlként.

Ennyi! Bár a lépések papíron kissé hosszadalmasnak tűnhetnek, a gyakorlatban csak néhány percet vesznek igénybe.

Hogyan exportáljuk az Outlook névjegyeket a PST fájlba

Ha szeretné átvinni a névjegyeit az egyik Outlook-fiókból egy másikba vagy a régi számítógépéről egy újba, a legegyszerűbb módja a .pst fájlba történő exportálás. A névjegyek mellett az e-maileket, a találkozókat, a feladatokat és a jegyzeteket is exportálhatja, mindezt egyszerre.

A névjegyek .pst fájlba történő exportálásához az alábbi lépéseket kell végrehajtani:

1. Az Outlookban kattintson a Fájl > Megnyitás és exportálás > Import/Export .
2. Az első lépésben a Import és export varázslót, válassza a Exportálás fájlba és kattintson Következő .
3. Válassza ki a címet. Outlook adatfájl (.pst) és kattintson Következő .

   

4. Az e-mail fiókja alatt válassza ki a Kapcsolat mappát, és győződjön meg róla, hogy a Almappák felvétele jelölőnégyzet be van jelölve.

   

   Tipp: Ha nem csak a névjegyeket, hanem az összes elemet szeretné átvinni, válassza ki az exportálandó e-mail fiók nevét.

5. Kattintson a címre. Böngésszen a oldalon. , válassza ki a .pst fájl mentési helyét, nevezze el a fájlt, és kattintson a OK folytatni.
6. Ha meglévő .pst fájlba exportál, válassza ki, hogyan kezelje az esetleges duplikátumokat (az alapértelmezett Duplikátumok cseréje exportált elemekkel opció a legtöbb esetben jól működik) és kattintson a Befejezés .

   

7. Opcionálisan adjon meg egy jelszót a .pst fájl védelméhez. Ha nem szeretne jelszót, kattintson a OK anélkül, hogy bármit is megadnánk.

Az Outlook azonnal megkezdi az exportálást. Az, hogy mennyi ideig tart, általában az exportált elemek számától függ.

Hogyan lehet exportálni az Outlook névjegyeket kategóriánként

Ha különböző kategóriákba, például üzleti, személyes stb. kategóriákba sorolt névjegyek vannak, előfordulhat, hogy csak egy adott kategóriát szeretne exportálni, nem pedig az összes névjegyet. Ezt kétféleképpen teheti meg.

Exportáljon névjegyeket az Outlookból Excelbe (.csv fájl) kategóriánként

Az Outlook névjegyek kategóriák szerinti exportálásához Excelbe vagy más, másolást/beillesztést lehetővé tevő programba a következő lépéseket kell végrehajtani:

1. Jelenítse meg a kívánt névjegy adatait a listanézetben. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, hajtsa végre a Hogyan exportáljuk az Outlook névjegyeket manuálisan című fejezetben leírt lépéseket 1 - 4.
2. A A megtekintése lapon, a Elrendezés csoport, kattintson a Kategóriák Ez csoportosítja a kapcsolatokat kategóriák szerint, ahogy az alábbi képernyőképen látható.

   

3. Kattintson a jobb gombbal az exportálni kívánt kategória csoportnevére, és válassza a Másolás a kontextusmenüből:

   

4. Illessze be a másolt névjegyeket az Excelbe vagy bárhová, ahová csak akarja.

Exportálás több kategória , ismételje meg a 3. és 4. lépést minden egyes kategóriánál, vagy használja a következő alternatívák egyikét:

• Ahelyett, hogy kategóriánként tapogatná a kapcsolatokat (fenti 2. lépés), sort kategóriánként. Ehhez egyszerűen kattintson a Kategóriák oszlop fejlécében. Ezután jelölje ki a kapcsolatokat egy vagy több kategóriában az egérrel, és másolja/illessze be.
• Exportálja az összes névjegyet Excelbe, és rendezze az adatokat a Kategóriák oszlopban. Ezután törölje a nem releváns kategóriákat, vagy másolja át a kívánt kategóriákat egy új lapra.

Outlook kapcsolatok exportálása .pst fájlba kategóriánként

Ha a névjegyeket egy másik PC-ről vagy egy másik Outlook-fiókból .pst fájlként exportálja, akkor a kategóriákat is exportálhatja. Ezt azonban kifejezetten meg kell mondania az Outlooknak. Íme, hogyan:

1. Indítsa el az exportálási folyamatot a lépések elvégzésével 1 - 3 leírt Exportálása Outlook kapcsolatok PST fájlba.
2. A Outlook adatfájl exportálása párbeszédpanelen válassza ki a Kapcsolat mappát, és kattintson a Szűrő gomb.

   

3. A Szűrő párbeszédpanelen, váltson a További választási lehetőségek fülre, és kattintson a Kategóriák...

   

4. A Színes kategóriák párbeszédablakban válassza ki a kívánt kategóriákat, majd kattintson a OK .

   

5. Vissza a Szűrő ablakban kattintson az OK gombra.

   

6. Fejezze be a folyamatot a lépések elvégzésével 5 - 7 az Outlook kapcsolatok exportálása PST fájlba.

Megjegyzés: Mindkét fenti módszer a kiválasztott kategóriákba exportálja a névjegyeket, de egyik sem tartja meg a kategória színeit. A névjegyek Outlookba történő importálása után újra be kell állítania a színeket.

Hogyan exportálhat névjegyeket az Outlook Online-ból

Az Outlook on the web és az Outlook.com beépített lehetőséggel rendelkezik a névjegyek .csv fájlba történő exportálására. Így működik:

1. Jelentkezzen be az Outlook on the web vagy Outlook.com fiókjába.
2. A bal alsó sarokban kattintson a Emberek :

A böngészőtől függően, a letöltött contacts.csv fájlt az oldal gombján, vagy az Excelben való megnyitásához. A fájl megnyitása után mentse el a számítógépére vagy egy felhőalapú tárhelyre.

Hogyan lehet exportálni a globális címlistát (GAL) az Outlookból

Míg a saját névjegymappáit könnyen átviheti az Outlookból, úgy tűnik, nincs közvetlen módja a szervezet Exchange-alapú névjegyzékének vagy bármilyen Offline címjegyzéknek az exportálására. A Globális címlista elemeit azonban hozzáadhatja a személyes névjegyzék mappájához, majd exportálhatja az összes névjegyet. Ehhez a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Nyissa meg az Outlook címjegyzékét. Ehhez vagy kattintson a Címjegyzék a Home lapon, a Csoport keresése , vagy nyomja meg a Ctrl+Shift+B billentyűkombinációt.
2. A Címjegyzék párbeszédpanelen válassza ki a Globális címlista vagy egy másik Exchange-alapú címlista.
3. Válassza ki az exportálni kívánt kapcsolatokat:
   • Kiválasztani minden kapcsolat , kattintson az első elemre, tartsa lenyomva a Shift billentyűt, majd kattintson az utolsó elemre.
   • Kiválasztani konkrét kapcsolatok , kattintson az első elemre, tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, majd kattintson egyenként a többi elemre.
4. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztásra, és válassza a Hozzáadás a kapcsolatokhoz a kontextusmenüből.

És most már semmi sem akadályozza meg, hogy a szokásos módon exportálja az összes névjegyét egy .csv vagy .pst fájlba.

Tippek:

• A globális címlista névjegyeinek a személyes névjegyeitől való elkülönítése érdekében a fenti lépések elvégzése előtt átmenetileg áthelyezheti a saját névjegyeit egy másik mappába.
• Ha egy hatalmas globális címlistát kell teljes egészében exportálnia, az Exchange rendszergazdája ezt gyorsabban meg tudja tenni közvetlenül az Exchange Directoryból.

Így exportálhatod a névjegyeket az Outlookból. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!