Aprende a exportar contactos de Outlook a un archivo CSV o PST: todos o por categoría, tus contactos personales o la lista global de direcciones, desde Outlook Online o desde el escritorio.

Tanto si estás migrando a otro servicio de correo electrónico como si estás haciendo una copia de seguridad periódica de tus datos de Outlook, es crucial transferir todos los detalles de los contactos sin ningún fallo. Este tutorial te enseñará algunas formas sencillas de exportar los contactos de Outlook a un archivo .csv o .pst, para que puedas importarlos posteriormente a cualquier lugar que necesites, incluidos Excel, Google Docs, Gmail y Yahoo.

Consejo. Si te enfrentas a la tarea contraria, los siguientes tutoriales te serán de ayuda:

• Importar contactos a Outlook desde archivos CSV y PST
• Importar contactos de Outlook desde Excel

Cómo exportar contactos de Outlook a un archivo CSV

Microsoft Outlook proporciona un asistente especial que hace que la exportación de contactos a CSV sea sencilla y rápida. En unos pocos clics, tendrás tu libreta de direcciones en formato .csv que podrás importar a Excel, Google Docs y muchas otras aplicaciones de hojas de cálculo. También puedes importar el archivo CSV a Outlook o a otra aplicación de correo electrónico como Gmail o Yahoo.

Para exportar contactos de Outlook a CSV, esto es lo que tienes que hacer:

1. Dependiendo de su versión de Outlook, realice una de las siguientes acciones:
   • En Outlook 2013 y versiones posteriores, haga clic en Archivo > Abrir y Exportar > Importación y exportación .
   • En Outlook 2010, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzado > Exportar .

   

2. En Importación y exportación Seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente .

   

3. Seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente .

   

4. En la cuenta de destino, seleccione la opción Contactos y haga clic en Siguiente Si tienes varias cuentas, es posible que tengas que desplazarte hacia arriba o hacia abajo para encontrar la que necesitas.

   

5. Haga clic en el botón Visite botón.

   

6. Dale a tu archivo .csv el nombre que quieras, por ejemplo Contactos_de_Outlook y guárdalo en cualquier carpeta de tu PC o en un almacenamiento en la nube como OneDrive.

   

   Nota: si ya ha utilizado la función de exportación anteriormente, la ubicación y el nombre de archivo anteriores aparecerán automáticamente. Asegúrese de escribir un nombre de archivo diferente antes de hacer clic en OK a menos que desee sobrescribir el archivo existente.

7. En el Exportar a un archivo haga clic en Siguiente .

   

8. Para empezar a exportar contactos inmediatamente, haz clic en Acabado Sin embargo, tenga en cuenta que esto transferirá muchos detalles irrelevantes (¡un total de 92 campos!). Como resultado, su archivo .csv tendrá muchas celdas y columnas en blanco.

   Si prefiere elegir usted mismo la información que desea exportar, haga clic en Mapa de campos personalizados y continúe con los pasos siguientes.

   

9. En el Mapa de campos personalizados haga lo siguiente:
   • Haga clic en el botón Mapa claro para eliminar el mapa por defecto .
   • En el panel izquierdo, busque los detalles que desea exportar y arrastre en el panel derecho, uno por uno.
   • A reorganice los campos exportados (columnas de su futuro archivo CSV), arrastre los elementos hacia arriba y hacia abajo directamente en el panel derecho.
   • A eliminar un campo añadido por error, arrástrelo de nuevo al panel izquierdo.
   • Cuando haya terminado, pulse OK .

   

10. En el Exportar a un archivo haga clic en Acabado El cuadro de progreso indicará que se ha iniciado el proceso de exportación. En cuanto desaparezca el cuadro, el proceso habrá finalizado.

Para asegurarte de que todos tus contactos se han transferido correctamente, abre el archivo CSV recién creado en Excel o en cualquier otro programa que admita el formato .csv.

Aunque exportar contactos de Outlook con el asistente incorporado es rápido y sencillo, este método tiene algunos inconvenientes:

• Permite exportar muchos campos, pero no todos.
• Filtrar y reordenar los campos mapeados puede llevar mucho tiempo y resultar engorroso.
• No permite exportar contactos por categorías.

Si las limitaciones anteriores son críticas para usted, entonces pruebe un enfoque WYSIWYG descrito en la siguiente sección.

Cómo exportar contactos de Outlook manualmente

Otra forma de exportar contactos de Outlook es el viejo método de copiar y pegar. La principal ventaja de este método es que puedes copiar cualquier campo que existe en Outlook y ver visualmente todos los detalles que está exportando.

Estos son los pasos a seguir:

1. En la barra de navegación, haga clic en el botón Personas icono.
2. En el Inicio en la pestaña Vista actual grupo, haga clic en Teléfono o Lista para cambiar a una vista de tabla.

   

3. Si desea exportar más campos de los que se muestran actualmente, vaya a la sección Ver tab> Disposición y haga clic en Añadir columnas .

   

4. En el Mostrar columnas seleccione el campo deseado en el panel izquierdo y haga clic en el botón Añadir para añadirlo al panel derecho.

   Para más columnas para elegir, elija Todos los campos de contacto del Seleccione las columnas disponibles en lista desplegable.

   A cambiar el orden de las columnas en su vista personalizada, utilice la función Ascender o Baja en el panel derecho.

   A eliminar una columna selecciónelo en el panel derecho y haga clic en el botón Eliminar botón.

   Cuando haya terminado, pulse OK .

   

   La mayor parte del trabajo está hecho, y sólo tienes que pulsar un par de atajos para guardar el resultado de tu trabajo.

5. Para copiar los datos de contacto mostrados, haga lo siguiente:
   • Pulsa CTRL + A para seleccionar todos los contactos.
   • Pulsa CTRL + C para copiar los contactos seleccionados en el portapapeles.
   • Abre Excel u otro programa de hoja de cálculo, selecciona la celda superior izquierda y pulsa CTRL + V para pegar los datos copiados.
6. Si más adelante quieres importar tus contactos a Outlook, Gmail u otro servicio de correo electrónico, guarda el libro de Excel como archivo .csv.

Eso es todo: aunque los pasos pueden parecer un poco largos sobre el papel, en la práctica sólo se tarda unos minutos en realizarlos.

Cómo exportar contactos de Outlook a un archivo PST

Si quieres transferir tus contactos de una cuenta de Outlook a otra o de tu antiguo ordenador a uno nuevo, la forma más sencilla es exportarlos a un archivo .pst. Además de los contactos, también puedes exportar tus correos electrónicos, citas, tareas y notas, todo a la vez.

Para exportar contactos a un archivo .pst, estos son los pasos a realizar:

1. En Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y Exportar > Importación y exportación .
2. En el primer paso del Importación y exportación seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente .
3. Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y haga clic en Siguiente .

   

4. En su cuenta de correo electrónico, seleccione la opción Contactos y asegúrese de que la carpeta Incluir subcarpetas está marcada.

   

   Consejo: si deseas transferir todos los elementos, no sólo los contactos, selecciona el nombre de la cuenta de correo electrónico que deseas exportar.

5. Haga clic en Visite seleccione dónde desea guardar el archivo .pst, asigne un nombre al archivo y haga clic en OK para continuar.
6. Si va a exportar a un archivo .pst existente, elija cómo tratar los posibles duplicados (el valor predeterminado es Sustituir duplicados por elementos exportados funciona bien en la mayoría de los casos) y haga clic en Acabado .

   

7. Si lo desea, introduzca una contraseña para proteger el archivo .pst. Si no desea una contraseña, haga clic en OK sin introducir nada.

Outlook inicia la exportación inmediatamente. El tiempo que tardará generalmente depende del número de elementos que esté exportando.

Cómo exportar contactos de Outlook por categorías

Cuando tienes contactos en diferentes categorías, como negocios, personal, etc., puede que quieras exportar sólo una categoría específica, no todos los contactos. Esto se puede hacer de dos maneras diferentes.

Exportar contactos de Outlook a Excel (archivo .csv) por categoría

Para exportar tus contactos de Outlook por categorías a Excel u otro programa que permita copiar/pegar, sigue estos pasos:

1. Muestra los detalles del contacto deseado en la vista de lista. Para hacerlo, realiza los pasos 1 - 4 descritos en Cómo exportar contactos de Outlook manualmente.
2. En el Ver en la pestaña Disposición grupo, haga clic en Categorías Esto agrupará los contactos por categoría como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

   

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre del grupo de la categoría que desea exportar y seleccione Copia del menú contextual:

   

4. Pega los contactos copiados en Excel o donde quieras.

Exportar varias categorías Repita los pasos 3 y 4 para cada categoría o utilice una de las siguientes alternativas:

• En lugar de buscar contactos por categorías (paso 2 anterior), ordenar por categoría. Para ello, basta con hacer clic en el botón Categorías A continuación, seleccione los contactos de una o varias categorías con el ratón y copie/pegue.
• Exportar todos los contactos a Excel y ordenar los datos por el Categorías A continuación, elimine las categorías irrelevantes o copie las categorías que le interesen en una nueva hoja.

Exportar contactos de Outlook a archivo .pst por categoría

Al exportar contactos desde otro PC o una cuenta de Outlook diferente como archivo .pst, también puedes exportar categorías. Sin embargo, tienes que indicárselo explícitamente a Outlook. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Inicie el proceso de exportación realizando los pasos 1 - 3 descritos en Exportar contactos de Outlook a archivo PST.
2. En el Exportar archivo de datos de Outlook seleccione la carpeta Contactos y haga clic en el botón Filtro botón.

   

3. En el Filtro cambie al cuadro de diálogo Más opciones y haga clic en Categorías...

   

4. En el Categorías de colores seleccione las categorías que le interesen y haga clic en OK .

   

5. En el Filtro pulse OK.

   

6. Finalice el proceso realizando los pasos 5 - 7 de Exportar contactos de Outlook a archivo PST.

Nota: Los dos métodos anteriores exportan los contactos de las categorías seleccionadas, pero ninguno conserva los colores de las categorías. Después de importar los contactos a Outlook, tendrás que configurar los colores de nuevo.

Cómo exportar contactos de Outlook Online

Outlook en la Web y Outlook.com tienen una opción integrada para exportar contactos a un archivo .csv. A continuación te explicamos cómo funciona:

1. Inicie sesión en su cuenta de Outlook en la Web o Outlook.com.
2. En la esquina inferior izquierda, haga clic en Personas :

Dependiendo de su navegador, encontrará la descarga contactos.csv Después de abrir el archivo, guárdelo en su PC o en un almacenamiento en la nube.

Cómo exportar la Lista Global de Direcciones (GAL) desde Outlook

Aunque puedes transferir fácilmente tus propias carpetas de contactos desde Outlook, parece que no hay una forma directa de exportar listas de contactos basadas en Exchange de tu organización o cualquier tipo de Libreta de direcciones sin conexión. Sin embargo, puedes añadir los elementos de la Lista global de direcciones a tu carpeta personal de Contactos y, a continuación, exportar todos los contactos. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Abra su libreta de direcciones de Outlook. Para ello, haga clic en Agenda en el Inicio en la pestaña Buscar grupo o pulse la combinación de teclas Ctrl+Mayús+B.
2. En el Agenda seleccione la opción Lista global de direcciones u otra lista de direcciones basada en Exchange.
3. Seleccione los contactos que desea exportar:
   • Para seleccionar todos los contactos haz clic en el primer elemento, mantén pulsada la tecla Mayús y, a continuación, haz clic en el último elemento.
   • Para seleccionar contactos específicos haz clic en el primer elemento, mantén pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haz clic en los demás elementos de uno en uno.
4. Haga clic con el botón derecho en su selección y elija Añadir a contactos del menú contextual.

Y ahora, nada te impide exportar todos tus contactos a un archivo .csv o .pst de la forma habitual.

Consejos:

• Para separar los contactos de la Lista Global de Direcciones de tus contactos personales, puedes mover temporalmente tus propios contactos a una carpeta diferente antes de realizar los pasos anteriores.
• Si necesita exportar una enorme Lista Global de Direcciones completa, su administrador de Exchange puede hacerlo más rápidamente directamente desde Exchange Directory.

Así es como se exportan los contactos de Outlook. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!