Alamin kung paano mag-export ng mga contact mula sa Outlook patungo sa CSV o PST file: lahat o ayon sa kategorya, ang iyong mga personal na contact o Listahan ng Global Address, mula sa Outlook Online o desktop.

Ikaw man ay Ang paglipat sa isa pang serbisyo sa email o paggawa ng isang regular na backup ng iyong data sa Outlook, mahalagang ilipat ang lahat ng mga detalye ng contact nang walang anumang pagkabigo. Ang tutorial na ito ay magtuturo sa iyo ng ilang madaling paraan upang i-export ang mga contact sa Outlook sa isang .csv o .pst na file, upang ma-import mo ang mga ito sa ibang pagkakataon kahit saan mo kailangan kasama ang Excel, Google Docs, Gmail at Yahoo.

Tip. Kung nahaharap ka sa kabaligtaran na gawain, ang mga sumusunod na tutorial ay makakatulong:

• Pag-import ng mga contact sa Outlook mula sa CSV at PST file
• Pag-import ng mga contact sa Outlook mula sa Excel

Paano i-export ang mga contact sa Outlook sa CSV file

Nagbibigay ang Microsoft Outlook ng espesyal na wizard na ginagawang diretso at mabilis ang pag-export ng mga contact sa CSV. Sa ilang mga pag-click lamang, magkakaroon ka ng iyong address book sa isang .csv na format na mai-import sa Excel, Google Docs, at marami pang ibang spreadsheet app. Maaari mo ring i-import ang CSV file sa Outlook o isa pang email app gaya ng Gmail o Yahoo.

Upang i-export ang mga contact sa Outlook sa CSV, ito ang kailangan mong gawin:

1. Depende sa iyong bersyon ng Outlook, gawin ang isa sa mga sumusunod:
   • Sa Outlook 2013 at mas bago, i-click ang File > Buksan & I-export > I-import/I-export .
   • Sa Outlook 2010,i-click ang File > Options > Advanced > I-export .

   

2. Lalabas ang Import at Export wizard. Pipiliin mo ang I-export sa isang file at i-click ang Susunod .

   

3. Piliin ang Comma Separate Values at i-click ang Susunod .

   

4. Sa ilalim ng target na account, piliin ang folder na Mga Contact at i-click ang Susunod . Kung marami kang account, maaaring kailanganin mong mag-scroll pataas o pababa para mahanap ang kailangan.

   

5. I-click ang button na Browse .

   

6. Bigyan ang iyong .csv file ng anumang pangalan na gusto mo, sabihin ang Outlook_contacts , at i-save ito sa anumang folder sa iyong PC o sa cloud storage tulad ng OneDrive.

   

   Tandaan. Kung ginamit mo na dati ang feature na pag-export, awtomatikong lalabas ang dating lokasyon at pangalan ng file. Tiyaking mag-type ng ibang pangalan ng file bago i-click ang OK , maliban kung gusto mong i-overwrite ang umiiral na file.

7. Bumalik sa I-export sa isang File na window, i-click ang Susunod .

   

8. Upang magsimula pag-export kaagad ng mga contact, i-click ang Tapos na . Gayunpaman, mangyaring magkaroon ng kamalayan na maglilipat ito ng maraming hindi nauugnay na mga detalye (kabuuan ng 92 na mga patlang!). Bilang resulta, ang iyong .csv file ay magkakaroon ng maraming blangko na mga cell at column.

   Kung mas pipiliin mo para sa iyong sarili kung aling impormasyon ang ie-export, i-click ang Map Custom Fields at magpatuloy sa mga susunod na hakbang.

   

9. Sa Mga Custom na Field ng Mapa window, gawin ang sumusunod:
   • I-click ang button na I-clear ang Map upang alisin ang default na mapa .
   • Sa kaliwang pane, hanapin ang mga detalyeng iyong gustong i-export at i-drag sila sa kanang pane nang paisa-isa.
   • Upang muling ayusin ang mga na-export na field (mga column sa iyong CSV file sa hinaharap), i-drag ang mga item pataas at pababa nang direkta sa kanang pane.
   • Upang alisin ang isang maling naidagdag na field, i-drag ito pabalik sa kaliwang pane.
   • Kapag tapos na, i-click ang OK .

   

10. Bumalik sa I-export sa isang File na window, i-click ang Tapos na . Ang progress box ay magsasaad na ang proseso ng pag-export ay nagsimula na. Sa sandaling mawala ang kahon, makumpleto ang proseso.

Upang matiyak na ang lahat ng iyong mga contact ay matagumpay na nailipat, buksan ang bagong likhang CSV file sa Excel o anumang iba pang program na sumusuporta sa . csv na format.

Bagaman mabilis at madali ang pag-export ng mga contact sa Outlook gamit ang built-in na wizard, ang pamamaraang ito ay may ilang mga disbentaha:

• Pinapayagan nito ang pag-export ng maraming field, ngunit hindi lahat sa kanila.
• Ang pag-filter at muling pagsasaayos ng mga nakamapang field ay maaaring matagal at mahirap.
• Hindi nito pinapayagan ang pag-export ng mga contact ayon sa kategorya.

Kung ang mga limitasyon sa itaas ay mahalaga para sa iyo, pagkatapos ay subukan ang isang WYSIWYG na diskarte na inilarawan sa susunod na seksyon.

Paano i-export ang mga contact mula sa Outlook nang manu-mano

Ang isa pang paraan upang i-export ang mga contact sa Outlook ay ang magandang lumangparaan ng copy-paste. Ang pangunahing bentahe ng diskarteng ito ay maaari mong kopyahin ang anumang field na umiiral sa Outlook at biswal na makita ang lahat ng mga detalyeng iyong ini-export.

Narito ang mga hakbang upang maisagawa:

1. Sa Navigation bar, i-click ang icon na Mga Tao .
2. Sa tab na Home , sa grupong Kasalukuyang View , i-click ang alinman sa Telepono o Listahan upang lumipat sa view ng talahanayan.

   

3. Kung gusto mong mag-export ng higit pang mga field kaysa sa kasalukuyan ipinapakita, pumunta sa tab na View > Arrangement at i-click ang Magdagdag ng Mga Column .

   

4. Sa ang Show Columns dialog box, piliin ang gustong field sa kaliwang pane at i-click ang Add na button upang idagdag ito sa kanang pane.

   Para makakuha ng kahit higit pang column na mapagpipilian, piliin ang Lahat ng field ng Contact mula sa Pumili ng mga available na column mula sa dropdown list.

   Para baguhin ang pagkakasunud-sunod ng mga column sa iyong custom na view, gamitin ang Move Up o Move down na button sa kanang pane.

   To mag-alis ng column , piliin ito sa kanang pane at i-click ang button na Alisin .

   Kapag tapos na, i-click ang OK .

   

   Tingnan din: Paano magpatakbo ng macro sa Excel at lumikha ng isang macro button

   Ang pangunahing bahagi ng trabaho ay tapos na, at kailangan mo lamang na pindutin ang ilang mga shortcut upang i-save ang resulta ng iyong trabaho.

5. Upang kopyahin ang ipinapakitang mga detalye ng contact, gawin ang sumusunod:
   • Pindutin ang CTRL + A upang piliin ang lahat ng mga contact.
   • Pindutin ang CTRL + C upangkopyahin ang mga napiling contact sa clipboard.
   • Buksan ang Excel o isa pang spreadsheet program, piliin ang kaliwang cell sa itaas, at pagkatapos ay pindutin ang CTRL + V upang i-paste ang mga nakopyang detalye.
6. Kung balak mong i-import ang iyong mga contact sa Outlook, Gmail o ilang iba pang serbisyo ng email sa ibang pagkakataon, i-save ang iyong Excel workbook bilang isang .csv file.

Iyon lang! Kahit na ang mga hakbang ay maaaring magmukhang medyo mahaba sa papel, sa pagsasanay ay tumatagal lamang sila ng ilang minuto upang maisagawa.

Paano i-export ang mga contact sa Outlook sa PST file

Kung naghahanap ka upang ilipat ang iyong mga contact mula sa isang Outlook account patungo sa isa pa o mula sa iyong lumang computer patungo sa bago, ang pinakamadaling paraan ay ang pag-export sa isang .pst file. Bukod sa mga contact, maaari mo ring i-export ang iyong mga email, appointment, gawain at tala, nang sabay-sabay.

Upang i-export ang mga contact sa isang .pst file, narito ang mga hakbang na gagawin:

1. Sa Outlook, i-click ang File > Buksan & I-export > I-import/I-export .
2. Sa unang hakbang ng Import at Export wizard, piliin ang I-export sa isang file at i-click ang Next .
3. Piliin ang Outlook Data File (.pst) at i-click ang Next .

   

4. Sa ilalim ng iyong email account, piliin ang folder na Mga Contact at tiyaking may check ang kahon na Isama ang mga subfolder .

   

   Tip. Kung gusto mong ilipat ang lahat ng item, hindi lang mga contact, piliin ang pangalan ng email account na ie-export.

5. I-click ang Browse ,piliin kung saan ise-save ang .pst file, pangalanan ang file, at i-click ang OK upang magpatuloy.
6. Kung nag-e-export ka sa isang umiiral na .pst file, piliin kung paano haharapin ang mga posibleng duplicate ( ang default na Palitan ang mga duplicate ng mga item na na-export ay gumagana nang maayos sa karamihan ng mga kaso) at i-click ang Tapos na .

   

7. Opsyonal, maglagay ng password upang protektahan ang iyong .pst file. Kung ayaw mo ng password, i-click ang OK nang hindi naglalagay ng anuman.

Sisimulan kaagad ng Outlook ang pag-export. Gaano ito katagal sa pangkalahatan ay depende sa bilang ng mga item na iyong ine-export.

Paano i-export ang mga contact sa Outlook ayon sa kategorya

Kapag mayroon kang mga contact sa iba't ibang kategorya gaya ng negosyo, personal, atbp. , maaaring gusto mong i-export lamang ang isang partikular na kategorya, hindi lahat ng mga contact. Magagawa ito sa dalawang magkaibang paraan.

I-export ang mga contact mula sa Outlook patungo sa Excel (.csv file) ayon sa kategorya

Upang i-export ang iyong mga contact sa Outlook ayon sa kategorya sa Excel o isa pang program na nagbibigay-daan sa pagkopya/ pag-paste, isagawa ang mga hakbang na ito:

1. Ipakita ang gustong mga detalye ng contact sa view ng listahan. Upang magawa ito, isagawa ang mga hakbang 1 – 4 na inilarawan sa Paano i-export ang mga contact sa Outlook nang manu-mano.
2. Sa tab na View , sa grupong Pag-aayos , i-click ang Mga Kategorya . Ipapangkat nito ang mga contact ayon sa kategorya tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba.

   

3. I-right click ang pangalan ng grupo ng kategoryang gusto mong i-export atpiliin ang Kopyahin mula sa menu ng konteksto:

   

4. I-paste ang mga kinopyang contact sa Excel o saanman mo gusto.

Upang i-export ilang kategorya , ulitin ang hakbang 3 at 4 para sa bawat kategorya o gumamit ng isa sa mga sumusunod na alternatibo:

• Sa halip na maghanap ng mga contact ayon sa kategorya (hakbang 2 sa itaas), pagbukud-bukurin ayon sa kategorya. Para dito, i-click lang ang header ng column na Mga Kategorya . Pagkatapos nito, piliin ang mga contact sa isa o higit pang mga kategorya gamit ang mouse at kopyahin/i-paste.
• I-export ang lahat ng mga contact sa Excel at pagbukud-bukurin ang data ayon sa column na Mga Kategorya . Pagkatapos, tanggalin ang mga hindi nauugnay na kategorya o kopyahin ang mga kategorya ng interes sa isang bagong sheet.

I-export ang mga contact sa Outlook sa .pst file ayon sa kategorya

Kapag nag-e-export ng mga contact mula sa ibang PC o ibang Outlook account bilang .pst file, maaari ka ring mag-export ng mga kategorya. Gayunpaman, kailangan mong tahasang sabihin sa Outlook na gawin ito. Ganito:

1. Simulan ang proseso ng pag-export sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga hakbang 1 – 3 na inilarawan sa Pag-export ng mga contact sa Outlook sa PST file.
2. Sa dialog na I-export ang Outlook Data File box, piliin ang folder ng Contact at i-click ang button na Filter .

   

3. Sa dialog box na Filter , lumipat sa Higit pang Mga Pagpipilian tab, at i-click ang Mga Kategorya…

   

4. Sa dialog window na Mga Kategorya ng Kulay , piliin ang mga kategorya ng interes at i-click ang OK .

   

5. Bumalik sa Filter window, i-click ang OK.

   

6. Tapusin ang proseso sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga hakbang 5 – 7 mula sa Pag-export ng mga contact sa Outlook sa PST file.

Tandaan. Pareho sa mga pamamaraan sa itaas ay nag-e-export ng mga contact sa mga napiling kategorya ngunit hindi pinapanatili ang mga kulay ng kategorya. Pagkatapos i-import ang mga contact sa Outlook, kakailanganin mong i-set up muli ang mga kulay.

Paano mag-export ng mga contact mula sa Outlook Online

Ang Outlook sa web at Outlook.com ay may built-in na opsyon upang i-export ang mga contact sa isang .csv file. Narito kung paano ito gumagana:

1. Mag-sign in sa iyong Outlook sa web o Outlook.com account.
2. Sa ibabang kaliwang sulok, i-click ang Mga Tao :

Depende sa iyong browser , makikita mo ang na-download na contacts.csv file sa button ng page o ipo-prompt na buksan ito sa Excel. Pagkatapos buksan ang file, i-save ito sa iyong PC o cloud storage.

Paano i-export ang Global Address List (GAL) mula sa Outlook

Habang madali mong mailipat ang iyong sariling mga contact folder mula sa Outlook, tila walang direktang paraan upang i-export ang Exchange-based na mga listahan ng contact ng iyong organisasyon o anumang uri ng Offline na Address Book. Gayunpaman, maaari mong idagdag ang mga item ng Listahan ng Global Address sa iyong mga personal na Contactfolder, at pagkatapos ay i-export ang lahat ng mga contact. Upang magawa ito, gawin ang mga hakbang na ito:

1. Buksan ang iyong Outlook Address Book. Para dito, i-click ang Address Book sa tab na Home , sa Maghanap ng pangkat , o pindutin ang Ctrl+ Shift + B keyboard shortcut.
2. Sa Address Book dialog box, piliin ang Pandaigdigang Listahan ng Address o isa pang Exchange-based na listahan ng address.
3. Piliin ang mga contact na gusto mong i-export:
   • Upang piliin ang lahat ng contact , i-click ang unang item, pindutin nang matagal ang Shift key, at pagkatapos ay i-click ang huling item.
   • Upang piliin ang mga partikular na contact , i-click ang unang item, pindutin nang matagal ang Ctrl key, at pagkatapos ay i-click ang iba pang mga item nang paisa-isa.
4. I-right click ang iyong pinili at piliin ang Idagdag sa Mga Contact mula sa menu ng konteksto.

At ngayon, walang pumipigil sa iyong i-export ang lahat ng iyong mga contact sa isang .csv o .pst file sa karaniwang paraan.

Mga Tip:

• Upang paghiwalayin ang Global Address List ng mga contact mula sa iyong mga personal, maaari mong pansamantalang ilipat ang iyong sariling mga contact sa ibang folder bago isagawa ang mga hakbang sa itaas.
• Kung kailangan mo mag-export ng malaking G loal Address List nang buo, magagawa iyon ng iyong Exchange administrator dapat nang mas mabilis nang direkta mula sa Exchange Directory.

Ganyan ka mag-export ng mga contact mula sa Outlook. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!