Το σεμινάριο δείχνει πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα του Excel ανάλογα με ένα άλλο κελί χρησιμοποιώντας νέες δυναμικές συναρτήσεις συστοιχίας.

Η δημιουργία μιας απλής αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι εύκολη. Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας πολλαπλών επιπέδων ήταν πάντα μια πρόκληση. Το παραπάνω συνδεδεμένο σεμινάριο περιγράφει τέσσερις διαφορετικές προσεγγίσεις, καθεμία από τις οποίες περιλαμβάνει έναν τρελό αριθμό βημάτων, ένα σωρό διαφορετικούς τύπους και μια χούφτα περιορισμούς σχετικά με τις καταχωρήσεις πολλών λέξεων, τα κενά κελιά κ.λπ.

Αυτά ήταν τα κακά νέα. Τα καλά νέα είναι ότι αυτές οι μέθοδοι είχαν σχεδιαστεί για προ-δυναμικές εκδόσεις του Excel. Η εισαγωγή των δυναμικών πινάκων στο Excel 365 άλλαξε τα πάντα! Με τις νέες συναρτήσεις δυναμικών πινάκων, η δημιουργία μιας πτυσσόμενης λίστας πολλαπλών εξαρτημένων είναι θέμα λεπτών, αν όχι δευτερολέπτων. Χωρίς κόλπα, χωρίς προειδοποιήσεις, χωρίς ανοησίες. Μόνο γρήγορες, απλές και εύκολες λύσεις.

Σημειώσεις:

• Αυτός ο νέος δυναμικός τρόπος δημιουργίας αναπτυσσόμενων λιστών λειτουργεί μόνο στο Excel 365 και στο Excel 2021. Στο προ-δυναμικό Excel, θα πρέπει να το κάνετε με τον παλιό παραδοσιακό τρόπο, όπως περιγράφεται στην ενότητα Δημιουργία εξαρτημένης αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel 2019 - 2007.
• Αυτή η λύση είναι για μία μόνο γραμμή. Αν θέλετε να αντιγράψετε τις λίστες επιλογής σας προς τα κάτω πολλαπλές σειρές , και στη συνέχεια ακολουθήστε τις οδηγίες στην αναπτυσσόμενη λίστα Dependent για πολλαπλές γραμμές.

Πώς να κάνετε δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Αυτό το παράδειγμα δείχνει τη γενική προσέγγιση για τη δημιουργία μιας κλιμακούμενης αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel με τη χρήση των νέων συναρτήσεων δυναμικού πίνακα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα με φρούτα στη στήλη Α και εξαγωγείς στη στήλη Β. Μια πρόσθετη επιπλοκή είναι ότι τα ονόματα των φρούτων δεν είναι ομαδοποιημένα αλλά διάσπαρτα στη στήλη. Ο στόχος είναι να τοποθετήσετε τα μοναδικά ονόματα φρούτων στο πρώτο πτυσσόμενο μενού και ανάλογα με την επιλογή του χρήστη να εμφανίσετε τους σχετικούς εξαγωγείς στο δεύτερο πτυσσόμενο μενού.



Για να δημιουργήσετε μια δυναμική εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Αποκτήστε στοιχεία για την κύρια αναπτυσσόμενη λίστα

Για αρχή, θα εξάγουμε όλα τα διαφορετικά ονόματα φρούτων από τη στήλη Α. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση της συνάρτησης UNIQUE στην απλούστερη μορφή της - δώστε τη λίστα φρούτων για το πρώτο όρισμα ( array ) και παραλείψτε τα υπόλοιπα προαιρετικά ορίσματα, καθώς οι προεπιλογές τους λειτουργούν μια χαρά για εμάς:

=UNIQUE(A3:A15)

Ο τύπος πηγαίνει στο G3 και αφού πατήσετε το πλήκτρο Enter, τα αποτελέσματα μεταφέρονται αυτόματα στα επόμενα κελιά.



2. Δημιουργήστε το κύριο drop down

Για να φτιάξετε την κύρια αναπτυσσόμενη λίστα σας, ρυθμίστε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων του Excel με αυτόν τον τρόπο:

• Επιλέξτε ένα κελί στο οποίο θέλετε να εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού (D3 στην περίπτωσή μας).
• Στο Δεδομένα στην καρτέλα Εργαλεία δεδομένων ομάδα, κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων .
• Στο Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου, κάντε τα εξής:
  • Κάτω από το Επιτρέψτε το , επιλέξτε Λίστα .
  • Στο Πηγή πληκτρολογήστε την αναφορά στην περιοχή διαρροών που εξάγεται από τον τύπο UNIQUE. Για το σκοπό αυτό, πληκτρολογήστε την ετικέτα κατακερματισμού αμέσως μετά την αναφορά κελιού, όπως παρακάτω: =$G$3#

    Αυτό ονομάζεται αναφορά εύρους διαρροής και αυτή η σύνταξη αναφέρεται σε ολόκληρο το εύρος, ανεξάρτητα από το πόσο αυτό επεκτείνεται ή συστέλλεται.

  • Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

  

Η κύρια αναπτυσσόμενη λίστα σας είναι έτοιμη!



3. Αποκτήστε στοιχεία για την αναπτυσσόμενη λίστα εξαρτημένων ατόμων

Για να πάρουμε τις καταχωρήσεις για το δευτερεύον αναπτυσσόμενο μενού, θα φιλτράρουμε τις τιμές στη στήλη B με βάση την τιμή που επιλέχθηκε στο πρώτο αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό μπορεί να γίνει με τη βοήθεια μιας άλλης συνάρτησης δυναμικού πίνακα που ονομάζεται FILTER:

=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

Όπου B3:B15 είναι τα δεδομένα πηγής για το εξαρτημένο αναπτυσσόμενο μενού, A3:A15 είναι τα δεδομένα πηγής για το κύριο αναπτυσσόμενο μενού και D3 είναι το κύριο αναπτυσσόμενο κελί.

Για να βεβαιωθείτε ότι ο τύπος λειτουργεί σωστά, μπορείτε να επιλέξετε κάποια τιμή στην πρώτη αναπτυσσόμενη λίστα και να παρατηρήσετε τα αποτελέσματα που επιστρέφει το FILTER. Τέλεια! :)



4. Κάντε το εξαρτημένο drop down

Για να δημιουργήσετε τη δεύτερη πτυσσόμενη λίστα, ρυθμίστε τα κριτήρια επικύρωσης δεδομένων όπως ακριβώς κάνατε για την πρώτη πτυσσόμενη λίστα στο βήμα 2. Αλλά αυτή τη φορά, αναφερθείτε στο εύρος διαρροών που επιστρέφει η συνάρτηση FILTER: =$H$3#



Αυτό είναι! Η εξαρτώμενη από το Excel αναπτυσσόμενη λίστα σας είναι έτοιμη για χρήση.



Συμβουλές και σημειώσεις:

• Για να έχετε το περιλαμβάνονται νέες καταχωρήσεις στην αναπτυσσόμενη λίστα αυτόματα , διαμορφώστε τα δεδομένα της πηγής σας ως πίνακα του Excel. Ή μπορείτε να συμπεριλάβετε μερικά κενά κελιά στους τύπους σας, όπως φαίνεται σε αυτό το παράδειγμα.
• Εάν τα αρχικά σας δεδομένα περιέχουν κενά, μπορείτε να φιλτράρετε τα κενά με τη χρήση αυτής της λύσης.
• Προς αλφαβητική ταξινόμηση τα στοιχεία ενός αναπτυσσόμενου μενού, τυλίξτε τους τύπους σας στη συνάρτηση SORT όπως εξηγείται σε αυτό το παράδειγμα.

Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλή εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Στο προηγούμενο παράδειγμα, φτιάξαμε μια πτυσσόμενη λίστα που εξαρτάται από ένα άλλο κελί. Τι γίνεται όμως αν χρειάζεστε μια ιεραρχία πολλών επιπέδων, δηλαδή μια 3η πτυσσόμενη λίστα που εξαρτάται στη 2η λίστα, ή ακόμη και μια 4η πτυσσόμενη λίστα που εξαρτάται από την 3η λίστα. Είναι αυτό δυνατό; Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιονδήποτε αριθμό εξαρτημένων λιστών (έναν λογικό αριθμό, φυσικά :).

Για αυτό το παράδειγμα, έχουμε τοποθετήσει τα κράτη / επαρχίες στη στήλη C και τώρα θέλουμε να προσθέσουμε ένα αντίστοιχο αναπτυσσόμενο μενού στο G3:



Για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα πολλαπλών εξαρτήσεων στο Excel, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Ορίστε το πρώτο drop down

Η κύρια αναπτυσσόμενη λίστα δημιουργείται με τα ίδια ακριβώς βήματα όπως στο προηγούμενο παράδειγμα (βλ. βήματα 1 και 2 παραπάνω). Η μόνη διαφορά είναι η αναφορά του εύρους διαρροής που εισάγετε στο πεδίο Πηγή κουτί.

Αυτή τη φορά, ο τύπος UNIQUE βρίσκεται στο E8 και η κύρια αναπτυσσόμενη λίστα θα βρίσκεται στο E3. Έτσι, επιλέγετε το E3, κάνετε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων , και δώστε αυτή την αναφορά: =$E$8#



2. Διαμορφώστε το δεύτερο αναπτυσσόμενο μενού

Όπως ίσως παρατηρήσατε, τώρα η στήλη Β περιέχει πολλαπλές εμφανίσεις των ίδιων εξαγωγέων. Αλλά θέλετε μόνο μοναδικά ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα σας, σωστά; Για να αφήσετε έξω όλες τις διπλές εμφανίσεις, τυλίξτε τη συνάρτηση UNIQUE γύρω από τον τύπο FILTER και εισαγάγετε αυτόν τον ενημερωμένο τύπο στο F8:

=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

Όπου B3:B15 είναι τα δεδομένα πηγής για το δεύτερο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, A3:A15 είναι τα δεδομένα πηγής για το πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και E3 είναι το πρώτο αναπτυσσόμενο κελί.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη αναφορά εύρους διαρροής για τα κριτήρια επικύρωσης δεδομένων: =$F$8#



3. Ρυθμίστε το τρίτο αναπτυσσόμενο μενού

Για να συγκεντρώσετε τα στοιχεία για την 3η πτυσσόμενη λίστα, χρησιμοποιήστε τον τύπο FILTER με πολλαπλά κριτήρια. Το πρώτο κριτήριο ελέγχει ολόκληρο τον κατάλογο φρούτων σε σχέση με την τιμή που επιλέχθηκε στην 1η πτυσσόμενη λίστα (A3:A15=E3), ενώ το δεύτερο κριτήριο ελέγχει τον κατάλογο των εξαγωγέων σε σχέση με την επιλογή στην 2η πτυσσόμενη λίστα (B3:B15=F3). Ο πλήρης τύπος πηγαίνει στο G8:

=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

Εάν πρόκειται να προσθέσετε περισσότερα εξαρτημένα dropdowns (4ο, 5ο κ.λπ.), τότε το πιθανότερο είναι ότι η στήλη C θα περιέχει πολλαπλές εμφανίσεις του ίδιου στοιχείου. Για να αποτρέψετε τα αντίγραφα από το να εισέλθουν στον πίνακα προετοιμασίας και, κατά συνέπεια, στο 3ο dropdown, ενσωματώστε τον τύπο FILTER στη συνάρτηση UNIQUE όπως κάναμε στο προηγούμενο βήμα:

=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν ακόμη κανόνα επικύρωσης δεδομένων με αυτό το Πηγή αναφορά: =$G$8#



Η αναπτυσσόμενη λίστα πολλαπλών εξαρτημένων είναι έτοιμη να ξεκινήσει!



Συμβουλή. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να πάρετε αντικείμενα για επόμενα drop-downs Αν υποθέσουμε ότι η στήλη D περιέχει τα δεδομένα προέλευσης για την 4η αναπτυσσόμενη λίστα σας, μπορείτε να εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο H8 για να ανακτήσετε τα αντίστοιχα στοιχεία:

=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Μετά τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας, η πρώτη σας ανησυχία μπορεί να είναι το τι θα συμβεί όταν προσθέσετε νέα στοιχεία στα αρχικά δεδομένα. Θα ενημερωθεί αυτόματα η αναπτυσσόμενη λίστα; Εάν τα αρχικά δεδομένα σας είναι μορφοποιημένα ως πίνακας του Excel, τότε ναι, μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα που συζητήθηκε στα προηγούμενα παραδείγματα θα επεκταθεί αυτόματα χωρίς καμία προσπάθεια από την πλευρά σας, επειδή οι πίνακες του Excel είναι επεκτάσιμοι από τη φύση τους.

Δείτε επίσης: Βασικά στοιχεία του Google Sheets: επεξεργασία, εκτύπωση και λήψη αρχείων στο Google Sheets

Αν για κάποιο λόγο η χρήση ενός πίνακα του Excel δεν αποτελεί επιλογή, μπορείτε να κάνετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας επεκτάσιμη με αυτόν τον τρόπο:

• Προς να συμπεριλάβει νέα δεδομένα αυτόματα καθώς προστίθεται στη λίστα πηγής, προσθέστε μερικά επιπλέον κελιά στους πίνακες που αναφέρονται στους τύπους σας.
• Προς να αποκλείσει τα κενά κελιά , ρυθμίστε τους τύπους ώστε να αγνοούν τα κενά κελιά μέχρι να γεμίσουν.

Έχοντας αυτά τα δύο σημεία κατά νου, ας προσαρμόσουμε τους τύπους στον πίνακα προετοιμασίας δεδομένων μας. Οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων δεν απαιτούν καθόλου προσαρμογές.

Τύπος για το κύριο dropdown

Με τα ονόματα των φρούτων στα A3:A15, προσθέτουμε 5 επιπλέον κελιά στον πίνακα για να καλύψουμε πιθανές νέες εγγραφές. Επιπλέον, ενσωματώνουμε τη συνάρτηση FILTER στη UNIQUE για να εξάγουμε μοναδικές τιμές χωρίς κενά.

Δείτε επίσης: Συγχώνευση 2 φύλλων Google και ενημέρωση δεδομένων με βάση κοινές εγγραφές

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, ο τύπος στο G3 παίρνει αυτή τη μορφή:

=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

Τύπος για το εξαρτημένο dropdown

Ο τύπος στο G3 δεν χρειάζεται μεγάλη τροποποίηση - απλώς επεκτείνετε τους πίνακες με μερικά ακόμη κελιά:

=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

Το αποτέλεσμα είναι μια πλήρως δυναμική επεκτάσιμη εξαρτημένη αναπτυσσόμενη λίστα:



Πώς να ταξινομήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα αλφαβητικά

Θέλετε να ταξινομήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας αλφαβητικά χωρίς να καταφύγετε στα δεδομένα προέλευσης; Το νέο δυναμικό Excel διαθέτει μια ειδική λειτουργία και γι' αυτό! Στον πίνακα προετοιμασίας δεδομένων σας, απλά τυλίξτε τη συνάρτηση SORT γύρω από τους υπάρχοντες τύπους σας.

Οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων διαμορφώνονται ακριβώς όπως περιγράφεται στα προηγούμενα παραδείγματα.

Ταξινόμηση από το Α έως το Ω

Δεδομένου ότι η αύξουσα σειρά ταξινόμησης είναι η προεπιλεγμένη επιλογή, μπορείτε απλά να τοποθετήσετε τους υπάρχοντες τύπους σας στην περιοχή array όρισμα της SORT, παραλείποντας όλα τα άλλα ορίσματα που είναι προαιρετικά.

Για το κύριο dropdown (ο τύπος στο G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

Για το εξαρτημένο dropdown (ο τύπος στην Η3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

Έγινε! Και οι δύο αναπτυσσόμενες λίστες ταξινομούνται αλφαβητικά από το Α έως το Ω.



Για να ταξινομήσετε από το Z στο A

Για να ταξινομήσετε σε φθίνουσα σειρά, πρέπει να ορίσετε το 3ο όρισμα ( sort_order ) της συνάρτησης SORT σε -1.

Για το κύριο dropdown (ο τύπος στο G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

Για το εξαρτημένο dropdown (ο τύπος στην Η3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

Αυτό θα ταξινομήσει τόσο τα δεδομένα στον πίνακα προετοιμασίας όσο και τα στοιχεία στις αναπτυσσόμενες λίστες από το Ζ στο Α:



Αυτός είναι ο τρόπος δημιουργίας δυναμικής αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel με τη βοήθεια των νέων συναρτήσεων δυναμικής συστοιχίας. Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές μεθόδους, αυτή η προσέγγιση λειτουργεί τέλεια για καταχωρήσεις μίας και πολλών λέξεων και φροντίζει για τυχόν κενά κελιά. Σας ευχαριστούμε για την ανάγνωση και ελπίζουμε να σας δούμε στο ιστολόγιό μας την επόμενη εβδομάδα!

Βιβλίο ασκήσεων για κατέβασμα

Εξαρτώμενη από το Excel αναπτυσσόμενη λίστα (.xlsx αρχείο)