Opi miten viedä yhteystietoja Outlookista CSV tai PST-tiedoston: kaikki tai luokittain, henkilökohtaiset yhteystiedot tai Global Address List, Outlook Online tai työpöydän.

Olitpa sitten siirtymässä toiseen sähköpostipalveluun tai tekemässä säännöllistä varmuuskopiota Outlook-tiedoistasi, on ratkaisevan tärkeää siirtää kaikki yhteystiedot ilman epäonnistumisia. Tämä opetusohjelma opettaa sinulle muutamia helppoja tapoja viedä Outlookin yhteystietoja .csv- tai .pst-tiedostoksi, jotta voit myöhemmin tuoda ne minne tahansa tarvitset, kuten Excel, Google Docs, Gmail ja Yahoo.

Vihje: Jos sinulla on edessasi päinvastainen tehtävä, seuraavista ohjeista on apua:

• Yhteystietojen tuominen Outlookiin CSV- ja PST-tiedostosta
• Outlookin yhteystietojen tuominen Excelistä

Miten viedä Outlookin yhteystietoja CSV-tiedostoon

Microsoft Outlook tarjoaa erityisen ohjatun toiminnon, jonka avulla yhteystietojen vieminen CSV-muotoon on suoraviivaista ja nopeaa. Muutamalla napsautuksella saat osoitekirjasi .csv-muodossa, joka voidaan tuoda Exceliin, Google Docsiin ja moniin muihin taulukkolaskentasovelluksiin. Voit myös tuoda CSV-tiedoston Outlookiin tai muuhun sähköpostisovellukseen, kuten Gmailiin tai Yahooseen.

Voit viedä Outlookin yhteystietoja CSV:ksi seuraavasti:

1. Riippuen Outlook-versiosta, tee jokin seuraavista:
   • Outlookissa 2013 ja uudemmissa versioissa napsauta Tiedosto > Avaa ja vie > Tuonti/vienti .
   • Outlook 2010:ssä napsauta Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt > Vie .

   

2. The Tuonti ja vienti Ohjattu toiminto tulee näkyviin. Vie tiedostoon ja klikkaa Seuraava .

   

3. Valitse Pilkulla erotetut arvot ja klikkaa Seuraava .

   

4. Valitse kohdetilin alta Yhteystiedot kansioon ja napsauta Seuraava Jos sinulla on useita tilejä, saatat joutua selaamaan ylös- tai alaspäin löytääksesi haluamasi tilin.

   

5. Napsauta Selaa nappi.

   

6. Anna .csv-tiedostolle haluamasi nimi, esimerkiksi Outlook_yhteystiedot ja tallenna se mihin tahansa kansioon tietokoneellasi tai pilvitallennustilaan, kuten OneDriveen.

   

   Huomautus: Jos olet käyttänyt vientitoimintoa aiemmin, edellinen sijainti ja tiedostonimi tulevat automaattisesti näkyviin. Muista kirjoittaa eri tiedostonimi ennen kuin napsautat painiketta OK , ellet halua korvata olemassa olevaa tiedostoa.

7. Takaisin Vie tiedostoon ikkunassa, napsauta Seuraava .

   

8. Jos haluat aloittaa yhteystietojen viennin välittömästi, napsauta Viimeistely Huomaa kuitenkin, että näin siirretään paljon epäolennaisia tietoja (yhteensä 92 kenttää!), minkä seurauksena .csv-tiedostossasi on paljon tyhjiä soluja ja sarakkeita.

   Jos haluat mieluummin valita itse, mitä tietoja viet, valitse Kartan mukautetut kentät ja jatka seuraaviin vaiheisiin.

   

9. Vuonna Kartan mukautetut kentät ikkunassa, toimi seuraavasti:
   • Napsauta Selkeä kartta painiketta poistaa oletuskartan .
   • Etsi vasemmasta ruudusta tiedot, jotka haluat viedä ja vedä ne oikeaan ruutuun yksi kerrallaan.
   • Osoitteeseen järjestää uudelleen viedyt kentät (tulevan CSV-tiedoston sarakkeet), vedä kohteita ylös ja alas suoraan oikeassa ruudussa.
   • Osoitteeseen poista virheellisesti lisätyn kentän, vedä se takaisin vasempaan ruutuun.
   • Kun olet valmis, napsauta OK .

   

10. Takaisin Vie tiedostoon ikkunassa, napsauta Viimeistely Edistymisruutu osoittaa, että vientiprosessi on alkanut. Kun ruutu poistuu, prosessi on päättynyt.

Varmistaaksesi, että kaikki yhteystietosi on siirretty onnistuneesti, avaa juuri luotu CSV-tiedosto Excelissä tai muussa .csv-muotoa tukevassa ohjelmassa.

Vaikka Outlookin yhteystietojen vieminen sisäänrakennetun ohjatun toiminnon avulla on nopeaa ja helppoa, tällä menetelmällä on muutamia haittoja:

• Se mahdollistaa monien kenttien viennin, mutta ei kaikkien.
• Kartoitettujen kenttien suodattaminen ja uudelleenjärjestäminen voi olla aikaa vievää ja hankalaa.
• Se ei salli yhteystietojen vientiä luokittain.

Jos edellä mainitut rajoitukset ovat sinulle kriittisiä, kokeile seuraavassa jaksossa kuvattua WYSIWYG-menetelmää.

Kuinka viedä yhteystietoja Outlookista manuaalisesti

Toinen tapa viedä Outlookin yhteystietoja on vanha kunnon copy-paste-menetelmä. Tämän lähestymistavan tärkein etu on, että voit kopioida mikä tahansa kenttä joka on olemassa Outlookissa, ja näet visuaalisesti kaikki tiedot, joita viet.

Tässä ovat seuraavat vaiheet:

1. Napsauta navigointipalkissa Ihmiset kuvake.
2. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Nykyinen näkymä ryhmää, napsauta joko Puhelin tai Luettelo siirtyäksesi taulukkonäkymään.

   

3. Jos haluat viedä enemmän kenttiä kuin tällä hetkellä näytetään, siirry kohtaan Näytä tab> Järjestelyt ryhmä ja klikkaa Lisää sarakkeita .

   

4. Vuonna Näytä sarakkeet Valitse haluamasi kenttä vasemmasta ruudusta ja napsauta painiketta Lisää painiketta lisätäksesi sen oikeaan ruutuun.

   Saadaksesi vielä lisää sarakkeita valita, valitse Kaikki yhteystietokentät alkaen Valitse käytettävissä olevat sarakkeet pudotusvalikko.

   Osoitteeseen muuttaa sarakkeiden järjestystä mukautetussa näkymässä, käytä Siirry ylöspäin tai Siirry alaspäin painikkeita oikeassa ruudussa.

   Osoitteeseen poistaa sarakkeen , valitse se oikeasta ruudusta ja napsauta painiketta Poista nappi.

   Kun olet valmis, napsauta OK .

   

   Suurin osa työstä on tehty, ja sinun tarvitsee vain painaa paria pikanäppäintä tallentaaksesi työsi tuloksen.

   Katso myös: Ympyräviittaus Excelissä: miten löytää, ottaa käyttöön, käyttää tai poistaa
5. Voit kopioida näytetyt yhteystiedot seuraavasti:
   • Valitse kaikki yhteystiedot painamalla CTRL + A.
   • Paina CTRL + C kopioidaksesi valitut yhteystiedot leikepöydälle.
   • Avaa Excel tai jokin muu taulukkolaskentaohjelma, valitse vasemman yläkulman solu ja liitä kopioidut tiedot painamalla CTRL + V.
6. Jos aiot myöhemmin tuoda yhteystietosi Outlookiin, Gmailiin tai muuhun sähköpostipalveluun, tallenna Excel-työkirja .csv-tiedostoksi.

Siinä kaikki! Vaikka vaiheet saattavat näyttää paperilla hieman pitkiltä, käytännössä ne vievät vain muutaman minuutin.

Miten viedä Outlookin yhteystiedot PST-tiedostoon

Jos haluat siirtää yhteystietosi yhdestä Outlook-tilistä toiseen tai vanhasta tietokoneesta uuteen, helpoin tapa on viedä ne .pst-tiedostoon. Yhteystietojen lisäksi voit viedä myös sähköpostit, tapaamiset, tehtävät ja muistiinpanot kerralla.

Voit viedä yhteystiedot .pst-tiedostoon seuraavasti:

1. Valitse Outlookissa Tiedosto > Avaa ja vie > Tuonti/vienti .
2. Ensimmäisessä vaiheessa Tuonti ja vienti ohjatun toiminnon, valitse Vie tiedostoon ja klikkaa Seuraava .
3. Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) ja klikkaa Seuraava .

   

4. Valitse sähköpostitilisi alta Yhteystiedot kansioon ja varmista, että Sisällytä alikansiot ruutu on valittuna.

   

   Vihje. Jos haluat siirtää kaikki kohteet, etkä vain yhteystietoja, valitse vietävän sähköpostitilin nimi.

5. Klikkaa Selaa , valitse, mihin haluat tallentaa .pst-tiedoston, anna tiedostolle nimi ja napsauta sitten OK jatkaa.
6. Jos viet olemassa olevaan .pst-tiedostoon, valitse, miten käsittelet mahdollisia kaksoiskappaleita (oletusarvo on Korvaa kaksoiskappaleet viedyillä kohteilla vaihtoehto toimii hyvin useimmissa tapauksissa) ja napsauta Viimeistely .

   

7. Voit halutessasi syöttää salasanan .pst-tiedoston suojaamiseksi. Jos et halua salasanaa, valitse OK syöttämättä mitään.

Outlook aloittaa viennin välittömästi. Kuinka kauan se kestää, riippuu yleensä vietävien kohteiden määrästä.

Miten viedä Outlookin yhteystietoja luokittain

Kun sinulla on yhteystietoja eri kategorioissa, kuten yritys, henkilökohtainen jne., haluat ehkä viedä vain tietyn kategorian, etkä kaikkia yhteystietoja. Tämä voidaan tehdä kahdella eri tavalla.

Yhteystietojen vienti Outlookista Exceliin (.csv-tiedosto) luokittain

Voit viedä Outlookin yhteystietosi luokittain Exceliin tai muuhun ohjelmaan, joka sallii kopioinnin ja liittämisen, suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Näytä halutut yhteystiedot luettelonäkymässä. Jos haluat tehdä sen, suorita vaiheet 1-4, jotka on kuvattu kohdassa Outlookin yhteystietojen vieminen manuaalisesti.
2. On Näytä välilehdellä, kohdassa Järjestelyt ryhmää, napsauta Kategoriat Tämä ryhmittelee yhteystiedot kategorioittain alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti.

   

3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen luokan ryhmänimeä, jonka haluat viedä, ja valitse sitten Kopioi kontekstivalikosta:

   

4. Liitä kopioidut yhteystiedot Exceliin tai mihin tahansa haluamaasi paikkaan.

Vieminen useita luokkia Toista vaiheet 3 ja 4 kunkin luokan osalta tai käytä jotakin seuraavista vaihtoehdoista:

• Sen sijaan, että etsisit yhteystietoja luokittain (vaihe 2 edellä), lajittele luokittain. Tätä varten klikkaa yksinkertaisesti Kategoriat Valitse sen jälkeen yhteystiedot yhdestä tai useammasta luokasta hiirellä ja kopioi/liitä.
• Vie kaikki yhteystiedot Exceliin ja lajittele tiedot numeron mukaan. Kategoriat Poistetaan sitten epäolennaiset luokat tai kopioidaan kiinnostavat luokat uudelle arkille.

Vie Outlookin yhteystiedot .pst-tiedostoon luokittain

Kun viet yhteystietoja toisesta tietokoneesta tai eri Outlook-tililtä .pst-tiedostona, voit myös viedä luokkia. Sinun on kuitenkin nimenomaisesti kerrottava Outlookille, että se on mahdollista. Näin menetellään:

1. Aloita vientiprosessi suorittamalla vaiheet 1 - 3 kuvattu Vienti Outlookin yhteystiedot PST-tiedoston.
2. Vuonna Vie Outlookin datatiedosto Valitse Yhteystiedot-kansio ja napsauta painiketta Suodatin nappi.

   

3. Vuonna Suodatin valintaikkunassa, vaihda Lisää vaihtoehtoja välilehteä ja napsauta Luokat...

   

4. Vuonna Väriluokat valintaikkunassa, valitse kiinnostavat luokat ja napsauta sitten OK .

   

5. Takaisin Suodatin ikkunassa, napsauta OK.

   

6. Viimeistele prosessi suorittamalla vaiheet 5 - 7 alkaen Vienti Outlookin yhteystiedot PST-tiedostoon.

Huomautus: Molemmat edellä mainitut menetelmät vievät yhteystietoja valittuihin luokkiin, mutta kumpikaan ei pidä luokkien värejä. Kun olet tuonut yhteystiedot Outlookiin, sinun on määritettävä värit uudelleen.

Kuinka viedä yhteystietoja Outlook Online -palvelusta

Verkkopalvelun Outlookissa ja Outlook.comissa on sisäänrakennettu mahdollisuus viedä yhteystietoja .csv-tiedostoon. Näin se toimii:

1. Kirjaudu sisään Outlook on the web- tai Outlook.com-tilillesi.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Ihmiset :

Selaimestasi riippuen löydät ladatun version. contacts.csv tiedosto sivun painikkeesta tai saat kehotuksen avata se Excelissä. Kun olet avannut tiedoston, tallenna se tietokoneellesi tai pilvitallennustilaan.

Miten viedä maailmanlaajuinen osoiteluettelo (GAL) Outlookista

Vaikka voit helposti siirtää omat yhteystietokansiosi Outlookista, ei näytä olevan suoraa tapaa viedä organisaatiosi Exchange-pohjaisia yhteystietoluetteloita tai minkäänlaista Offline-osoitekirjaa. Voit kuitenkin lisätä Global Address List -osoiteluettelon kohteet henkilökohtaiseen Yhteystiedot-kansioon ja viedä sitten kaikki yhteystiedot. Voit tehdä sen suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Avaa Outlookin osoitekirja. Valitse tätä varten joko Osoitekirja on Etusivu välilehdellä, kohdassa Etsi ryhmä tai paina Ctrl+ Shift + B -näppäinyhdistelmää.
2. Vuonna Osoitekirja valintaikkunassa, valitse Globaali osoiteluettelo tai jokin muu Exchange-pohjainen osoiteluettelo.
3. Valitse yhteystiedot, jotka haluat viedä:
   • Valitse kaikki yhteystiedot , napsauta ensimmäistä kohdetta, pidä Shift-näppäintä painettuna ja napsauta sitten viimeistä kohdetta.
   • Valitse erityiset yhteydet , napsauta ensimmäistä kohdetta, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauta sitten muita kohteita yksi kerrallaan.
4. Napsauta valintaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää yhteystietoihin kontekstivalikosta.

Nyt mikään ei estä sinua viemästä kaikkia yhteystietojasi .csv- tai .pst-tiedostoon tavalliseen tapaan.

Vinkkejä:

• Jos haluat erottaa yleisen osoiteluettelon yhteystiedot henkilökohtaisista yhteystiedoistasi, voit siirtää omat yhteystietosi väliaikaisesti toiseen kansioon ennen edellä mainittujen vaiheiden suorittamista.
• Jos haluat viedä valtavan globaalin osoiteluettelon kokonaisuudessaan, Exchange-ylläpitäjäsi voi tehdä sen nopeammin suoraan Exchange-hakemistosta.

Näin viet yhteystietoja Outlookista. Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!