শেয়ারড ইমেল টেমপ্লেটগুলির সাথে পরিচিত হন

আসুন আমি তাদের জন্য কিছু স্পষ্টীকরণ দিয়ে শুরু করি যারা Ablebits এ নতুন এবং এটি কী তা বুঝতে পারছেন না। আমাদের দল সম্প্রতি আউটলুকের জন্য একটি নতুন টুল চালু করেছে এবং এটিকে শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেট বলে। এটা কি করছে? এটা আপনার সময় বাঁচায়! একই লেখা বারবার টাইপ বা কপি-পেস্ট করার দরকার নেই। আপনি শুধু শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেট চালান, পছন্দসই টেমপ্লেট নির্বাচন করুন এবং আপনার ইমেলে পেস্ট করুন। বিন্যাস সংরক্ষণ, হাইপারলিঙ্ক, ছবি বা সংযুক্তি যোগ করতে হবে? কোন সমস্যা নেই!

আরও, যেহেতু শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাড-ইন, আপনি একাধিক ডিভাইসে একই টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করতে পারেন, কোনও অক্ষর নষ্ট হবে না৷ এবং আপনি যদি অন্যদেরও একই টেমপ্লেটগুলিতে অ্যাক্সেস পেতে চান তবে আপনি একটি দল তৈরি করতে পারেন এবং অন্যদের সাথে আপনার টেমপ্লেটগুলি ভাগ করতে পারেন৷

যেমন আমরা আজ ছবিগুলির কথা বলছি, আমি আপনাকে একটি উদাহরণ দিই৷ যেহেতু আমরা এখন ছুটির দ্বারপ্রান্তে আছি, তাই আপনার সমস্ত পরিচিতিদের কাছে একটি ক্রিসমাস নিউজলেটার পাঠানো হবে৷ আপনি কি একই টেক্সট বারবার পেস্ট এবং সম্পাদনা করতে চানপ্রতিটি ইমেইলে? অথবা আপনি একটি পেস্ট আইকনে আঘাত করবেন যাতে প্রয়োজনীয় পাঠ্য, বিন্যাস এবং অবশ্যই, একটি ক্রিসমাসসি পোস্ট কার্ড যোগ করা যায়? দেখুন, একটি প্রাক-সংরক্ষিত টেমপ্লেট একটি ক্লিকে একটি রেডি-টু-সেন্ড ইমেল তৈরি করে:

আপনি যদি মনে করেন এটি আপনার জন্য খুব কঠিন এবং আপনি এটি আরও ভাল করবেন সেকেলে উপায়, এই নিবন্ধটি আপনার সময় কয়েক মিনিট দিন. আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনি অবাক হয়ে যাবেন এটি কতটা সহজ ;)

OneDrive-এ কীভাবে আপনার ছবি রাখবেন

আপনি শেয়ার করা ইমেলে ব্যবহার করতে পারেন এমন ছবিগুলির অবস্থান সম্পর্কে ভাবছেন টেমপ্লেট। আমি আপনাকে এটিতে এবং নিম্নলিখিত টিউটোরিয়ালগুলিতে সম্ভাব্য সমস্ত স্টোরেজ এবং স্থানগুলি সম্পর্কে বলব যাতে আপনি এমন একটি বেছে নিতে পারেন যা আপনার জন্য আরও উপযুক্ত৷

আমি OneDrive দিয়ে শুরু করতে চাই৷ আমার বিনীত মতামত, এটি আপনার টেমপ্লেটে একটি ছবি এম্বেড করার এবং প্রয়োজনে আপনার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করার সবচেয়ে সহজ প্ল্যাটফর্ম। আপনি যদি OneDrive-এ নতুন হন এবং এই প্ল্যাটফর্মটি কী এবং আপনার কী করা উচিত তা সম্পর্কে কোনো ধারণা না থাকলে, কোনো সমস্যা নেই। আমি আপনার জন্য একটি ছোট নির্দেশিকা প্রস্তুত করেছি যা OneDrive-এর সাথে পরিচিত হতে এবং এটিকে আমার মতোই উপভোগ করতে সাহায্য করবে।

তবে, আপনি যদি OneDrive-এ একজন পেশাদারের মতো অনুভব করেন, প্রথম দুটি বিভাগ এড়িয়ে যান এবং লাফ দিন টেমপ্লেট তৈরি করার অধিকার ;)

প্রথমে, আসুন আপনার OneDrive খুলি। Office.com-এ যান এবং সাইন ইন করুন। তারপর অ্যাপ লঞ্চার আইকনে ক্লিক করুন এবং OneDrive:

টিপ বেছে নিন। আমি আপনাকে সব ফাইল স্থাপন করার সুপারিশ করবআপনি একটি ফোল্ডারে শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করতে যাচ্ছেন। এটি আপনাকে দ্রুত তাদের সনাক্ত করতে সাহায্য করবে (উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি তাদের একটি প্রতিস্থাপন করতে চান) এবং প্রয়োজনে অন্য লোকেদের সাথে ভাগ করুন৷

আপনার OneDrive-এ ছবি সহ একটি ফোল্ডার রাখার 2টি উপায় রয়েছে:

• একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন এবং তারপরে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি দিয়ে এটি পূরণ করুন:

আপলোড টিপুন -> ফোল্ডার , আপনার পিসিতে প্রয়োজনীয় ফোল্ডারের জন্য ব্রাউজ করুন এবং খুলুন ক্লিক করুন:

এক মুহূর্তের মধ্যে, নির্বাচিত ফাইল(গুলি) হয়ে যাবে আপনার OneDrive-এ যোগ করা হয়েছে। এখন আপনার ফাইলগুলো OneDrive-এ আছে। দেখা? সহজ ! :)

আরো তথ্যের জন্য, অনুগ্রহ করে দেখুন:

• কিভাবে OneDrive-এর সাথে নিরাপদে ফাইল শেয়ার করবেন
• কীভাবে OneDrive-এ শেয়ার করা ফাইল দেখতে পাবেন এবং শেয়ার করা বন্ধ করবেন

একটি দলের সাথে OneDrive ফোল্ডারটি শেয়ার করুন

আপনি যদি চান যে আপনার সতীর্থরা কিছু ছবির সাথে টেমপ্লেট ব্যবহার করুক, তাহলে আপনাকে শুধুমাত্র টেমপ্লেট নয়, ছবিগুলিও শেয়ার করতে হবে৷ চলুন আপনার ছবি শেয়ার করা যাক:

1. আপনার OneDrive-এর একটি ফোল্ডারে সাধারণ টেমপ্লেটে যে ফাইলগুলি ব্যবহার করতে হবে সেগুলিকে একত্রিত করুন, এটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন :<নির্বাচন করুন 9>

নোট টিপুন। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এই ড্রিলটি আপনার ব্যক্তিগত OneDrive অ্যাকাউন্টের জন্য কাজ করবে না। আপনাকে আপনার কর্পোরেট OneDrive-এ ফাইলগুলি রাখতে এবং শেয়ার করতে হবে যেগুলিতে আপনি এবং আপনার সহকর্মীদের অ্যাক্সেস রয়েছে৷

আপনি অন্যদের সাথে যে ফোল্ডারগুলি শেয়ার করেছেন সেগুলিকে একজন ব্যক্তির একটি ছোট আইকন দিয়ে চিহ্নিত করা হয়েছে:

যদি আপনিই কেউ ফাইল/ফোল্ডার শেয়ার করেছেন, তাহলে আপনি' আপনার OneDrive-এর শেয়ার করা বিভাগে সেগুলি দেখতে পাবেন:

এখন আপনি সবচেয়ে সহজ অংশের জন্য প্রস্তুত৷ আসুন আপনার ইমেল টেমপ্লেটগুলিতে একটি ছবি সন্নিবেশ করান৷

একটি Outlook বার্তায় OneDrive থেকে কীভাবে একটি ছবি ঢোকাবেন

যেমন আপনি প্রস্তুত - আপনি আপনার ফাইলগুলি আপনার OneDrive-এ পেয়েছেন এবং প্রয়োজনীয় ফোল্ডারগুলি রয়েছে প্রয়োজনীয় লোকদের সাথে ভাগ করা হয়েছে - আসুন আপনার টেমপ্লেটগুলিতে সেই চিত্রগুলি যুক্ত করি। আমরা এই ধরনের ক্ষেত্রে একটি বিশেষ ম্যাক্রো প্রবর্তন করেছি - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - যা আপনার OneDrive থেকে সরাসরি একটি আউটলুক বার্তায় নির্বাচিত ফটো পেস্ট করবে৷ আসুন ধাপে ধাপে যাই:

1. শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেট চালান এবং একটি নতুন টেমপ্লেট তৈরি করুন৷
2. ম্যাক্রো সন্নিবেশ করুন ড্রপডাউন তালিকা খুলুন এবং ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE নির্বাচন করুন :

আপনি আপনার টেমপ্লেটে এলোমেলো অক্ষরগুলির একটি সেট সহ ম্যাক্রো ঢোকানো দেখতে পাবেন বর্গাকার বন্ধনী। কোন ত্রুটি, ভুল বা বাগ নেই, কিছু সম্পাদনা করার প্রয়োজন নেই :) এটি আপনার OneDrive-এ এই ফাইলটির একটি অনন্য পথ।

যদিও স্কয়ারের পাঠ্য ম্যাক্রোর বন্ধনীগুলি অদ্ভুত দেখাচ্ছে, একটি টেমপ্লেট পেস্ট করার সময় আপনি একটি সম্পূর্ণ স্বাভাবিক ছবি পাবেন৷

টিপস এবং নোটগুলি

কিছু ​​গুরুত্বপূর্ণ দিক রয়েছে আমি নির্দেশ করা উচিত. প্রথমত, আপনি প্রতিবার ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] ম্যাক্রো দিয়ে একটি টেমপ্লেট তৈরি বা সন্নিবেশ করার সময় আপনাকে আপনার OneDrive অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করতে হবে। যদিও আপনি OneDrive অ্যাপে সাইন ইন করেছেন। আমি জানি, এটা বিরক্তিকর কিন্তু মাইক্রোসফট আপনার নিরাপত্তা নিয়ে অনেক চিন্তিত এবং এখনও সিঙ্গেল সাইন-অন ফিচার বাস্তবায়ন করতে যাচ্ছে না।

এছাড়াও, সব ইমেজ ফরম্যাট সমর্থিত নয়। আমাদের ভাগ করা ইমেল টেমপ্লেটগুলিতে আপনি যে ফর্ম্যাটগুলি ব্যবহার করতে পারেন তার তালিকা এখানে রয়েছে: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg৷ এছাড়াও, একটি ফাইলের জন্য 4 Mb এর সীমাবদ্ধতা রয়েছে। যদি আপনার ছবিগুলি সেই মানদণ্ডের সাথে মেলে না, তবে সেগুলি বেছে নেওয়ার জন্য একটি তালিকায় পাওয়া যাবে না৷

টিপ৷ আপনি যদি ভুল অ্যাকাউন্ট বেছে নিয়ে থাকেন, তাহলে অ্যাড-ইন বন্ধ করে একেবারে শুরু থেকে শুরু করার দরকার নেই। শুধু ক্লিক করুনআপনার OneDrive অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে স্যুইচ করতে নীল ক্লাউড আইকনে:

দয়া করে মনে রাখবেন যে আপনি যদি টেমপ্লেটের একটি সেট তৈরি করেন এবং আপনার দলের বাকিদের সাথে সেগুলি ভাগ করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে আপনি' আপনার সতীর্থদের আপনার OneDrive ফোল্ডারে অ্যাক্সেস প্রদান করতে হবে। আমি আপনার জন্য এই কেসটি কভার করেছি, আপনি যদি এটি মিস করেন তবে স্ক্রোল করুন৷

ধরা যাক আপনি ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] দিয়ে কয়েকটি টেমপ্লেট তৈরি করেছেন কিন্তু বাকি দলের সাথে OneDrive ফোল্ডারটি ভাগ করতে ভুলে গেছেন৷ আপনি কোনো সমস্যা ছাড়াই এই ধরনের একটি টেমপ্লেট পেস্ট করতে সক্ষম হবেন কিন্তু পেস্ট করার সময় অ্যাড-ইন আপনাকে একটি বিজ্ঞপ্তি দেখাবে:

কোন চিন্তা নেই, এটি শুধুমাত্র একটি অনুস্মারক যে এটি নির্দিষ্ট ফাইলটি শুধুমাত্র আপনার জন্য উপলব্ধ এবং যেহেতু অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে এটি ভাগ করা নেই, তারা এটি সন্নিবেশ করতে সক্ষম হবে না। ক্লোজ ক্লিক করার পরেই আপনি এই ছবিটি পেস্ট করবেন। যাইহোক, যে ব্যবহারকারী এই টেমপ্লেটটি ব্যবহার করার চেষ্টা করবেন তারা নিম্নলিখিত ত্রুটিটি পাবেন:

আমি বিশ্বাস করি এই সমস্যাটি কীভাবে সমাধান করবেন তা বলার প্রয়োজন নেই ;)

টিপ। আপনি প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য পৃথকভাবে ছবি যোগ করতে পারেন। অবিশ্বাস্য শোনাচ্ছে? শুধু এটি পরীক্ষা করে দেখুন: বর্তমান ব্যবহারকারীর জন্য কীভাবে গতিশীল আউটলুক ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করবেন।

আমি আপনাকে OneDrive থেকে ছবি সন্নিবেশ করার বিষয়ে বলতে চেয়েছিলাম। আমি আশা করি টিউটোরিয়ালের এই অংশটি পরিষ্কার এবং সহায়ক ছিল এবং আপনি আমাদের শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলির সরলতা এবং সুবিধা উপভোগ করবেন। নির্দ্বিধায় ইনস্টল করুনএটি Microsoft স্টোর থেকে এবং অনুশীলনে আপনার নতুন জ্ঞান প্রয়োগ করুন ;)

কোন প্রশ্ন থাকলে, অনুগ্রহ করে মন্তব্য বিভাগে জিজ্ঞাসা করুন। আমি সাহায্য করতে পেরে খুশি হব!