В урока е обяснено как да премахвате празни пространства в Excel с помощта на формули и инструмента Text Toolkit. Ще научите как да премахвате водещи и следващи пространства в клетка, да премахвате допълнителни интервали между думите, да се отървавате от бяло пространство без прекъсване и непечатни символи.

Какъв е най-големият проблем с интервалите? Те често са невидими за човешкото око. Внимателният потребител понякога може да забележи водещ интервал, който се крие пред текста, или няколко допълнителни интервала между думите. Но няма начин да се забележат последващите интервали, тези, които не се виждат в края на клетките.

Това нямаше да е голям проблем, ако допълнителните интервали просто си стояха наоколо, но те объркват формулите ви. Въпросът е, че две клетки, съдържащи един и същ текст с и без интервали, дори ако това е само един символ интервал, се считат за различни стойности. Така че може да си блъскате главата, опитвайки се да разберете защо очевидно правилна формула не може да съответства на два привидно еднакви записа.

Сега, когато сте напълно наясно с проблема, е време да намерите решение. Има няколко начина за премахване на интервали от низ и този урок ще ви помогне да изберете техниката, която е най-подходяща за конкретната задача и типа данни, с които работите.

Как да премахнете празните пространства в Excel - водещи, следващи, между думи

Ако наборът ви от данни съдържа излишни интервали, функцията TRIM на Excel може да ви помогне да ги изтриете всички наведнъж - водещи, следващи и множество междинни интервали, с изключение на единичен символ за интервал между думите.

Обикновената формула TRIM е проста:

=TRIM(A2)

Където A2 е клетката, от която искате да изтриете интервалите.

Както е показано на следващата екранна снимка, формулата TRIM на Excel успешно елиминира всички интервали преди и след текста, както и последователните интервали в средата на даден низ.

И сега трябва само да замените стойностите в оригиналната колона с подрязани стойности. Най-лесният начин да направите това е като използвате Специално поставяне > Стойности , подробни инструкции можете да намерите тук: Как да копирате стойности в Excel.

Освен това можете да използвате функцията TRIM на Excel, за да премахнете само начални интервали , като запазва всички интервали в средата на текстовия низ непокътнати. Примерът за формулата е тук: Как да отрежете водещите интервали в Excel (ляво подрязване).

Как да изтриете прекъсвания на редове и непечатни символи

Когато импортирате данни от външни източници, се появяват не само допълнителни интервали, но и различни непечатни символи, като например връщане на карета, подаване на ред, вертикален или хоризонтален табулатор и др.

Функцията TRIM може да премахва бели полета, но не може да премахва непечатни символи. Технически функцията TRIM на Excel е проектирана да премахва само стойност 32 в 7-битовата система ASCII, която е символът интервал.

За да премахнете интервалите и непечатащите символи в даден низ, използвайте TRIM в комбинация с функцията CLEAN. Както подсказва името ѝ, CLEAN е предназначена за почистване на данни и може да изтрие всички първи 32 непечатащи символа в 7-битовия ASCII набор (стойности от 0 до 31), включително прекъсване на реда (стойност 10).

Ако приемем, че данните, които трябва да бъдат изчистени, се намират в клетка А2, формулата е следната:

=TRIM(CLEAN(A2))

Ако формулата Trim/Clean съединява съдържанието на няколко реда без интервали, можете да поправите това, като използвате една от тези техники:

• Използвайте функцията "Replace All" (Замяна на всички) на Excel: в полето "Find what" (Намери какво) въведете връщане на карета, като натиснете клавишната комбинация Ctrl+J; а в полето "Replace with" (Замяна с) въведете интервал. Замяна на всички ще замени всички прекъсвания на редовете в избрания диапазон с интервали.
• Използвайте следната формула, за да замените символите Carriage Return (стойност 13) и Line Feed (стойност 10) с интервали:

  =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(13)," "), CHAR(10), " ")

За повече информация вижте Как да премахнете връщането на карета (прекъсването на реда) в Excel.

Как да премахнете непрекъсваемите интервали в Excel

Ако след използването на формулата TRIM & CLEAN все още има някои упорити интервали, най-вероятно сте копирали/внесли данните отнякъде и са се промъкнали няколко нечленоразделни интервала.

За да се отървете от нечленоразделните интервали (html символ ), заменете ги с обикновени интервали и след това ги премахнете с функцията TRIM:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), " "))

За да разберем по-добре логиката, нека да разделим формулата:

• Непрекъснатият символ има стойност 160 в 7-битовата система ASCII, така че можете да го определите чрез формулата CHAR(160).
• Функцията SUBSTITUTE се използва за превръщане на нечупливи интервали в обикновени интервали.
• И накрая вграждате оператора SUBSTITUTE във функцията TRIM, за да премахнете преобразуваните интервали.

Ако работният ви лист съдържа и непечатни символи, използвайте функцията CLEAN заедно с TRIM и SUBSTITUTE, за да се отървете от интервалите и нежеланите символи с един замах:

=TRIM(CLEAN((SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))))

Следващата снимка на екрана показва разликата:

Как да изтриете определен непечатен символ

Ако връзката между трите функции, разгледани в горния пример (TRIM, CLEAN и SUBSTITUTE), не е успяла да премахне интервалите или непечатащите символи във вашия лист, това означава, че тези символи имат ASCII стойности, различни от 0 до 32 (непечатащи символи) или 160 (нечуплив интервал).

В този случай използвайте функцията CODE, за да определите стойността на символа, след което използвайте SUBSTITUTE, за да го замените с обикновен интервал, и TRIM, за да премахнете интервала.

Ако приемете, че интервалите или други нежелани символи, от които искате да се отървете, се намират в клетка А2, напишете 2 формули:

1. В клетка B2 открийте проблемната стойност на символа, като използвате една от следните функции CODE:
   • Водещ интервал или непечатен символ в началото на низа:

     =КОД(LEFT(A2,1))

   • Завършващ интервал или непечатен символ в края на низа:

     =КОД(RIGHT(A2,1))

   • Интервал или непечатен символ в средата на низа, където n е позицията на проблемния символ:

     =CODE(MID(A2, n , 1)))

   В този пример имаме неизвестен непечатен символ в средата на текста, на 4-та позиция, и определяме стойността му с тази формула:

   =КОД(MID(A2,4,1))

   Функцията CODE връща стойност 127 (вижте снимката по-долу).

   Вижте също: Как да идентифицирате дубликати в Excel: намиране, подчертаване, броене, филтриране
2. В клетка C2 замествате CHAR(127) с обикновен интервал (" ") и след това изрязвате този интервал:

   =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "))

Резултатът трябва да изглежда по подобен начин:

Ако данните ви съдържат няколко различни непечатащи знака, както и непрекъсващи интервали, можете да вложите две или повече функции SUBSTITUTE, за да премахнете всички нежелани знакови кодове едновременно:

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, CHAR(127), " "), CHAR(160), " "))))

Как да премахнете всички интервали в Excel

В някои ситуации може да искате да премахнете абсолютно всички бели полета в клетката, включително единичните полета между думите или числата. Например, когато сте импортирали числова колона, в която са използвани полета като разделители за хиляди, което улеснява четенето на големи числа, но пречи на формулите да се изчисляват.

За да изтриете всички интервали наведнъж, използвайте SUBSTITUTE, както е обяснено в предишния пример, с единствената разлика, че заменяте символа за интервал, върнат от CHAR(32), с нищо (""):

=SUBSTITUTE(A2, CHAR(32), "")

Или можете просто да въведете интервал (" ") във формулата, както е показано по-долу:

=SUBSTITUTE(A2," ","")

След това заменете формулите със стойности и числата ви ще се изчисляват правилно.

Как да преброим интервалите в Excel

Преди да премахнете интервалите от дадена клетка, може да ви е интересно да разберете колко от тях има в действителност.

За да получите общия брой на интервалите в дадена клетка, направете следното:

• Изчисляване на дължината на целия низ с помощта на функцията LEN: LEN(A2)
• Заместване на всички интервали с нищо: SUBSTITUTE(A2," ","")
• Изчисляване на дължината на низа без интервали: LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))
• Извадете дължината на низ без пространство от общата дължина.

Ако приемем, че оригиналният текстов низ се намира в клетка А2, пълната формула е следната:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

За да разберете колко допълнителни пространства в клетката, изчислете дължината на текста без допълнителните интервали и я извадете от общата дължина на низа:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Следващата снимка на екрана демонстрира двете формули в действие:

След като вече знаете колко интервала съдържа всяка клетка, можете спокойно да изтриете допълнителните интервали с помощта на формулата TRIM.

Премахване на интервали и почистване на данни без формули

Както вече знаете, много допълнителни интервали и други нежелани символи могат да се крият незабелязано във вашите листове, особено ако импортирате данните си от външни източници. Знаете също така как да изтриете интервалите в Excel с формула. Разбира се, научаването на няколко формули е добро упражнение за усъвършенстване на уменията ви, но може да отнеме много време.

Потребителите на Excel, които ценят времето си и оценяват удобството, могат да се възползват от текстовите инструменти, включени в нашия Ultimate Suite for Excel. Един от тези удобни инструменти позволява премахване на интервали и непечатни символи с едно щракване на бутона.

След като бъде инсталиран, Ultimate Suite добавя няколко полезни бутона към лентата на Excel, като например Места за подстригване , Премахване на символите , Конвертиране на текст , Ясно форматиране и още няколко.

Когато искате да премахнете празните места в листовете на Excel, изпълнете тези 4 бързи стъпки:

1. Изберете клетките (диапазон, цяла колона или ред), в които искате да изтриете допълнителните интервали.
2. Щракнете върху Места за подстригване на бутона Данни от Ablebits таб.
3. Изберете една или няколко опции:
   • Премахване на водещ и завършващ пространства
   • Трим допълнително интервали между думите до един
   • Изтриване на без прекъсване пространства ( )
4. Щракнете върху Трим бутон.

Готово! Всички допълнителни интервали се изтриват с едно кликване.

Ето как можете бързо да премахвате интервали в клетките на Excel. Ако сте любопитни да проучите други възможности, можете да изтеглите версия за оценка на Ultimate Suite. Благодаря ви, че прочетохте, и с нетърпение очаквам да ви видя в нашия блог следващата седмица!