В урока са обяснени основите на настройките на изчисленията в Excel и как да ги конфигурирате, за да преизчислявате формулите автоматично и ръчно.

За да можете да използвате ефективно формулите на Excel, трябва да разбирате как Microsoft Excel извършва изчисленията. Има много подробности, които трябва да знаете за основните формули на Excel, функциите, реда на аритметичните операции и т.н. По-малко известни, но не по-малко важни са "фоновите" настройки, които могат да ускорят, забавят или дори да спрат изчисленията в Excel.

Като цяло има три основни настройки за изчисления в Excel, които трябва да познавате:

Режим на изчисление - дали формулите на Excel се преизчисляват ръчно или автоматично.

Итерация - броят на преизчисляванията на формулата, докато не бъде изпълнено определено цифрово условие.

Прецизност - степента на точност на дадено изчисление.

В този урок ще разгледаме отблизо как работи всяка от горните настройки и как да ги променим.

Автоматично изчисление в Excel срещу ръчно изчисление (режим на изчисление)

Тези опции контролират кога и как Excel преизчислява формулите. Когато за първи път отворите или редактирате работна книга, Excel автоматично преизчислява тези формули, чиито зависими стойности (клетки, стойности или имена, към които се препраща във формулата) са се променили. Можете обаче да промените това поведение и дори да спрете изчисленията в Excel.

Как да промените опциите за изчисление в Excel

В лентата на Excel отидете в Формули tab> Изчисление щракнете върху групата Опции за изчисление и изберете една от следните опции:

Автоматичен (по подразбиране) - указва на Excel автоматично да преизчислява всички зависими формули всеки път, когато се промени някоя стойност, формула или име, посочени в тези формули.

Автоматично освен за таблици с данни - автоматично преизчисляване на всички зависими формули, с изключение на таблиците с данни.

Моля, не бъркайте таблиците на Excel ( Вмъкване на > Таблица ) и таблици с данни, които оценяват различни стойности за формулите ( Данни > Анализ "какво ще стане, ако > Таблица с данни ). Тази опция спира автоматичното преизчисляване само на таблиците с данни, а обикновените таблици на Excel ще продължат да се изчисляват автоматично.

Ръководство - изключва автоматичното изчисление в Excel. Отворените работни книги ще бъдат преизчислени само когато изрично го направите, като използвате един от тези методи.

Освен това можете да промените настройките на изчисленията в Excel чрез Опции на Excel :

• В Excel 2010, Excel 2013 и Excel 2016 отидете на Файл > Опции > Формули > Опции за изчисление секция> Изчисляване на работната книга .
• В Excel 2007 щракнете върху Бутон на офиса > Опции на Excel > Формули > Изчисляване на работната книга .
• В Excel 2003 щракнете върху Инструменти > Опции > Изчисление > Изчисление .

Съвети и бележки:

1. Избор на Ръководство изчисление (в лентата или в Excel Options) автоматично проверява Преизчисляване на работната книга преди запазване Ако работната ви книга съдържа много формули, може да искате да премахнете тази отметка, за да запазите работната книга по-бързо.
2. Ако изведнъж формулите ви в Excel спря да изчислява , отидете на Опции за изчисление и се уверете, че Автоматичен Ако това не помогне, разгледайте тези стъпки за отстраняване на неизправности: Excel формулите не работят, не се актуализират, не се изчисляват.

Как да наложите преизчисляване в Excel

Ако сте изключили автоматичното изчисление в Excel, т.е. сте избрали Ръководство можете да накарате Excel да преизчисли, като използвате един от следните методи.

Ръчно преизчисляване всички отворени работни листове и да актуализирате всички отворени графични листове, отидете в Формули tab> Изчисление и щракнете върху Изчислете сега бутон.

За преизчисляване само на активен работен лист както и всички диаграми и таблици с диаграми, свързани с него, отидете в Формули tab> Изчисление и щракнете върху Изчисляване на лист бутон.

Друг начин за ръчно преизчисляване на работните листове е с помощта на бързи клавишни комбинации :

• F9 преизчислява формулите във всички отворени работни книги, но само тези формули, които са се променили след последното изчисление, и формулите, които зависят от тях.
• Shift + F9 преизчислява променените формули само в активния работен лист.
• Ctrl + Alt + F9 принуждава Excel да преизчисли абсолютно всички формули във всички отворени работни книги, дори и тези, които не са били променяни. Когато имате усещането, че някои формули показват неверни резултати, използвайте тази клавишна комбинация, за да се уверите, че всичко е преизчислено.
• Ctrl + Shift + Alt + F9 първо проверява формулите, зависещи от други клетки, и след това преизчислява всички формули във всички отворени работни книги, независимо дали те са се променили след последното изчисление или не.

Итеративно изчисление в Excel

Microsoft Excel използва итерация (повтарящо се изчисление), за да изчислява формули, които се отнасят обратно към собствените си клетки, което се нарича кръгови препратки. Excel не изчислява такива формули по подразбиране, тъй като кръговата препратка може да се повтаря безкрайно, създавайки безкраен цикъл. За да разрешите кръговите препратки в работните си листове, трябва да посочите колко пъти искате дадена формула да се преизчислява.

Как да разрешите и контролирате итеративното изчисление в Excel

За да включите итеративното изчисление в Excel, направете едно от следните действия:

• В Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010 отидете на Файл > Опции> Формули и изберете Активиране на итеративно изчисление отметка в полето Опции за изчисление
• В Excel 2007 щракнете върху Офис бутон > Опции на Excel > Формули > Област на итерация .
• В Excel 2003 и по-ранни версии отидете на Меню > Инструменти > Опции > Изчисление tab> Итеративно изчисление .

За да промените броя на преизчисляванията на формулите на Excel, конфигурирайте следните настройки:

• В Поле Максимални итерации, Въведете максималния брой позволени итерации. Колкото по-голям е този брой, толкова по-бавно се преизчислява работният лист.
• В Максимална промяна полето, въведете максималния размер на промяната между преизчислените резултати. Колкото по-малко е числото, толкова по-точен е резултатът и толкова по-дълго се преизчислява работният лист.

Настройките по подразбиране са 100 за Максимален брой итерации , и 0,001 за Максимална промяна . Това означава, че Excel ще спре да преизчислява формулите ви или след 100 итерации, или след промяна под 0,001 между итерациите, което от двете настъпи първо.

След като сте конфигурирали всички настройки, щракнете върху ОК за да запазите промените и да затворите Опции за Excel диалогов прозорец.

Прецизност на изчисленията в Excel

По подразбиране Microsoft Excel изчислява формулите и съхранява резултатите с точност до 15 значещи цифри. Можете обаче да промените това и да накарате Excel да използва показаната стойност вместо съхранената, когато преизчислява формулите. Преди да направите промяната, моля, уверете се, че напълно разбирате всички възможни последствия.

В много случаи стойността, показана в клетката, и основната стойност (съхранената стойност) са различни. Например можете да покажете една и съща дата по няколко начина: 1/1/2017 , 1-Jan-2017 и дори януари-17 г. в зависимост от това какъв формат на датата сте настроили за клетката. Независимо от това как се променя стойността на дисплея, съхранената стойност остава същата (в този пример това е поредният номер 42736, който представлява 1 януари 2017 г. във вътрешната система на Excel). И Excel ще използва тази съхранена стойност във всички формули и изчисления.

Понякога разликата между показаните и съхранените стойности може да ви накара да мислите, че резултатът от дадена формула е грешен. Например, ако въведете числото 5,002 в една клетка, 5,003 в друга клетка и изберете да показвате само 2 знака след десетичната запетая в тези клетки, Microsoft Excel ще покаже 5,00 и в двете. След това съберете тези числа и Excel ще върне 10,01, защото изчислява съхранените стойности.(5.002 и 5.003), а не показаните стойности.

Избор на Прецизност, както е показано Опцията ще накара Excel да промени трайно запаметените стойности в показаните стойности и горното изчисление ще върне 10,00 (5,00 + 5,00). Ако по-късно искате да изчислите с пълна точност, няма да е възможно да възстановите първоначалните стойности (5,002 и 5,003).

Ако имате дълга верига от зависими формули (някои формули правят междинни изчисления, използвани в други формули), крайният резултат може да става все по-неточен. За да избегнете този "кумулативен ефект", е логично да промените показаните стойности чрез потребителски формат на числата в Excel вместо Прецизност, както е показано .

Например, можете да увеличите или намалите броя на показани десетични знаци като щракнете върху съответния бутон в Начало в раздела Номер група:

Как да зададете точността на изчисленията, както е показано

Ако сте сигурни, че показаната точност ще осигури желаната точност на вашите изчисления в Excel, можете да я включите по този начин:

1. Щракнете върху Файл tab> Опции и изберете Разширен категория.
2. Превъртете надолу до При изчисляването на тази работна книга и изберете работната книга, за която искате да промените точността на изчисленията.
3. Проверете Задаване на точността, както е показано кутия.
4. Щракнете върху OK.

Ето как се конфигурират настройките за изчисление в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!