В това ръководство ще видите как с няколко кликвания да попълните таблица на Outlook с данни от различни набори от данни. Ще ви покажа как да ги свържете правилно с помощта на Шаблони за споделени имейли.

Колкото и нереално да звучи за момента, толкова лесно ще стане, след като приключите с четенето на този урок :)

Най-напред бих искал да отделя малко време, за да направя малко въведение за новодошлите в блога ни и да разкажа няколко думи за нашето приложение Shared Email Templates (Споделени имейл шаблони) за Outlook. С тази удобна добавка ще увеличите значително производителността и кореспонденцията си по електронна поща. Ще разполагате с личните си или споделени предварително запазени шаблони, които с едно кликване ще се превърнат в готови за изпращане имейли. Не се притеснявайте за хипервръзките,оцветяване или друг вид форматиране, всичко ще бъде запазено.

Можете да инсталирате Шаблони за споделени имейли на своя компютър, Mac или таблет с Windows директно от Microsoft Store и да проверите функционалността му за личните си случаи на употреба. Нашите ръководства в Docs и разнообразни статии в блога ще ви помогнат да получите пълна представа за функционалността на инструмента и ще ви насърчат да ги превърнете в част от работния си процес ;)

Как да попълним няколко реда на таблицата от един ред на набор от данни

За да ви покажа как да попълвате различни редове от една съвкупност от данни, ще използвам основни извадки, за да можете да добиете представа и след това да оптимизирате тези техники за собствените си данни.

Съвет. Ако искате да опресните паметта си за наборите от данни, можете да се върнете към урока ми Създаване на попълними шаблони от набори от данни, имам тази тема за вас ;)

И така, моят примерен набор от данни ще бъде следният:

Първата колона, както обикновено, е ключовата. Останалите колони ще попълнят няколко реда на бъдещата ни таблица, като ще ви покажа стъпките, които трябва да предприемете.

Съвет: Не се колебайте да копирате тази таблица като собствен набор от данни и да проведете няколко собствени теста ;)

Първо, трябва да създам таблица. Както вече описах в урока за таблици, просто натискате бутона Таблица когато създавате/редактирате шаблон, и задайте диапазон за бъдещата си таблица.

Тъй като задачата ми е да попълня няколко реда с данни от една и съща съвкупност от данни, по-добре да обединя няколко реда от първата колона заедно, така че другите колони да се свържат с тази клетка. Ще обединя и още няколко колони, за да ви докажа, че обединените клетки няма да са проблем за съвкупностите от данни.

Така че моделът на бъдещия ми шаблон ще бъде следният:

Виждате, че съм обединил двата реда на ключовата колона и двете колони на втория ред. BTW, не забравяйте да се върнете към урока ми за обединяване на клетки в Outlook, в случай че сте го пропуснали :)

И така, нека да свържем нашия набор от данни и да видим как работи. Добавих още два реда, обединих необходимите клетки по същия начин и ги свързах с набора от данни.

Ето какво имам в моя шаблон в резултата:

Когато вмъкна този шаблон, ще бъда помолен да избера редовете на набора от данни, които да вмъкна в таблица.

Тъй като избрах всички редове от набора от данни, всички те ще се попълнят в примерната таблица, която имаме. Ето какво ще получим в резултата:

Сигурно вече сте забелязали, че нещо липсва в получената таблица. Точно така, колона D беше отрязана, тъй като сегашното разположение на клетките не оставя място за нея. Нека намерим място за изоставената колона D :)

Реших да добавя нова колона в дясната част на таблицата и да променя малко подредбата на данните.

Забележка: Тъй като вече съм свързал набора си от данни с втория ред, не е необходимо да го свързвам отново. Просто поставяте името на новата колона в желаната клетка и всичко ще работи перфектно.

Ето я и новата ми таблица:

Сега имам място за всяка колона от набора ми от данни, така че когато го поставя, всички данни ще се попълнят в имейла ми, без повече загуби.

Можете да променяте и пренареждате масата си по какъвто начин пожелаете. Показах ви стъпките, които да предприемете, останалото зависи от вас ;)

Попълване на таблицата с данни от различни набори от данни

Вярвам, че вече със сигурност знаете, че набор от данни е свързан с редове на таблицата. Но чудили ли сте се дали е възможно да добавите няколко реда на таблицата и те да бъдат попълнени от няколко набора от данни? Разбира се, че е така :) Процедурата е напълно еднаква, с изключение на свързването - ще трябва да го направите няколко пъти (по един за всеки набор от данни). Това е почти всичко :)

Сега нека се върнем от думите към практиката и да създадем друг набор от данни, за да го свържем с таблицата от предишния ни пример. Това също ще бъде някакъв пример без практика, така че да съсредоточите вниманието си върху процеса. Моят втори набор от данни ще бъде следният:

Сега ще трябва да се върна към моя шаблон, да променя малко таблицата и да се свържа с втория набор от данни. Ако сте чели внимателно предишните ми статии за таблици и набори от данни, няма да срещнете никакви проблеми с това ;) Както и да е, няма да ви оставя без обяснение, така че ето стъпките, които предприемам:

1. Започвам да редактирам шаблона с таблицата и добавям нови редове отдолу:

   

2. За новите редове избрах да обединя редовете на втората колона:

   

3. За да свържа втория набор от данни с новите редове, избирам всички, щраквам с десния бутон на мишката навсякъде в обхвата и избирам " Свързване с набор от данни ":

   

Ето как ще изглежда моят обновен шаблон след горните модификации:

Както виждате, в последния ред има няколко празни клетки. Работата е там, че вторият набор от данни има по-малко колони, поради което не всички клетки се запълват (просто няма с какво да се запълнят). Смятам, че това е добра причина да ви науча да добавяте колони към съществуващи набори от данни и да ги свързвате с таблица.

Ще оцветя новите редове в светлосиньо, за да станат по-забележими и визуални, тъй като ще ги модифицираме малко.

Съвет: Тъй като вече съм свързал тази съвкупност от данни с втория ред, не е необходимо да я свързвам отново. Просто ще въведа ръчно имената на новите редове и връзката ще работи като по чудо.

Първо, ще започна с редактиране на втория набор от данни и ще добавя 2 нови колони. След това ще свържа тези нови колони към съществуващата таблица. Звучи трудно? Вижте как го правя с няколко прости кликвания :)

Виждате ли? Подвързването не е ракетна наука, а е много по-лесно, отколкото изглежда!

Ако решите да свържете повече набори от данни, просто добавете нови редове и ги свържете по същия начин, както преди.

Резюме

Днес разгледахме по-отблизо наборите от данни в шаблоните за споделени имейли и научихме малко повече за тяхната функционалност и възможности. Ако имате идеи как да подредите свързаните набори от данни или може би смятате, че липсва някоя важна функционалност, моля, напишете няколко реда в коментарите. Ще се радвам да получа обратна връзка от вас :)