В урока са обяснени основите на разширения филтър на Excel и е показано как да го използвате, за да намерите записи, които отговарят на един или повече сложни критерии.

Ако сте имали възможност да прочетете предишния ни урок, знаете, че филтърът на Excel предоставя разнообразни опции за различни типове данни. Тези вградени опции за филтриране на текст, числа и дати могат да се справят с много сценарии. Много, но не всички! Когато обикновеният автоматичен филтър не може да направи това, което искате, използвайте инструмента за разширен филтър и конфигурирайте критериите, които отговарят точно на вашите нужди.

Разширеният филтър на Excel е наистина полезен, когато става въпрос за намиране на данни, които отговарят на два или повече сложни критерия, като например извличане на съвпадения и разлики между две колони, филтриране на редове, които съвпадат с елементи в друг списък, намиране на точни съвпадения, включително големи и малки букви, и др.

Разширеният филтър е наличен във всички версии на Excel 365 - 2003. Щракнете върху връзките по-долу, за да научите повече.

Разширен филтър на Excel срещу автоматичен филтър

В сравнение с основния инструмент за автоматичен филтър, разширеният филтър работи по различен начин в няколко важни аспекта.

• Автоматичният филтър на Excel е вградена възможност, която се прилага с едно натискане на бутона. Просто натиснете бутона Филтър на лентата и вашият филтър на Excel е готов за работа.

  Разширеният филтър не може да бъде приложен автоматично, тъй като няма предварително зададени настройки, а изисква ръчно конфигуриране на обхвата на списъка и обхвата на критериите.

• AutoFilter позволява филтриране на данни с максимум 2 критерия, които се задават директно в Персонализиран автофилтър диалогов прозорец.

  С помощта на разширения филтър можете да намерите редове, които отговарят на множество критерии в множество колони, като разширените критерии трябва да бъдат въведени в отделен диапазон на работния лист.

По-долу ще намерите подробни указания за това как да използвате разширен филтър в Excel, както и някои полезни примери за разширени филтри за текстови и числови стойности.

Как да създадете разширен филтър в Excel

Използването на усъвършенствания филтър на Excel не е толкова лесно, колкото прилагането на AutoFilter (както е при много "усъвършенствани" неща :), но определено си заслужава усилията. За да създадете усъвършенстван филтър за вашия лист, изпълнете следните стъпки.

1. Организиране на изходните данни

За да постигнете по-добри резултати, подредете набора си от данни, като следвате тези 2 прости правила:

• Добавете заглавен ред, в който всяка колона има уникално заглавие - дублиращите се заглавия ще объркат Разширения филтър.
• Уверете се, че в набора от данни няма празни редове.

Например, ето как изглежда нашата примерна таблица:

2. Настройте обхвата на критериите

Въведете условията си, наричани още критерии, в отделен диапазон на работния лист. На теория диапазонът с критерии може да се намира навсякъде в листа. На практика е по-удобно да го поставите в горната част и да го отделите от набора от данни с един или повече празни редове.

Бележки за разширени критерии:

• Обхватът на критериите трябва да има същите заглавия на колони като таблицата/обхвата, който искате да филтрирате.
• Критериите, изброени на един и същи ред, работят с логиката AND. Критериите, въведени на различни редове, работят с логиката OR.

Например, за да филтрирате записи за Северна регион, в който Междинна сума е по-голямо или равно на 900, задайте следния диапазон от критерии:

• Регион: Северен
• Междинна сума:>=900

За подробна информация относно операторите за сравнение, заместващите знаци и формулите, които можете да използвате в критериите си, моля, вижте Разширен обхват на критериите на филтъра.

3. Прилагане на разширен филтър на Excel

В обхвата на въведените критерии приложете разширен филтър по този начин:

• Изберете всяка отделна клетка в набора от данни.
• В Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel 2007 отидете в Данни tab> Сортиране и филтриране и щракнете върху Разширен .

  В Excel 2003 щракнете върху Данни меню, посочете Филтър , след което щракнете върху Разширен филтър... .

  

Ще се появи диалоговият прозорец Excel Advanced Filter и ще го настроите, както е обяснено по-долу.

4. Конфигуриране на параметрите на разширения филтър

В диалоговия прозорец Excel Advanced Filter задайте следните параметри:

• Действие . Изберете дали да филтрирате списъка на място или да копирате резултатите на друго място.

  Избиране на " Филтрирайте списъка на място" ще скрие редовете, които не отговарят на критериите ви.

Ако изберете " Копиране на резултатите на друго място" , изберете горната лява клетка на диапазона, в който искате да поставите филтрираните редове. Уверете се, че в целевия диапазон няма данни никъде в колоните, защото всички клетки под копирания диапазон ще бъдат изчистени.

• Обхват на списъка . Това е обхватът на клетките, които трябва да бъдат филтрирани, заглавията на колоните трябва да бъдат включени.

  Ако сте избрали някоя клетка в набора от данни, преди да щракнете върху Разширен Ако Excel е избрал грешно обхвата на списъка, щракнете върху бутона Свиване на диалоговия прозорец икона непосредствено вдясно от Списък Обхват и изберете желания диапазон с помощта на мишката.

• Обхват на критериите . Това е диапазонът от клетки, в който въвеждате критериите.

Освен това полето за отметка в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец Разширен филтър ви позволява да показвате само уникални записи . Например тази опция може да ви помогне да извлечете всички различни (отделни) елементи в дадена колона.

В този пример филтрираме списъка на място, така че конфигурирайте параметрите на разширения филтър на Excel по този начин:

Накрая щракнете върху OK и ще получите следния резултат:

Това е чудесно... но всъщност същият резултат може да се постигне с нормалния автоматичен филтър на Excel, нали? Както и да е, моля, не бързайте да напускате тази страница, защото само надраскахме повърхността, така че имате основна представа за това как работи разширеният филтър на Excel. По-нататък в статията ще намерите няколко примера, които могат да се направят само с разширения филтър. За да ви е по-лесно да следите нещата,нека първо научим повече за критериите на разширения филтър.

Обхват на критериите за разширен филтър на Excel

Както току-що видяхте, използването на Разширен филтър в Excel не е никаква наука. Но след като научите най-малките подробности за критериите на Разширения филтър, възможностите ви ще бъдат почти неограничени!

Оператори за сравнение на числа и дати

В критериите на разширения филтър можете да сравнявате различни числови стойности, като използвате следните оператори за сравнение.

Използването на операторите за сравнение с числа е очевидно. В горния пример вече използвахме числовите критерии >=900 за филтриране на записи с Междинна сума по-голям или равен на 900.

Ето още един пример: Предполагаме, че искате да покажете Северна регион записи за месец Юли с Сума по-голямо от 800. За тази цел задайте следните условия в обхвата на критериите:

• Регион: Северен
• Дата на поръчката:>=7/1/2016
• Дата на поръчката: <=7/30/2016
• Сума:>800

А сега стартирайте инструмента за разширено филтриране на Excel, посочете Обхват на списъка (A4:D50) и Обхват на критериите (A2:D2) и ще получите следния резултат:

Забележка. Независимо от формата на датата, използван в работния лист, винаги трябва да посочвате пълна дата в обхвата на критериите на разширения филтър във формат, който Excel разбира, например 7/1/2016 или 1-юли-2016.

Разширен филтър за текстови стойности

Освен числата и датите можете да използвате логическите оператори и за сравняване на текстови стойности. Правилата са дефинирани в таблицата по-долу.

Както виждате, създаването на усъвършенстван филтър за текстови стойности има редица особености, затова нека се спрем по-подробно на това.

Пример 1. Текстов филтър за точно съвпадение

За да покажете само тези клетки, които са точно равен към конкретен текст или символ, включете знак за равенство в критериите.

Например, за да филтрирате само Банан елементи, използвайте следните критерии:. Microsoft Excel ще покаже критериите като = банани в клетка, но можете да видите целия израз в лентата с формули:

Както можете да видите на горния екран, критериите показват само Банан записи с Междинна сума по-голям или равен на 900, като се пренебрегва Зелен банан и Банан Goldfinger .

Забележка: При филтриране цифрови стойности които са точно равен към дадена стойност, можете да използвате или да не използвате знак за равенство в критерия. Например, за да филтрирате записи с междинна сума, равна на 900, можете да използвате някой от следните критерии за междинна сума:, =900 или просто 900.

Пример 2. Филтриране на текстови стойности, които започват с определен(и) символ(и)

За да покажете всички клетки, чието съдържание започва с определен текст, просто въведете този текст в обхвата на критериите без знак за равенство или двойни кавички.

Например, за да филтрирате всички " зелен " елементи с междинна сума, по-голяма или равна на 900, използвайте следните критерии:

• Продукт: зелен
• Междинна сума:>=900

Разширен филтър на Excel със заместващи знаци

Филтриране на текстови записи с частично съвпадение , можете да използвате следните заместващи символи в критериите за разширен филтър:

• Въпросителен знак (?) за съвпадение с всеки отделен символ.
• Звездичка (*) за съвпадение на всяка последователност от символи.
• Тилда (~), последвана от *, ? или ~, за филтриране на клетки, които съдържат истински въпросителен знак, звездичка или тилда.

В следващата таблица са дадени няколко примера за диапазони от критерии със заместващи знаци.

А ето и най-простият заместващ критерий в действие (*banana*), който намира всички клетки, съдържащи думата "banana":

Формули в критериите на разширения филтър

За да създадете усъвършенстван филтър с по-сложни условия, можете да използвате една или повече функции на Excel в обхвата на критериите. За да работят правилно критериите, базирани на формула, моля, спазвайте следните правила:

• Формулата трябва да се оцени като TRUE или FALSE.
• Обхватът на критериите трябва да включва минимум 2 клетки: клетка с формула и клетка за заглавие .
• Сайтът клетка за заглавие в критериите, основани на формула, следва да бъдат празен , или има заглавие, различно от някое от заглавията на обхвата на списъка.
• За формулата, която се оценява за всеки ред данни в диапазона на списъка използвайте относителна препратка (без $, например A1), за да се обърнете към клетката в първия ред данни.
• За да може формулата да се оценява само за специфична клетка или обхват на клетките , използвайте абсолютна препратка (с $, например $A$1), за да се обърнете към тази клетка или диапазон.
• При позоваване на обхват на списъка във формулата, винаги използвайте абсолютни препратки към клетките.

Например, за да филтрирате редове, в които Август продажбите (колона В) са по-големи от Юли продажби (колона D), използвайте критерия =D5>C5, където 5 е първият ред данни:

Забележка. Ако критериите ви включват само една формула както в този пример, не забравяйте да включите поне 2 клетки в обхвата на критериите (клетка с формула и клетка със заглавие).

За по-сложни примери за множество критерии, базирани на формули, вижте Как да използваме разширен филтър в Excel - примери за обхват от критерии.

Използване на разширен филтър с логика AND и OR

Както вече беше споменато в началото на този урок, филтърът Excel Advanced може да работи както с логиката AND, така и с логиката OR, в зависимост от това как сте настроили обхват на критериите :

• Критерии за същия ред са свързани с И оператор.
• Критерии за различни редове са свързани с ИЛИ оператор.

За да разберете нещата по-лесно, разгледайте следните примери.

Разширен филтър на Excel с логика AND

За показване на записи с Междинна сума >=900 И Средно >=350, дефинирайте и двата критерия на един и същи ред:

Разширен филтър на Excel с логика OR

За показване на записи с Междинна сума >=900 ИЛИ Средно >=350, поставете всяко условие на отделен ред:

Разширен филтър на Excel с логика AND и OR

За показване на записи за Северна регион с Междинна сума по-голям или равен на 900 ИЛИ Средно по-голям или равен на 350, настройте обхвата на критериите по този начин:

Иначе казано, обхватът на критериите в този пример се превръща в следното условие:

( Регион =Север И Междинна сума >=900) ИЛИ ( Регион =Север И Средно >=350)

Забележка. Таблицата на източника в този пример съдържа само четири региона: Север, Юг, Изток и Запад, затова можем спокойно да използваме Северна Ако има други региони, съдържащи думата "north", като Northwest или Northeast, тогава ще използваме критериите за точно съвпадение: ="=Север" .

Как да извлечете само определени колони

Когато конфигурирате разширения филтър така, че да копира резултатите на друго място, можете да посочите кои колони да извлечете .

1. Преди да приложите филтъра, въведете или копирайте заглавията на колоните, които искате да извлечете, на първия ред на целевия диапазон.

   Например, за да копирате обобщението на данните, като Регион , Артикул и Междинна сума въз основа на зададения диапазон от критерии въведете етикетите на 3-те колони в клетки H1:J1 (моля, вижте екранната снимка по-долу).

2. Приложете разширен филтър на Excel и изберете Копиране на друго място опция под Действие .
3. В Копиране до въведете препратка към етикетите на колоните в диапазона на дестинацията (H1:J1) и щракнете върху OK.

В резултат на това Excel филтрира редовете в съответствие с условията, изброени в обхвата на критериите ( Северна регионални елементи с Междинна сума >=900) и копирахте 3-те колони на посоченото място:

Как да копирате филтрирани редове в друг работен лист

Ако отворите инструмента за разширено филтриране в работния лист, съдържащ оригиналните данни, изберете " Копиране на друго място " и изберете Копиране до в друг лист, ще се получи следното съобщение за грешка: " Можете да копирате филтрирани данни само в активния лист. ".

Въпреки това има начин да копирате филтрираните редове в друг работен лист и вече сте разбрали за това - просто стартирайте разширения филтър от лист за дестинация , така че той да бъде активният ви лист.

Да предположим, че оригиналната ви таблица е в лист 1 и искате да копирате филтрираните данни в лист 2. Ето един изключително прост начин да го направите:

1. За начало задайте обхвата на критериите в лист 1.
2. Отидете в лист 2 и изберете някоя празна клетка в неизползвана част от работния лист.
3. Стартирайте разширения филтър на Excel ( Данни tab> Разширен ).
4. В Разширен филтър диалогов прозорец, изберете следните опции:
   • Под Действие , избрал Копиране на друго място .
   • Кликнете върху Списък Обхват превключете на лист 1 и изберете таблицата, която искате да филтрирате.
   • Кликнете върху Обхват на критериите превключете на лист 1 и изберете обхвата на критериите.
   • Кликнете върху Копиране до (В случай че искате да копирате само някои от колоните, въведете предварително заглавията на желаните колони в лист 2 и сега изберете тези заглавия).
   • Щракнете върху OK.

В този пример извличаме 4 колони в лист 2, така че въведохме заглавията на съответните колони точно както се появяват в лист 1 и избрахме диапазона, съдържащ заглавията (A1:D1) в Копиране до кутия:

В общи линии това е начинът, по който се използва разширеният филтър в Excel. В следващия урок ще разгледаме по-сложни примери за диапазони от критерии с формули, така че моля, останете с нас!