Ако работата ви е свързана с бизнес кореспонденция, със сигурност пишете писма с молби , от време на време или редовно. Това може да бъде молба за работа, повишение или молба за среща, молба за информация или препоръка, писмо за благосклонност или препоръка за характер. Такива писма са трудни за писане и още по-трудни за писане по такъв начин, че да насърчат получателите да отговорят с желание и ентусиазъм.

Що се отнася до писма за искане на пари , всевъзможни молби за спонсорство, дарение или набиране на средства, ще се съгласите, че често се изисква чудо, за да получите отговор : ) Разбира се, не мога да гарантирам, че нашите съвети и образци на писма ще направят чудото, но определено ще ви спестят време и ще направят работата ви по писането по-малко мъчителна.

Съвет за пестене на време ! Ако общувате по електронна поща, можете да спестите още повече време, като добавите всички тези примерни бизнес писма директно към вашия Outlook. И тогава ще можете да изпращате персонализирани бизнес имейли с едно кликване на мишката!

Необходима е само добавката Shared Email Templates (Шаблони за общи имейли), която можете да видите вдясно. След като я въведете в Outlook, няма да се налага да въвеждате едни и същи фрази отново и отново.

Просто щракнете два пъти върху шаблона и след миг ще намерите текста, вмъкнат в тялото на съобщението. Всички ваши форматирания, хипервръзки, изображения и подписи ще бъдат на мястото си!

Не се колебайте да я изпробвате още сега; безплатната версия е налична за изтегляне в Microsoft AppStore.

Е, да се върнем към писането на бизнес писма, по-нататък в статията ще намерите:

Формат на бизнес писмо

Бизнес писмото е официален начин на комуникация и затова изисква специален формат. Може да не се интересувате твърде много от формата на писмото, ако изпращате електронна поща, но ако пишете традиционно бизнес писмо на хартия, препоръките по-долу могат да се окажат полезни. Счита се за добра практика бизнес писмото да се разпечатва на стандартна бяла хартия с размери 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Адрес на подателя. Обикновено започвате с написването на собствения си адрес. В британския английски език адресът на подателя обикновено се изписва в горния десен ъгъл на писмото. В американския английски език адресът на подателя се поставя в горния ляв ъгъл.

   Не е необходимо да изписвате името или длъжността на подателя, тъй като те са включени в края на писмото. Въведете само уличен адрес, град и пощенски код и по желание телефонен номер и имейл адрес.

   Вижте също: Сливане и комбиниране на клетки в Excel без загуба на данни

   Ако пишете на канцеларски материали с фирмена бланка, пропуснете това.

2. Дата . напишете дата на няколко реда под заглавната част на писмото или обратния адрес. стандартът е 2-3 реда (допустими са от един до четири реда).
3. Референтна линия (по избор) . ако писмото ви е свързано с някаква конкретна информация, като например референция за работа или номер на фактура, добавете я под датата. ако отговаряте на писмо, направете препратка към него. например,
   • Относно: Фактура № 000987
   • Относно: Вашето писмо от 4.1.2014 г.
4. Известия при пристигане (по избор) . Ако искате да включите бележка за лична или поверителна кореспонденция, напишете я под справочния ред с главни букви, ако е уместно. Например PERSONAL (ЛИЧНО) или CONFIDENTIAL (ПОВЕРИТЕЛНО).
5. Вътрешен адрес Това е адресът на получателя на вашето делово писмо - физическо лице или дружество. Винаги е най-добре да пишете до конкретно лице в дружеството, до което пишете.

   Стандартът е 2 реда под предишния елемент, който сте написали, като са допустими от един до шест реда.

6. Линия за внимание (по избор). Въведете името на лицето, с което се опитвате да се свържете. Ако сте написали името на лицето във Вътрешния адрес, пропуснете реда за внимание.
7. Поздрав . използвайте същото име като вътрешното обръщение, включително заглавието. Ако познавате лицето, на което пишете, и обикновено се обръщате към него с първото име, можете да напишете първото име в поздрава, например: Скъпа Джейн. Във всички останали случаи е обичайна практика да се обръщате към дадено лице с личната титла и фамилията, последвани от запетая или двоеточие, например:
   • Г-н Браун:
   • Уважаеми д-р Браун:
   • Уважаема г-жо Смит,

   Ако не знаете името на получателя или не сте сигурни как да го изпишете, използвайте един от следните поздрави:

   • Дами
   • Джентълмени
   • Уважаеми господине
   • Уважаеми господине или госпожо
   • До когото може да се отнася
8. Линия на темата (по избор): Оставете два или три празни реда след поздрава и напишете същността на писмото с главни букви, изравнени вляво или центрирани. Ако сте добавили Референтен ред (3), редът Тема може да е излишен. Ето няколко примера:
   • РЕФЕРЕНТНО ПИСМО
   • КОРИЦИРАЩО ПИСМО
   • ЗАЯВКА ЗА ЗАМЯНА НА ПРОДУКТ
   • ЗАПИТВАНЕ ЗА РАБОТА
9. Body . това е основната част на вашето писмо, която обикновено се състои от 2 - 5 параграфа, като между всеки параграф има празен ред. в първия параграф напишете приветливо начало и след това изложете основната си теза. в следващите няколко параграфа представете допълнителна информация и подкрепящи подробности. накрая напишете заключителния параграф, в който отново посочвате целта на писмото и изисквате някакво действие, акоприложимо. За повече информация вижте съвети за писане на убедителни бизнес писма.
10. Закриване. Както знаете, има няколко общоприети допълващи затвори. Кой от тях ще изберете, зависи от тона на писмото ви. например,
    • С уважение към вас (много официално)
    • Искрено или С уважение или С уважение (най-полезните завършващи думи в бизнес писма)
    • С най-добри пожелания, сърдечно Ваш (малко по-лично и приятелски)

    Заключението обикновено се изписва на същата вертикална точка като датата и на един ред след последния основен параграф. С главна буква се изписва само първата дума, а между заключението и блока за подпис се оставят три или четири реда. Ако поздравът е последван от двоеточие, добавете запетая след заключението; в противен случай не се изисква пунктуация след заключението.

11. Подпис. По правило подписът се поставя на четири празни реда след Complimentary Close (Безплатно затваряне). Въведете името си под подписа и добавете заглавие, ако е необходимо.
12. Заграждения. Този ред указва на получателя какви други документи, като например автобиография, са приложени към писмото ви. По-долу са описани най-често срещаните стилове:
    • Включете.
    • Приложете.
    • Корпуси: 2
    • Корпуси (2)
13. Инициали на машиниста (по избор) . Този компонент се използва за посочване на лицето, което е напечатало писмото вместо вас. Ако сте напечатали писмото сами, пропуснете го. Обикновено идентификационните инициали включват три ваши инициала с главни букви, а след това два или три инициала на печатаря с малки букви. Например JAM/dmc , JAM:cm . Но този компонент се използва доста рядко в наши дни, само в много официални делови писма.

    По-долу можете да видите правилно оформен примерен образец на писмо за дарение. Винаги е по-лесно да се разбере от примери, нали?

    

10 съвета за писане на убедителни писма с молби

По-долу ще намерите 10 стратегии за писане на писма с молби по такъв начин, че да убедят читателя да отговори или да действа.

1. Познайте адресата си . Преди да започнете да съставяте писмото си с молба, задайте си следните въпроси: Кой е моят читател и как точно може да ми помогне? Той взема ли решения или просто ще предаде молбата ми на висшестоящ служител? Както стилът, така и съдържанието на писмото ви с молба ще зависят от позицията на читателя.
2. Не бъдете многословни . бъдете ясни, кратки и точни. Едно основно правило е следното - не използвайте две думи, когато една би била достатъчна. Спомнете си само известния цитат на Марк Твен - "Нямах време да напиша кратко писмо, затова вместо това написах дълго." Човек в неговото положение би могъл да си позволи това и... не е поискал нищо : )
3. Направете писмото си лесно за четене . когато пишете писмо с искане за помощ, не се отклонявайте и не обърквайте читателя, като се отклонявате от основната си идея. избягвайте дългите, претрупани изречения и параграфи, защото те са плашещи и трудни за усвояване. вместо това използвайте прости, декларативни изречения и прекъсвайте дългите изречения със запетаи, двоеточия и точка и запетая. започвайте нов параграф, когато променяте мисъл или идея.

   Ето един много лош пример за мотивационно писмо:

   " Във всяко едно отношение моята квалификация изглежда съответства на желанията, изразени в обявата ви, и въз основа на гласа на блоговете на вашата компания наистина мисля, че съм създаден да бъда [позиция] във вашата компания."

   И това е добър пример:

   " Имам добри умения и опит в [Вашата област на компетентност] и ще Ви бъда много благодарен, ако ме разгледате за някоя подходяща позиция."

   Помнете, че ако писмото ви за запитване изглежда лесно за четене, то има по-голям шанс да бъде прочетено!

4. Добавяне на призив за действие . влагайте действие в писмата си с молби, когато това е възможно. Най-лесният начин е да използвате глаголи за действие и активен глагол, а не пасивен.
5. Убеждавайте, но не изисквайте . не се отнасяйте към адресатите си така, сякаш ви дължат нещо. вместо това привлечете вниманието на читателя, като споменете общите неща и подчертаете ползите от действията.
6. Не бъдете обременителни . дайте на читателите цялата необходима информация и кажете какво точно искате от тях да направят. опростете работата на лицето, което трябва да отговори - включете информация за контакт, директни телефонни номера, дайте връзки или прикачете файлове, каквото е подходящо
7. Пишете приятелски и се обръщайте към чувствата на читателя. . макар че пишете делово писмо, не бъдете излишно делови. Приятелските писма създават приятели, така че пишете писмата си с молби по приятелски начин, сякаш разговаряте с ваш истински приятел или стар познат. Всички сме хора и може би е добра идея да апелирате към човечността, щедростта или съчувствието на вашия кореспондент.
8. Останете учтиви и професионални . Дори ако пишете искане за отмяна на поръчка или писмо с оплакване, останете учтиви и любезни, просто изложете проблема(ите), предоставете цялата необходима информация и не забравяйте да избягвате заплахи и клевети.
9. Внимавайте за граматиката си ! Ако перифразираме една добре позната поговорка - "граматиката е от значение за първото впечатление". Лошата граматика, както и лошите маниери, могат да развалят всичко, затова не забравяйте да коригирате всички бизнес писма, които изпращате.
10. Преглед преди изпращане . когато приключите със съставянето на писмото, прочетете го на глас. ако ключовата ви мисъл не е кристално ясна, напишете я отново. по-добре е да инвестирате известно време в пренаписване и да получите отговор, отколкото да го направите бързо и писмото ви да бъде изхвърлено веднага в кошчето за боклук.

И накрая, ако сте получили отговор на писмото си с молба или желаното действие е предприето, не забравяйте да благодарите на лицето. Тук можете да намерите примерни благодарствени писма за всички случаи.

Образци на писма с молби

По-долу ще намерите няколко примера за писма с молби за различни поводи.

Примерна молба за препоръчително писмо

Уважаеми г-н Браун:

Надявам се, че се справяте добре. Имам топли спомени за забележителното Ви ръководство и подкрепа за учителите по време на работата ми в гимназия XYZ.

Понастоящем кандидатствам в училищния район XYZ и от мен се изисква да представя три препоръчителни писма. Пиша ви, за да ви попитам дали бихте написали препоръчително писмо от мое име.

Бих искала да ви предоставя някои основни сведения, които могат да ви помогнат, ако решите да напишете това писмо.

Приложено, ще намерите копие от последната ми автобиография. Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате нужда от допълнителна информация. Очаквам с нетърпение да се свържете с мен и предварително ви благодаря за отделеното време.

Искане за информация

Благодарим ви, че изпратихте автобиографията си в отговор на обявената от нас позиция. В допълнение към автобиографията ви се нуждаем и от три препоръки и списък на предишните ви работодатели за последните три години, заедно с техните телефонни номера.

Нашата политика е да преглеждаме обстойно миналото на всеки кандидат, за да изберем най-подходящото лице за тази работа.

Благодарим ви за оказаното съдействие. Очакваме с нетърпение да се свържем с вас.

Искане за справка за характеристиките

е кандидатствал в нашата компания за позиция в нашата . Той/тя е посочил/и Вашето име като референция. Бихте ли били така любезни да ни предоставите писмената си оценка за това лице.

Моля, бъдете сигурни, че отговорът ви ще бъде третиран като конфиденциален. Благодарим ви предварително.

Заявка за дарение

Изпращам ви това като колега от нашата общност. Сигурна съм, че също като мен цените живота в такъв тих и спокоен квартал.

Знаете, че понякога, за да запазим тишина и спокойствие в общността, трябва да предприемем действия. Както може би знаете, през последните два месеца местният комитет на общността провеждаше срещи, за да намери начини да намали броя на взломните кражби в нашия район. Миналата седмица те публикуваха своите препоръки за това как най-добре да се справим с този проблем.

Основната им препоръка е да се увеличат полицейските и охранителните патрули в допълнение към местната програма за съседско наблюдение. За съжаление необходимата сума не е включена в тазгодишния общински бюджет.

Ето защо, като загрижен член на тази общност, реших, че моят бизнес ще дарява по $ за всеки $, събран в общността, за покриване на допълнителните разходи за сигурност. Призовавам ви да се присъедините към мен днес, за да подкрепите тази достойна кауза за нашето общо благо.

За да направите дарението си днес, можете да се отбиете в един от двата ни магазина и да внесете дарението си в кутиите, поставени близо до предните каси. Ако не можете да дойдете в магазина, моля, изпратете чек или паричен превод, издаден на името на "XYZ", и го изпратете по пощата на посочения по-горе адрес.

Благодаря ви предварително.

Искане на услуга

Пиша ви, за да ви помоля за една услуга, която се надявам да направите за мен.

След по-малко от три месеца ще се явя на , с надеждата да вляза в , където имат най-добрата програма за завършване на училище за курса, от който се интересувам.

Училището поставя изключително голям акцент върху успеха на учениците на изпита, поради което се чувствам изключително притиснат да получа резултат над средния на изпита за дипломиране.

Тъй като наскоро завършихте висше образование в областта на , вие естествено сте първият човек, за когото се сетих, когато обмислях към кого мога да се обърна, за да ми помогне. Не искам прекалено много време, наистина ще съм ви благодарен за всякакви съвети, които бихте могли да ми дадете, и за няколко урока по , които според мен са най-слабите ми страни.

Надявам се, че ще ми дадете положителен отговор. Благодаря ви предварително.

Заявка за връщане/замяна на продукт

Направих поръчка за , получих я на . Открих, че закупеният продукт има следния проблем:

Тъй като доставеният от Вас продукт не е със задоволително качество , имам право да го получа и моля да потвърдите, че ще направите това в рамките на следващите седем дни. Също така изисквам да потвърдите дали ще организирате получаването му или ще ми възстановите разходите за връщането му.

Очаквам да получа вашите задоволителни предложения за уреждане на претенцията ми в срок от седем дни от датата на настоящото писмо.

*****

И това е всичко за днес. Надяваме се, че тази информация ще ви помогне да съставяте правилно оформени делови писма като цяло и по-специално убедителни писма с молби и винаги да получавате желания отговор. Благодарим ви, че прочетохте!