В урока е представен списък на основните формули и функции на Excel с примери и връзки към свързани задълбочени уроци.

Тъй като е създаден предимно като програма за електронни таблици, Microsoft Excel е изключително мощен и гъвкав, когато става въпрос за изчисляване на числа или решаване на математически и инженерни задачи. Той ви позволява да сумирате или осреднявате колона от числа на мига. Освен това можете да изчислите сложна лихва и среднопретеглена стойност, да получите оптималния бюджет за вашата рекламна кампания, да сведете до минимумразходите за доставка или да съставите оптимален работен график за служителите си. Всичко това става чрез въвеждане на формули в клетките.

Този урок има за цел да ви научи на основните функции на Excel и да ви покаже как да използвате основни формули в Excel.

Основи на формулите на Excel

Преди да предоставим списъка с основните формули на Excel, нека дефинираме основните термини, за да сме сигурни, че сме на една и съща страница. И така, какво наричаме формула на Excel и функция на Excel?

• Формула е израз, който изчислява стойности в клетка или в диапазон от клетки.

  Например, =A2+A2+A3+A4 е формула, която сумира стойностите в клетките от A2 до A4.

• Функция е предварително дефинирана формула, която вече е налична в Excel. Функциите извършват специфични изчисления в определен ред въз основа на зададените стойности, наречени аргументи или параметри.

Например, вместо да посочвате всяка стойност, която да бъде сумирана, както в горната формула, можете да използвате функцията SUM, за да съберете диапазон от клетки: =SUM(A2:A4)

Можете да намерите всички налични функции на Excel в Функционална библиотека на Формули таб:

В Excel съществуват над 400 функции, като броят им се увеличава от версия на версия. Разбира се, почти невъзможно е да запомните всички, а всъщност и не е необходимо. Съветникът за функции ще ви помогне да намерите най-подходящата за дадена задача функция, а Интелисенс на формулите на Excel ще ви подскаже синтаксиса и аргументите на функцията, веднага щом въведете името на функцията, предшествано от знак за равенство, в клетка:

Щракването върху името на функцията ще я превърне в синя хипервръзка, която ще отвори темата от Помощта за тази функция.

Съвет. Не е задължително да въвеждате името на функцията с главни букви, Microsoft Excel автоматично ще го изпише с главни букви, след като завършите въвеждането на формулата и натиснете клавиша Enter, за да я завършите.

10 основни функции на Excel, които непременно трябва да знаете

По-долу е представен списък с 10 прости, но много полезни функции, които са необходими за всеки, който иска да се превърне от начинаещ в професионалист в Excel.

SUM

Първата функция на Excel, с която трябва да се запознаете, е тази, която извършва основната аритметична операция събиране:

В синтаксиса на всички функции на Excel аргументът, заграден в [квадратни скоби], не е задължителен, а другите аргументи са задължителни. Това означава, че формулата ви Sum трябва да включва поне 1 число, препратка към клетка или диапазон от клетки. Например:

=SUM(B2:B6) - сумира стойностите в клетките от B2 до B6.

=SUM(B2, B6) - сумира стойностите в клетки B2 и B6.

Ако е необходимо, можете да извършите други изчисления в рамките на една формула, например да съберете стойностите в клетките от B2 до B6 и след това да разделите сумата на 5:

=SUM(B2:B6)/5

За сумиране с условия използвайте функцията SUMIF: в първия аргумент въвеждате диапазона от клетки, които ще бъдат тествани по критериите (A2:A6), във втория аргумент - самия критерий (D2), а в последния аргумент - клетките за сумиране (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

В работните листове на Excel формулите могат да изглеждат по следния начин:

Съвет. Най-бързият начин да сумиране на колона или ред от числа е да изберете клетка до числата, които искате да съберете (клетката непосредствено под последната стойност в колоната или вдясно от последното число в реда), и да щракнете върху бутона AutoSum на бутона Начало в раздела Формати група. Excel автоматично ще вмъкне формулата SUM.

Полезни ресурси:

• Примери за формули за сумиране в Excel - формули за сумиране на колона, редове, само филтрирани (видими) клетки или сумиране на всички листове.
• Excel AutoSum - най-бързият начин за сумиране на колона или ред от числа.
• SUMIF в Excel - примери за формула за условно сумиране на клетки.
• SUMIFS в Excel - примери за формули за сумиране на клетки въз основа на множество критерии.

СРЕДНА СТОЙНОСТ

Функцията AVERAGE на Excel прави точно това, което подсказва името ѝ, т.е. намира средна стойност или средноаритметична стойност на числата. Синтаксисът ѝ е подобен на този на SUM:

Като разгледаме по-отблизо формулата от предишния раздел ( =SUM(B2:B6)/5 ), какво всъщност прави? Сумира стойностите в клетките от B2 до B6, след което разделя резултата на 5. А как се нарича събирането на група числа и след това разделянето на сумата на броя на тези числа? Да, средна стойност!

Функцията AVERAGE на Excel извършва тези изчисления зад кулисите. Така че, вместо да делите сумата на броя, можете просто да поставите тази формула в клетката:

=СРЕДНА СТОЙНОСТ(B2:B6)

За осредняване на клетките въз основа на условие използвайте следната формула AVERAGEIF, където A2:A6 е обхватът на критериите, D3 е критерий, а B2:B6 са клетките за осредняване:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Полезни ресурси:

• Excel AVERAGE - осредняване на клетките с числа.
• Excel AVERAGEA - намиране на средна стойност на клетки с всякакви данни (числа, булеви и текстови стойности).
• Excel AVERAGEIF - осредняване на клетките въз основа на един критерий.
• Excel AVERAGEIFS - осредняване на клетките въз основа на множество критерии.
• Как да изчислим среднопретеглената стойност в Excel
• Как да намерите пълзяща средна стойност в Excel

MAX & MIN

Формулите MAX и MIN в Excel получават съответно най-голямата и най-малката стойност в набор от числа. За нашия примерен набор от данни формулите ще бъдат прости:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Полезни ресурси:

• Функция MAX - намиране на най-високата стойност.
• Формула MAX IF - получаване на най-голямото число с условия.
• Функция MAXIFS - получаване на най-голямата стойност въз основа на няколко критерия.
• Функция MIN - връща най-малката стойност в набор от данни.
• Функция MINIFS - намиране на най-малкото число въз основа на едно или няколко условия.

COUNT & COUNTA

Ако ви е интересно да разберете колко клетки в даден диапазон съдържат цифрови стойности (цифри или дати), не губете време да ги броите на ръка. Функцията COUNT на Excel ще ви даде броя за един миг:

Докато функцията COUNT се занимава само с клетките, които съдържат числа, функцията COUNTA преброява всички клетки, които не са празни , независимо дали съдържат числа, дати, времена, текст, логически стойности TRUE и FALSE, грешки или празни текстови низове (""):

Например, за да разберете колко клетки в колона В съдържат числа, използвайте тази формула:

=COUNT(B:B)

За да преброите всички непразни клетки в колона В, използвайте тази:

=COUNTA(B:B)

И в двете формули използвате така наречената "референция за цялата колона" (B:B), която се отнася за всички клетки в колона B.

Следващата снимка показва разликата: докато COUNT обработва само числа, COUNTA извежда общия брой непразни клетки в колона B, включително стойността на текста в заглавието на колоната.

Полезни ресурси:

• Функцията COUNT на Excel - бърз начин за преброяване на клетки с числа.
• Функция COUNTA на Excel - преброяване на клетките с всякакви стойности (непразни клетки).
• Функция COUNTIF на Excel - преброяване на клетките, които отговарят на едно условие.
• Функция COUNTIFS на Excel - преброяване на клетките с няколко критерия.

IF

Ако се съди по броя на коментарите в блога ни, свързани с IF, това е най-популярната функция в Excel. Казано по-просто, използвате IF формула, за да поискате от Excel да провери определено условие и да върне една стойност или да извърши едно изчисление, ако условието е изпълнено, и друга стойност или изчисление, ако условието не е изпълнено:

Например следната формула IF проверява дали поръчката е изпълнена (т.е. има стойност в колона C) или не. За да проверите дали дадена клетка не е празна, използвате оператора "не е равно на" ( ) в комбинация с празен низ (""). В резултат на това, ако клетка C2 не е празна, формулата връща "Да", в противен случай "Не":

=IF(C2"", "Да", "Не")

Полезни ресурси:

• Функция IF в Excel с примери за формули
• Как да използвате вложени IF в Excel
• Формули IF с множество условия AND/OR

TRIM

Ако очевидно правилните ви формули в Excel дават само куп грешки, едно от първите неща, които трябва да проверите, са допълнителните интервали в препращаните клетки (Може би ще се изненадате да разберете колко много водещи, крайни и междинни интервали се крият незабелязано във вашите листове, докато нещо не се обърка!).

Съществуват няколко начина за премахване на нежелани интервали в Excel, като най-лесният е функцията TRIM:

Например, за да изрежете допълнителните интервали в колона А, въведете следната формула в клетка А1 и след това я копирайте надолу по колоната:

=TRIM(A1)

Тя ще премахне всички допълнителни интервали в клетките, но ще добави един символ за интервал между думите:

Полезни ресурси:

• Функция TRIM на Excel с примери за формула
• Как да изтриете прекъсвания на редове и непечатни символи
• Как да премахнете непреходните интервали ( )
• Как да изтриете определен непечатен символ

LEN

Когато искате да разберете броя на символите в дадена клетка, трябва да използвате функцията LEN:

Искате да разберете колко символа има в клетка А2? Просто въведете следната формула в друга клетка:

=LEN(A2)

Имайте предвид, че функцията LEN на Excel отчита абсолютно всички символи. включително пространства :

Искате да получите общия брой символи в диапазон или клетки или да преброите само определени символи? Разгледайте следните ресурси.

Полезни ресурси:

• Excel LEN формули за броене на символите в клетка
• Преброяване на общия брой символи в даден диапазон
• Преброяване на определени символи в клетка
• Преброяване на определен символ в диапазон

И & ИЛИ

Това са двете най-популярни логически функции за проверка на множество критерии. Разликата е в начина, по който те правят това:

• И връща TRUE, ако всички условия са изпълнени, в противен случай - FALSE.
• ИЛИ връща TRUE, ако всяко условие е изпълнено, в противен случай - FALSE.

Въпреки че рядко се използват самостоятелно, тези функции са много полезни като част от по-големи формули.

Например, за да проверите резултатите от тестовете в колони B и C и да върнете "Pass", ако и двете стойности са по-големи от 60, и "Fail" в противен случай, използвайте следната формула IF с вградена декларация AND:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Ако е достатъчно само един резултат от теста да е по-висок от 60 точки (тест 1 или тест 2), вградете твърдението ИЛИ:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Полезни ресурси:

• Excel AND функция с примери за формула
• Функцията OR на Excel с примери за формула

CONCATENATE

Ако искате да вземете стойности от две или повече клетки и да ги комбинирате в една клетка, използвайте оператора concatenate (&) или функцията CONCATENATE:

Например, за да комбинирате стойностите от клетките A2 и B2, просто въведете следната формула в друга клетка:

=CONCATENATE(A2, B2)

За да разделите комбинираните стойности с интервал, въведете символа за интервал (" ") в списъка с аргументи:

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Полезни ресурси:

• Как да конкатенирате в Excel - примери за формули за комбиниране на текстови низове, клетки и колони.
• Функция CONCAT - по-нова и подобрена функция за комбиниране на съдържанието на няколко клетки в една клетка.

ДНЕС & СЕГА

За да виждате текущата дата и час всеки път, когато отваряте работния си лист, без да се налага да го актуализирате ръчно всеки ден, използвайте:

=ДНЕС() за вмъкване на днешната дата в клетка.

=NOW() за вмъкване на текущата дата и час в клетка.

Хубавото на тези функции е, че те не изискват никакви аргументи, а въвеждате формулите точно както е написано по-горе.

Полезни ресурси:

• Как да вмъкнете днешната дата в Excel - различни начини за въвеждане на текущата дата и час в Excel: като неизменен времеви печат или автоматично обновяващи се дата и час.
• Функции за дата в Excel с примери за формули - формули за преобразуване на дата в текст и обратно, извличане на ден, месец или година от дата, изчисляване на разликата между две дати и много други.

Най-добри практики за писане на формули в Excel

След като вече сте запознати с основните формули на Excel, тези съвети ще ви дадат насоки как да ги използвате най-ефективно и да избягвате често срещани грешки във формулите.

Не ограждайте числата в двойни кавички

Всеки текст, включен във формулите на Excel, трябва да бъде ограден с кавички. Никога обаче не трябва да правите това с числата, освен ако не искате Excel да ги третира като текстови стойности.

Например, за да проверите стойността в клетка B2 и да върнете 1 за "Преминал" и 0 в противен случай, поставяте следната формула, да речем, в C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Копирайте формулата в други клетки и ще получите колона от 1 и 0, която може да се изчислява безпроблемно.

Сега вижте какво ще се случи, ако поставите двойни кавички на числата:

=IF(B2="pass", "1", "0")

На пръв поглед изходът е нормален - същата колона от 1 и 0. При по-внимателно вглеждане обаче ще забележите, че получените стойности са подравнени наляво в клетките по подразбиране, което означава, че това са цифрови низове, а не числа! Ако по-късно някой се опита да изчисли тези 1 и 0, може да се окаже, че си скубе косите, опитвайки се да разбере защо 100% правилната формула Sum или Count връщанищо освен нула.

Не форматирайте числата във формулите на Excel

Моля, запомнете това просто правило: числата, подавани към формулите на Excel, трябва да се въвеждат без форматиране, като например десетичен разделител или знак за долар. В Северна Америка и някои други страни запетаята е разделител на аргументи по подразбиране, а знакът за долар ($) се използва за абсолютни препратки към клетките. Използването на тези символи в числата може просто да подлуди Excel :) Затова, вместо да въвеждате2000 USD, просто въведете 2000 и след това форматирайте изходната стойност по свой вкус, като настроите потребителски формат на числото в Excel.

Съвпадение на всички отварящи и затварящи скоби

Когато съставяте сложна формула на Excel с една или повече вложени функции, ще трябва да използвате повече от един набор скоби, за да определите реда на изчисленията. В такива формули не забравяйте да сдвоите правилно скобите, така че за всяка отваряща скоба да има затваряща скоба. За да ви улесни, Excel оцветява двойките скоби в различни цветове, когато въвеждате или редактиратеформула.

Копиране на една и съща формула в други клетки, вместо да я въвеждате отново

След като въведете формула в клетка, не е необходимо да я въвеждате отново и отново. Просто копирайте формулата в съседни клетки, като плъзнете бутона дръжка за пълнене (малък квадрат в долния десен ъгъл на клетката). За да копирате формулата в цялата колона, позиционирайте показалеца на мишката върху дръжката за запълване и щракнете два пъти върху знака плюс.

Забележка. След като копирате формулата, се уверете, че всички препратки към клетките са правилни. Препратките към клетките могат да се променят в зависимост от това дали са абсолютни (не се променят) или относителни (променят се).

За подробни инструкции стъпка по стъпка вижте Как се копират формули в Excel.

Как да изтриете формула, но да запазите изчислената стойност

Когато премахнете формула с натискане на клавиша Delete, се изтрива и изчислената стойност. Можете обаче да изтриете само формулата и да запазите получената стойност в клетката. Ето как:

• Изберете всички клетки с вашите формули.
• Натиснете Ctrl + C, за да копирате избраните клетки.
• Кликнете с десния бутон върху селекцията и след това щракнете върху Вмъкване на стойности > Стойности за да поставите изчислените стойности обратно в избраните клетки. Или натиснете специалната клавишна комбинация Paste: Shift+F10 и след това V .

За подробни стъпки с екранни снимки вижте Как да заменим формулите с техните стойности в Excel.

Уверете се, че опциите за изчисление са настроени на Автоматично

Ако изведнъж формулите на Excel са спрели да се преизчисляват автоматично, най-вероятно причината е Опции за изчисление по някакъв начин премина към Ръководство За да поправите това, отидете в Формули tab> Изчисление щракнете върху групата Опции за изчисление и изберете Автоматичен .

Ако това не помогне, разгледайте тези стъпки за отстраняване на неизправности: Excel формулите не работят: поправки & решения.

Така се създават и управляват основни формули в Excel. Аз как ще намерите тази информация за полезна. Както и да е, благодаря ви за четенето и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица.