Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về cách phối thư trong Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 trở về trước.

Bất cứ khi nào bạn cần gửi email được cá nhân hóa cho nhiều người nhận, tính năng trộn thư là một công cụ tiết kiệm thời gian thực. Nó hoạt động tuyệt vời để gửi thông tin cập nhật về kinh doanh, lời chúc mừng theo mùa và những thứ tương tự, để mọi người nhận nhận được email cá nhân có thông tin của riêng họ mà không cần biết thư này đã được gửi cho ai khác.

Có một số các cách để thực hiện trộn thư trong Outlook và chúng ta sẽ xem xét kỹ từng phương pháp.

Trộn thư là gì?

Trộn thư là quy trình tạo hàng loạt email phù hợp với từng người nhận bằng cách lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc tệp có cấu trúc khác.

Về cơ bản, bạn chuẩn bị mẫu thư của mình, đặt trình giữ chỗ ở nơi thích hợp và tính năng hợp nhất thư sẽ kéo chi tiết của người nhận (chẳng hạn như tên, địa chỉ email, v.v.) từ tệp nguồn và chèn chúng vào email ở vị trí của trình giữ chỗ.

Cuối cùng, mọi người đều hài lòng - người nhận cảm thấy độc đáo và có giá trị khi nhận được một cá nhân thông báo giải quyết các mối quan tâm cụ thể của họ và bạn tận hưởng tỷ lệ tương tác được cải thiện;)

Cách thực hiện hợp nhất thư trong Outlook

Nếu tất cả Nếu những người bạn muốn giải quyết đã có trong thư mục Danh bạ Outlook của bạn, bạn có thể thực hiện phối thư trực tiếp từ Outlook. Cho thuận tiện,Thư.

Họ nói rằng giao diện tốt hơn hơn cả ngàn lời nói, vì vậy hãy xem nó hoạt động như thế nào :)

1. Tạo danh sách gửi thư trong trang tính Excel

Danh sách phân phối của bạn là bảng Excel chứa địa chỉ email của người nhận và dữ liệu cá nhân cho các trường hợp nhất.

• Sổ làm việc phải được lưu trữ trong OneDrive .
• Tất cả dữ liệu phải nằm trong bảng Excel.
• Địa chỉ email phải được đặt ở cột ngoài cùng bên trái, có tên là Email .

Đây là bảng Excel mà chúng ta sẽ sử dụng cho ví dụ này:

2. Tạo mẫu trộn thư

Để tạo mẫu trộn thư, bạn cần làm như sau:

1. Trên ngăn Mẫu email được chia sẻ, nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục mẫu nào của bạn , sau đó chọn Mẫu trộn thư mới từ menu ngữ cảnh:

   

2. Chọn một trong các bố cục có sẵn hoặc nhấp vào HTML tùy chỉnh để dán mẫu của riêng bạn, sau đó nhấp vào Tiếp theo :

   

3. Chọn chủ đề màu ưa thích của bạn và nhấp vào Hoàn tất :

   

4. Mẫu hợp nhất thư đã sẵn sàng để bạn sử dụng - chỉ cần thay thế văn bản giữ chỗ, hình ảnh và siêu liên kết bằng siêu liên kết thực.

Mẹo. Khi sao chép từ nguồn khác, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + V để dán văn bản mà không cần định dạng.

3. Cá nhân hóa mẫu email của bạnsử dụng các trường hợp nhất

Cá nhân hóa email được thực hiện với sự trợ giúp của macro ~%MergeField . Trong tài liệu trực tuyến của chúng tôi, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng nó. Ở đây, tôi sẽ chỉ cho bạn thấy kết quả:

Như bạn thấy, chúng tôi đã chèn hai trường hợp nhất: Tên và Liên kết . Điều đầu tiên là hiển nhiên - nó lấy thông tin từ cột Tên để giải quyết từng liên hệ theo tên. Cái còn lại thú vị hơn nhiều - nó tạo ra một liên kết riêng lẻ cho mỗi người nhận dựa trên địa chỉ trang web trong cột Liên kết . Bởi vì chúng tôi không chỉ muốn chèn một url dành riêng cho liên hệ mà còn làm cho nó trở thành một siêu liên kết đẹp mắt, chúng tôi chuyển sang trình xem HTML và đặt macro bên trong thuộc tính href như sau:

subscription plan

Mẹo. Để thêm tệp đính kèm vào hợp nhất thư của bạn, hãy sử dụng một trong các macro ~%Attach . Danh sách đầy đủ các macro có sẵn ở đây.

4. Cách thiết lập chiến dịch trộn thư trong Outlook

Thiết lập chiến dịch trộn thư rất dễ dàng - bạn chỉ cần ghép tất cả các phần lại với nhau:

1. Đặt tên cho chiến dịch mới của bạn.
2. Nhập văn bản cho dòng Chủ đề .
3. Bạn có thể chỉ định địa chỉ email để trả lời.
4. Nhập danh sách gửi thư của bạn.
5. Chọn mẫu email.
6. Lên lịch gửi email hàng loạt sau hoặc bắt đầu ngay.

Vậy là xong! Khi nàothư hàng loạt được cá nhân hóa của bạn bị tắt, bạn có thể hoàn toàn tin tưởng rằng mỗi email sẽ trông đẹp mắt trong bất kỳ ứng dụng email khách nào mà người nhận mở nó (tất nhiên, nếu bạn đã sử dụng bố cục thích ứng của chúng tôi).

Trộn thư Outlook giới hạn email

Trong chính Outlook, không có giới hạn về số lượng người nhận tối đa. Tuy nhiên, những giới hạn như vậy tồn tại trong Office 365 và Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 người nhận mỗi ngày
• 30 email mỗi phút

Để biết thêm chi tiết, hãy xem giới hạn nhận và gửi của Microsoft 365.

Outlook.com

Đối với tài khoản miễn phí, giới hạn khác nhau tùy thuộc vào lịch sử sử dụng.

Đối với người đăng ký Microsoft 365, các hạn chế là:

• 5.000 người nhận hàng ngày
• 1.000 người nhận hàng ngày không liên quan (tức là người mà bạn chưa bao giờ gửi email before)

Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Giới hạn gửi trong Outlook.com.

Ngoài ra, giới hạn số lượng thư gửi đi được đặt bởi Internet và các nhà cung cấp dịch vụ email để giảm thư rác và ngăn quá tải máy chủ email. Vì vậy, trước khi thực hiện trộn thư, hãy nhớ kiểm tra với quản trị viên thư hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn xem bạn được phép gửi bao nhiêu email mỗi ngày và trong vòng một giờ. Nói chung, bạn sẽ không gặp phải bất kỳ sự cố nào miễn là bạn duy trì dưới 500 thư mỗi ngày.

Đó là cách hợp nhất thư trong Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và xemmong được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Bước 1. Chọn các liên hệ Outlook của bạn

Trước hết, bạn cần chọn những liên hệ của mình để gửi email. Đối với điều này, hãy chuyển sang Outlook Danh bạ (phím tắt CTRL + 3 sẽ đưa bạn đến đó ngay lập tức), chọn thư mục mong muốn trên ngăn bên trái, sau đó chọn những người quan tâm.

Mẹo hữu ích:

• Để xem trực quan các trường sẽ được sử dụng trong quá trình hợp nhất, hãy chọn chế độ xem Điện thoại hoặc Danh sách trên tab Trang chủ , trong nhóm Chế độ xem hiện tại .
• Bạn có thể sắp xếp danh bạ theo Danh mục , Công ty hoặc Vị trí bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên tab Chế độ xem trong nhóm Sắp xếp .
• Chỉ dành cho liên hệ có liên quan sẽ hiển thị , thực hiện tìm kiếm dựa trên công ty, quốc gia hoặc danh mục.
• Liên hệ Outlook chứa tổng cộng 92 trường, nhiều trường trong số đó trống. Để trộn thư dễ dàng hơn, bạn có thể chỉ hiển thị các trường có liên quan , sau đó sử dụng các trường trong chế độ xem hiện tại để trộn.
• Để xóa các cột không liên quan khỏi xem, nhấp chuột phải vào tên cột, sau đó nhấp vào Xóa cột này .
• Để thêm nhiều cột hơn vào chế độ xem hiện tại, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tên cột nào, nhấp vào Xem Cài đặt > Cột… .

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị các liên hệ Outlook được nhóm theo danh mục, vớicác liên hệ danh mục Doanh nghiệp đã chọn:

Bước 2. Bắt đầu trộn thư trong Outlook

Với các liên hệ đã chọn, hãy chuyển đến Nhóm > Hành động Trang chủ và nhấp vào nút Trộn thư .

Bước 3. Đặt trộn thư trong Outlook

Trong hộp thoại Danh bạ trộn thư , hãy chọn các tùy chọn phù hợp nhất với bạn.

Trong Danh bạ , hãy chọn một trong những điều sau:

• Tất cả địa chỉ liên hệ trong chế độ xem hiện tại - nếu bạn đã lọc chế độ xem của mình để chỉ những địa chỉ liên hệ mục tiêu hiển thị.
• Chỉ những người liên hệ được chọn - nếu bạn đã chọn những người liên hệ mà bạn muốn gửi email đến.

Trong Các trường để hợp nhất , hãy chọn một trong hai:

• Tất cả các trường liên hệ - nếu bạn muốn tất cả các trường liên hệ được sử dụng trong quá trình hợp nhất.
• Các trường liên hệ ở chế độ xem hiện tại - nếu bạn' bạn đã định cấu hình chế độ xem của mình để chỉ những trường được đưa vào hợp nhất được hiển thị.

Trong Tệp tài liệu , hãy chọn:

• Tài liệu mới - để tạo tệp tài liệu từ đầu.
• Tài liệu hiện có - để duyệt tìm tài liệu hiện có mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất.

Trong Tệp dữ liệu liên hệ , chọn hộp kiểm Tệp vĩnh viễn nếu bạn muốn lưu các liên hệ và trường đã chọn để sử dụng sau này. Dữ liệu được phân cách bằng dấu phẩy sẽ được lưu trong tài liệu Word (*.doc).

Định cấu hình Hợp nhất các tùy chọn theo cách này:

• Đối với Loại tài liệu , hãy chọn Thư mẫu .
• Đối với Hợp nhất thành , chọn Email .
• Đối với Dòng chủ đề thư , hãy nhập bất kỳ chủ đề nào bạn thấy phù hợp (bạn sẽ có thể chỉnh sửa chủ đề đó sau).

Dưới đây là các cài đặt cho phối thư mẫu của chúng tôi:

Lưu ý. Nếu bạn đã chọn tùy chọn Trường liên hệ trong chế độ xem hiện tại , hãy đảm bảo rằng tất cả các trường dành cho việc hợp nhất (bao gồm trường Email !) được hiển thị trong chế độ xem hiện tại.

Khi hoàn tất, nhấp vào OK . Thao tác này sẽ mở tài liệu trộn thư trong Word.

Bước 4. Tạo tài liệu trộn thư trong Word

Thông thường, tài liệu sẽ mở trong Word với tab Mailings được chọn, sẵn sàng để bạn chọn hợp nhất các trường . Bạn có thể coi chúng như một loại trình giữ chỗ sẽ cho Word biết vị trí chèn thông tin cá nhân.

Để thêm trường hợp nhất vào tài liệu, hãy sử dụng một trong các nút này trong phần Viết & Chèn trường nhóm:

Chèn lời chào

Vì mọi giao tiếp tốt đều bắt đầu bằng lời chào, đây là điều bạn cần thêm vào đầu tiên nơi. Vì vậy, hãy nhấp vào nút Dòng lời chào trên dải băng và chọn định dạng lời chào mong muốn cho email của bạn. Ngoài ra, hãy chỉ định lời chào sẽ sử dụng khi không tìm thấy thông tin nào cho một người nhận cụ thể.

Nhấp vào OK và bạn sẽ có «Dòng lời chào» trình giữ chỗ được chèn vào tài liệu.

Mẹo hữu ích:

• Thay vì " Kính gửi " mặc định, bạn có thể nhập bất kỳ lời chào nào bạn thích, chẳng hạn như " Xin chào , " Xin chào ", v.v.
• Trong phần Xem trước , hãy nhấp vào nút Tiếp theo / Trước đó để xem chính xác giao diện của dòng lời chào đối với mỗi người nhận.
• Nếu thông tin trong dòng lời chào sai, hãy nhấp vào nút Khớp trường để xác định trường chính xác.
• Theo cách tương tự, bạn có thể thêm Khối địa chỉ nếu cần.

Nhập nội dung tin nhắn

Sau dòng lời chào, hãy nhấn Enter để bắt đầu một dòng mới trong tài liệu của bạn và nhập nội dung tin nhắn của bạn. Hãy nhớ thêm chữ ký ở cuối vì chữ ký Outlook mặc định của bạn sẽ không được chèn.

Chèn các trường hợp nhất

Để bao gồm các chi tiết cá nhân khác trong thư, hãy chèn các trường hợp nhất tương ứng khi thích hợp. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Đặt con trỏ chính xác vào nơi bạn muốn chèn thông tin cụ thể.
2. Nhấp vào nút Chèn trường hợp nhất trên ruy-băng.
3. Trong hộp thoại bật lên, chọn trường bắt buộc và nhấp vào Chèn .
4. Sau khi chèn tất cả các trường, hãy nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại.

Ví dụ: chúng tôi đang thêm điện thoại di động:

Khi hoàn tất, tài liệu hoàn thiện của bạn có thể trông giống như sau:

Mẹo. Nếumột số trường quan trọng bị thiếu trong hộp thoại Chèn trường hợp nhất , mặc dù bạn khá chắc chắn rằng mình đã thiết lập các liên hệ ngay trong Outlook, trước tiên hãy thử xuất các liên hệ Outlook của bạn sang Excel, sau đó sử dụng một trang tính Excel làm dữ liệu nguồn. Rất tiếc, bạn không bao giờ biết chính xác điều gì đang diễn ra bên trong Outlook :(

Bước 5. Xem trước kết quả trộn thư

Trước khi gửi thư được cá nhân hóa của bạn, bạn nên xem trước kết quả để đảm bảo rằng nội dung của mỗi email đều được. Để hoàn tất, hãy nhấp vào nút Xem trước kết quả trên tab Gửi thư , sau đó sử dụng các nút mũi tên để xem tất cả các email.

Bước 6. Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa

Chỉ cần một vài cú nhấp chuột nữa là thư của bạn sẽ được gửi đi.

1. Bật tab Gửi thư , trong nhóm Kết thúc , nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất , sau đó chọn Gửi thư điện tử… .

Nhấp vào OK sẽ gửi email đến thư mục Hộp thư đi. Việc gửi sẽ được thực hiện dựa trên cài đặt hiện tại của bạn: ngay lập tức khi được kết nối hoặc cứ sau N phút.

Mẹo. Nếu bạn đang tìm kiếm Trộn thư Outlook với tệp đính kèm , thì hãy dùng thử công cụ Mẫu email được chia sẻ bao gồm công cụ này và nhiều công cụ kháccác tính năng hữu ích.

Cách trộn thư từ Word bằng danh bạ Outlook

Trong trường hợp bạn đã có nội dung email được viết trong Word, bạn có thể bắt đầu quá trình trộn thư từ đó. Kết quả cuối cùng sẽ giống hệt như khi bắt đầu từ Outlook.

Trong Word, có thể thực hiện phối thư theo hai cách: bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn phối thư hoặc các tùy chọn tương đương trên ruy-băng. Nếu bạn thực hiện hợp nhất lần đầu tiên, hướng dẫn của trình hướng dẫn có thể hữu ích, vì vậy chúng tôi sẽ sử dụng nó.

1. Trong Word, hãy tạo một tài liệu mới. Bạn có thể nhập nội dung thư của mình ngay bây giờ hoặc tiếp tục với một tài liệu trống.
2. Bắt đầu Trình hướng dẫn trộn thư . Đối với điều này, hãy chuyển đến tab Gửi thư và nhấp vào Bắt đầu trộn thư > Trình hướng dẫn trộn thư từng bước .

Cách thực hiện trộn thư từ nguồn dữ liệu Excel

Trong trường hợp thông tin trộn thư được lưu trữ bên ngoài Outlook, bạn có thể sử dụng trang tính Excel hoặc cơ sở dữ liệu Access làm nguồn dữ liệu khi thực hiện phối thư trong Word. Cáccác bước sẽ hoàn toàn giống như trong ví dụ trên. Điểm khác biệt duy nhất là ở bước 4 của Trình hướng dẫn trộn thư, trong đó bạn chọn tùy chọn Sử dụng danh sách hiện có rồi duyệt tìm tệp Excel của mình.

Trong ví dụ này, bảng Excel sau được sử dụng:

Kết quả là bạn nhận được thông báo được cá nhân hóa sau:

Nếu bạn cảm thấy mình cần hướng dẫn chi tiết hơn, vui lòng xem hướng dẫn từ đầu đến cuối này: Cách trộn thư từ Excel sang Word.

Phần bổ trợ Trộn thư của Outlook dành cho gửi thư hàng loạt được cá nhân hóa

Nếu bạn đang tìm cách gửi các chiến dịch email hàng loạt tùy chỉnh từ hộp thư Outlook cá nhân của mình thì chắc chắn bạn sẽ đánh giá cao tính năng Trộn thư hoàn toàn mới có trong Mẫu email dùng chung của chúng tôi. Nó khác với Outlook như thế nào? Dưới đây là những điểm chính:

• Bạn có thể tạo và chạy chiến dịch trộn thư trực tiếp trong Outlook mà không cần Word hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác.
• Bạn có thể thêm tệp đính kèm và hình ảnh vào trộn thư của bạn.
• Bạn có thể tạo các thiết kế mạnh mẽ và đẹp mắt với sự trợ giúp của mẫu trộn thư có sẵn hoặc HTML của riêng bạn- dựa trên.
• Bạn có thể cá nhân hóa việc gửi thư hàng loạt của mình bằng bất kỳ trường hợp nhất tùy chỉnh nào .
• Do có một bộ bố cục thích ứng , thư của bạn sẽ trông tuyệt vời trong bất kỳ ứng dụng email nào, cho dù đó là Outlook cho Windows, Gmail hay Apple