En este tutorial, veremos en profundidad cómo combinar correspondencia en Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 y anteriores.

Funciona muy bien para enviar actualizaciones comerciales, felicitaciones de temporada y similares, de modo que cada destinatario recibe un correo electrónico personal con su propia información, sin saber a quién más se ha enviado este mensaje.

Hay varias maneras de realizar una combinación de correspondencia en Outlook, y vamos a examinar detenidamente cada método.

¿Qué es la combinación de correspondencia?

Combinación de correspondencia es un proceso de creación de correos electrónicos masivos adaptados a cada destinatario tomando datos de una base de datos, una hoja de cálculo u otro archivo estructurado.

Básicamente, usted prepara su plantilla de mensaje colocando marcadores de posición donde corresponda, y una combinación de correspondencia extrae los datos del destinatario (como un nombre, una dirección de correo electrónico, etc.) de un archivo de origen y los inserta en un mensaje de correo electrónico en el lugar de los marcadores de posición.

Al final, todo el mundo está contento: los destinatarios se sienten únicos y valorados al recibir un mensaje individual que aborda sus preocupaciones específicas, y tú disfrutas de una tasa de compromiso mejorada ;)

Cómo hacer una combinación de correspondencia en Outlook

Si todas las personas a las que quieres dirigirte ya están en tu carpeta de contactos de Outlook, puedes realizar una combinación de correspondencia directamente desde Outlook. Para mayor comodidad, desglosaremos todo el proceso en 6 pasos significativos.

Paso 1. Selecciona tus contactos de Outlook

En primer lugar, debe elegir a cuál de sus contactos desea enviar un correo electrónico. Para ello, vaya a Outlook Contactos (el atajo CTRL + 3 le llevará allí enseguida), seleccione la carpeta deseada en el panel izquierdo y, a continuación, elija las personas que le interesen.

Consejos útiles:

• A ver visualmente los campos que se utilizará en la fusión, seleccione la opción Teléfono o Lista vista sobre la Inicio en la pestaña Vista actual grupo.
• Puede ordenar contactos por Categoría , Empresa o Ubicación pulsando el botón correspondiente en el Ver en la pestaña Disposición grupo.
• Porque sólo el que los contactos pertinentes sean visibles Realice una búsqueda por empresa, país o categoría.
• Los contactos de Outlook contienen un total de 92 campos, muchos de los cuales están vacíos. Para facilitar la combinación de correspondencia, puede mostrar sólo los campos relevantes y, a continuación, utilice los campos de la vista actual para la fusión.
• A eliminar columnas irrelevantes de la vista, haga clic con el botón derecho en el nombre de la columna y, a continuación, haga clic en Quitar esta columna .
• A añadir más columnas a la vista actual, haga clic con el botón derecho en cualquier nombre de columna, haga clic en Ver configuración > Columnas... .

La siguiente captura de pantalla muestra los contactos de Outlook agrupados por categorías, con el icono Empresas categoría contactos seleccionados:

Paso 2. Iniciar la combinación de correspondencia en Outlook

Con los contactos seleccionados, vaya a Inicio tab> Acciones y haga clic en el botón Combinación de correspondencia botón.

Paso 3. Configurar la combinación de correspondencia en Outlook

En el Contactos Mail Merge seleccione las opciones que más le convengan.

En Contactos Elija una de las siguientes opciones:

• Todos los contactos en la vista actual - si has filtrado la vista para que sólo sean visibles los contactos de destino.
• Sólo contactos seleccionados - si ha seleccionado los contactos a los que desea enviar un correo electrónico.

En Campos a fusionar selecciona:

• Todos los campos de contacto - si desea que todos los campos de contacto se utilicen en la fusión.
• Campos de contacto en la vista actual - si ha configurado la vista para que sólo se muestren los campos que se van a incluir en la fusión.

En Archivo de documentos selecciona:

• Nuevo documento - para crear el archivo del documento desde cero.
• Documento existente - para buscar el documento existente que desea utilizar para la fusión.

En Fichero de datos de contacto seleccione Archivo permanente si desea guardar los contactos y campos seleccionados para utilizarlos en el futuro. Los datos delimitados por comas se guardarán en un documento de Word (*.doc).

Configure Opciones de fusión de esta manera:

• Para Tipo de documento Elige Formularios .
• Para Fusión a seleccione Correo electrónico .
• Para Asunto del mensaje escribe el tema que consideres oportuno (podrás editarlo más tarde).

Estos son los parámetros de nuestro ejemplo de combinación de correspondencia:

Nota. Si ha seleccionado la opción Opción de campos de contacto en la vista actual asegúrese de que todos los campos destinados a la fusión (incluido el campo Correo electrónico ) se muestran en la vista actual.

Cuando haya terminado, pulse OK Esto abrirá el documento de combinación de correspondencia en Word.

Paso 4. Crear documento de combinación de correspondencia en Word

Normalmente, el documento se abre en Word con el botón Mailings seleccionada, lista para que elija el fusionar campos Puede pensar en ellos como una especie de marcadores de posición que indicarán a Word dónde insertar los datos personales.

Para añadir un campo de fusión al documento, utilice uno de estos botones en la ventana Escribir & Insertar campos grupo:

Insertar un saludo

Como toda buena comunicación comienza con un saludo, esto es lo que tienes que añadir en primer lugar. Así pues, haz clic en el botón Línea de saludo de la cinta y seleccione el formato de saludo deseado para su correo electrónico. Además, especifique qué saludo utilizar cuando no se encuentre información sobre un destinatario concreto.

Haga clic en OK y tendrás la "GreetingLine" marcador de posición insertado en el documento.

Consejos útiles:

• En lugar del valor por defecto " Estimado ", puedes escribir el saludo que quieras como " Hola , " Hola "etc.
• En Vista previa pulse el botón Siguiente / Anterior para ver exactamente cómo será la línea de saludo para cada destinatario.
• Si la información de la línea de saludo es incorrecta, pulse el botón Campos de partido para identificar el campo correcto.
• De forma similar, puede añadir el Bloque de direcciones si es necesario.

Escriba el texto del mensaje

Después de la línea de saludo, pulsa Intro para iniciar una nueva línea en el documento y escribe el texto del mensaje. Recuerda añadir una firma al final, ya que la firma predeterminada de Outlook no se insertará.

Insertar campos de fusión

Para incluir otros datos personales en un mensaje, introduzca los campos merge correspondientes donde proceda. A continuación le indicamos cómo hacerlo:

1. Sitúe el cursor exactamente donde desee insertar la información específica.
2. Haga clic en el botón Insertar campo de fusión de la cinta.
3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el campo deseado y haga clic en Inserte .
4. Después de insertar todos los campos, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Por ejemplo, vamos a añadir un teléfono móvil:

Una vez hecho todo esto, el documento final tendrá este aspecto:

Consejo: si faltan campos importantes en el formulario Insertar campo de fusión aunque esté seguro de haber configurado los contactos correctamente en Outlook, intente exportar primero los contactos de Outlook a Excel y, a continuación, utilice una hoja de Excel como fuente de datos. Lamentablemente, nunca se sabe exactamente lo que ocurre dentro de Outlook :(

Paso 5. Vista previa de los resultados de la combinación de correspondencia

Antes de enviar sus correos personalizados, es una buena idea previsualizar los resultados para asegurarse de que el contenido de cada correo electrónico está bien. Para hacerlo, haga clic en el botón Vista previa de los resultados en el botón Mailings y, a continuación, utilice los botones de flecha para ver todos los correos electrónicos.

Paso 6. Enviar correo masivo personalizado

Un par de clics más y sus envíos estarán en camino.

1. En el Mailings en la pestaña Acabado grupo, haga clic en Finalizar & Fusionar y, a continuación, seleccione Enviar mensajes de correo electrónico... .

Haciendo clic en OK envía el correo electrónico a la carpeta Bandeja de salida. El envío se realizará en función de su configuración actual: inmediatamente cuando se conecte o cada N minutos.

Consejo: si busca Combinación de correspondencia de Outlook con archivo adjunto pruebe la herramienta Plantillas de correo electrónico compartidas, que incluye ésta y otras muchas funciones útiles.

Cómo combinar correspondencia desde Word utilizando contactos de Outlook

Si ya tiene el texto de su correo electrónico escrito en Word, puede iniciar un proceso de combinación de correspondencia desde allí. El resultado final será exactamente el mismo que cuando se inicia desde Outlook.

En Word, una combinación de correspondencia puede realizarse de dos formas: utilizando el Asistente para combinar correspondencia o las opciones equivalentes de la cinta. Si es la primera vez que realiza la combinación, la guía del asistente puede resultarle útil, así que vamos a utilizarla.

1. En Word, crea un nuevo documento. Puedes escribir el texto de tu mensaje ahora mismo o continuar con un documento en blanco.
2. Inicie el Asistente para combinar correspondencia Para ello, vaya a la página Mailings y haga clic en Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso para combinar correspondencia .

Cómo combinar correspondencia a partir de una fuente de datos Excel

En caso de que la información para la combinación de correspondencia se almacene fuera de Outlook, puede utilizar una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access como fuente de datos al realizar una combinación de correspondencia en Word. Los pasos serán exactamente los mismos que en el ejemplo anterior. La única diferencia es el paso 4 del Asistente para combinación de correspondencia, en el que se selecciona la opción Utilizar una lista existente y, a continuación, busque su archivo Excel.

Para este ejemplo, se utiliza la siguiente hoja de Excel:

El resultado es este mensaje personalizado:

Si necesita instrucciones más detalladas, consulte este tutorial completo: Cómo combinar correspondencia de Excel a Word.

Complemento Outlook Mail Merge para envíos masivos personalizados

Si buscas una forma de enviar campañas de correo electrónico masivo personalizadas desde tu buzón personal de Outlook, seguro que te gustará la nueva función Combinación de correspondencia incluida en nuestras Plantillas de correo electrónico compartido. ¿En qué se diferencia de la de Outlook? Aquí tienes los puntos clave:

• Puede crear y ejecutar campañas de combinación de correspondencia directamente en Outlook sin Word o cualquier otra aplicación.
• Puede añadir archivos adjuntos y imágenes a su combinación de correspondencia.
• Puede crear diseños robustos y hermosos con la ayuda de la incorporada plantillas de combinación de correspondencia o los suyos propios basados en HTML.
• Puede personalizar sus envíos masivos con cualquier campos personalizados .
• Debido a un conjunto de diseños adaptables Además, tus mensajes se verán muy bien en cualquier cliente de correo electrónico, ya sea Outlook para Windows, Gmail o Apple Mail.
• Una combinación de correspondencia puede ejecutarse en cualquier aplicación de Outlook para Windows, para Mac y Outlook Online.

Dicen que una imagen vale más que mil palabras, así que veámoslo en acción :)

1. Haga una lista de correo en una hoja Excel

Su lista de distribución es una tabla de Excel que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y los datos personales para los campos merge.

• El libro de trabajo debe estar almacenado en OneDrive.
• Todos los datos deben estar dentro de una tabla de Excel.
• Las direcciones de correo electrónico deben colocarse en la columna de la izquierda, denominada Correo electrónico .

He aquí una tabla Excel que vamos a utilizar para este ejemplo:

2. Crear una plantilla de combinación de correspondencia

Para crear una plantilla de combinación de correspondencia, debe hacer lo siguiente:

1. En el panel Plantillas de correo electrónico compartidas, haga clic con el botón derecho en cualquiera de las carpetas de plantillas y, a continuación, seleccione Nueva plantilla de combinación de correspondencia del menú contextual:

   

2. Elija uno de los diseños predefinidos o haga clic en HTML personalizado para pegar su propia plantilla y, a continuación, haga clic en Siguiente :

   

3. Elija su tema de color preferido y haga clic en Acabado :

   

4. Una plantilla de combinación de correspondencia está lista para su uso: sólo tiene que sustituir los textos, imágenes e hipervínculos de los marcadores de posición por los reales.

Sugerencia: al copiar de otra fuente, utilice la combinación de teclas Ctrl + Mayús + V para pegar texto sin formato.

3. Personalice su plantilla de correo electrónico mediante campos merge

La personalización del correo electrónico se realiza con la ayuda del ~%MergeField macro. En nuestros documentos en línea encontrarás instrucciones detalladas sobre cómo utilizarlo. Aquí me limitaré a mostrarte el resultado:

Como ve, hemos insertado dos campos de fusión: Nombre y Enlace La primera es obvia: extrae la información de la base de datos. Nombre para dirigirse a cada contacto por su nombre. La otra es mucho más interesante: crea una columna enlace individual para cada destinatario basándose en una dirección de página web en el Enlace Como no sólo queremos insertar una dirección URL específica de un contacto, sino convertirla en un bonito hipervínculo, pasamos al visor HTML y colocamos la macro dentro de la columna href atributo como este:

plan de suscripción

Consejo. añadir anexo a su combinación de correspondencia, utilice una de las opciones ~%Attach La lista completa de macros disponibles se encuentra aquí.

4. Cómo configurar una campaña de combinación de correspondencia en Outlook

Crear una campaña de combinación de correspondencia es pan comido: basta con juntar todas las piezas:

1. Nombra tu nueva campaña.
2. Escriba el texto del Asunto línea.
3. Opcionalmente, especifique la dirección de correo electrónico para las respuestas.
4. Importe su lista de correo.
5. Elija una plantilla de correo electrónico.
6. Programe el envío masivo de correos electrónicos para una fecha posterior o comience inmediatamente.

Ya está: cuando se envíen sus correos masivos personalizados, puede estar absolutamente seguro de que cada correo electrónico se verá bien en cualquier aplicación de cliente de correo electrónico que abra el destinatario (por supuesto, si ha utilizado nuestros diseños adaptables).

Límites del correo electrónico de Outlook Mail Merge

En el propio Outlook no hay límite de destinatarios, pero sí en Office 365 y Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 destinatarios al día
• 30 correos electrónicos por minuto

Para obtener más información, consulte Límites de recepción y envío de Microsoft 365.

Outlook.com

Para las cuentas gratuitas, las limitaciones varían en función del historial de uso.

Para los suscriptores de Microsoft 365, las restricciones son:

• 5.000 destinatarios diarios
• 1.000 destinatarios diarios sin relación (es decir, alguien a quien nunca has enviado un correo electrónico)

Para obtener más información, consulte Límites de envío en Outlook.com.

Además, los límites al número de mensajes salientes se establecen mediante Internet y proveedores de servicios de correo electrónico Por lo tanto, antes de realizar una combinación de correspondencia, asegúrese de comprobar con su administrador de correo o proveedor de servicios de Internet cuántos mensajes de correo electrónico puede enviar al día y en una hora. En general, es poco probable que se encuentre con problemas siempre que no supere los 500 mensajes al día.

Así se hace la combinación de correspondencia en Outlook. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!