In hierdie tutoriaal sal ons 'n in-diepte kyk na hoe om possamevoeging in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 en vroeër te kyk.

Wanneer jy gepersonaliseerde e-posse aan veelvuldige ontvangers moet stuur, is possamevoeging 'n werklike tydbespaarder. Dit werk uitstekend vir die uitstuur van besigheidsopdaterings, seisoen se groete, en dies meer, sodat elke ontvanger 'n persoonlike e-pos met hul eie inligting kry, sonder om te weet na wie anders hierdie boodskap gestuur is.

Daar is 'n paar maniere om 'n possamevoeging in Outlook te doen, en ons gaan noukeurig na elke metode kyk.

Wat is Mail Merge?

Possamevoeging is 'n proses om massa-e-posse te skep wat vir elke ontvanger aangepas is deur data uit 'n databasis, sigblad of ander gestruktureerde lêer te neem.

Basies, jy berei jou boodskapsjabloon voor deur plekhouers te plaas waar toepaslik, en 'n possamevoeging trek die ontvanger se besonderhede (soos 'n naam, e-posadres, ens.) van 'n bronlêer en voeg dit in 'n e-pos in die plek van die plekhouers.

Uiteindelik is almal gelukkig - ontvangers voel uniek en waardeer om 'n individu te kry. boodskap wat hul spesifieke bekommernisse aanspreek, en jy geniet 'n verbeterde betrokkenheidsyfer ;)

Hoe om 'n possamevoeging in Outlook te doen

As alles t die mense wat jy wil aanspreek, is reeds in jou Outlook Kontakte-lêergids, jy kan 'n possamevoeging direk vanaf Outlook uitvoer. Vir gerief,Pos.

Hulle sê 'n kyk is beter as 'n duisend woorde, so kom ons sien dit in aksie :)

1. Maak 'n poslys in Excel-blad

Jou verspreidingslys is 'n Excel-tabel wat die ontvangers se e-posadresse en persoonlike data vir samevoegingsvelde bevat.

• Die werkboek moet in OneDrive gestoor word .
• Al die data moet binne 'n Excel-tabel wees.
• E-posadresse moet in die linkerkantste kolom geplaas word, met die naam E-pos .

Hier is 'n Excel-tabel wat ons vir hierdie voorbeeld gaan gebruik:

2. Skep 'n possamevoegingsjabloon

Om 'n possamevoegsjabloon te skep, is dit wat jy moet doen:

1. Op die paneel Gedeelde e-possjablone, regsklik op enige van jou sjabloonvouers , en kies dan Nuwe possamevoegingsjabloon uit die kontekskieslys:

   

2. Kies een van die ingemaakte uitlegte of klik Gepasmaakte HTML om jou eie sjabloon te plak, en klik dan Volgende :

   

3. Kies jou voorkeurkleurtema en klik Voltooi :

   

4. 'n Possamevoegingsjabloon is gereed vir jou gebruik - vervang eenvoudig die plekhouertekste, beelde en hiperskakels met die regte.

Wenk. As u van 'n ander bron af kopieer, gebruik die Ctrl + Shift + V-kortpad om teks sonder formatering te plak.

3. Pas jou e-possjabloon aandie gebruik van samesmeltingsvelde

E-posverpersoonliking word gedoen met behulp van die ~%MergeField -makro. In ons aanlyn dokumente kan u die gedetailleerde instruksies vind oor hoe om dit te gebruik. Hier sal ek jou net die resultaat wys:

Soos jy sien, het ons twee samevoegingsvelde ingevoeg: Voornaam en Link . Die eerste een is voor die hand liggend - dit trek die inligting uit die Voornaam -kolom om elke kontak by die naam aan te spreek. Die ander een is baie interessanter - dit skep 'n individuele skakel vir elke ontvanger gebaseer op 'n webbladadres in die Skakel -kolom. Omdat ons nie net 'n kontakspesifieke url wil invoeg nie, maar dit 'n pragtige hiperskakel wil maak, skakel ons oor na die HTML-kyker en plaas die makro binne die href -kenmerk soos volg:

subscription plan

Wenk. Om aanhegsel by te voeg by jou possamevoeging, gebruik een van die ~%Attach makro's. Die volledige lys van beskikbare makro's is hier.

4. Hoe om 'n possamevoegingsveldtog in Outlook op te stel

Om 'n possamevoegingsveldtog op te stel is 'n stukkie koek - jy sit eenvoudig al die stukke bymekaar:

1. Noem jou nuwe veldtog.
2. Tik die teks vir die Onderwerp -reël.
3. Spesifiseer opsioneel die e-posadres vir antwoorde.
4. Voer jou poslys in.
5. Kies 'n e-possjabloon.
6. Skeduleer grootmaat-e-posversending vir 'n later datum of begin dadelik.

Dit is dit! Wanneerjou gepersonaliseerde massaposse afgaan, kan jy absoluut vol vertroue wees dat elke e-pos goed sal lyk in watter e-poskliënt-toepassing die ontvanger dit oopmaak (natuurlik as jy ons aanpasbare uitlegte gebruik het).

Outlook Mail Merge e-poslimiete

In Outlook self is daar geen beperking op 'n maksimum aantal ontvangers nie. Sulke limiete bestaan ​​egter in Office 365 en Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 ontvangers per dag
• 30 e-posse per minuut

Vir meer besonderhede, sien Microsoft 365-ontvangs- en stuurlimiete.

Outlook.com

Vir gratis rekeninge verskil beperkings na gelang van gebruiksgeskiedenis.

Vir Microsoft 365-intekenare is die beperkings:

• 5 000 daaglikse ontvangers
• 1 000 daaglikse nie-verhouding-ontvangers (d.w.s. iemand vir wie jy nog nooit 'n e-pos gestuur het) voor)

Vir meer besonderhede, sien asseblief Stuurlimiete in Outlook.com.

Boonop word limiete op die aantal uitgaande boodskappe gestel deur Internet en e-posdiensverskaffers om strooipos te verminder en die oorlading van e-posbedieners te voorkom. Dus, voordat jy 'n possamevoeging doen, moet jy seker maak met jou posadministrateur of internetdiensverskaffer hoeveel e-posse jy per dag en binne 'n uur mag stuur. Oor die algemeen is dit onwaarskynlik dat jy enige probleme sal ondervind solank jy minder as 500 boodskappe per dag bly.

Dit is hoe om possamevoeging in Outlook te maak. Dankie vir die lees en kyksien uit daarna om jou volgende week op ons blog te sien!

Stap 1. Kies jou Outlook-kontakte

Eerstens moet jy kies na watter van jou kontakte om 'n e-pos te stuur. Hiervoor, skakel oor na jou Outlook Kontakte (die CTRL + 3-kortpad sal jou dadelik daarheen neem), kies die verlangde vouer op die linkerpaneel, en kies dan die mense van belang.

Nuttige wenke:

• Om die velde wat in die samesmelting gebruik sal word, visueel te sien, kies die Foon - of Lys -aansig op die Tuis -oortjie, in die Huidige aansig -groep.
• Jy kan kontakte volgens Kategorie , <1 sorteer>Maatskappy of Ligging deur die ooreenstemmende knoppie op die Bekyk -oortjie in die Reëling -groep te klik.
• Slegs vir die relevante kontakte om sigbaar te wees , voer 'n soektog uit op grond van die maatskappy, land of kategorie.
• Outlook-kontakte bevat 'n totaal van 92 velde, waarvan baie leeg is. Om die possamevoeging makliker te maak, kan jy slegs relevante velde vertoon , en dan die velde in die huidige aansig vir die samevoeging gebruik.
• Om irrelevante kolomme te verwyder van aansig, klik met die rechtermuisknop op die kolomnaam en klik dan op Verwyder hierdie kolom .
• Om meer kolomme by te voeg by die huidige aansig, regsklik op enige kolomnaam, klik Bekyk instellings > Kolomme... .

Die skermkiekie hieronder wys Outlook-kontakte gegroepeer volgens kategorie, metdie Besigheid -kategorie kontakte gekies:

Stap 2. Begin possamevoeging in Outlook

Met die kontakte gekies, gaan na die Tuis -oortjie > Aksies -groep, en klik die Possamevoeging -knoppie.

Stap 3. Stel up-e-possamevoeging in Outlook

In die Possamevoeg-kontakte -dialoogkassie, kies die opsies wat die beste vir jou werk.

Kies onder Kontakte een van die volgende:

• Alle kontakte in huidige aansig - as jy jou aansig gefiltreer het sodat net die teikenkontakte sigbaar is.
• Slegs geselekteerde kontakte - as jy die kontakte gekies het waarna jy e-pos wil stuur.

Onder Velde om saam te voeg , kies óf:

• Alle kontakvelde - as jy wil hê dat al die kontakvelde in die samesmelting gebruik moet word.
• Kontakvelde in huidige aansig - as jy' het jou aansig so gekonfigureer dat slegs die velde wat by die samevoeging ingesluit moet word, vertoon word.

Onder Dokumentlêer , kies óf:

• Nuwe dokument - om die dokumentlêer van nuuts af te skep.
• Bestaande dokument - om te blaai vir die bestaande dokument wat jy vir die samevoeging wil gebruik.

Onder Kontakdatalêer , kies die Permanente lêer -merkblokkie as jy die geselekteerde kontakte en velde vir toekomstige gebruik wil stoor. Die komma-geskeide data sal in 'n Word-dokument (*.doc) gestoor word.

Konfigureer Voeg opsies op hierdie manier:

• Vir Dokumenttipe , kies Vormbriewe .
• Vir Voeg saam na , kies E-pos .
• Vir Boodskap-onderwerpreël , tik die onderwerp wat jy goeddink (jy sal dit later kan wysig).

Hier is die instellings vir ons voorbeeldpossamevoeging:

Let wel. As jy die Kontakvelde in huidige aansig-opsie gekies het, maak seker dat al die velde bedoel vir die samevoeging (insluitend die E-pos -veld!) in die huidige aansig vertoon word.

Wanneer jy klaar is, klik OK . Dit sal die possamevoegingsdokument in Word oopmaak.

Stap 4. Skep possamevoegingsdokument in Word

Gewoonlik maak die dokument in Word oop met die Mailings -oortjie gekies, gereed vir jou om die samevoegingsvelde te kies. Jy kan aan hulle dink as soort plekhouers wat vir Word sal vertel waar om persoonlike besonderhede in te voeg.

Om 'n samevoegingsveld by die dokument te voeg, gebruik een van hierdie knoppies in die Skryf & Voeg velde in groep:

Voeg 'n groet in

Aangesien alle goeie kommunikasie met 'n groet begin, is dit wat jy in die eerste moet byvoeg plek. Klik dus die Groetelyn -knoppie op die lint en kies die verlangde groetformaat vir jou e-pos. Spesifiseer ook watter groet om te gebruik wanneer geen inligting vir 'n spesifieke ontvanger gevind word nie.

Klik OK , en jy sal die «GreetingLine» hê.plekhouer in die dokument ingevoeg.

Nuttige wenke:

• In plaas van die verstek " Geagte ", kan jy tik enige groet waarvan jy hou, soos " Hallo , " Haai ", ens.
• Klik onder Voorskou die Volgende / Vorige -knoppie om presies te sien hoe die groetreël vir elke ontvanger sal lyk.
• As die inligting in die groetreël verkeerd is, klik die Pas velde -knoppie om die korrekte veld te identifiseer.
• Op 'n soortgelyke wyse kan jy die Adresblok byvoeg indien nodig.

Tik die boodskapteks

Na die groetreël, druk Enter om 'n nuwe reël in jou dokument te begin en tik die teks van jou boodskap in. Onthou om 'n handtekening aan die einde by te voeg, aangesien jou verstek Outlook-handtekening nie ingevoeg sal word nie.

Voeg samevoegingsvelde in

Om ander persoonlike besonderhede by 'n boodskap in te sluit, voeg die ooreenstemmende samevoegingsvelde in waar toepaslik.Dit is hoe:

1. Plaas die wyser presies waar jy spesifieke inligting wil invoeg.
2. Klik die Voeg saamvoegveld in -knoppie op die lint.
3. Kies die vereiste veld in die dialoogkassie wat opduik en klik Voeg in .
4. Nadat jy al die velde ingevoeg het, klik Sluit om die dialoogkassie toe te maak.

As 'n voorbeeld, ons voeg 'n selfoon by:

Wanneer alles klaar is, kan jou voltooide dokument iets soos volg lyk:

Wenk. As'n paar belangrike velde ontbreek in die Voeg saamvoegveld in dialoogkassie, al is jy redelik seker dat jy die kontakte reg in Outlook opgestel het, probeer eers om jou Outlook-kontakte na Excel uit te voer, en gebruik dan 'n Excel-blad as data bron. Ongelukkig weet jy nooit presies wat binne-in Outlook aangaan nie :(

Stap 5. Voorskou possamevoegingsresultate

Voordat jy jou persoonlike posboodskappe uitstuur, is dit 'n goeie idee om die resultate te voorbeskou om seker te maak dat die inhoud van elke e-pos is in orde. Om dit te laat doen, klik die Voorskou resultate -knoppie op die Posboodskappe -oortjie, en gebruik dan die pyltjieknoppies om al die e-posse te sien.

Stap 6. Stuur gepersonaliseerde grootmaat-e-pos uit

Nog net 'n paar klikke, en jou posboodskappe sal op pad wees.

1. Aan die Mailings -oortjie, in die Voltooi -groep, klik Voltooi & Voeg saam , en kies dan Stuur e-posboodskappe... .

Klik op OK stuur e-pos na die Outbox-lêergids. Die versending sal uitgevoer word op grond van jou huidige instellings: onmiddellik wanneer gekoppel of elke N minute.

Wenk. As jy op soek is na Outlook-possamevoeging met aanhangsel , probeer dan die Gedeelde e-possjablone-nutsding wat hierdie en vele ander insluitnuttige kenmerke.

Hoe om possamevoeging vanaf Word met behulp van Outlook-kontakte te gebruik

In situasie wanneer jy reeds die teks van jou e-pos in Word geskryf het, kan jy 'n possamevoegingsproses van daar af begin. Die finale resultaat sal presies dieselfde wees as toe begin vanaf Outlook.

In Word kan 'n possamevoeging op twee maniere gedoen word: deur die Mail Merge Wizard of die ekwivalente opsies op die lint te gebruik. As jy die samevoeging vir die eerste keer uitvoer, kan die towenaar se leiding handig te pas kom, so ons gaan dit gebruik.

1. Skep 'n nuwe dokument in Word. Jy kan die teks van jou boodskap dadelik tik of voortgaan met 'n leë dokument.
2. Begin die Possamevoeging-assistent . Hiervoor, gaan na die Mailings -oortjie en klik Start Mail Merge > Step-vir-Step Mail Merge Wizard .

Hoe om possamevoeging vanaf Excel-databron te doen

In die geval dat die inligting vir die possamevoeging buite gestoor word Outlook, kan jy 'n Excel-werkblad of Access-databasis as 'n databron gebruik wanneer jy 'n possamevoeging in Word doen. Diestappe sal presies dieselfde wees as in die voorbeeld hierbo. Die enigste verskil is stap 4 van die Mail Merge Wizard, waar jy die Gebruik 'n bestaande lys opsie kies en dan vir jou Excel-lêer blaai.

Vir hierdie voorbeeld word die volgende Excel-blad gebruik:

In die resultaat kry jy hierdie persoonlike boodskap:

As jy voel dat jy meer gedetailleerde instruksies nodig het, kyk asseblief na hierdie end-tot-end tutoriaal: Hoe om possamevoeging van Excel na Word.

Outlook Mail Merge-byvoeging vir gepersonaliseerde massa-posse

As jy 'n manier soek om pasgemaakte grootmaat-e-posveldtogte vanaf jou persoonlike Outlook-posbus te stuur, dan sal jy sekerlik die splinternuwe Mail Merge-funksie waardeer wat by ons Gedeelde e-possjablone ingesluit is. Hoe verskil dit van Outlook se een? Hier is die sleutelpunte:

• Jy kan possamevoegingsveldtogte direk in Outlook sonder Word of enige ander toepassing skep en laat loop.
• Jy kan <8 byvoeg>aanhangsels en prente by jou possamevoeging.
• Jy kan robuuste en pragtige ontwerpe skep met behulp van ingeboude possamevoegingsjablone of jou eie HTML- gebaseerde.
• Jy kan jou massaposse personaliseer met enige pasgemaakte samesmeltingsvelde .
• As gevolg van 'n stel aanpasbare uitlegte , sal jou boodskappe lyk goed in enige e-poskliënt, of dit nou Outlook vir Windows, Gmail of Apple is