У гэтым уроку мы дэталёва разгледзім, як зліццё пошты ў Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 і больш ранніх версіях.

Кожны раз, калі вам трэба адправіць персаналізаваныя электронныя лісты некалькім атрымальнікам, зліццё пошты рэальна эканоміць час. Ён выдатна працуе для адпраўкі дзелавых навін, віншаванняў з надыходзячым сезонам і да т.п., так што кожны атрымальнік атрымлівае асабістае электроннае паведамленне са сваёй інфармацыяй, не ведаючы, каму яшчэ было адпраўлена гэта паведамленне.

Ёсць некалькі спосабы выканання зліцця ў Outlook, і мы збіраемся ўважліва разгледзець кожны метад.

Што такое зліццё?

Зліццё - гэта працэс стварэння масавых электронных лістоў, адаптаваных для кожнага атрымальніка, шляхам атрымання даных з базы дадзеных, электроннай табліцы ці іншага структураванага файла.

Па сутнасці, вы рыхтуеце свой шаблон паведамлення, устаўляючы запаўняльнікі, дзе гэта неабходна, і зліццё пошты выцягвае дэталі атрымальніка (напрыклад, імя, адрас электроннай пошты і г.д.) з зыходнага файла і ўстаўляе іх у электронны ліст замест запаўняльнікаў.

У рэшце рэшт, усе задаволеныя - атрымальнікі адчуваюць сябе унікальнымі і цэняцца, атрымаўшы асобу паведамленне, якое тычыцца іх канкрэтных праблем, і вы атрымаеце асалоду ад палепшанага ўзроўню ўзаемадзеяння;)

Як зрабіць зліццё пошты ў Outlook

Калі ўсё т Калі людзі, да якіх вы хочаце звярнуцца, ужо знаходзяцца ў вашай тэчцы кантактаў Outlook, вы можаце выканаць зліццё пошты непасрэдна з Outlook. Для зручнасці,Пошта.

Кажуць, лепш выглядаць чым тысяча слоў, таму давайце паглядзім на справе :)

1. Стварыце спіс рассылкі ў аркушы Excel

Ваш спіс рассылкі - гэта табліца Excel, якая змяшчае адрасы электроннай пошты атрымальнікаў і асабістыя даныя для палёў зліцця.

• Рабочая кніга павінна захоўвацца ў OneDrive .
• Усе дадзеныя павінны знаходзіцца ў табліцы Excel.
• Адрасы электроннай пошты павінны быць размешчаны ў крайнім левым слупку з назвай Электронная пошта .

Вось табліца Excel, якую мы будзем выкарыстоўваць для гэтага прыкладу:

2. Стварыце шаблон зліцця лістоў

Каб стварыць шаблон зліцця лістоў, вам трэба зрабіць наступнае:

1. На панэлі "Агульныя шаблоны электроннай пошты" пстрыкніце правай кнопкай мышы любую з тэчак шаблонаў , а затым выберыце Новы шаблон зліцця лістоў з кантэкстнага меню:

   

2. Выберыце адзін са стандартных макетаў або націсніце Карыстальніцкі HTML каб уставіць уласны шаблон, а затым націсніце Далей :

   

3. Выберыце пажаданую каляровую тэму і націсніце Гатова :

   

4. Шаблон зліцця пошты гатовы да выкарыстання - проста заменіце тэксты-запаўняльнікі, выявы і гіперспасылкі на сапраўдныя.

Парада. Пры капіраванні з іншай крыніцы выкарыстоўвайце спалучэнне клавіш Ctrl + Shift + V, каб уставіць тэкст без фарматавання.

3. Персаналізуйце свой шаблон электроннай поштывыкарыстанне палёў аб'яднання

Персаналізацыя электроннай пошты ажыццяўляецца з дапамогай макраса ~%MergeField . У нашых онлайн-дакументах вы можаце знайсці падрабязныя інструкцыі па яго выкарыстанні. Тут я проста пакажу вам вынік:

Як бачыце, мы ўставілі два палі аб'яднання: Імя і Спасылка . Першы відавочны - ён выцягвае інфармацыю са слупка Імя для адрасавання кожнага кантакту па імені. Іншы нашмат больш цікавы - ён стварае індывідуальную спасылку для кожнага атрымальніка на аснове адраса вэб-старонкі ў слупку Спасылка . Паколькі мы хочам не проста ўставіць URL-адрас кантакту, але зрабіць яго прыгожай гіперспасылкай, мы пераключаемся на праглядальнік HTML і змяшчаем макрас у атрыбут href так:

subscription plan

Савет. Каб дадаць далучэнне да вашага зліцця, выкарыстоўвайце адзін з макрасаў ~%Attach . Поўны спіс даступных макрасаў тут.

4. Як наладзіць кампанію зліцця пошты ў Outlook

Наладзіць кампанію зліцця пошты - гэта простая справа - вы проста збіраеце ўсе часткі разам:

1. Назавіце новую кампанію.
2. Увядзіце тэкст для радка Тэма .
3. Па жаданні ўкажыце адрас электроннай пошты для адказаў.
4. Імпартуйце свой спіс рассылкі.
5. Выберыце шаблон электроннай пошты.
6. Заплануйце масавую адпраўку электроннай пошты на больш позні час або пачніце неадкладна.

Вось і ўсё! КаліВашы персаналізаваныя масавыя рассылкі адпраўляюцца, вы можаце быць цалкам упэўнены, што кожны электронны ліст будзе добра выглядаць у любым кліенце электроннай пошты, які атрымальнік яго адкрые (вядома, калі вы выкарыстоўвалі нашы адаптыўныя макеты).

Outlook Mail Merge абмежаванні электроннай пошты

У самім Outlook няма абмежаванняў на максімальную колькасць атрымальнікаў. Аднак такія абмежаванні існуюць у Office 365 і Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 атрымальнікаў у дзень
• 30 электронных лістоў у хвіліну

Для атрымання дадатковай інфармацыі глядзіце ліміты атрымання і адпраўкі Microsoft 365.

Outlook.com

Для бясплатных уліковых запісаў абмежаванні вар'іруюцца ў залежнасці ад гісторыя выкарыстання.

Для падпісчыкаў Microsoft 365 дзейнічаюць абмежаванні:

• 5000 штодзённых атрымальнікаў
• 1000 штодзённых атрымальнікаў без адносін (г.зн. той, каму вы ніколі не пісалі па электроннай пошце раней)

Для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласка, гл. Ліміты адпраўкі ў Outlook.com.

Акрамя таго, абмежаванні на колькасць выходных паведамленняў усталёўваюцца Інтэрнэтам і пастаўшчыкі паслуг электроннай пошты , каб паменшыць спам і прадухіліць перагрузку сервераў электроннай пошты. Такім чынам, перад выкананнем аб'яднання лістоў абавязкова пракансультуйцеся з вашым паштовым адміністратарам або інтэрнэт-правайдэрам, колькі электронных лістоў вы можаце адпраўляць у дзень і на працягу гадзіны. Увогуле, вы наўрад ці сутыкнецеся з якімі-небудзь праблемамі, пакуль вы застаяцеся менш чым за 500 паведамленняў у дзень.

Вось як зрабіць зліццё ў Outlook. Я дзякую вам за чытанне і праглядрады бачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

Крок 1. Выберыце свае кантакты Outlook

Спачатку вам трэба выбраць, каму з вашых кантактаў адправіць электронны ліст. Для гэтага пераключыцеся ў Outlook Кантакты (спалучэнне клавіш CTRL + 3 прывядзе вас туды адразу), выберыце патрэбную тэчку на левай панэлі, а затым выберыце людзей, якія вас цікавяць.

Карысныя парады:

• Каб візуальна ўбачыць палі , якія будуць выкарыстоўвацца пры аб'яднанні, абярыце прагляд Тэлефон або Спіс на ўкладцы Галоўная ў групе Бягучы выгляд .
• Вы можаце сартаваць кантакты па Катэгорыі , Кампанія або Месцазнаходжанне , націснуўшы адпаведную кнопку на ўкладцы Прагляд у групе Размяшчэнне .
• Толькі для рэлевантныя кантакты, каб быць бачнымі , выконвайце пошук па кампаніі, краіне або катэгорыі.
• Кантакты Outlook утрымліваюць у агульнай складанасці 92 палі, многія з якіх пустыя. Каб палегчыць зліццё, вы можаце адлюстраваць толькі адпаведныя палі , а потым выкарыстоўваць палі ў бягучым праглядзе для зліцця.
• Каб выдаліць недарэчныя слупкі з пстрыкніце правай кнопкай мышы імя слупка, а затым націсніце Выдаліць гэты слупок .
• Каб дадаць больш слупкоў у бягучы выгляд, пстрыкніце правай кнопкай мышы імя любога слупка, націсніце Прагляд налад > Слупкі… .

На скрыншоце ніжэй паказаны кантакты Outlook, згрупаваныя па катэгорыях, звыбраныя кантакты катэгорыі Бізнэс :

Крок 2. Пачніце зліццё пошты ў Outlook

Выбраўшы кантакты, перайдзіце да Галоўная ўкладка > Дзеянні група і націсніце кнопку Зліццё лістоў .

Крок 3. Усталюйце уверх зліццё пошты ў Outlook

У дыялогавым акне Кантакты зліцця лістоў выберыце параметры, якія вам найбольш падыходзяць.

У раздзеле Кантакты абярыце адно з наступнага:

• Усе кантакты ў бягучым праглядзе - калі вы адфільтравалі прагляд так, каб былі бачныя толькі мэтавыя кантакты.
• Толькі выбраныя кантакты - калі вы выбралі кантакты, якім хочаце адправіць электронную пошту.

У раздзеле Палі для аб'яднання выберыце адно з:

• Усе палі кантактаў - калі вы хочаце, каб усе палі кантактаў выкарыстоўваліся пры аб'яднанні.
• Палі кантактаў у бягучым праглядзе - калі вы мы сканфігуравалі ваш выгляд так, каб адлюстроўваліся толькі палі, якія трэба ўключыць у аб'яднанне.

У раздзеле Файл дакумента выберыце адно з:

• Новы дакумент - для стварэння файла дакумента з нуля.
• Існуючы дакумент - для пошуку існуючага дакумента, які вы жадаеце выкарыстоўваць для аб'яднання.

У раздзеле Файл кантактных дадзеных усталюйце сцяжок Пастаянны файл , калі вы хочаце захаваць выбраныя кантакты і палі для выкарыстання ў будучыні. Дадзеныя, падзеленыя коскамі, будуць захаваны ў дакуменце Word (*.doc).

Наладзіць Параметры аб'яднання наступным чынам:

• Для Тып дакумента выберыце Форма лістоў .
• Для Аб'яднаць у , выберыце Электронная пошта .
• У радку Тэма паведамлення увядзіце любую тэму, якую лічыце патрэбнай (вы зможаце адрэдагаваць яе пазней).

Вось налады для нашага ўзору зліцця лістоў:

Заўвага. Калі вы абралі опцыю Палі кантактаў у бягучым праглядзе , пераканайцеся, што ўсе палі, прызначаныя для аб'яднання (уключаючы поле Электронная пошта !) адлюстроўваюцца ў бягучым праглядзе.

Пасля завяршэння націсніце ОК . Гэта адкрые дакумент зліцця ў Word.

Крок 4. Стварыце дакумент зліцця ў Word

Звычайна дакумент адкрываецца ў Word з выбранай укладкай Рассылка , гатовы да выбару палёў аб'яднання . Вы можаце лічыць іх своеасаблівымі запаўняльнікамі, якія паведамляюць Word, куды ўстаўляць асабістыя дадзеныя.

Каб дадаць у дакумент поле зліцця, выкарыстоўвайце адну з гэтых кнопак у Напісаць & Уставіць палі група:

Уставіць прывітанне

Паколькі ўсе добрыя зносіны пачынаюцца з прывітання, гэта тое, што вам трэба дадаць у першую чаргу месца. Такім чынам, націсніце кнопку Радок прывітання на стужцы і выберыце патрэбны фармат прывітання для вашага электроннага ліста. Акрамя таго, укажыце, якое прывітанне выкарыстоўваць, калі інфармацыя для канкрэтнага атрымальніка не знойдзена.

Націсніце ОК , і вы атрымаеце «GreetingLine» запаўняльнік устаўлены ў дакумент.

Карысныя парады:

• Замест стандартнага " Паважаны " вы можаце ўвесці любое прывітанне, якое вам падабаецца, напрыклад " Прывітанне , " Прывітанне " і г.д.
• У Папярэдні прагляд націсніце Далей / Папярэдняя кнопка, каб убачыць, як менавіта будзе выглядаць радок прывітання для кожнага атрымальніка.
• Калі інфармацыя ў радку прывітання няправільная, націсніце кнопку Спаставіць палі . каб вызначыць правільнае поле.
• Аналагічным чынам вы можаце дадаць Адрасны блок пры неабходнасці.

Увядзіце тэкст паведамлення

Пасля радка прывітання націсніце Enter, каб пачаць новы радок у вашым дакуменце, і ўвядзіце тэкст паведамлення. Не забудзьце дадаць подпіс у канцы, бо ваш стандартны подпіс Outlook не будзе ўстаўлены.

Устаўце палі зліцця

Каб уключыць іншыя асабістыя дадзеныя ў паведамленне, устаўце адпаведныя палі зліцця, дзе гэта неабходна. Вось як:

1. Змесціце курсор менавіта там, дзе вы хочаце ўставіць канкрэтную інфармацыю.
2. Націсніце кнопку Уставіць поле аб'яднання на стужцы.
3. У дыялогавым акне, якое з'явіцца, абярыце неабходнае поле і націсніце Уставіць .
4. Пасля ўстаўкі ўсіх палёў націсніце Зачыніць , каб закрыць дыялогавае акно.

У якасці прыкладу мы дадаем мабільны тэлефон:

Калі ўсё будзе зроблена, ваш канчатковы дакумент можа выглядаць прыкладна так:

Парада. Калінекаторыя важныя палі адсутнічаюць у дыялогавым акне Уставіць поле аб'яднання , хаця вы амаль упэўненыя, што наладзілі кантакты прама ў Outlook, паспрабуйце спачатку экспартаваць свае кантакты Outlook у Excel, а потым выкарыстоўваць табліцу Excel у якасці даных крыніца. На жаль, вы ніколі дакладна не ведаеце, што адбываецца ўнутры Outlook :(

Крок 5. Папярэдні прагляд вынікаў зліцця лістоў

Перш чым адпраўляць персаналізаваныя рассылкі, добра праглядзець вынікі, каб пераканацца, што змест кожнага электроннага ліста ў парадку. Каб зрабіць гэта, націсніце кнопку Папярэдні прагляд вынікаў на ўкладцы Рассылка , а затым выкарыстоўвайце кнопкі са стрэлкамі, каб праглядзець усе электронныя лісты.

Крок 6. Адпраўце персаналізаваную масавую электронную пошту

Яшчэ пару клікаў, і вашыя рассылкі будуць у дарозе.

1. Укл. на ўкладцы Рассылка ў групе Завяршыць націсніце Завяршыць і аб'яднаць , а затым выберыце Адправіць паведамленні электроннай пошты… .

Націск ОК адпраўляе электронную пошту ў тэчку Выходныя. Адпраўка будзе выканана на аснове вашы бягучыя налады: адразу пры падключэнні або кожныя N хвілін.

Парада. Калі вы шукаеце Outlook Mail Merge з укладаннямі , паспрабуйце інструмент Shared Email Templates, які змяшчае гэты і многія іншыякарысныя функцыі.

Як зрабіць зліццё з Word з дапамогай кантактаў Outlook

У сітуацыі, калі ў вас ужо ёсць тэкст вашага электроннага ліста, напісаны ў Word, вы можаце пачаць працэс зліцця адтуль. Канчатковы вынік будзе сапраўды такім жа, як і пры запуску з Outlook.

У Word зліццё можна выканаць двума спосабамі: з дапамогай майстра зліцця або эквівалентных параметраў на стужцы. Калі вы выконваеце аб'яднанне ў першы раз, інструкцыі майстра могуць спатрэбіцца, таму мы збіраемся выкарыстоўваць іх.

1. У Word стварыце новы дакумент. Вы можаце ўвесці тэкст вашага паведамлення прама зараз або працягнуць з пустым дакументам.
2. Запусціце Майстар зліцця лістоў . Для гэтага перайдзіце на ўкладку Рассылка і націсніце Пачаць зліццё > Пакрокавы майстар зліцця .

Як зрабіць зліццё з крыніцы даных Excel

У выпадку, калі інфармацыя для зліцця захоўваецца па-за межамі Outlook, вы можаце выкарыстоўваць ліст Excel або базу дадзеных Access у якасці крыніцы даных пры выкананні зліцця ў Word. Theкрокі будуць сапраўды такімі ж, як у прыведзеным вышэй прыкладзе. Адзінае адрозненне заключаецца ў кроку 4 майстра зліцця лістоў, дзе вы выбіраеце опцыю Выкарыстоўваць існуючы спіс , а затым шукаеце свой файл Excel.

Для гэтага прыкладу выкарыстоўваецца наступны аркуш Excel:

У выніку вы атрымаеце гэта персаналізаванае паведамленне:

Калі вы адчуваеце, што вам патрэбныя больш падрабязныя інструкцыі, азнаёмцеся з гэтым скразным падручнікам: Як зрабіць зліццё з Excel у Word.

Надбудова зліцця Outlook для персаналізаванай масавай рассылкі

Калі вы шукаеце спосаб адпраўляць індывідуальныя масавыя рассылкі па электроннай пошце з вашай асабістай паштовай скрыні Outlook, то вы напэўна ацэніце новую функцыю зліцця лістоў, уключаную ў нашы агульныя шаблоны электроннай пошты. Чым ён адрозніваецца ад Outlook? Вось ключавыя моманты:

• Вы можаце ствараць і запускаць кампаніі зліцця пошты непасрэдна ў Outlook без Word або любога іншага прыкладання.
• Вы можаце дадаць далучэнняў і малюнкаў да вашага зліцця лістоў.
• Вы можаце ствараць надзейныя і прыгожыя дызайны з дапамогай убудаваных шаблонаў зліцця лістоў або ўласнага HTML- на аснове.
• Вы можаце персаналізаваць свае масавыя рассылкі з дапамогай любых карыстальніцкіх палёў зліцця .
• Дзякуючы набору адаптыўных макетаў , вашы паведамленні будуць выдатна выглядаюць у любым кліенце электроннай пошты, няхай гэта будзе Outlook для Windows, Gmail ці Apple