En aquest tutorial, veurem en profunditat com combinar correu electrònic a Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 i anteriors.

Sempre que necessiteu enviar correus electrònics personalitzats a diversos destinataris, la combinació de correu és un estalvi de temps real. Funciona molt bé per enviar actualitzacions comercials, felicitacions de temporada i similars, de manera que cada destinatari rebi un correu electrònic personal amb la seva pròpia informació, sense saber a qui més s'ha enviat aquest missatge.

Hi ha alguns. maneres de fer una combinació de correspondència a l'Outlook, i mirarem de prop cada mètode.

Què és la combinació de correspondència?

Combinació de correspondència és un procés de creació de correus electrònics massius personalitzats per a cada destinatari agafant dades d'una base de dades, full de càlcul o un altre fitxer estructurat.

Bàsicament, prepareu la plantilla de missatge posant marcadors de posició quan correspongui, i una combinació de correu extreu el els detalls del destinatari (com ara un nom, una adreça de correu electrònic, etc.) d'un fitxer font i els insereix en un correu electrònic en lloc dels marcadors de posició.

Finalment, tots estan contents: els destinataris se senten únics i valorats per aconseguir un individu. missatge que abordi les seves preocupacions específiques i gaudiu d'una taxa de participació millorada ;)

Com fer una combinació de correu a Outlook

Si tot Les persones a les quals us voleu adreçar ja es troben a la vostra carpeta de contactes d'Outlook, podeu realitzar una combinació de correu directament des d'Outlook. Per comoditat,Correu.

Diuen que és millor fer un aspecte més de mil paraules, així que anem a veure-ho en acció :)

1. Feu una llista de correu al full d'Excel

La vostra llista de distribució és una taula d'Excel que conté les adreces de correu electrònic dels destinataris i les dades personals dels camps de combinació.

• El llibre de treball s'ha d'emmagatzemar a OneDrive. .
• Totes les dades han d'estar dins d'una taula d'Excel.
• Les adreces de correu electrònic s'han de col·locar a la columna més a l'esquerra, anomenada Correu electrònic .

Aquí hi ha una taula d'Excel que farem servir per a aquest exemple:

2. Creeu una plantilla de combinació de correspondència

Per crear una plantilla de combinació de correspondència, això és el que heu de fer:

1. A la subfinestra Plantilles de correu electrònic compartit, feu clic amb el botó dret a qualsevol de les carpetes de plantilles. i, a continuació, seleccioneu Nova plantilla de combinació de correspondència al menú contextual:

   

2. Trieu un dels dissenys enllaunats o feu clic a HTML personalitzat per enganxar la vostra pròpia plantilla i, a continuació, feu clic a Següent :

   

3. Trieu el vostre tema de color preferit i feu clic a Finalitza :

   

4. Una plantilla de combinació de correspondència està preparada per al vostre ús; només heu de substituir els textos, imatges i hiperenllaços dels marcadors de posició per els reals.

Consell. Quan copieu des d'una altra font, utilitzeu la drecera Ctrl + Maj + V per enganxar text sense format.

3. Personalitza la teva plantilla de correu electrònicutilitzant camps de combinació

La personalització del correu electrònic es fa amb l'ajuda de la macro ~%MergeField . Als nostres documents en línia, podeu trobar les instruccions detallades sobre com utilitzar-lo. Aquí, només us mostraré el resultat:

Com veieu, hem inserit dos camps de combinació: Nom i Enllaç . El primer és obvi: extreu la informació de la columna Nom per adreçar-se a cada contacte pel nom. L'altre és molt més interessant: crea un enllaç individual per a cada destinatari a partir d'una adreça de pàgina web a la columna Enllaç . Com que no només volem inserir un URL específic per a un contacte, sinó fer-lo un hiperenllaç preciós, canviem al visor HTML i col·loquem la macro dins de l'atribut href com aquest:

subscription plan

Consell. Per afegir un fitxer adjunt a la combinació de correspondència, utilitzeu una de les macros ~%Attach . La llista completa de macros disponibles és aquí.

4. Com configurar una campanya de combinació de correu a l'Outlook

Configurar una campanya de combinació de correspondència és senzill; només cal que ajunteu totes les peces:

1. Anomeneu la vostra campanya nova.
2. Escriviu el text de la línia Assumpte .
3. Opcionalment, especifiqueu l'adreça de correu electrònic per a les respostes.
4. Importeu la vostra llista de correu.
5. Trieu una plantilla de correu electrònic.
6. Programeu l'enviament massiu de correu electrònic per a una data posterior o comenceu immediatament.

Això està! Quanels vostres enviaments massius personalitzats s'apagaran, podeu estar absolutament segur que cada correu electrònic es veurà bé en qualsevol aplicació de client de correu electrònic que l'obri el destinatari (per descomptat, si heu utilitzat els nostres dissenys adaptatius).

Combinació de correu d'Outlook. límits de correu electrònic

A l'Outlook mateix, no hi ha límit per a un nombre màxim de destinataris. Tanmateix, aquests límits existeixen a Office 365 i Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 destinataris per dia
• 30 correus electrònics per minut

Per obtenir més detalls, consulteu els límits de recepció i enviament de Microsoft 365.

Outlook.com

Per als comptes gratuïts, les limitacions varien en funció de historial d'ús.

Per als subscriptors de Microsoft 365, les restriccions són:

• 5.000 destinataris diaris
• 1.000 destinataris diaris sense relació (és a dir, algú a qui mai no has enviat un correu electrònic). abans)

Per obtenir més detalls, vegeu Límits d'enviament a Outlook.com.

A més, Internet i Internet estableixen límits al nombre de missatges de sortida. proveïdors de serveis de correu electrònic per reduir el correu brossa i evitar la sobrecàrrega dels servidors de correu electrònic. Per tant, abans de fer una combinació de correu, assegureu-vos de consultar amb el vostre administrador de correu o proveïdor de serveis d'Internet quants correus electrònics podeu enviar al dia i en una hora. En general, és poc probable que tingueu cap problema sempre que us quedeu menys de 500 missatges al dia.

Així és com podeu combinar correu a Outlook. Gràcies per llegir i mirarens veiem al nostre blog la setmana vinent!

Pas 1. Seleccioneu els vostres contactes d'Outlook

Primer, heu de triar a quins contactes voleu enviar un correu electrònic. Per fer-ho, canvieu al vostre Contactes d'Outlook (la drecera CTRL + 3 us portarà immediatament), seleccioneu la carpeta desitjada al panell esquerre i, a continuació, trieu les persones que us interessin.

Consells útils:

• Per veure visualment els camps que s'utilitzaran en la combinació, seleccioneu la vista Telèfon o Llista a la pestanya Inici , al grup Vista actual .
• Podeu ordenar els contactes per Categoria , Empresa o Ubicació fent clic al botó corresponent a la pestanya Visualitza del grup Arranjament .
• Només per a >els contactes rellevants siguin visibles , feu una cerca segons l'empresa, el país o la categoria.
• Els contactes d'Outlook contenen un total de 92 camps, molts dels quals estan buits. Per facilitar la combinació de correspondència, podeu mostrar només els camps rellevants i, a continuació, utilitzar els camps de la vista actual per a la combinació.
• Per eliminar columnes irrellevants de vista, feu clic amb el botó dret al nom de la columna i, a continuació, feu clic a Elimina aquesta columna .
• Per afegir més columnes a la vista actual, feu clic amb el botó dret a qualsevol nom de columna, feu clic a Mostra la configuració > Columnes... .

La captura de pantalla següent mostra els contactes d'Outlook agrupats per categoria, ambels contactes de la categoria Empresa seleccionats:

Pas 2. Inicieu la combinació de correspondència a l'Outlook

Amb els contactes seleccionats, aneu al Pestanya Inici > Grup Accions i feu clic al botó Combinació de correspondència .

Pas 3. Definiu pujar la combinació de correspondència a l'Outlook

Al quadre de diàleg Combinar contactes , seleccioneu les opcions que us funcionin millor.

A Contactes , seleccioneu un dels següents:

• Tots els contactes a la vista actual : si heu filtrat la vista de manera que només els contactes de destinació siguin visibles.
• Només els contactes seleccionats : si heu seleccionat els contactes als quals voleu enviar un correu electrònic.

A Camps per combinar , seleccioneu:

• Tots els camps de contacte : si voleu que s'utilitzin tots els camps de contacte a la combinació.
• Camps de contacte a la vista actual - si voleu He configurat la vista perquè només es mostrin els camps que s'han d'incloure a la combinació.

A Fitxer de document , seleccioneu:

• Document nou : per crear el fitxer de document des de zero.
• Document existent : per buscar el document existent que voleu utilitzar per a la combinació.

A Fitxer de dades de contacte , seleccioneu la casella de selecció Fitxer permanent si voleu desar els contactes i camps seleccionats per a un ús futur. Les dades delimitades per comes es desaran en un document de Word (*.doc).

Configura Combina les opcions d'aquesta manera:

• Per a Tipus de document , escolliu Lletres de formulari .
• Per a Combina a , seleccioneu Correu electrònic .
• Per a Línia d'assumpte del missatge , escriviu l'assumpte que cregueu adequat (podeu editar-lo més tard).

Aquí hi ha la configuració de la combinació de correspondència de mostra:

Nota. Si heu seleccionat l'opció Camps de contacte a la vista actual , assegureu-vos que tots els camps destinats a la combinació (inclòs el camp Correu electrònic !) es mostrin a la vista actual.

Quan acabeu, feu clic a D'acord . Això obrirà el document de combinació de correspondència al Word.

Pas 4. Creeu un document de combinació de correspondència al Word

Normalment, el document s'obre al Word amb la pestanya Enviaments seleccionada, llest perquè trieu els camps de combinació . Podeu considerar-los com una mena de marcadors de posició que indicaran a Word on inserir les dades personals.

Per afegir un camp de combinació al document, utilitzeu un d'aquests botons a Escriu i amp; Grup Insereix camps :

Insereix una salutació

Com que tota bona comunicació comença amb una salutació, això és el que cal afegir al primer lloc. Per tant, feu clic al botó Línia de salutació de la cinta i seleccioneu el format de salutació desitjat per al vostre correu electrònic. A més, especifiqueu quina salutació utilitzareu quan no es trobi cap informació per a un destinatari concret.

Feu clic a D'acord i tindreu la «Línia de salutació» marcador de posició inserit al document.

Consells útils:

• En lloc del predeterminat " Estimat ", podeu escriure qualsevol salutació que us agradi, com ara " Hola , " Hola ", etc.
• A Vista prèvia , feu clic a Següent / Botó anterior per veure exactament com es veurà la línia de salutació per a cada destinatari.
• Si la informació de la línia de salutació és incorrecta, feu clic al botó Concorda amb camps per identificar el camp correcte.
• De manera similar, podeu afegir el Bloc d'adreces si cal.

Escriviu el text del missatge

Després de la línia de salutació, premeu Intro per iniciar una línia nova al vostre document i escriviu el text del missatge. Recordeu afegir una signatura al final, ja que la vostra signatura d'Outlook predeterminada no s'inserirà.

Insereix camps de combinació

Per incloure altres dades personals en un missatge, inseriu els camps de combinació corresponents si escau. A continuació us indiquem com:

1. Coloqueu el cursor exactament on voleu inserir informació específica.
2. Feu clic al botó Insereix un camp de combinació de la cinta.
3. Al quadre de diàleg que apareix, seleccioneu el camp necessari i feu clic a Insereix .
4. Després d'inserir tots els camps, feu clic a Tanca per tancar el quadre de diàleg.

Com a exemple, estem afegint un telèfon mòbil:

Quan tot estigui acabat, el document finalitzat pot semblar a això:

Consell. Sifalten alguns camps importants al quadre de diàleg Insereix un camp de combinació , tot i que esteu segur que configureu els contactes directament a Outlook, proveu d'exportar primer els contactes d'Outlook a Excel i després feu servir un full d'Excel com a dades. font. Lamentablement, mai no saps exactament què passa dins d'Outlook :(

Pas 5. Previsualitza els resultats de la combinació de correspondència

Abans d'enviar els teus correus personalitzats, és una bona idea previsualitzar els resultats per assegurar-te que el contingut de cada correu electrònic està bé. Per fer-ho, feu clic al botó Previsualitza els resultats de la pestanya Mailings i, a continuació, utilitzeu els botons de fletxa per veure tots els correus electrònics.

Pas 6. Envieu un correu electrònic massiu personalitzat

Només un parell de clics més i els vostres correus estaran en marxa.

1. Activats a la pestanya Enviaments , al grup Finalitza , feu clic a Finalitza i fusiona i, a continuació, seleccioneu Envia missatges de correu electrònic... .

Fent clic a D'acord s'envia el correu electrònic a la carpeta de la Bústia de sortida. L'enviament es realitzarà en funció de la vostra configuració actual: immediatament quan estigui connectat o cada N minuts.

Consell. Si busqueu Combinació de correspondència d'Outlook amb fitxer adjunt , proveu l'eina Plantilles de correu electrònic compartit que inclou aquesta i moltes altrescaracterístiques útils.

Com combinar correu des de Word mitjançant els contactes d'Outlook

En una situació en què ja teniu el text del correu electrònic escrit a Word, podeu iniciar un procés de combinació de correu des d'allà. El resultat final serà exactament el mateix que quan s'inicia des de l'Outlook.

A Word, una combinació de correspondència es pot fer de dues maneres: utilitzant l'assistent de combinació de correspondència o les opcions equivalents de la cinta. Si feu la fusió per primera vegada, les instruccions de l'assistent poden ser útils, així que la farem servir.

1. A Word, creeu un document nou. Podeu escriure el text del missatge ara mateix o continuar amb un document en blanc.
2. Inicieu l' Auxiliar de combinació de correspondència . Per fer-ho, aneu a la pestanya Mailings i feu clic a Inicia la combinació de correspondència > Auxiliar de combinació de correspondència pas a pas .

Com fer la combinació de correspondència des de la font de dades d'Excel

En cas que la informació de la combinació de correspondència s'emmagatzemi fora de Outlook, podeu utilitzar un full de treball Excel o una base de dades Access com a font de dades quan feu una combinació de correspondència a Word. Elels passos seran exactament els mateixos que a l'exemple anterior. L'única diferència és el pas 4 de l'Auxiliar de combinació de correspondència, on seleccioneu l'opció Utilitza una llista existent i, a continuació, busqueu el vostre fitxer Excel.

Per a aquest exemple, s'utilitza el següent full d'Excel:

En el resultat, obteniu aquest missatge personalitzat:

Si creieu que necessiteu instruccions més detallades, consulteu aquest tutorial d'extrem a extrem: Com combinar correu d'Excel a Word.

Complement de combinació de correspondència d'Outlook per a enviaments massius personalitzats

Si busqueu una manera d'enviar campanyes de correu electrònic massives personalitzades a mida des de la vostra bústia de correu personal d'Outlook, segur que apreciareu la nova funció de combinació de correspondència inclosa amb les nostres plantilles de correu electrònic compartit. En què es diferencia de la d'Outlook? Aquests són els punts clau:

• Podeu crear i executar campanyes de combinació de correspondència directament a l'Outlook sense Word ni cap altra aplicació.
• Podeu afegir arxius adjunts i imatges a la combinació de correspondència.
• Podeu crear dissenys sòlids i bonics amb l'ajuda de plantilles de combinació de correu integrades o el vostre propi HTML- basats.
• Podeu personalitzar els vostres enviaments massius amb qualsevol camps de combinació personalitzats .
• A causa d'un conjunt de dissenys adaptatius , els vostres missatges seran es veu molt bé en qualsevol client de correu electrònic, ja sigui Outlook per a Windows, Gmail o Apple