V tomto návode sa podrobne pozrieme na to, ako zlúčiť poštu v aplikácii Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 a staršie.

Vždy, keď potrebujete poslať personalizované e-maily viacerým príjemcom, je mail merge skutočnou úsporou času. Skvele sa hodí na posielanie obchodných aktualizácií, sezónnych pozdravov a podobne, takže každý príjemca dostane osobný e-mail so svojimi vlastnými informáciami bez toho, aby vedel, komu ďalšiemu bola táto správa odoslaná.

Existuje niekoľko spôsobov, ako v programe Outlook vykonať zlúčenie pošty, a my sa bližšie pozrieme na každú metódu.

Čo je Mail Merge?

Zlúčenie pošty je proces vytvárania hromadných e-mailov prispôsobených každému príjemcovi pomocou údajov z databázy, tabuľky alebo iného štruktúrovaného súboru.

V podstate si pripravíte šablónu správy, do ktorej na vhodné miesta vložíte zástupné znaky, a pri zlúčení pošty sa zo zdrojového súboru vyberú údaje príjemcu (napríklad meno, e-mailová adresa atď.) a vložia sa do e-mailu na miesto zástupných znakov.

Nakoniec sú všetci spokojní - príjemcovia sa cítia jedineční a oceňovaní, keď dostanú individuálnu správu, ktorá rieši ich konkrétne problémy, a vy sa tešíte z lepšej miery zapojenia ;)

Ako vykonať zlúčenie pošty v programe Outlook

Ak sa všetky osoby, ktoré chcete osloviť, už nachádzajú v priečinku Kontakty aplikácie Outlook, môžete vykonať zlúčenie pošty priamo z aplikácie Outlook. Pre väčšie pohodlie rozdelíme celý proces do 6 zmysluplných krokov.

Krok 1. Vyberte kontakty aplikácie Outlook

Najprv musíte vybrať, ktorým kontaktom chcete poslať e-mail. Na tento účel sa prepnite do aplikácie Outlook. Kontakty (klávesová skratka CTRL + 3 vás tam zavedie hneď), vyberte požadovaný priečinok na ľavom paneli a potom vyberte osoby, ktoré vás zaujímajú.

Užitočné tipy:

• Na vizuálne vidieť polia ktoré sa použijú pri zlúčení, vyberte Telefón alebo Zoznam pohľad na Domov na karte Aktuálny pohľad skupina.
• Môžete triedenie kontaktov podľa Kategória , Spoločnosť alebo Umiestnenie kliknutím na príslušné tlačidlo na Zobraziť na karte Usporiadanie skupina.
• Iba pre relevantné kontakty, ktoré majú byť viditeľné. , vyhľadajte na základe spoločnosti, krajiny alebo kategórie.
• Kontakty aplikácie Outlook obsahujú celkovo 92 polí, z ktorých mnohé sú prázdne. Ak chcete uľahčiť zlúčenie pošty, môžete zobraziť len relevantné polia a potom použite polia v aktuálnom zobrazení na zlúčenie.
• Na odstrániť nepodstatné stĺpce zo zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na názov stĺpca a potom kliknite na Odstránenie tohto stĺpca .
• Na pridať ďalšie stĺpce do aktuálneho zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na názov stĺpca, kliknite na Zobraziť nastavenia > Stĺpce... .

Na nasledujúcej snímke obrazovky sú kontakty programu Outlook zoskupené podľa kategórií, pričom Obchod vybrané kontakty kategórie:

Krok 2. Spustite spájanie pošty v programe Outlook

Po výbere kontaktov prejdite na Domov karta> Činnosti a kliknite na Zlúčenie pošty tlačidlo.

Krok 3. Nastavenie zlúčenia pošty v programe Outlook

V Mail Merge Kontakty vyberte možnosti, ktoré vám najviac vyhovujú.

Pod Kontakty , vyberte si jednu z nasledujúcich možností:

• Všetky kontakty v aktuálnom zobrazení - ak ste filtrovali zobrazenie tak, aby boli viditeľné len cieľové kontakty.
• Len vybrané kontakty - ak ste vybrali kontakty, ktorým chcete poslať e-mail.

Pod Polia na zlúčenie , vyberte buď:

• Všetky kontaktné polia - ak chcete, aby sa pri zlúčení použili všetky polia kontaktu.
• Polia kontaktov v aktuálnom zobrazení - ak ste nakonfigurovali zobrazenie tak, aby sa zobrazovali len polia, ktoré majú byť zahrnuté do zlúčenia.

Pod Súbor dokumentov , vyberte buď:

• Nový dokument - vytvoriť súbor dokumentu od začiatku.
• Existujúci dokument - a vyhľadajte existujúci dokument, ktorý chcete použiť na zlúčenie.

Pod Súbor s kontaktnými údajmi , vyberte Trvalý súbor začiarknite políčko, ak si želáte uložiť vybrané kontakty a polia na budúce použitie. Údaje oddelené čiarkou sa uložia do dokumentu programu Word (*.doc).

Konfigurácia stránky Možnosti zlúčenia týmto spôsobom:

• Pre Typ dokumentu , vybrať Formuláre listov .
• Pre Zlúčenie s , vyberte E-mail .
• Pre Predmet správy , zadajte predmet, ktorý považujete za vhodný (neskôr ho budete môcť upraviť).

Tu sú nastavenia pre našu ukážku zlúčenia pošty:

Poznámka: Ak ste vybrali Polia kontaktov v aktuálnom zobrazení , uistite sa, že všetky polia určené na zlúčenie (vrátane E-mail pole!) sa zobrazujú v aktuálnom zobrazení.

Po dokončení kliknite na tlačidlo OK . Tým sa otvorí dokument na spájanie pošty v programe Word.

Krok 4. Vytvorenie dokumentu na zlúčenie pošty v programe Word

Normálne sa dokument otvorí v programe Word s Zásielky vybratá karta, pripravená na výber zlúčenie polí Môžete si ich predstaviť ako akési zástupné znaky, ktoré programu Word určia, kam má vložiť osobné údaje.

Ak chcete do dokumentu pridať pole na zlúčenie, použite jedno z týchto tlačidiel v Napísať & Vložiť polia skupina:

Vloženie pozdravu

Keďže každá dobrá komunikácia sa začína pozdravom, musíte ho pridať ako prvý. Pozdravná linka tlačidlo na páse a vyberte požadovaný formát pozdravu pre e-mail. Okrem toho určte, aký pozdrav sa má použiť, keď sa pre konkrétneho príjemcu nenájdu žiadne informácie.

Kliknite na . OK a budete mať "GreetingLine" zástupný symbol vložený do dokumentu.

Užitočné tipy:

• Namiesto predvoleného " Vážený ", môžete napísať ľubovoľný pozdrav, napríklad " Dobrý deň, , " Hej " atď.
• Pod Náhľad , kliknite na Ďalšie / Predchádzajúci aby ste si mohli zobraziť, ako presne bude vyzerať uvítací riadok pre každého príjemcu.
• Ak sú informácie v uvítacom riadku nesprávne, kliknite na tlačidlo Zápasové polia na identifikáciu správneho poľa.
• Podobným spôsobom môžete pridať Blok adries v prípade potreby.

Zadajte text správy

Po uvítacom riadku stlačením klávesu Enter začnite nový riadok v dokumente a napíšte text správy. Nezabudnite na konci pridať podpis, pretože váš predvolený podpis programu Outlook nebude vložený.

Vloženie polí na zlúčenie

Ak chcete do správy zahrnúť ďalšie osobné údaje, vložte v prípade potreby príslušné polia na zlúčenie. Tu je uvedený postup:

1. Umiestnite kurzor presne tam, kam chcete vložiť konkrétne informácie.
2. Kliknite na tlačidlo Vloženie zlučovacieho poľa na páse.
3. V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, vyberte požadované pole a kliknite na tlačidlo Vložte .
4. Po vložení všetkých polí kliknite na tlačidlo Zatvoriť zavrieť dialógové okno.

Ako príklad uvedieme mobilný telefón:

Po dokončení môže váš finálny dokument vyzerať približne takto:

Tip. Ak v databáze chýbajú niektoré dôležité polia Vloženie zlučovacieho poľa dialógové okno, hoci ste si celkom istí, že ste kontakty v programe Outlook nastavili správne, skúste kontakty z programu Outlook najprv exportovať do programu Excel a potom ako zdroj údajov použite excelovský hárok. Žiaľ, nikdy presne neviete, čo sa deje vo vnútri programu Outlook :(

Krok 5. Náhľad výsledkov zlúčenia pošty

Pred odoslaním personalizovanej pošty je dobré zobraziť náhľad výsledkov a uistiť sa, že obsah jednotlivých e-mailov je v poriadku. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Náhľad výsledkov tlačidlo na Zásielky a potom pomocou tlačidiel so šípkami zobrazte všetky e-maily.

Krok 6. Odoslanie personalizovaného hromadného e-mailu

Stačí ešte pár kliknutí a vaše zásielky budú na ceste.

1. Na Zásielky na karte Dokončenie kliknite na položku Dokončiť & Zlúčiť a potom vyberte Odosielanie e-mailových správ... .

Kliknutie na OK odošle e-mail do priečinka Odoslané. Odoslanie sa vykoná na základe aktuálnych nastavení: okamžite po pripojení alebo každých N minút.

Tip. Ak hľadáte Outlook Mail Merge s prílohou , potom vyskúšajte nástroj Zdieľané e-mailové šablóny, ktorý obsahuje túto a mnohé ďalšie užitočné funkcie.

Ako zlúčiť poštu z programu Word pomocou kontaktov programu Outlook

V prípade, že už máte text e-mailu napísaný v programe Word, môžete odtiaľ spustiť proces zlúčenia pošty. Konečný výsledok bude presne taký istý ako pri spustení z programu Outlook.

V programe Word možno zlúčenie pošty vykonať dvoma spôsobmi: pomocou Sprievodcu zlúčením pošty alebo pomocou rovnocenných možností na páse kariet. Ak zlúčenie pošty vykonávate prvýkrát, môže sa vám hodiť sprievodca, preto ho použijeme.

1. V aplikácii Word vytvorte nový dokument. Text správy môžete napísať hneď alebo pokračovať s prázdnym dokumentom.
2. Spustite Sprievodca zlúčením pošty Na tento účel prejdite na stránku Zásielky a kliknite na kartu Spustenie funkcie Mail Merge > Sprievodca zlúčením pošty krok za krokom .

Ako vykonať zlúčenie pošty zo zdroja údajov programu Excel

V prípade, že informácie pre zlúčenie pošty sú uložené mimo programu Outlook, môžete pri zlúčení pošty v programe Word použiť ako zdroj údajov pracovný hárok programu Excel alebo databázu programu Access. Postup bude úplne rovnaký ako v uvedenom príklade. Jediným rozdielom je krok 4 Sprievodcu zlúčením pošty, v ktorom vyberiete Použitie existujúceho zoznamu a potom vyhľadajte svoj súbor Excel.

Pre tento príklad sa používa nasledujúci hárok programu Excel:

Výsledkom je táto personalizovaná správa:

Ak máte pocit, že potrebujete podrobnejšie pokyny, pozrite si tento komplexný návod: Ako zlúčiť poštu z aplikácie Excel do aplikácie Word.

Doplnok programu Outlook Mail Merge na personalizované hromadné poštové zásielky

Ak hľadáte spôsob, ako odosielať prispôsobené hromadné e-mailové kampane z osobnej poštovej schránky aplikácie Outlook, potom určite oceníte úplne novú funkciu Mail Merge, ktorá je súčasťou našich zdieľaných e-mailových šablón. Ako sa líši od tej v aplikácii Outlook? Tu sú kľúčové body:

• Kampane na zlúčenie pošty môžete vytvárať a spúšťať priamo v programe Outlook bez Wordu alebo akúkoľvek inú aplikáciu.
• Môžete pridať prílohy a obrázky na zlúčenie pošty.
• Pomocou zabudovaných funkcií môžete vytvárať robustné a krásne návrhy. šablóny na spájanie pošty alebo vlastné na báze HTML.
• Hromadné zásielky môžete prispôsobiť pomocou ľubovoľného vlastné polia na spájanie .
• Vzhľadom na súbor adaptívne rozloženie , budú vaše správy vyzerať skvele v akomkoľvek e-mailovom klientovi, či už je to Outlook pre Windows, Gmail alebo Apple Mail.
• Zlúčenie pošty možno spustiť v akákoľvek aplikácia Outlook : pre Windows, pre Mac a Outlook Online.

Hovorí sa, že pohľad je lepší ako tisíc slov, tak sa pozrime v akcii :)

1. Vytvorte zoznam adries v programe Excel

Váš distribučný zoznam je tabuľka programu Excel, ktorá obsahuje e-mailové adresy príjemcov a osobné údaje pre polia na spájanie.

• Pracovný zošit musí byť uložený v službe OneDrive.
• Všetky údaje musia byť v tabuľke programu Excel.
• E-mailové adresy by mali byť umiestnené v stĺpci úplne vľavo s názvom E-mail .

Tu je tabuľka programu Excel, ktorú použijeme na tento príklad:

2. Vytvorte šablónu na spájanie pošty

Ak chcete vytvoriť šablónu na spájanie pošty, musíte urobiť toto:

1. Na paneli Zdieľané e-mailové šablóny kliknite pravým tlačidlom myši na niektorý z priečinkov so šablónami a potom vyberte Nová šablóna Mail Merge z kontextového menu:

   

2. Vyberte si jedno z konzervovaných rozložení alebo kliknite na Vlastné HTML vložte vlastnú šablónu a potom kliknite na Ďalšie :

   

3. Vyberte si preferovanú farebnú tému a kliknite na Dokončenie :

   

4. Šablóna na spájanie pošty je pripravená na použitie - stačí nahradiť zástupné texty, obrázky a hypertextové odkazy skutočnými.

Tip. Pri kopírovaní z iného zdroja použite klávesovú skratku Ctrl + Shift + V na vloženie textu bez formátovania.

3. Prispôsobenie šablóny e-mailu pomocou polí na spájanie

Personalizácia e-mailov sa vykonáva pomocou ~%MergeField V našich online dokumentoch nájdete podrobný návod na použitie. Tu vám len ukážem výsledok:

Ako vidíte, vložili sme dve zlučovacie polia: Krstné meno a Odkaz Prvý je zrejmý - čerpá informácie z Krstné meno stĺpec na oslovenie každého kontaktu menom. Druhý stĺpec je oveľa zaujímavejší - vytvára individuálne prepojenie pre každého príjemcu na základe adresy webovej stránky v Odkaz Pretože chceme nielen vložiť url adresu konkrétneho kontaktu, ale chceme z nej vytvoriť krásny hypertextový odkaz, prepneme sa do prehliadača HTML a makro umiestnime do stĺpca href atribút ako tento:

plán predplatného

Tip. Na pridať prílohu na zlúčenie pošty, použite jeden z ~%Pripojiť Úplný zoznam dostupných makier nájdete tu.

4. Ako nastaviť kampaň na zlúčenie pošty v programe Outlook

Nastavenie kampane na zlúčenie pošty je hračka - jednoducho spojíte všetky časti:

1. Nazvite svoju novú kampaň.
2. Zadajte text pre Predmet linka.
3. Voliteľne zadajte e-mailovú adresu pre odpovede.
4. Importujte svoj zoznam adries.
5. Vyberte si šablónu e-mailu.
6. Naplánujte hromadné odosielanie e-mailov na neskorší dátum alebo ho začnite okamžite.

A je to! Keď sa vaše personalizované hromadné zásielky odošlú, môžete si byť úplne istí, že každý e-mail bude vyzerať dobre v akejkoľvek aplikácii e-mailového klienta, v ktorej ho príjemca otvorí (samozrejme, ak ste použili naše adaptívne rozloženia).

Outlook Mail Merge e-mailové limity

V samotnom programe Outlook nie je maximálny počet príjemcov obmedzený. Takéto obmedzenia však existujú v službách Office 365 a Outlook.com.

Outlook 365

• 10 000 príjemcov denne
• 30 e-mailov za minútu

Ďalšie podrobnosti nájdete v časti Obmedzenia prijímania a odosielania v službe Microsoft 365.

Outlook.com

V prípade bezplatných účtov sa obmedzenia líšia v závislosti od histórie používania.

Pre predplatiteľov služby Microsoft 365 platia tieto obmedzenia:

• 5 000 príjemcov denne
• 1 000 denných príjemcov, ktorí nie sú vo vzťahu (t. j. niekto, komu ste nikdy predtým neposlali e-mail)

Ďalšie podrobnosti nájdete v časti Limity odosielania v aplikácii Outlook.com.

Okrem toho sú limity počtu odchádzajúcich správ nastavené Internet a poskytovatelia e-mailových služieb Pred zlúčením pošty si preto u správcu pošty alebo poskytovateľa internetových služieb overte, koľko e-mailov môžete odoslať za deň a v priebehu jednej hodiny. Vo všeobecnosti je nepravdepodobné, že by ste narazili na nejaké problémy, ak neprekročíte 500 správ za deň.

Takto sa dá v programe Outlook zlúčiť pošta. Ďakujem vám za prečítanie a teším sa na vás na našom blogu budúci týždeň!