In diesem Tutorial werden wir einen detaillierten Blick auf den Seriendruck in Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 und früher werfen.

Wenn Sie personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger senden müssen, ist der Seriendruck eine echte Zeitersparnis. Er eignet sich hervorragend für den Versand von Geschäftsinformationen, Weihnachtsgrüßen usw., so dass jeder Empfänger eine persönliche E-Mail mit seinen eigenen Informationen erhält, ohne zu wissen, an wen die Nachricht sonst noch gesendet wurde.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Seriendruck in Outlook zu erstellen, und wir werden uns jede Methode genauer ansehen.

Was ist Mail Merge?

Serienbriefe ist ein Verfahren zur Erstellung von Massen-E-Mails, die auf jeden Empfänger zugeschnitten sind, indem Daten aus einer Datenbank, einem Arbeitsblatt oder einer anderen strukturierten Datei übernommen werden.

Grundsätzlich bereiten Sie Ihre Nachrichtenvorlage vor, indem Sie an den entsprechenden Stellen Platzhalter einfügen, und ein Seriendruck zieht die Daten des Empfängers (wie Name, E-Mail-Adresse usw.) aus einer Quelldatei und fügt sie anstelle der Platzhalter in eine E-Mail ein.

Letztendlich sind alle zufrieden - die Empfänger fühlen sich einzigartig und wertgeschätzt, wenn sie eine individuelle Nachricht erhalten, die auf ihre spezifischen Anliegen eingeht, und Sie freuen sich über eine verbesserte Engagement-Rate ;)

So erstellen Sie einen Seriendruck in Outlook

Wenn sich alle Personen, die Sie ansprechen möchten, bereits in Ihrem Outlook-Kontakte-Ordner befinden, können Sie einen Seriendruck direkt von Outlook aus durchführen. Der Einfachheit halber unterteilen wir den gesamten Vorgang in 6 sinnvolle Schritte.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Outlook-Kontakte aus.

Zunächst müssen Sie auswählen, an welche Ihrer Kontakte Sie eine E-Mail senden möchten. Wechseln Sie dazu in Ihr Outlook Kontakte (mit der Tastenkombination STRG + 3 gelangen Sie sofort dorthin), wählen Sie den gewünschten Ordner auf der linken Seite aus, und wählen Sie dann die Personen aus, die Sie interessieren.

Nützliche Tipps:

• An die Felder visuell sehen die bei der Zusammenführung verwendet werden sollen, wählen Sie die Telefon oder Liste Blick auf die Startseite auf der Registerkarte Aktuelle Ansicht Gruppe.
• Sie können Kontakte sortieren von Kategorie , Unternehmen oder Standort indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche auf der Seite Siehe auf der Registerkarte Arrangement Gruppe.
• Denn nur die relevante Kontakte sichtbar sein führen Sie eine Suche nach Unternehmen, Land oder Kategorie durch.
• Outlook-Kontakte enthalten insgesamt 92 Felder, von denen viele leer sind. Um den Seriendruck zu erleichtern, können Sie nur relevante Felder anzeigen und verwenden Sie dann die Felder in der aktuellen Ansicht für die Zusammenführung.
• An irrelevante Spalten entfernen aus der Ansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen und dann auf Diese Säule entfernen .
• An weitere Spalten hinzufügen in die aktuelle Ansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Spaltennamen und dann auf Einstellungen anzeigen > Kolumnen... .

Die folgende Abbildung zeigt Outlook-Kontakte, die nach Kategorien gruppiert sind, wobei die Business Kategorie Kontakte ausgewählt:

Schritt 2: Seriendruck in Outlook starten

Wenn die Kontakte ausgewählt sind, gehen Sie auf die Seite Startseite tab> Aktionen Gruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche Serienbriefe Taste.

Schritt 3: Seriendruck in Outlook einrichten

In der Serienbriefe Kontakte wählen Sie die Optionen, die für Sie am besten geeignet sind.

Unter Kontakte wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

• Alle Kontakte in der aktuellen Ansicht - wenn Sie Ihre Ansicht so gefiltert haben, dass nur die Zielkontakte sichtbar sind.
• Nur ausgewählte Kontakte - wenn Sie die Kontakte ausgewählt haben, an die Sie eine E-Mail senden möchten.

Unter Zusammenzuführende Felder wählen Sie entweder:

• Alle Kontaktfelder - wenn Sie möchten, dass alle Kontaktfelder für den Seriendruck verwendet werden.
• Kontaktfelder in der aktuellen Ansicht - wenn Sie Ihre Ansicht so konfiguriert haben, dass nur die Felder angezeigt werden, die in den Seriendruck einbezogen werden sollen.

Unter Dokumentendatei wählen Sie entweder:

• Neues Dokument - um die Dokumentendatei von Grund auf neu zu erstellen.
• Vorhandenes Dokument - um nach dem vorhandenen Dokument zu suchen, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

Unter Datei mit Kontaktinformationen wählen Sie die Dauerhafte Datei Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die ausgewählten Kontakte und Felder zur späteren Verwendung speichern möchten. Die durch Komma getrennten Daten werden in einem Word-Dokument (*.doc) gespeichert.

Konfigurieren Sie Optionen zum Zusammenführen auf diese Weise:

• Für Art des Dokuments , wählen Formular Briefe .
• Für Verschmelzen mit auswählen E-Mail .
• Für Betreffzeile der Nachricht Geben Sie einen beliebigen Betreff ein (Sie können ihn später bearbeiten).

Hier sind die Einstellungen für unseren Beispiel-Serienbrief:

Hinweis: Wenn Sie die Option Option Kontaktfelder in der aktuellen Ansicht stellen Sie sicher, dass alle für den Seriendruck vorgesehenen Felder (einschließlich der E-Mail Feld!) werden in der aktuellen Ansicht angezeigt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK Dadurch wird das Seriendruckdokument in Word geöffnet.

Schritt 4: Seriendruck-Dokument in Word erstellen

Normalerweise wird das Dokument in Word mit der Option Sendungen ausgewählt, so dass Sie die Registerkarte Felder zusammenführen Sie können sich diese als eine Art Platzhalter vorstellen, die Word mitteilen, wo die persönlichen Daten eingefügt werden sollen.

Um dem Dokument ein Seriendruckfeld hinzuzufügen, verwenden Sie eine der folgenden Schaltflächen im Fenster Schreiben & Felder einfügen Gruppe:

Einfügen einer Begrüßung

Da jede gute Kommunikation mit einer Begrüßung beginnt, müssen Sie diese an erster Stelle hinzufügen. Klicken Sie also auf die Schaltfläche Grußzeile in der Multifunktionsleiste und wählen Sie das gewünschte Begrüßungsformat für Ihre E-Mail aus. Geben Sie außerdem an, welche Begrüßung verwendet werden soll, wenn für einen bestimmten Empfänger keine Informationen gefunden werden.

Klicken Sie auf OK und Sie haben die "Grußzeile" Platzhalter in das Dokument eingefügt.

Nützliche Tipps:

• Anstelle des Standardwertes " Liebe ", können Sie eine beliebige Begrüßung eingeben, z. B. " Hallo , " Hallo ", usw.
• Unter Vorschau klicken Sie auf die Weiter / Vorherige um genau zu sehen, wie die Grußzeile für jeden Empfänger aussehen wird.
• Wenn die Informationen in der Begrüßungszeile falsch sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Spielfelder um das richtige Feld zu identifizieren.
• In ähnlicher Weise können Sie die Adressblock falls erforderlich.

Geben Sie den Nachrichtentext ein

Drücken Sie nach der Begrüßungszeile die Eingabetaste, um eine neue Zeile in Ihrem Dokument zu beginnen, und geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein. Denken Sie daran, am Ende eine Signatur hinzuzufügen, da Ihre Standardsignatur in Outlook nicht eingefügt wird.

Seriendruckfelder einfügen

Wenn Sie weitere persönliche Angaben in eine Nachricht aufnehmen möchten, fügen Sie die entsprechenden Seriendruckfelder ein, wo es angebracht ist:

1. Setzen Sie den Cursor genau an die Stelle, an der Sie bestimmte Informationen einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf die Merge-Feld einfügen in der Multifunktionsleiste.
3. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld das gewünschte Feld aus, und klicken Sie auf einfügen. .
4. Nachdem Sie alle Felder eingefügt haben, klicken Sie auf Schließen Sie um das Dialogfeld zu schließen.

Als Beispiel fügen wir ein Mobiltelefon hinzu:

Das fertige Dokument könnte dann etwa so aussehen:

Tipp: Wenn einige wichtige Felder in der Datenbank fehlen Merge-Feld einfügen Obwohl Sie ziemlich sicher sind, dass Sie die Kontakte in Outlook richtig eingerichtet haben, sollten Sie versuchen, Ihre Outlook-Kontakte zunächst nach Excel zu exportieren und dann ein Excel-Blatt als Datenquelle zu verwenden. Leider weiß man nie genau, was in Outlook vor sich geht :(

Schritt 5: Vorschau der Seriendruckergebnisse

Bevor Sie Ihre personalisierten Mailings verschicken, sollten Sie eine Vorschau der Ergebnisse anzeigen lassen, um sicherzustellen, dass der Inhalt jeder E-Mail in Ordnung ist. Vorschau Ergebnisse auf der Schaltfläche Sendungen und verwenden Sie dann die Pfeiltasten, um alle E-Mails anzuzeigen.

Schritt 6: Versenden einer personalisierten Massen-E-Mail

Nur noch ein paar Klicks, und Ihre Mailings sind auf dem Weg.

1. Auf der Sendungen auf der Registerkarte Oberfläche Gruppe, klicken Sie auf Beenden & Zusammenführen und wählen Sie dann E-Mail-Nachrichten senden... .

Klicken Sie auf OK sendet E-Mails an den Ordner Postausgang. Der Versand erfolgt je nach den aktuellen Einstellungen: sofort bei Verbindung oder alle N Minuten.

Tipp: Wenn Sie auf der Suche sind nach Outlook-Serienbrief mit Anhang dann probieren Sie das Tool Gemeinsame E-Mail-Vorlagen aus, das diese und viele andere nützliche Funktionen enthält.

Seriendruck aus Word mit Outlook-Kontakten

Wenn Sie den Text Ihrer E-Mail bereits in Word geschrieben haben, können Sie den Seriendruck von dort aus starten. Das Endergebnis wird genau dasselbe sein, wie wenn Sie es von Outlook aus starten.

In Word kann ein Seriendruck auf zwei Arten durchgeführt werden: mit dem Seriendruck-Assistenten oder mit den entsprechenden Optionen in der Multifunktionsleiste. Wenn Sie den Seriendruck zum ersten Mal durchführen, kann die Anleitung des Assistenten sehr hilfreich sein, daher werden wir ihn verwenden.

1. Erstellen Sie in Word ein neues Dokument. Sie können den Text Ihrer Nachricht jetzt eingeben oder mit einem leeren Dokument fortfahren.
2. Starten Sie die Assistent für Serienbriefe Gehen Sie dazu auf die Seite Sendungen und klicken Sie auf Seriendruck starten > Schritt-für-Schritt-Assistent für Serienbriefe .

Seriendruck aus Excel-Datenquelle erstellen

Falls die Informationen für den Seriendruck außerhalb von Outlook gespeichert sind, können Sie ein Excel-Arbeitsblatt oder eine Access-Datenbank als Datenquelle verwenden, wenn Sie einen Seriendruck in Word erstellen. Die Schritte sind genau dieselben wie im obigen Beispiel. Der einzige Unterschied ist Schritt 4 des Seriendruck-Assistenten, in dem Sie die Eine bestehende Liste verwenden und suchen Sie dann nach Ihrer Excel-Datei.

Für dieses Beispiel wird die folgende Excel-Tabelle verwendet:

Als Ergebnis erhalten Sie diese personalisierte Nachricht:

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung benötigen, sehen Sie sich bitte diese ausführliche Anleitung an: Seriendruck von Excel zu Word.

Outlook Mail Merge Add-In für personalisierte Massenmailings

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, maßgeschneiderte Massen-E-Mail-Kampagnen von Ihrem persönlichen Outlook-Postfach aus zu versenden, dann werden Sie sicherlich die brandneue Seriendruck-Funktion schätzen, die in unseren Gemeinsamen E-Mail-Vorlagen enthalten ist. Wie unterscheidet sie sich von der Outlook-Funktion? Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Sie können Seriendruckkampagnen direkt in Outlook erstellen und ausführen ohne Wort oder eine andere Anwendung.
• Sie können hinzufügen Anhänge und Bilder zu Ihrem Seriendruck.
• Sie können robuste und schöne Designs mit Hilfe der eingebauten Seriendruckvorlagen oder Ihre eigenen HTML-basierten.
• Sie können Ihre Massenmailings mit beliebigen benutzerdefinierte Seriendruckfelder .
• Aufgrund einer Reihe von adaptive Layouts Ihre Nachrichten sehen in jedem E-Mail-Client großartig aus, egal ob es sich um Outlook für Windows, Gmail oder Apple Mail handelt.
• Ein Seriendruck kann ausgeführt werden in jede Outlook-Anwendung : für Windows, für Mac und Outlook Online.

Man sagt, ein Blick sagt mehr als tausend Worte, also sehen wir es uns in Aktion an :)

1. eine Mailingliste in einer Excel-Tabelle erstellen

Ihre Verteilerliste ist eine Excel-Tabelle, die die E-Mail-Adressen der Empfänger und die persönlichen Daten für die Seriendruckfelder enthält.

• Die Arbeitsmappe muss in OneDrive gespeichert sein.
• Alle Daten müssen in einer Excel-Tabelle enthalten sein.
• Die E-Mail-Adressen sollten in der Spalte ganz links stehen und den Namen E-Mail .

Hier ist eine Excel-Tabelle, die wir für dieses Beispiel verwenden werden:

2. eine Seriendruckvorlage erstellen

Um eine Serienbriefvorlage zu erstellen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Klicken Sie im Bereich Gemeinsame E-Mail-Vorlagen mit der rechten Maustaste auf einen Ihrer Vorlagenordner und wählen Sie dann Neue Serienbriefvorlage aus dem Kontextmenü:

   

2. Wählen Sie eines der vorgefertigten Layouts oder klicken Sie auf Benutzerdefiniertes HTML um Ihre eigene Vorlage einzufügen, und klicken Sie dann auf Weiter :

   

3. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Farbthema und klicken Sie auf Oberfläche :

   

4. Eine Seriendruckvorlage steht für Sie bereit - ersetzen Sie einfach die Platzhaltertexte, Bilder und Hyperlinks durch die echten.

Tipp: Wenn Sie aus einer anderen Quelle kopieren, verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + V, um Text ohne Formatierung einzufügen.

3. personalisieren Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern

Die E-Mail-Personalisierung erfolgt mit Hilfe des ~%MergeField In unseren Online-Dokumenten finden Sie eine ausführliche Anleitung zur Verwendung des Makros. Hier werde ich Ihnen nur das Ergebnis zeigen:

Wie Sie sehen, haben wir zwei Seriendruckfelder eingefügt: Vornamen und Link Die erste ist offensichtlich - sie bezieht die Informationen aus der Datenbank. Vornamen Spalte, um jeden Kontakt mit Namen anzusprechen. Die andere ist viel interessanter - sie erstellt eine individuelle Verbindung für jeden Empfänger auf der Grundlage einer Webseitenadresse in der Link Da wir nicht nur eine kontaktspezifische URL einfügen, sondern einen schönen Hyperlink erstellen wollen, wechseln wir zum HTML-Viewer und platzieren das Makro innerhalb der Spalte href Attribut wie dieses:

Abonnement-Plan

Tipp: Zum Anhang hinzufügen zu Ihrem Seriendruck, verwenden Sie eine der ~%Attach Die vollständige Liste der verfügbaren Makros finden Sie hier.

4. wie man eine Serienbriefkampagne in Outlook einrichtet

Die Einrichtung einer Seriendruckkampagne ist ein Kinderspiel - Sie setzen einfach alle Teile zusammen:

1. Nennen Sie Ihre neue Kampagne.
2. Geben Sie den Text für die Thema Linie.
3. Optional können Sie die E-Mail-Adresse für Antworten angeben.
4. Importieren Sie Ihre Verteilerliste.
5. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
6. Planen Sie den Versand von Massen-E-Mails für ein späteres Datum oder starten Sie sofort.

Wenn Ihre personalisierten Massenmails verschickt werden, können Sie sicher sein, dass jede E-Mail in jedem E-Mail-Programm, das der Empfänger öffnet, gut aussieht (natürlich nur, wenn Sie unsere adaptiven Layouts verwendet haben).

Outlook Mail Merge E-Mail-Grenzen

In Outlook selbst gibt es keine Begrenzung der maximalen Anzahl von Empfängern, aber in Office 365 und Outlook.com gibt es solche Grenzen.

Outlook 365

• 10.000 Empfänger pro Tag
• 30 E-Mails pro Minute

Weitere Einzelheiten finden Sie unter Microsoft 365 Empfangs- und Sendebeschränkungen.

Outlook.com

Bei kostenlosen Konten variieren die Einschränkungen je nach Nutzungshistorie.

Für Microsoft 365-Abonnenten gelten die folgenden Einschränkungen:

• 5.000 Empfänger täglich
• 1.000 tägliche Empfänger, die keine Beziehung zu Ihnen haben (d. h. jemand, dem Sie noch nie eine E-Mail geschickt haben)

Weitere Einzelheiten finden Sie unter Sendegrenzen in Outlook.com.

Außerdem wird die Anzahl der ausgehenden Nachrichten durch Internet und E-Mail-Dienstleister um Spam zu reduzieren und die Überlastung von E-Mail-Servern zu verhindern. Bevor Sie also einen Seriendruck durchführen, sollten Sie sich bei Ihrem E-Mail-Administrator oder Internetdienstanbieter erkundigen, wie viele E-Mails Sie pro Tag und innerhalb einer Stunde versenden dürfen. Im Allgemeinen werden Sie wahrscheinlich keine Probleme bekommen, solange Sie unter 500 Nachrichten pro Tag bleiben.

So funktioniert der Seriendruck in Outlook Ich danke Ihnen für die Lektüre und freue mich, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!