Во ова упатство, ќе разгледаме детално како да се спојат пошта во Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и порано.

Секогаш кога треба да испраќате персонализирани е-пораки до повеќе примачи, спојувањето пошта е вистинско заштеда на време. Работи одлично за испраќање деловни ажурирања, честитки за сезоната и слично, така што секој примач добива лична е-пошта со свои информации, без да знае на кого друг е испратена оваа порака.

Има неколку начини да се направи спојување пошта во Outlook, и ние внимателно ќе го разгледаме секој метод.

Што е спојување пошта?

Спојување пошта е процес на создавање масовни е-пораки приспособени за секој примач со преземање податоци од база на податоци, табеларни пресметки или други структурирани датотеки.

Во основа, вие го подготвувате образецот на вашата порака ставајќи ги местата каде што е соодветно, а спојувањето на поштата го повлекува деталите на примачот (како што се името, адресата на е-пошта, итн.) од изворната датотека и ги вметнува во е-пошта на местото на заштитните места.

На крајот, сите се среќни - примателите се чувствуваат уникатно и ценети да добијат поединец порака која се однесува на нивните специфични грижи, а вие уживате во подобрена стапка на ангажираност ;)

Како да направите спојување пошта во Outlook

Ако сите т луѓето на кои сакате да им се обратите веќе се во вашата папка Outlook Contacts, можете да извршите спојување пошта директно од Outlook. За погодност,Пошта.

Тие велат дека е подобар изгледот отколку илјада зборови, па да го видиме на дело :)

1. Направете мејлинг листа во листот Excel

Вашата листа за дистрибуција е табела на Excel што ги содржи адресите на е-пошта на примачите и личните податоци за полињата за спојување.

• Работната книга мора да се зачува во OneDrive .
• Сите податоци мора да бидат во табела на Excel.
• Адресите на е-пошта треба да се стават во најлевата колона, со име Е-пошта .

Еве табела на Excel што ќе ја користиме за овој пример:

2. Креирајте шаблон за спојување пошта

За да креирате шаблон за спојување пошта, ова е она што треба да го направите:

1. На панелот Шаблони за споделени е-пошта, кликнете со десното копче на која било од вашите папки со шаблони , а потоа изберете Нов шаблон за спојување пошта од контекстното мени:

   

2. Изберете еден од конзервираните распореди или кликнете Прилагоден HTML за да го залепите вашиот сопствен шаблон, а потоа кликнете Следно :

   

3. Изберете ја претпочитаната тема за боја и кликнете Заврши :

   

4. Шаблон за спојување пошта е подготвен за ваша употреба - едноставно заменете ги текстовите, сликите и хиперврските на заштитните места со вистинските.

Совет. Кога копирате од друг извор, користете ја кратенката Ctrl + Shift + V за да залепите текст без форматирање.

3. Персонализирајте го шаблонот за е-поштакористење на полиња за спојување

Персонализацијата на е-поштата се врши со помош на макрото ~%MergeField . Во нашите онлајн документи, можете да најдете детални упатства за тоа како да го користите. Еве, само ќе ви го покажам резултатот:

Како што гледате, вметнавме две полиња за спојување: Име и Врска . Првиот е очигледен - ги повлекува информациите од колоната Име за да му се обрати на секој контакт по име. Другото е многу поинтересно - создава индивидуална врска за секој примач врз основа на адресата на веб-страницата во колоната Врска . Бидејќи не сакаме само да вметнеме URL специфична за контакт, туку да ја направиме убава хиперврска, се префрламе на прегледувачот на HTML и го ставаме макрото во атрибутот href вака:

subscription plan

Совет. За да додадете прилог во спојувањето на вашата пошта, користете едно од макроата ~%Прикачи . Целосната листа на достапни макроа е тука.

4. Како да поставите кампања за спојување пошта во Outlook

Поставувањето кампања за спојување пошта е нешто од колачот - едноставно ги спојувате сите делови:

1. Именувајте ја вашата нова кампања.
2. Внесете го текстот за линијата Subject .
3. Изборно, наведете ја адресата на е-пошта за одговори.
4. Увезете ја вашата мејлинг листа.
5. 12>Изберете шаблон за е-пошта.
6. Закажете масовно испраќање е-пошта за подоцнежен датум или започнете веднаш.

Тоа е тоа! Когавашите персонализирани масовни испраќања се гасат, можете да бидете апсолутно уверени дека секоја е-пошта ќе изгледа добро во која било апликација за клиент за е-пошта што примачот ја отвора (се разбира, ако сте ги користеле нашите адаптивни распореди).

Спојување пошта на Outlook ограничувања за е-пошта

Во самиот Outlook, нема ограничување за максимален број примачи. Сепак, такви ограничувања постојат во Office 365 и Outlook.com.

Outlook 365

• 10.000 примачи дневно
• 30 е-пораки во минута

За повеќе детали, видете ограничувања за примање и испраќање на Microsoft 365.

Outlook.com

За бесплатни сметки, ограничувањата варираат во зависност од историја на користење.

За претплатниците на Microsoft 365, ограничувањата се:

• 5.000 дневни примачи
• 1.000 дневни примачи кои не се во врска (т.е. некој на кој никогаш не сте испратиле е-пошта претходно)

За повеќе детали, погледнете Ограничувања за испраќање во Outlook.com.

Дополнително, ограничувањата на бројот на појдовни пораки се поставени од Интернет и даватели на е-пошта за намалување на спам и спречување на преоптоварување на серверите за е-пошта. Затоа, пред да направите спојување пошта, проверете со вашиот администратор за пошта или со давателот на интернет услуги колку е-пошта ви е дозволено да испраќате дневно и во рок од еден час. Општо земено, веројатно нема да наидете на какви било проблеми сè додека останете под 500 пораки дневно.

Така се спојува поштата во Outlook. Ви благодарам што прочитавте и погледнавтесо нетрпение ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

Чекор 1. Изберете ги вашите контакти на Outlook

Прво, треба да изберете на кој од вашите контакти да испратите е-пошта. За ова, префрлете се на вашиот Outlook Контакти (кратенката CTRL + 3 ќе ве однесе таму веднаш), изберете ја саканата папка на левиот панел и потоа изберете ги луѓето од интерес.

Корисни совети:

• За визуелно да ги видите полињата што ќе се користат при спојувањето, изберете го приказот Телефон или Список на јазичето Дома , во групата Тековен приказ .
• Можете сортирање контакти по Категорија , Компанија или Локација со кликнување на соодветното копче на картичката Преглед во групата Аранжман .
• Само за релевантните контакти да бидат видливи , извршете пребарување врз основа на компанијата, земјата или категоријата.
• Контактите на Outlook содржат вкупно 92 полиња, од кои многу се празни. За да го олесните спојувањето на поштата, можете да прикажете само релевантни полиња , а потоа да ги користите полињата во тековниот приказ за спојување.
• За отстранување на ирелевантните колони од погледнете, кликнете со десното копче на името на колоната и потоа кликнете Отстрани ја оваа колона .
• За да додадете повеќе колони на тековниот приказ, кликнете со десното копче на кое било име на колона, кликнете Прегледај поставки > Колони... .

На сликата подолу се прикажани контактите на Outlook групирани по категорија, соизбраните контакти од категоријата Бизнис :

Чекор 2. Започнете со спојување пошта во Outlook

Со избраните контакти, одете на Дома картичката > Дејства група и кликнете на копчето Спојување пошта .

Чекор 3. Поставете до спојување пошта во Outlook

Во полето за дијалог Контакти за спојување пошта , изберете ги опциите кои најдобро функционираат за вас.

Под Контакти , изберете едно од следниве:

• Сите контакти во тековниот приказ - ако сте го филтрирале вашиот приказ така што само целните контакти се видливи.
• Само избрани контакти - ако сте ги избрале контактите до кои сакате да испратите е-пошта.

Под Полиња за спојување , изберете едно од:

• Сите контактни полиња - ако сакате сите полиња за контакт да се користат при спојувањето.
• Полиња за контакт во тековниот приказ - ако го конфигуриравте вашиот приказ така што ќе се прикажуваат само полињата што треба да се вклучат во спојувањето.

Под Датотека со документ , изберете или:

• Нов документ - за да ја креирате датотеката на документот од почеток.
• Постоечки документ - да пребарувате за постоечкиот документ што сакате да го користите за спојување.

Под Датотека со податоци за контакт , изберете го полето за избор Постојана датотека доколку сакате да ги зачувате избраните контакти и полиња за понатамошна употреба. Податоците ограничени со запирки ќе се зачуваат во документ Word (*.doc).

Конфигурирај Спојувајте ги опциите на овој начин:

• За Тип на документ , изберете Форма писма .
• За Спој се во , изберете Е-пошта .
• За Темата на пораката , напишете кој било предмет што ви одговара (ќе можете да го уредувате подоцна).

Еве ги поставките за нашиот примерок за спојување на пошта:

Забелешка. Ако сте ја избрале опцијата Полиња за контакт во тековниот приказ , проверете дали сите полиња наменети за спојување (вклучувајќи го полето Е-пошта !) се прикажани во тековниот приказ.

Кога ќе завршите, кликнете OK . Ова ќе го отвори документот за спојување пошта во Word.

Чекор 4. Креирајте документ за спојување пошта во Word

Нормално, документот се отвора во Word со избраниот таб Пошта . подготвени да ги изберете полињата за спојување . Можете да ги замислите како заштитни места што ќе му кажат на Word каде да вметне лични податоци.

За да додадете поле за спојување во документот, користете едно од овие копчиња во Write & Insert Fields group:

Вметни поздрав

Бидејќи сета добра комуникација започнува со поздрав, ова е она што треба да го додадете во првиот место. Значи, кликнете на копчето Поздравна линија на лентата и изберете го саканиот формат на честитки за вашата е-пошта. Дополнително, наведете каков поздрав да се користи кога нема информации за одреден примач.

Кликнете OK и ќе ја добиете «GreetingLine» место за место е вметната во документот.

Корисни совети:

• Наместо стандардното „ Почитувани “, можете да напишете кој било поздрав што ви се допаѓа како „ Здраво , „ Еј “, итн.
• Под Преглед , кликнете на Следно / Претходно копче за да видите како точно ќе изгледа линијата за поздравување за секој примач.
• Ако информациите во линијата за поздравување се погрешни, кликнете на копчето Полиња за совпаѓање за да го идентификувате точното поле.
• На сличен начин, можете да додадете Блок за адреси доколку е потребно.

Впишете го текстот на пораката

По линијата за поздравување, притиснете Enter за да започнете нова линија во вашиот документ и напишете го текстот на вашата порака. Не заборавајте да додадете потпис на крајот, бидејќи вашиот стандарден потпис на Outlook нема да биде вметнат.

Вметнете полиња за спојување

За да вклучите други лични податоци во пораката, вметнете ги соодветните полиња за спојување каде што е соодветно. Еве како:

1. Поставете го курсорот точно на местото каде што сакате да вметнете конкретни информации.
2. Кликнете на копчето Вметни поле за спојување на лентата.
3. Во полето за дијалог што се појавува, изберете го потребното поле и кликнете Вметни .
4. Откако ќе ги вметнете сите полиња, кликнете Затвори за да го затворите полето за дијалог.

Како пример, додаваме мобилен телефон:

Кога сè ќе заврши, вашиот финализиран документ може да изгледа вака:

Совет. Аконекои важни полиња недостасуваат во полето за дијалог Вметни поле за спојување , иако сте прилично сигурни дека ги поставивте контактите токму во Outlook, обидете се прво да ги извезете вашите контакти на Outlook во Excel, а потоа користете лист на Excel како податоци извор. За жал, никогаш не знаете што точно се случува внатре во Outlook :(

Чекор 5. Прегледајте ги резултатите од спојувањето пошта

Пред да ги испратите вашите персонализирани пораки, добра идеја е да ги прегледате резултатите за да бидете сигурни дека содржината на секоја е-пошта е во ред. За да го направите тоа, кликнете на копчето Прегледај резултати на картичката Пошта , а потоа користете ги копчињата со стрелки за да ги видите сите е-пораки.

Чекор 6. Испратете персонализирана масовна е-пошта

Само уште неколку кликнувања, и вашите пораки ќе бидат на пат.

1. Вклучено табулаторот Пошта , во групата Заврши , кликнете Заврши и спојување , а потоа изберете Испрати пораки по е-пошта... .

Со кликнување на OK се испраќа е-пошта до папката Outbox. Испраќањето ќе се изврши врз основа на вашите тековни поставки: веднаш кога ќе се поврзете или на секои N минути.

Совет. Ако барате Спојување пошта на Outlook со прилог , тогаш пробајте ја алатката Шаблони за споделени е-пошта што го вклучува ова и многу другикорисни карактеристики.

Како да се спојат пошта од Word користејќи контакти на Outlook

Во ситуација кога веќе го имате текстот на вашата е-пошта напишан во Word, од таму можете да започнете процес на спојување пошта. Конечниот резултат ќе биде потполно ист како кога е стартуван од Outlook.

Во Word, спојувањето пошта може да се направи на два начина: со користење на Волшебникот за спојување пошта или еквивалентни опции на лентата. Ако го извршите спојувањето за прв пат, упатството на волшебникот може да ви помогне, па ќе го искористиме.

1. Во Word, креирајте нов документ. Можете да го напишете текстот на вашата порака во моментов или да продолжите со празен документ.
2. Започнете го Волшебникот за спојување пошта . За ова, одете на јазичето Пошта и кликнете Започнете со спојување пошта > Волшебник за спојување пошта чекор-по-чекор .

Како да направите спојување пошта од изворот на податоци на Excel

Во случај информациите за спојувањето на поштата да се зачуваат надвор од Outlook, можете да користите работен лист на Excel или Access база на податоци како извор на податоци кога правите спојување пошта во Word. Начекорите ќе бидат сосема исти како во горниот пример. Единствената разлика е чекорот 4 од Волшебникот за спојување пошта, каде што ја избирате опцијата Користете постоечка листа , а потоа ја пребарувате вашата датотека Excel.

За овој пример, се користи следниот Excel лист:

Како резултатот, ја добивате оваа персонализирана порака:

Ако сметате дека ви требаат подетални инструкции, проверете го ова упатство од крај до крај: Како да се спојат пошта од Excel во Word.

Додаток Outlook Mail Merge за персонализирани масовни пораки

Ако барате начин да испраќате приспособени масовни кампањи за е-пошта од вашето лично поштенско сандаче на Outlook, тогаш сигурно ќе ја цените сосема новата функција „Спојување пошта“ вклучена во нашите шаблони за споделени е-пошта. Како се разликува од онаа на Outlook? Еве ги клучните точки:

• Можете да креирате и стартувате кампањи за спојување пошта директно во Outlook без Word или која било друга апликација.
• Можете да додадете прилози и слики на вашата пошта се спојуваат.
• Можете да креирате робусни и убави дизајни со помош на вградените шаблони за спојување пошта или ваш сопствен HTML- базирани.
• Можете да ги персонализирате вашите масовни пораки со било кои прилагодени полиња за спојување .
• Поради множеството приспособливи распореди , вашите пораки ќе изгледаат одлично во секој клиент за е-пошта, без разлика дали тоа е Outlook за Windows, Gmail или Apple